Cara membuat notulen rapat yang baik dan benar harus melewati beberapa tahap yang harus Anda pelajari. Mungkin pada awalnya membuat notulen rapat ini cukup sulit untuk pemula, namun jika Anda sudah terbiasa untuk membuat notulen rapat maka membuat notulen rapat akan menjadi mudah.
Berikut pengertian dan cara-cara membuat notulen rapat yang baik dan benar. Untuk mengetahuinya lebih dalam lagi, simaklah penjelasan-penjelasan berikut.
Pengertian Notulen Rapat
Notulen rapat merupakan sebuah rangkuman yang berisi catatan ringkas dari poin-poin penting yang didapatkan dari sebuah rapat. Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia notulen ini merupakan catatan singkat mengenai jalannya rapat dan hal yang dibicarakan atau diputuskan di dalamnya.
Dengan kata lain notulen rapat merupakan catatan resmi sebuah rapat yang berisi siapa, apa, dan bagaimana, serta hasil apa saja yang didapatkan dari suatu rapat. Notulen rapat juga disebut sebagai catatan rapat yang mana di dalam notulen tersebut tertulis segala sesuatu yang terjadi di dalam rapat. Laporan ini berguna dan dibutuhkan untuk menjadi bukti dari jalannya suatu rapat dan untuk mencatat apa saja hal-hal penting yang disampaikan di dalam rapat tersebut.
Dan biasanya notulen ini berisi informasi-informasi berupa peserta, tanggal dan waktu rapat, agenda-agenda yang tercakup, keputusan yang dibuat selama rapat, dan tindak lanjut yang akan dilakukan.
Notulen rapat ini juga sering disebut dengan notula rapat ataupun risalah rapat.
Cara Membuat Notulen Rapat Yang Baik dan Benar
Dalam membuat laporan rapat yang baik dan benar dapat dilakukan dengan beberapa cara. Notulen rapat ini sendiri bukan merupakan sesuatu yang dikerjakan secara asal-asalan saja. Namun memiliki kriteria yang perlu dipenuhi untuk membuat notulen rapat yang baik dan benar.
Adapun beberapa cara membuat notulen rapat yang baik dan benar tersebut sebagai berikut:
1. Menyiapkan Agenda Rapat
Agenda rapat merupakan salah satu komponen penting dari sebuah rapat yang sering digunakan untuk membantu jalannya rapat agar menemukan hasil yang dibutuhkan. Selain itu adanya agenda rapat berguna untuk membuat para peserta tetap fokus dan menghindari terjadinya rapat yang tidak produktif bahkan tidak menghasilkan apa-apa. Maka dari itu adanya agenda rapat ini sangat diperlukan sebagai alat untuk membagi waktu atau manajemen waktu dan juga berfungsi untuk menjadi garis besar ketika menuliskan notulen rapat.
Namun pada kenyataannya di dalam lapangan orang-orang seringkali mengabaikan agenda rapat. Sehingga seringkali membuat rapat tidak memiliki hasil yang maksimal dan membuat orang-orang tersebut harus melaksanakan rapat hingga berkali-kali untuk menemukan hasil-hasil yang dibutuhkan.
Maka dari itu sebelum melakukan kegiatan rapat perlu bagi Anda untuk menyusun agenda rapat yang disesuaikan dengan kebutuhan ataupun tujuan diadakannya rapat tersebut. Maka dengan menggunakan agenda rapat tujuan-tujuan ataupun kebutuhan yang diinginkan akan tercapai dengan cepat bahkan hanya melalui satu kali rapat saja.
2. Merekam Kehadiran di Dalam Notulen Rapat
Rekam kehadiran merupakan sesuatu hal yang penting yang harus dicatat. Adapun untuk merekam kehadiran memerlukan daftar peserta yang hadir dan tidak hadir. Hal tersebut digunakan untuk mengetahui siapa saja yang sudah menyetujui dan siapa saja yang belum mengetahui dan belum disetujui apa saja yang terjadi di dalam rapat tersebut. Sehingga hal itu dapat menentukan hasil dari rapat dan dapat menentukan apakah hasil tersebut sudah layak untuk dijalankan atau belum.
Rekam kehadiran tersebut dapat diumumkan atau dibagikan setelah rapat itu selesai. Pada intinya semua anggota rapat itu perlu tahu siapa saja yang hadir dan siapa saja yang tidak hadir agar semua peserta dapat menyampaikan pendapat mereka masing-masing sehingga diciptakan hasil yang adil dan maksimal.
3. Mengikuti Struktur Berdasarkan Agenda Kegiatan
Menyusun Notulen Rapat Yang Sesuai Dengan Tujuan dan Kebutuhan Diadakannya Rapat
Agenda rapat disusun untuk mengatur dan memandu jalannya rapat agar menghasilkan hasil yang diinginkan dan dibutuhkan. Karena rapat itu sendiri akan selalu dilakukan sampai tujuan-tujuan yang diharapkan dapat tercapai keseluruhan.
Maka dari itu di dalam kegiatan rapat itu sendiri perlu untuk mengikuti tahapan-tahapan ataupun praktek yang sesuai dengan kebutuhan. Yang mana tujuan dan kebutuhan-kebutuhan tersebut sudah tertulis secara rapi di dalam notulen rapat. Dengan mengikuti struktur yang jelas di dalam agenda kegiatan maka rapat akan berjalan dengan lancar dengan menghasilkan tujuan-tujuan rapat tersebut yang dapat dituliskan ke dalam laporan rapat itu sendiri.
Banyak sekali keuntungan yang bisa didapatkan hanya dengan mengikuti agenda kegiatan rapat karena di dalam agenda tersebut sudah di Tata dan dibuat sedemikian rupa mengandung tujuan-tujuan dilaksanakannya rapat sehingga menyesuaikan agenda kegiatan ini tujuan-tujuan rapat dapat tercapai sehingga rapat bisa dilaksanakan satu kalai saja dengan tujuan-tujuan yang sudah tercapai semua.
Maka dari itu jangan sekali-kali mengabaikan agenda kegiatan rapat. Karena meski terlihat sepele agenda tersebut sangat penting di dalam kegiatan rapat itu sendiri. Karena dengan melakukan rapat sesuai dengan agenda kegiatan yang dibuat maka tujuan rapat dapat tercapai dan dapat menghasilkan hasil yang memuaskan yang akan ditulis ke dalam notulen rapat.
4. Menulis Hal Penting dalam Notulen Rapat Secara Rinci
Di dalam pelaksanaan rapat perlu untuk menulis gala hal yang terjadi ke dalam notulen rapat. Baik dari rekaman kehadiran peserta yang hadir ataupun yang tidak hadir. Beberapa pendapat dari masing-masing peserta dan ulasannya. Beberapa keputusan yang dihasilkan dan juga tindakan-tindakan yang akan dilakukan ke depannya.
Hal-hal tersebut di atas merupakan sesuatu yang harus dituliskan ke dalam notulen rapat agar hasil yang didapatkan dari rapat tersebut dapat diingat dan dijalankan dengan baik dengan selalu mengontrol masing-masing anggota dan seluruh hasil yang dituliskan di dalam notulen tersebut.
Anda pun untuk penulisan laporan itu sendiri bebas namun tetap bersyarat. Maksud dari kebebasan menulis itu boleh dituliskan secara rinci ataupun hanya garis besar saja. Asalkan ketika hanya menulis garis besar saja penulis notulen atau sekretaris atau juru tulis tersebut dapat memahaminya dan dapat menjelaskan kepada orang lain.
Penulisan segala sesuatu yang terjadi di dalam rapat ke dalam notulen rapat itu sangat penting karena notulen rapat itu sendiri merupakan hasil yang didapatkan ketika rapat. Maka notulen rapat ini menjadi hal yang sangat inti di dalam pelaksanaan rapat itu sendiri. Maka dari itu di dalam menuliskan notulen rapat perlu konsentrasi yang tinggi.
5. Minta Peserta Rapat Untuk Mengulas Notulen
Kegiatan membacakan ulang notulen rapat yang dihasilkan oleh peserta lain ini berguna untuk mengetahui sejauh mana pemahaman orang-orang terhadap peraturan yang telah Anda tuliskan. Hal ini juga berguna untuk mengetahui kekurangan dari notulen rapat tersebut sehingga dapat diperbaiki dengan segera di dalam rapat tersebut.
Dengan adanya ulasan dari orang lain tentang notulen yang Anda buat juga akan membantu untuk mereview notulen rapat tersebut Apakah kurang lengkap atau terjadi kesalahan lainnya yang mana dengan adanya ulasan tersebut maka kesalahan-kesalahan yang terjadi dapat diminimalisir.
Maka sebelum ulasan dari peserta rapat yang lain mengenai notulen rapat yang sudah Anda buat sebelumnya merupakan sesuatu hal yang sangat penting dan berharga. Karena dengan adanya ulasan tersebut maka dapat menyempurnakan notulen rapat yang sebelumnya belum sempurna.
Maka dapat disimpulkan bahwa mengulas kembali notulen yang telah ditulis memiliki beberapa keunggulan seperti dapat mengetes seberapa kepahaman orang-orang mengenai notulen rapat yang telah Anda tuliskan sehingga akan menjadikan notulen menjadi notulen rapat yang mudah dipahami oleh siapa saja.
Selain itu keunggulan yang didapatkan dari mengulas kembali notulen rapat yang telah dituliskan yaitu mengetahui kekurangan yang terdapat di dalam notulen rapat juga mengetahui apa saja ketidaklengkapan di dalam novel tersebut sehingga dapat dilakukan perbaikan sesegera mungkin dan dapat membuat kesepakatan bersama yang telah dihasilkan lebih cepat untuk dijalankan.
Kegiatan mengolah kembali notulen rapat yang dihasilkan juga dapat meningkatkan keakuratan notulen tersebut dan dapat memudahkan orang lain atau peserta lainnya untuk memberikan komentar atau pendapat mereka untuk melengkapi dan menyempurnakan peraturan rapat yang telah dibuat untuk menjadi kesepakatan bersama.
Format Notulen Rapat
Dalam membuat notulen ini memerlukan format yang baik dan benar terutama untuk jenis-jenis rapat yang bersifat resmi. Seperti rapat yang dilaksanakan di perusahaan atau rapat yang lain yang berhubungan dengan bisnis atau laporan keuangan yang merupakan rapat resmi yang harus menggunakan format notulen yang baik dan benar juga baku.
Adapun format-format notulen yang harus dituliskan dan harus dipatuhi dalam menulis notulen sebagai berikut:
1. Judul Notulen atau Rapat
Format notulen yang harus dituliskan pertama kali yaitu judul rapat yang mana dulu rapat tersebut ditulis di bagian awal notulen dan berguna untuk membedakan notulen satu dengan notulen yang lainnya terutama ketika notulen notulen tersebut ditumpuk menjadi satu.
Maka dengan adanya judul rapat tersebut, notulen akan mudah dibedakan dan dapat dengan mudah dicari sewaktu-waktu saat dibutuhkan.
2. Tempat dan Waktu Pelaksanaan
Adapun yang kedua yang harus ditulis dalam notulen yaitu tempat dan waktu pelaksanaan yang dapat berfungsi untuk menjadi pengingat para peserta dan sebagai barometer tentang kemajuan dari hasil yang didapatkan dari rapat tersebut.
3. Tujuan Rapat
Nah, tujuan rapat harus sesuai dengan persiapan agenda yang dibuat sebelumnya. Jangan lupa untuk mencantukan tujuan rapat di dalam notulen.
Misalnya, rapat tentang cara meningkatkan omset penjualan di era pandemi, tuliskan saja tujuan rapat:Â cara meningkatkan omset penjualan produk perusahaan di era pandemi.
4. Daftar Anggota Rapat
Anggota rapat juga sangat penting untuk ikut ditulis dalam notulen rapat. Ini untuk mengetahui anggota yang hadir atau tidak saat rapat. Pencatatan anggota ini penting agar mengetahui siapa saja yang absen tidak mengikuti rapat, sehingga dapat memberikan konfirmasi kepada notulen.
Jika ada anggota yang izin karena alasan tertentu dapat memberi tau tim HR melalui absensi mobile agar tidak memotong gaji.
5. Pembahasan
Selanjutnya ada tujuan pembahasan yang akan membawa rapat ke arah tertentu secara pasti. Sekaligus sebagai pemegang atau pengontrol agar kegiatan rapat tidak melenceng jauh dari tujuan awal. Sehingga tujuan tersebut dapat tercapai dengan tepat dan dalam waktu singkat, tanpa memerlukan melakukan rapat berkali-kali karena satu kali saja sudah cukup untuk mencapai tujuan yang diinginkan.
Tujuan pembahasan ini adalah untuk mengontrol arah berjalannya rapat agar dapat mencapai tujuan yang diinginkan.
6. Hasil Keputusan Rapat
Setelah pembahasan, hasil keputusan rapat dapat diketahui. Hasil keputusan ini juga perlu untuk ditulis di rapat agar semua anggota mengetaui apa saja yang telah diputuskan.
Dan yang terakhir adalah melakukan rapat itu biasanya dituliskan siapa juru tulis dari novel tersebut sebagai penanggung jawab dan yang mengontrol jalannya notulen rapat tersebut. Biasanya setelah melakukan rapat, tim notulen akan memberikan informasi kepada karyawan lain.
Dahulu pengumuman dilakukan secara offline atau melalui papan pengumuman. Saat ini, Anda dapat menggunakan aplikasi hris untuk kelola komunikasi internal melalui notifikasi pada smartphone. Bersama Mekari, Anda dapat mengelola operasional bisnis secara mudah dan efisien.
