ERP & CRM: Perbedaan dan Solusi Integrasi Antar Software

Mekari Insight

ERP mengontrol seluruh sistem & proses operasional perusahaan, sementara CRM lebih fokus untuk mengoptimalkan hubungan dengan pelanggan.
Kedua sistem tersebut–ERP dan CRM–dapat Anda integrasikan untuk menghasilkan alur kerja yang lebih terpadu, efisien, dan hemat, serta visibilitas data real-time untuk seluruh tim.
Mekari Officeless menawarkan custom software development berbasis low code no code yang dapat bertindak sebagai system integrator yang mudah, cepat, dan hemat biaya.

Tim marketing/sales butuh data pelanggan, harga, stok, dan status pesanan yang selalu mutakhir untuk menutup deal dan mendapat komisi.

Sementara itu, tim keuangan menuntut angka yang rapi—mulai dari invoice, pembayaran, hingga rekonsiliasi—tanpa duplikasi atau kesalahan input.

Di lapangan, keduanya sering bekerja di sistem berbeda: CRM untuk menyimpan interaksi dan pipeline pelanggan, sementara ERP untuk menyimpan transaksi dan keuangan

Akibatnya, proses jadi lambat, laporan tidak sinkron, komisi terlambat, dan pengalaman pelanggan pun ikut terdampak.

Untuk menjawab permasalahan tersebut, Anda dapat mengintegrasikan ERP dan CRM yang Anda miliki menjadi satu platform terpadu.

Bagaimana caranya? Simak panduan berikut ini.

Apa Itu ERP dan CRM serta Fungsinya

Untuk memahami perbedaan kedua sistem ini, Anda perlu mengetahui terlebih dahulu apa itu ERP dan CRM serta fitur-fiturnya.

Pengertian dan Fungsi ERP

Enterprise Resource Planning (ERP) adalah sistem perangkat lunak untuk mengumpulkan, mengelola, serta menghubungkan berbagai data dan proses operasional dalam satu platform.

Software ERP berfungsi untuk mempercepat proses operasional dan meningkatkan produktivitas karyawan dengan mengotomasi tugas-tugas manual.

Tak hanya itu, sistem ERP juga bermanfaat untuk:

Menjadi sumber data yang terpusat dalam satu platform.
Menghemat biaya operasional.
Meningkatkan keamanan dan kontrol keuangan.
Mempercepat tutup buku dan pelaporan keuangan.

Sebagai sistem perangkat lunak terintegrasi, ERP umumnya memiliki beberapa modul atau fitur utama untuk mempermudah proses bisnis.

Modul-modul utama ERP meliputi:

Akuntansi & Keuangan: Mengotomasi pembukuan dan pelaporan keuangan, memantau kinerja secara real-time, rekonsiliasi otomatis, serta mempermudah penyusunan anggaran.
Human Resource (HRIS): Mengelola data karyawan, absensi/cuti, payroll, dan kinerja karyawan sehingga administrasi SDM lebih rapi.
Sales Management: Melacak peluang hingga pesanan, menganalisis penjualan & keuntungan, mengelola penawaran, dan menyiapkan faktur pembelian untuk pelanggan.
Supply Chain Management: Merencanakan kebutuhan, memantau persediaan multi-lokasi, mengoptimalkan pergudangan & fulfillment, serta mengoordinasikan pergerakan stok barang secara end-to-end.
Customer Relationship Management: CRM juga merupakan salah satu modul ERP, tetapi umumnya hanya tersedia pada ERP yang cukup advance. Modul CRM digunakan untuk mengelola data pelanggan dan histori interaksi, memonitor pipeline/deal, serta mendukung aktivitas penjualan & layanan.

Pengertian dan Fungsi CRM

Customer Relationship Management (CRM) adalah strategi pengelolaan dan analisis seluruh interaksi, komunikasi, dan hubungan dengan prospek, leads, maupun pelanggan.

Penyebutan dan pembahasan tentang CRM umumnya sangat berkaitan dengan software CRM atau pun aplikasi CRM.

Aplikasi CRM sendiri berfungsi untuk memudahkan pengelolaan hubungan pelanggan menyimpan data pelanggan, mempercepat proses penjualan dan layanan, serta meningkatkan produktivitas tim melalui otomatisasi tugas, pengingat, dan alur kerja.

Selain itu, CRM juga bermanfaat untuk:

Menjadi pusat data pelanggan dan histori interaksi dalam satu platform.
Meningkatkan konversi dan loyalitas lewat pengelolaan pipeline yang tertata dan program loyalty.
Mempercepat respons layanan melalui ticketing/SLA yang terukur.
Memperbaiki akurasi forecast penjualan dengan data real-time.

Untuk memenuhi semua peran di atas, software CRM dilengkapi berbagai fitur seperti:

Lead & Contact Management: Mengelola data prospek, akun, dan kontak berikut histori interaksi.
Opportunity & Pipeline Management: Melacak setiap tahapan deal, nilai/probabilitas, aktivitas penjualan, serta tingkat kepuasan pelanggan.
Marketing Automation: Menjalankan kampanye tersegmentasi, nurturing, dan scoring untuk mendorong konversi.
Customer Service & Ticketing: Menangani keluhan/permintaan melalui berbagai platform (omnichannel).
Analytics & Reporting: Menyajikan dashboard KPI (win rate, conversion rate, revenue) untuk keputusan cepat.

Perbedaan Antara ERP dan CRM

Secara sederhana, perbedaan aplikasi ERP dengan CRM terletak pada fokus fungsinya.

Sistem ERP lebih berfokus ke “dapur” perusahaan, sementara software CRM fokus untuk mengelola “kenyamanan” pelanggan.

Untuk lebih mudah memahaminya, Anda dapat melihat tabel perbedaan berikut:

Aspek	ERP	CRM
Fokus utama	Back office atau “dapur operasional”. Menyatukan proses keuangan & operasional agar eksekusi harian rapi dan terkendali.	Front office atau semua yang berhubungan dengan pelanggan. Mengelola interaksi dengan prospek/pelanggan untuk penjualan, dukungan, dan pemasaran.
Fitur utama	Akuntansi & keuangan, manajemen SDM, manajemen inventaris dan rantai pasok, pengadaan, dan project management.	Lead/contact, opportunity/pipeline, kampanye, 360° customer view, data dan insight pelanggan, bulk outreach, tiket layanan & SLA.
Tujuan bisnis	Peningkatan efisiensi biaya dan proses operasional perusahaan.	Pertumbuhan pendapatan, loyalitas, pengalaman pelanggan, dan pipeline yang tertata.
Data yang dikelola	Berbagai transaksi transaksi internal (keuangan, stok, order, produksi). Berfungsi sebagai database perusahaan terpadu.	Data pelanggan & riwayat interaksi (aktivitas penjualan, layanan, kampanye).
Dampak ke KPI	Menekan biaya, mempercepat proses, meningkatkan akurasi laporan & compliance.	Meningkatkan konversi, win rate, nilai penjualan, kepuasan/retensi pelanggan.
Integrasi yang ideal	Diintegrasikan dengan CRM untuk membawa sinyal permintaan & data pelanggan ke perencanaan & fulfillment.	Diintegrasikan dengan ERP agar tim penjualan/layanan melihat ketersediaan stok, harga, status order/invoice real-time.

Hubungan Antara ERP – CRM – SCM

Hubungan antara ERP, CRM, dan SCM — Sumber: Youtube Intellipaat

SCM atau Supply Chain Management adalah perangkat lunak untuk mengelola setiap aktivitas yang berkaitan dengan aliran stok barang, mulai dari bahan baku hingga barang jadi.

Sebenarnya, SCM juga merupakan salah satu modul dari ERP, tetapi umumnya hanya tersedia pada ERP yang komprehensif dan advanced.

Mengintegrasikan SCM dengan ERP dan CRM membuat data perusahaan mengalir secara real-time, lintas-fungsi, dan lintas-departemen.

Berikut beberapa contoh hubungan antara SCM dengan ERP dan CRM:

Satu alur permintaan hingga fullfillment: Sinyal permintaan dari CRM (prospek, pesanan, preferensi) mengalir ke ERP dan SCM untuk perencanaan produksi, pengadaan, dan distribusi yang tepat waktu.
Perencanaan persediaan: Informasi penjualan dan stok di ERP menjadi input SCM untuk menentukan level persediaan yang “pas” (tepat jumlah, waktu, dan lokasi).
Dashboard terpadu: Seluruh status transaksi, mulai pembelian, pergerakan stok barang, dan penyaluran kepada pelanggan dapat dilihat oleh seluruh tim dalam satu platform yang sama secara real-time.

Integrasi-integrasi tersebut dapat memberikan banyak manfaat bagi perusahaan, antara lain:

Efisiensi lintas fungsi meningkat: Proses yang terpusat dan otomatis dapat mengurangi kerja manual, duplikasi, serta error sehingga operasi lebih ramping.
Pertukaran data real-time dan seamless: Data dikumpulkan sekali, disimpan terpusat, dan diperbarui serentak. Dengan demikian, semua tim dapat mengakses informasi terbaru untuk keputusan yang lebih cepat.
Pengendalian persediaan & biaya lebih baik: Visibilitas supply chain membantu menyeimbangkan stok, memangkas biaya pembawaan, dan memperbaiki keputusan pengadaan.
Pengambilan keputusan lebih cepat & akurat: Akses ke seluruh metrik operasional, supply chain, dan kepuasan pelanggan mendorong keputusan akurat di seluruh organisasi.
Visibilitas end-to-end: Dashboard terpadu memungkinkan seluruh tim mengakses data yang sama secara real-time, sehingga potensi kesalahan dan miskomunikasi dapat diminimalkan.

Kapan Sebaiknya Perusahaan Menggunakan ERP atau CRM

Perusahaan yang terus bertumbuh pada akhirnya akan membutuhkan ERP atau CRM–atau bahkan perlu menggabungkan keduanya.

Untuk mempertimbangkan mana yang lebih utama, Anda dapat meninjaunya dari proses bisnis yang Anda butuhkan.

Model bisnis: Jika proses utama dalam perusahaan bergantung pada pengelolaan sumber daya dan efisiensi operasional, prioritaskan penggunaan ERP. Namun, jika bisnis Anda lebih mengandalkan akuisisi dan retensi pelanggan, penerapan CRM lebih menguntungkan.
Area yang perlu diperkuat: Pilih CRM jika bisnis perlu diperkuat pada proses front-end atau yang berhubungan langsung dengan pelanggan (penjualan, pemasaran, layanan). Jika Anda merasa proses operasional yang lebih sering kerepotan, maka memilih ERP adalah keputusan yang tepat.

Setelah memahami kebutuhan perusahaan, maka memilih software yang tepat akan jadi lebih mudah.

Gunakan ERP jika:

Perlu merampingkan back-office: ERP menyatukan akuntansi, HR, persediaan, pengadaan, hingga rantai pasok sehingga proses operasional lebih efisien.
Pertumbuhan bisnis cepat: Saat skala bisnis berkembang, ERP dapat menjaga data dan alignment antar-departemen tetap berada dalam satu tempat.
Terlalu banyak proses yang membutuhkan otomasi: Memilih satu penyedia ERP akan cenderung lebih efisien dan memudahkan karyawan daripada menerapkan berbagai aplikasi yang berbeda.

Gunakan CRM jika:

Pelanggan semakin kompleks: Menangani basis pelanggan yang besar dan kanal komunikasi yang beragam lebih efektif menggunakan CRM.
Ada urgensi untuk merapikan data pelanggan: CRM biasanya lebih terjangkau dan cepat diimplementasikan sehingga perapian data & aktivitas penjualan bisa berjalan segera.
Fokus pada pemasaran & customer experience: Jika belum ada rencana peluncuran produk baru atau ekspansi, maka optimasi komunikasi, campaign, dan layanan melalui CRM akan memberi dampak lebih cepat.

Integrasi Antara ERP dan CRM

Meskipun bisa memilih salah satu, akan lebih baik jika perusahaan menerapkan serta mengintegrasikan CRM dan ERP sekaligus. Anda dapat menggunakan system integrator untuk melakukannya.

Berikut beberapa contoh jalannya proses bisnis yang dapat Anda terapkan jika mengintegrasikan ERP dan CRM software:

Quote → Order → Invoice: Penawaran disetujui di CRM akan otomatis menjadi sales order di ERP, lanjut ke pengiriman & penagihan tanpa input ulang.
Riwayat order & status pembayaran: Sales/CS dapat mengecek histori pembelian, status invoice, dan kredit pelanggan dari ERP saat upsell atau follow-up.
Harga, stok, & lead time di CRM: Tim sales bisa melihat harga net/discount tier, ketersediaan barang, dan estimasi pengiriman dari ERP saat negosiasi.
Komisi penjualan & payroll: Data deal/closed-won dari CRM mengalir ke ERP untuk perhitungan komisi saat penggajian.
Forecast & perencanaan: Pipeline & forecast di CRM menjadi input pengadaan di ERP agar supply siap menghadapi permintaan.

Integrasi software ERP dan CRM seperti contoh di atas dapat memberikan berbagai manfaat bagi perusahaan, antara lain:

Konsistensi & akurasi data lebih tinggi: Informasi terpusat mengurangi duplikasi input, memberi insight real-time, dan meminimalkan kesalahan.
Customer experience lebih baik: Customer-view yang terpadu mempercepat resolusi masalah dan siklus penjualan, membuat interaksi lebih relevan dan personal.
Proses lebih sederhana & efisien: Otomatisasi pertukaran data merapikan workflow dan pemanfaatan sumber daya.
Visibilitas dan transparansi: Pemimpin bisnis dan seluruh stakeholders memperoleh pandangan terpadu atas struktur harga, penjualan, data pelanggan, hingga KPI operasional.
ROI lebih optimal: Data yang saling “bicara” meningkatkan kualitas keputusan, proses akuisisi–retensi pelanggan, dan kontrol margin.
Skalabilitas lebih tinggi: Saat tim/produk/kanal bertambah, kestabilan perusahaan tetap terjaga tanpa menambah sistem sama sekali.

Mekari Officeless Sebagai System Integrator ERP dan CRM

Banyak perusahaan sudah mengoperasikan ERP atau CRM lebih dulu dan mempertimbangkan penambahan sistem, tetapi ragu karena berbagai risiko kompleksitas, biaya, dan waktu implementasi.

Mekari Officeless menawarkan custom software development untuk mengembangkan system integrator antara ERP dan CRM, sehingga setiap proses bisnis dapat terhubung satu sama lain.

Pengembangan system integrator Mekari Officeless memanfaatkan low-code no code, sehingga prosesnya lebih cepat, mudah, cost efficient, dan benar-benar sesuai kebutuhan perusahaan.

Dengan integrasi sistem melalui Mekari Officeless, perusahaan Anda dapat:

Meningkatkan konsistensi & akurasi: Data yang terpusat dan dapat dilihat seluruh tim dapat mengurangi miskomunikasi yang berdampak pada duplikasi input dan keputusan yang kurang tepat.
Meningkatkan kepuasan pelanggan: Seluruh tim terkait mendapatkan insight yang sama dari setiap pelanggan, sehingga dapat langsung bertindak setiap ada masalah.
Meningkatkan efisiensi operasional: Integrasi ERP dengan CRM semakin mengurangi tugas-tugas manual sehingga lebih hemat waktu dan biaya.
Mengoptimalkan ROI: Tim keuangan, marketing, sales, dan operasional dapat saling berkolaborasi menggunakan data yang transparan, sehingga akuisisi dan mempertahankan pelanggan jadi lebih mudah.
Berkembang secara optimal: Tak perlu lagi khawatir harus beradaptasi ulang saat menambahkan produk, tim, maupun channel penjualan karena ERP terintegrasi–khususnya dengan Mekari Officeless–memiliki skalabilitas tinggi.