Ketahui Cara Mudah Menghitung Gaji Karyawan Masa Percobaan (Probation)

Setiap perusahaan baik yang sudah lama apalagi yang sedang berkembang pastilah dalam perjalanannya memerlukan pegawai yang akan bertanggung jawab untuk melaksanakan berbagai macam tugas.. Hal ini tentu saja bukanlah suatu pekerjaan yang sulit, terutama jika perusahaan telah memiliki perhitungan gaji karyawan masa percobaan yang tepat.

Namun, tidak semua perusahaan berkembang siap dengan hal tersebut. Sebab ada banyak kriteria dan kategori yang harus dipertimbangkan ketika menetapkan berapa banyak gaji yang akan diperoleh oleh karyawan pada saat masa percobaan.

Perhitungan Gaji Karyawan Masa Percobaan (Probation)

Masa percobaan atau probation adalah periode tertentu yang harus dilewati oleh seorang karyawan yang baru saja memasuki perusahaan baru. Pada jangka waktu inilah organisasi tersebut akan menilai apakah kinerja karyawan baru tersebut sesuai dengan yang dinyatakan pada saat proses seleksi dilakukan.

Dalam jangka waktu tersebut, perusahaan dapat menilai apakah performa yang ditunjukan oleh pekerja dalam masa probation tersebut sesuai atau tidak. Serta secara professional menuntaskan job desk-nya.
Hal yang mendasari keputusan tersebut adalah kebutuhan departemen yang nantinya akan menjadi tempatnya bekerja, pengalaman selama menunaikan tanggung jawabnya, serta keterampilan dan keahlian karyawan tersebut. Tak kalah pentingnya lagi adalah bagaimana sikapnya ketika hadapi tekanan pekerjaan.

Perusahaan juga akan mempertimbangkan bagaimana keprofesionalitasan dalam menghadapi masalah serta mencari cara untuk memecahkannya. Apakah perilaku yang ditunjukan selama menyelesaikan tanggung jawabnya menunjukan ia adalah menjadi seorang problem solver atau sebaliknya.

Oleh karena itu, karyawan diberikan masa percobaan agar dapat memahami serta belajar untuk menyelesaikan seluruh tanggung jawab dan tugasnya. Maka bagian keuangan terutama payroll tetap harus melaksanakan proses perhitungan gaji karyawan masa percobaan. Tujuannya agar karyawan baru tetap dapat memiliki haknya memiliki penghasilan setiap bulan.

Baca Juga: 7 Tips Alokasi Gaji Bulanan untuk Hidup yang Lebih Terencana

Peraturan Perundang-Undangan Tentang Penggajian Karyawan Percobaan

Perhitungan gaji karyawan masa percobaan Undang-Undang Ketenagakerjaan Republik Indonesia tahun 2003 nomor 13. Dalam artian perusahaan tidak dapat semena-mena menentukan Berapa jumlah besaran yang harus diterima oleh karyawan yang memasuki masa percobaan.

Dari undang-undang Ketenagakerjaan di atas, maka sekarang bagian keuangan atau payroll mengetahui bahwa ada ketentuan hukum yang mengatur perhitungan gaji karyawan masa percobaan. Pemberi kerja tidak bisa serampangan untuk mengkalkulasikannya karena semuanya tertera pada UU. Jika pihak yang merasa dirugikan dapat menuntut ke jalur hukum.

1. Pasal 57 UU ketenagakerjaan

• Perjanjian kerja untuk waktu tertentu dibuat secara tertulis serta harus menggunakan bahasa Indonesia dan huruf latin
• Perjanjian kerja untuk waktu tertentu yang dibuat tidak tertulis bertentangan dengan ketentuan sebagaimana dimaksud dalam Ayat 1 dinyatakan sebagai perjanjian kerja untuk waktu tidak tertentu

2. Pasal 58 UU ketenagakerjaan:

• Perjanjian kerja untuk waktu tertentu (PKWT) tidak dapat mensyaratkan adanya masa percobaan kerja
• Dalam hal disyaratkan masa percobaan kerja dalam perjanjian kerja sebagaimana dimaksud dalam Ayat 1, masa percobaan kerja yang disyaratkan batal demi hukum

3. Pasal 60 UU ketenagakerjaan

• Perjanjian kerja untuk waktu tidak tertentu dapat mensyaratkan masa percobaan kerja paling lama 3 bulan.
• Dalam masa percobaan kerja sebagaimana dimaksud Ayat 1, pengusaha dilarang membayar upah di bawah upah minimum yang berlaku

Oleh karena itu terdapat beberapa ketentuan yang menyatakan lamanya masa percobaan yang dapat dilakukan oleh perusahaan terhadap karyawan baru. Dengan demikian, ketentuan pada saat probation pegawai baru adalah sebagai berikut:

1. Perusahaan wajib memberikan surat perjanjian kerja waktu tertentu atau yang dikenal dengan PKWT untuk menetapkan masa percobaan yang ditulis menggunakan dalam bahasa Indonesia.
2. Jika kemudian tidak adanya PKWT maka jenis pekerjaan tersebut digolongkan ke dalam Perjanjian kerja waktu tidak tertentu.
3. Jika pada akhirnya pemberi kerja memutuskan untuk menetapkan PKWT pada pegawai baru, maka masa percobaan bagi karyawan tersebut otomatis tidak akan ada.
4. Masa percobaan Pada PKWTT dapat berlaku selama 3 bulan
5. Selama masa percobaan karyawan pun wajib diberikan gaji yang sesuai dengan ketentuan yang berlaku pada daerah tersebut.
6. Ketentuan masa percobaan tidak dapat diberlakukan kepada karyawan yang memiliki status atau pekerja lepas.

Dengan demikian, walaupun dalam masa percobaan, seorang karyawan tetap berhak mendapatkan gaji yang besarnya sesuai dengan ketentuan yang berlaku. Perusahaan pun tidak dapat semena-mena untuk memberikan gajian berdasarkan maunya sendiri.

Untuk perhitungan gaji karyawan masa percobaan, perusahaan dapat membayarkan gaji berdasarkan kesepakatan awal antara majikan dengan calon karyawan pada alasan penerimaan.

Tatacara Perhitungan Gaji Karyawan Probation yang Biasa dilakukan Oleh Payroll

Pada umumnya seorang karyawan baru terikat pada Perjanjian kerja waktu tertentu yang diberikan oleh bagian HRD pada awal masa pekerjaannya. Biasanya ini diterima pada saat ia menjalani masa percobaan.

Komponen yang diipertimbangkan pada saat melakukan perhitungan gaji karyawan masa percobaan sedikit berbeda dengan pegawai pegawai tetap. Biasanya yang menjadi perbedaan adalah adanya tunjangan fungsional dan dana tambahan lainnya yang besarnya disesuaikan dengan tanggung jawab serta lamanya karyawan tersebut bekerja pada perusahaan.

Baca Juga: Mari Mengenal Jenis-Jenis Tunjangan Karyawan yang Terbaru

Pada umumnya semua komponen upah perhitungan gaji karyawan masa percobaan, terdeskripsikan dengan jelas pada PKWT. Oleh karenanya jika anda adalah seorang karyawan yang baru saja menjalani masa percobaan cermati isi kontrak tersebut terutama tentang bagian yang menyatakan penggajian.

Pada umumnya karyawan pada masa percobaan tidak mendapatkan komponen pada sistem penggajian yang berupa asuransi tunjangan, loyalitas, tunjangan keterampilan dan lain sebagainya sesuai dengan ketentuan perusahaan. Penggajian dilakukan oleh tim hrd perusahaan dapat menggunakan software payroll untuk kemudahan akses distribusi gaji secara mudah dan otomatis.

Kendati demikian anda berhak untuk mendapatkan perhitungan gaji karyawan masa percobaan sesuai dengan undang-undang yang berlaku. Biasanya yang diperoleh adalah komponen gaji pokok ditambah dengan uang transport dan makan.

Meskipun demikian, karyawan dalam masa percobaan tetap wajib untuk berikan potongan pajak PPH 21. Jika perhitungan keseluruhan komponen gaji pokok ditambah uang transport dan makamn tersebut melebihi dari batas penghasilan tidak kena pajak atau PTKP. Pegawai pun dapat memilih apakah pemotongan PPH 21 itu dilakukan sekaligus pada tahun pembayaran tahun pajak atau bulanan berjalan.

1. Contoh Perhitungan Gaji Karyawan Masa Percobaan Dalam Sistem Bulanan

Contoh kasusnya adalah sebagai berikut:

Tania adalah seorang karyawan PT Daun Hijau Melambai yang terkena peraturan masa percobaan di Jakarta. Kontraknya adalah berupa PKWT. Gadis ini belum menikah dan berdasarkan ketentuan berhak untuk mendapatkan gaji pokok sebesar UMR Jakarta per bulannya tanpa tunjangan apapun.

Namun perusahaan tetap membayarkan uang transport dan makan yang besarnya sebesar Rp50.000 per hari sesuai dengan hari kehadiran. Hari kerja disepakati adalah hari karena waktu kerja perusahaan tersebut dari Senin sampai Jumat Mad Sehingga rata-rata dalam sebulan jumlah hari kerja yang harus diselesaikan oleh Tania adalah 20 hati.

Sehingga perhitungan gaji Tania dalam waktu 1 bulan adalah sebagai berikut:

• Gaji pokok sebesar UMP DKI Jakarta pada tahun 2022 Rp 4.641.854
• Uang transportasi dan makan Rp50.000 /hari x 20 hari kerja total menjadi Rp1.000.000.
• Dengan demikian Besaran gaji yang diterima oleh Tania pada bulan tersebut adalah sebesar Rp5.641.854.

Selanjutnya akan menghitung besaran PTKP yang diterima oleh Tania dalam satu tahun adalah sebagai berikut:

• Perhitungannya adalah gaji pokok ditambah transport dikalikan dengan banyaknya bulan dalam satu tahun yaitu 12. (Rp5.641.854.x 12 bulan = Rp67.702.248)
• Untuk penghasilan PTKP dalam 1 tahun adalah Rp54.000.000. Anggap Tania tidak memiliki tanggungan apapun, sehingga termasuk dalam kategori lajang dan tidak menanggung apapun.
• Maka, besaran pajaknya adalah sebagai berikut: Rp67.702.248 – Rp54.000.000 = Rp13.702.248 Selanjutnya bagian keuanganlah yang akan menentukan berapa besarnya potongan pajak yang perlu dipotong pada gaji bulanan Tania. Sebab, untuk pajak terdapat ketentuannya tersendiri.

Besaran perhitungan gaji karyawan masa percobaan yang akan diterima Tania per bulan adalah sebesar Rp5.641.854. Jumlah itu belum dipotong dengan ketentuan pajak atau potongan yang lainnya. Antara lain keterlambatan, tidak masuk, izin dan lainnya sesuai dengan aturan yang telah disepakati bersama serta tertera pada PKWT yang telah ditandatangani di awal masa percobaan tersebut.

2. Contoh Perhitungan Gaji Karyawan Probation Berdasarkan Kalkulasi Hari Efektif Kerja

Beberapa perusahaan memberikan kebijakan perhitungan gaji karyawan masa percobaan. Bahwa untuk karyawan percobaan memiliki pembayaran berdasarkan hitungan kehadiran setiap bulannya. Oleh karena itu perhitungannya sedikit berbeda dibandingkan dengan yang bayarannya tetap.

Contoh ilustrasi kasusnya adalah sebagai berikut:

Tono adalah seorang lajang tanpa tanggungan yang baru saja diterima bekerja di Jakarta pada perusahaan PT Nyiur Melambai. Oleh karena itu selama masa 3 bulan kedepan masukkan ke dalam masa percobaan dengan gaji perbulan sebesar Rp5.000.000.

Namun, karena dalam masa percobaan, perusahaan memutuskan bahwa pembayarannya dihitung berdasarkan kehadiran efektifnya. Sehingga besarnya gaji Tono dalam setiap bulan akan berbeda tergantung pada jumlah presensi efektif dan hari kerja yang berlaku.

Hari kerja efektif yang dilakukan perusahaan dalam 1 bulan adalah sebanyak 25 hari sehingga rata-rata perhari Tono akan mendapatkan jumlah gaji harian nya sebagai berikut:

Total gaji yang diterima setiap bulan dibagi dengan jumlah hari efektif berdasarkan ketentuan perusahaan. Sehingga menjadi Rp5.000.000 : 25 hari efektif kerja = Rp200.000/hari.

Maka contoh perhitungan gaji karyawan masa percobaan Dalam bulan berbunga yang berbeda bisa jadi seperti simulasi di bawah ini yaitu: itu

• Pada Januari terdapat 25 hari kerja efektif, maka jumlah gaji yang akan diterima oleh Tono adalah sebesar Rp200.000/hari x 25 hari = Rp5.0000.000
• Pada Februari terdapat 22 hari efektif, maka besaran upah bulanan yang akan masuk ke dalam rekening Tono adalah sebagai berikut, yaitu: Rp200.000/hari x 22 hari =Rpp4.400.000
• Maret setelah dihitung ternyata terdapat 28 hari efektif kerja. Maka, pada bulan tersebut Tono akan dibayar sejumlah Rp200.000/hari x 28 = Rp5.600.000.

Penggajian sistem bulanan namun dihitung harian ini memang tampaknya tidak akan memberikan jumlah yang sama dari bulan ke bulan. Sebab biasanya dihitung pada hari terakhir dimana bulan itu berjalan efektif. Dengan demikian seorang karyawan harus pintar-pintar mengatur keuangannya.

Perhitungan gaji karyawan masa percobaan tersebut belum memperhitungkan potongan pajak dan lainnya yang harus dibayarkan sesuai dengan ketetapan undang-undang yang berlaku. Kendati demikian, biasanya hal tersebut tertera pada PKWT. Cermatilah isinya agar karyawan dapat mengerti mengapa jumlahnya terlihat berbeda setiap bulannya.

3. Contoh Perhitungan Gaji Karyawan Masa Percobaan dengan Tambahan Uang Transport dan Makan

Ada pula Perusahaan yang memberikan tambahan uang makan dan transport pada sistem harian. Komponen yang dihitung sebagai harian ada dua yaitu pemberian gaji, uang makan dan Transport.
Contoh kasusnya adalah sebagai berikut: Aldo adalah seorang lajang tanpa tanggungan dan di bekerja pada sebuah perusahaan PT indahnya dunia yang berlokasi di Kabupaten Bogor. sesuai dengan PKWT.

Ia mendapatkan gaji sebesar Rp4,5 juta per bulannya. Komponen penambahan uang pada perhitungan gaji karyawan masa percobaan adalah adanya tambahan uang transport dan makan sebesar Rp50.000

Maka, simulasi perhitungannya adalah sebagai berikut:

• Januari terdapat 25 hari efektif kerja. Hingga besaran gajinya adalah sebesar gaji pokok + (uang transpot dan makan x hari efektif)
  Rp4.5000.000 + ( Rp50.000 x 25 hari kerja) = Rp5.750.000
• Februari hanya terdapat 23 hari efektif, maka perhitungannya adalah sebagai berikut Rp4.5000.000 + ( Rp50.000 x 23 hari kerja) = Rp5.650.000

Jumlah yang dibayarkan perusahaan sebagai gaji Aldo berdasarkan perhitungan gaji karyawan masa percobaan Tampaknya memang berubah-ubah. Karena sebenarnya dipengaruhi oleh besaran uang transportasi yang diterimanya. sebab terdapat faktor pengali jumlah hari efektif yang yang aduh jalani pada bulan tersebut.

Perhitungan gaji tersebut belum termasuk dengan ketentuan yang lainnya misalnya adanya upah lembur izin keterlambatan dan lain sebagainya biasanya hal tersebut sudah tertera jelas pada PKWT yang diberikan oleh perusahaan

Seluruh penggajian yang diberikan oleh perusahaan sebenarnya juga sudah termasuk kedalam pendapatan tidak kena pajak. Besarnya akan dihitung langsung oleh bagian keuangan yang berwenang untuk mengatur kebijakan pemotongan pajak tersebut.

Kemudian apakah karyawan dalam masa percobaan telah mendapatkan potongan pajak tersebut tentu saja ada perhitungan khusus tentang hal tersebut karena semuanya sudah diatur oleh undang-undang perpajakan yang dikenal sebagai PPH 21.

4. Contoh Perhitungan Gaji Karyawan Masa Percobaan dengan Sistem Persen

Ada juga Perusahaan yang memberikan pengajian Aan Berdasarkan sistem persen. Pemberi kerja serta karyawan baru telah menyepakati nominal yang ditentukan sebagai besaran gaji karyawan tersebut.

Namun bisa saja perusahaan menentukan bahwa dalam masa percobaan tidak keseluruhan gaji yang akan diterima oleh karyawan tersebut, tetapi hanya beberapa persen saja biasanya jumlahnya sekitar 70 sampai 85% dari nominal gaji yang telah disepakati. Selanjutnya karyawan akan menerima gaji full 100% ketika telah lolos masa percobaan. Maka pada bulan ke-4 pegawai tersebut akan mendapatkan gaji yang besarnya sesuai dengan kesepakatan.

Contoh ilustrasi kasusnya adalah sebagai berikut:

Nana adalah seorang guru yang diterima bekerja pada ada sebuah institusi pendidikan dan dan telah setuju untuk menjalani masa percobaan selama 3 bulan. Sesuai dengan ketentuan yang telah disepakati bersama nominal gaji setiap bulan yang yang akan ia terima adalah sebesar Rp5.000.000.

Namun, karena ia masuk dalam masa percobaan, maka perusahaan akan memberikan gaji pada bulan pertama sampai ketiga dalam probation tersebut sebesar 80%. Dengan ketentuan setelah ia menjalani dan lolos masa percobaan, maka pada bulan keempat dan seterusnya akan mendapatkan jumlah yang besarnya sesuai dengan kesepakatan bersama.

Oleh karena itu contoh perhitungan gaji karyawan masa percobaan untuk Nana pada kurun waktu 3 bulan tersebut adalah:
Rp5.000.000 x 80% = Rp4.000.0000

Berdasarkan perhitungan gaji karyawan masa percobaan tersebut, maka Nana pada bulan pertama hingga ketiga akan mendapatkan upah bulanan sebesar Rp.4.000.000. Selanjutnya akan sesuai dengan perjanjian kerja.

Besarannya bisa lebih besar atau lebih kecil bergantung pada ketentuan perusahaan yang mungkin ada penambahan berupa uang transportasi dan makan. Bisa juga adanya pengurangan, karena adanya izin serta keterlambatan berdasarkan ketentuan yang berlaku.

Walaupun Karyawan masih dalam masa percobaan akan tetapi sangat penting bahwa kedua belah pihak mengetahui perhitungan gaji karyawan masa percobaan. Dengan demikian karyawan mengetahui berapa besar hak yang ia terima per bulannya. Oleh karena itu banyak pula yang menyatakan hak dan yang kewajiban pada masa karyawan tentu saja berbeda dengan pegawai tetap.

Perlu diketahui bahwa setiap perusahaan memiliki ketentuannya sendiri sebagai dasar perhitungan gaji karyawan masa percobaan. Dan bisa jadi berbeda antara satu dengan yang lainnya. Kendati demikian tetap harus mengikuti peraturan perundang-undangan yang berlaku.

Untuk memudahkan perhitungan gajian karyawan masa percobaan, maka perusahaan dapat menggunakan Mekari yang merupakan platform bisnis untuk membantu operasional perusahaan agar lebih produktif serta laporan pengeluaran atau biaya gaji yang terintegrasi dengan software akuntansi.