Ada beberapa tahap yang harus dilewati untuk membuat notulen rapat yang baik dan benar. Mungkin membuat notulen rapat ini cukup sulit untuk pemula, namun jika Anda sudah terbiasa, maka membuat notulen rapat akan menjadi mudah.
Berikut pengertian dan cara-cara membuat notulen rapat yang baik dan benar. Simak penjelasan berikut.
Pengertian Notulen Rapat
Notulen rapat merupakan sebuah rangkuman yang berisi catatan ringkas dari poin-poin penting yang didapatkan dari sebuah rapat. Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, notulen ini merupakan catatan singkat mengenai jalannya rapat dan hal yang dibicarakan atau diputuskan di dalamnya.
Dengan kata lain, notulen rapat merupakan catatan resmi sebuah rapat yang berisi siapa, apa, dan bagaimana, serta hasil apa saja yang didapatkan dari suatu rapat. Notulen rapat juga disebut sebagai catatan rapat yang mana di dalam notulen tersebut tertulis segala sesuatu yang terjadi di dalam rapat.
Laporan ini berguna dan dibutuhkan untuk menjadi bukti dari jalannya suatu rapat dan untuk mencatat apa saja hal-hal penting yang disampaikan di dalam rapat tersebut.
Dan biasanya notulen ini berisi informasi-informasi berupa peserta, tanggal dan waktu rapat, agenda-agenda yang tercakup, keputusan yang dibuat selama rapat, dan tindak lanjut yang akan dilakukan.
Notulen rapat ini juga sering disebut dengan notula rapat ataupun risalah rapat.
Cara Membuat Notulen Rapat Yang Baik dan Benar
Notulen rapat bukan merupakan sesuatu yang dikerjakan secara asal-asalan saja. Namun, memiliki kriteria yang perlu dipenuhi untuk membuatnya secara baik dan benar.
Adapun beberapa cara membuat notulen rapat yang baik dan benar, sebagai berikut:
1. Menyiapkan Agenda Rapat
Agenda rapat merupakan salah satu komponen penting dari sebuah rapat yang sering digunakan untuk membantu jalannya rapat agar menemukan hasil yang dibutuhkan.
Selain itu, adanya agenda rapat berguna untuk membuat para peserta tetap fokus dan menghindari terjadinya rapat yang tidak produktif bahkan tidak menghasilkan apa-apa.
Maka dari itu, adanya agenda rapat ini sangat diperlukan sebagai alat untuk membagi waktu atau manajemen waktu dan juga berfungsi untuk menjadi garis besar ketika menuliskan notulen rapat.
Namun, pada kenyataannya di dalam lapangan orang-orang seringkali mengabaikan agenda rapat. Sehingga seringkali membuat rapat tidak memiliki hasil yang maksimal dan membuat orang-orang tersebut harus melaksanakan rapat hingga berkali-kali untuk menemukan hasil-hasil yang dibutuhkan.
Maka dari itu, sebelum melakukan kegiatan rapat, susun agenda rapat yang disesuaikan dengan kebutuhan ataupun tujuan diadakannya rapat tersebut. Dengan agenda rapat, tujuan-tujuan ataupun kebutuhan yang diinginkan akan tercapai dengan cepat bahkan hanya melalui satu kali rapat saja.
2. Merekam Kehadiran di Dalam Notulen Rapat
Rekam kehadiran merupakan sesuatu hal yang penting yang harus dicatat. Adapun untuk merekam kehadiran memerlukan daftar peserta yang hadir dan tidak hadir.
Hal tersebut digunakan untuk mengetahui siapa saja yang sudah menyetujui dan siapa saja yang belum mengetahui dan belum disetujui apa saja yang terjadi di dalam rapat tersebut. Sehingga hal itu dapat menentukan hasil dari rapat dan dapat menentukan apakah hasil tersebut sudah layak untuk dijalankan atau belum.
Rekam kehadiran tersebut dapat diumumkan atau dibagikan setelah rapat itu selesai. Pada intinya semua anggota rapat itu perlu tahu siapa saja yang hadir dan siapa saja yang tidak hadir agar semua peserta dapat menyampaikan pendapat mereka masing-masing sehingga diciptakan hasil yang adil dan maksimal.
3. Mengikuti Struktur Berdasarkan Agenda Kegiatan
Agenda rapat disusun untuk mengatur dan memandu jalannya rapat agar menghasilkan hasil yang diinginkan. Karena, rapat akan selalu dilakukan sampai tujuan yang diharapkan dapat tercapai seluruhnya.
Oleh karena itu, dalam menjalankan rapat, penting untuk mengikuti langkah-langkah yang sesuai dengan kebutuhan. Tujuan dan kebutuhan tersebut harus tercatat dengan baik dalam agenda rapat.
Dengan mengikuti struktur yang terorganisir dalam agenda rapat, rapat akan berjalan lebih lancar dan dapat mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Hasil dari rapat tersebut dapat kemudian dicatat dalam laporan rapat.
Terdapat banyak manfaat yang bisa diperoleh dengan mengikuti jadwal rapat, karena dalam jadwal tersebut telah diatur dengan baik dan mencakup tujuan-tujuan dari rapat tersebut.
Dengan demikian, agenda rapat dapat membantu mencapai tujuan-tujuan rapat sehingga rapat dapat dijalankan dengan efisien, satu kali pertemuan sudah cukup dengan pencapaian semua tujuan yang telah ditetapkan.
4. Menulis Hal Penting dalam Notulen Rapat Secara Rinci
Dalam pelaksanaan rapat, penting untuk mencatat semua peristiwa yang terjadi dalam notulen rapat. Ini mencakup daftar kehadiran peserta, pandangan dari setiap peserta, keputusan yang diambil, serta langkah-langkah yang akan diambil ke depan.
Semua elemen ini harus dicatat dalam notulen rapat agar hasil rapat dapat diingat dan diimplementasikan dengan baik. Dalam hal penulisan notulen, ada fleksibilitas, yang berarti Anda dapat menulis dengan tingkat rincian yang sesuai dengan kebutuhan. Yang terpenting adalah bahwa notulis atau sekretaris harus dapat memahami dan menjelaskan isi notulen kepada orang lain.
Penulisan notulen sangat penting karena notulen tersebut mencerminkan hasil rapat dan menjadi dokumen inti dalam pelaksanaan rapat. Oleh karena itu, perlu memberikan perhatian dan konsentrasi yang tinggi saat menulis notulen rapat.
5. Minta Peserta Rapat Untuk Mengulas Notulen
Membacakan kembali notulen rapat yang dibuat oleh peserta lain merupakan praktik yang bermanfaat dalam pengaturan rapat. Ini membantu dalam beberapa cara:
- Pemahaman bersama. Dengan membacakan ulang notulen rapat, Anda dapat menilai sejauh mana semua peserta memahami isi notulen tersebut. Ini penting untuk memastikan bahwa semua orang memiliki pemahaman yang seragam tentang apa yang telah dibahas dan disepakati dalam rapat.
- Pengidentifikasian kekurangan. Proses ini juga membantu dalam mengidentifikasi potensi kekurangan atau ketidaklengkapan dalam notulen rapat. Dengan ulasan dari peserta lain, kesalahan atau kekurangan dalam notulen dapat segera dikenali dan diperbaiki.
- Perbaikan dan kesepakatan bersama. Hal ini membantu dalam menghasilkan dokumen yang lebih akurat dan memudahkan peserta lain untuk memberikan masukan atau pendapat mereka untuk melengkapi dan menyempurnakan peraturan rapat yang telah dibuat.
Mengolah kembali notulen rapat yang dibuat oleh peserta lain adalah langkah penting untuk memastikan pemahaman yang seragam dan perbaikan yang diperlukan dalam proses rapat.
Baca Juga: Mengenal Data Entry dan Skill yang DiperlukanFormat Notulen Rapat
Dalam membuat notulen ini memerlukan format yang baik dan benar terutama untuk jenis-jenis rapat yang bersifat resmi. Seperti rapat yang dilaksanakan di perusahaan atau rapat yang lain yang berhubungan dengan bisnis atau laporan keuangan yang merupakan rapat resmi yang harus menggunakan format notulen yang baik dan benar juga baku.
Adapun format-format notulen yang harus dituliskan dan harus dipatuhi dalam menulis notulen sebagai berikut:
1. Judul Notulen atau Rapat
Penulisan judul rapat di bagian awal notulen adalah langkah penting. Judul rapat ini berfungsi untuk membedakan notulen rapat yang satu dengan yang lain, terutama saat notulen-notulen tersebut disimpan atau diarsipkan bersama.
Dengan adanya judul rapat, notulen dapat dengan mudah diidentifikasi dan dicari saat diperlukan di masa depan.
2. Tempat dan Waktu Pelaksanaan
Tempat dan waktu pelaksanaan dapat berfungsi untuk menjadi pengingat para peserta dan sebagai barometer tentang kemajuan dari hasil yang didapatkan dari rapat tersebut.
3. Tujuan Rapat
Tujuan rapat harus sesuai dengan persiapan agenda yang dibuat sebelumnya. Jangan lupa untuk mencantumkan tujuan rapat di dalam notulen.
Misalnya, rapat tentang cara meningkatkan omset penjualan di era pandemi, tuliskan saja tujuan rapat: cara meningkatkan omset penjualan produk perusahaan di era pandemi.
4. Daftar Anggota Rapat
Anggota rapat juga sangat penting untuk ikut ditulis dalam notulen rapat. Ini untuk mengetahui anggota yang hadir atau tidak saat rapat. Pencatatan anggota ini penting agar mengetahui siapa saja yang absen tidak mengikuti rapat, sehingga dapat memberikan konfirmasi kepada notulen.
Jika ada anggota yang izin karena alasan tertentu dapat memberi tau tim HR melalui absensi mobile agar tidak memotong gaji.
5. Pembahasan
Selanjutnya ada tujuan pembahasan yang akan membawa rapat ke arah tertentu secara pasti. Sekaligus sebagai pemegang atau pengontrol agar kegiatan rapat tidak melenceng jauh dari tujuan awal.
Sehingga tujuan tersebut dapat tercapai dengan tepat dan dalam waktu singkat, tanpa memerlukan melakukan rapat berkali-kali karena satu kali saja sudah cukup untuk mencapai tujuan yang diinginkan.
Tujuan pembahasan ini adalah untuk mengontrol arah berjalannya rapat agar dapat mencapai tujuan yang diinginkan.
6. Hasil Keputusan Rapat
Setelah pembahasan, penting untuk mencatat hasil keputusan rapat dalam notulen. Hal ini perlu dilakukan agar semua anggota tahu apa yang telah diputuskan dalam rapat tersebut.
Selain itu, dalam notulen rapat biasanya juga mencantumkan nama juru tulis yang bertanggung jawab atas penyusunan notulen dan pengendalian jalannya rapat. Setelah rapat selesai, tim notulen biasanya akan mengumumkan informasi kepada karyawan lainnya.
Contoh Notulen Rapat
Notulen Rapat Mingguan Proyek ABC
Tempat dan Waktu Pelaksanaan:
Tanggal: 4 September 2023
Waktu: 09:00 – 11:00
Tempat: Ruang Rapat Utama, Kantor Pusat
Tujuan Rapat:
Rapat ini diadakan untuk membahas perkembangan proyek ABC, mengevaluasi anggaran proyek, dan merencanakan langkah-langkah selanjutnya.
Daftar Anggota Rapat:
1. Natalie (Pemimpin Proyek)
2. Jane (Manajer Keuangan)
3. Robert (Manajer Sumber Daya Manusia)
4. Amanda (Asisten Proyek)
Pembahasan:
Rapat dimulai pada pukul 09:00 dengan sambutan dari Pemimpin Proyek. Selanjutnya, topik-topik berikut dibahas selama rapat:
– Presentasi perkembangan proyek oleh Amanda.
– Evaluasi anggaran proyek oleh Jane.
– Diskusi tentang masalah sumber daya manusia dan konsultasi eksternal.
– Perencanaan langkah-langkah selanjutnya untuk mencapai deadline proyek.
Hasil Keputusan Rapat:
Setelah diskusi mendalam, berikut adalah keputusan-keputusan yang diambil selama rapat:
– Anggaran proyek akan direvisi sesuai dengan rekomendasi dari Manajer Keuangan.
– Pemimpin Proyek akan mengoordinasikan langkah-langkah selanjutnya dengan tim proyek.
– Diskusi lebih lanjut tentang masalah sumber daya manusia akan dilakukan dalam rapat terpisah dengan Manajer Sumber Daya Manusia.
Rapat ini ditutup pada pukul 11:00 dengan penegasan untuk mematuhi deadline proyek yang telah ditetapkan.
Notulis,
Natalie.
Dahulu pengumuman dilakukan secara offline atau melalui papan pengumuman. Saat ini, Anda dapat menggunakan aplikasi hris untuk kelola komunikasi internal melalui notifikasi pada smartphone. Bersama Mekari, Anda dapat mengelola operasional bisnis secara mudah dan efisien.
