Sistem HRIS: Pengertian, Fungsi, Fitur, dan Contoh

HRIS singkatan dari Human Resource Information System. HRIS adalah sistem yang digunakan oleh tim HR untuk mengelola data karyawan, proses SDM, dan pengambilan keputusan terkait karyawan.

Sistem ini akan menjadi solusi untuk HR yang dapat membantu dalam mengelola data karyawan secara efektif dan efisien.

Lalu, apa saja fitur-fitur HRIS? Bagaimana cara menggunakan HRIS?

Mengenal HRIS

HRIS adalah perangkat lunak dari perpaduan sistem teknologi dan pengelolaan sumber daya manusia yang berhubungan dengan pekerjaan tim HR.

Mulai dari mengelola data karyawan, proses penggajian, manajemen kinerja, rekrutmen, pelatihan, dan berbagai aspek lain yang terkait dengan manajemen SDM.

Berikut pengertian HRIS menurut beberapa ahli, diantaranya:

• Snell dan Bohlander (2010), HRIS adalah sistem komputerisasi yang menyediakan data terbaru dan akurat untuk tujuan pengendalian dan pengambilan keputusan.
• Menurut Mondy (2010), HRIS merupakan suatu pendekatan yang terkelola untuk mendapatkan informasi yang relevan dan tepat waktu pada pengambilan keputusan sumber daya manusia.

Platform HRIS ini dapat digunakan secara online, sehingga tidak perlu lagi ada input data secara manual.

Data yang tersimpan pada cloud, sehingga tidak perlu khawatir akan keamanan data. Penggunaan hris online ini juga dapat meningkatkan bisnis dan biaya operasi yang lebih rendah.

Fungsi HRIS bagi perusahaan

Ada banyak fungsi dan manfaat HRIS bagi perusahaan, diantaranya:

1. Manajemen data karyawan

HRIS digunakan untuk menyimpan dan mengelola data karyawan secara terpusat.

Ini mencakup informasi pribadi, riwayat pekerjaan, kualifikasi, data kontak, data kehadiran, dan informasi lainnya yang relevan.

2. Rekrutmen dan seleksi

Fungsi lainnya juga sebagai fasilitas untuk proses rekrutmen dan seleksi karyawan baru.

Fitur-fitur seperti postingan pekerjaan, pengumpulan lamaran, penjadwalan wawancara, dan evaluasi calon karyawan dapat diatur dan dilakukan melalui HRIS.

3. Penggajian dan manajemen kompensasi

Selanjutnya untuk mengelola perhitungan gaji, tunjangan, potongan pajak, dan manajemen kompensasi lainnya.

Sistem ini mengotomatiskan proses penggajian dan memastikan akurasi dalam perhitungan gaji karyawan.

4. Manajemen kinerja

Selanjutnya HRIS membantu dalam penilaian dan manajemen kinerja karyawan.

Melalui sistem ini, tujuan kinerja dapat ditetapkan, umpan balik dapat diberikan, dan evaluasi kinerja dapat dilakukan secara terstruktur.

5. Pelatihan dan pengembangan

HRIS memungkinkan perencanaan, pengorganisasian, dan pelacakan program pelatihan dan pengembangan karyawan. Sistem ini memfasilitasi pendaftaran karyawan untuk pelatihan, pemantauan kemajuan, dan pelaporan hasil pelatihan.

6. Manajemen absensi dan cuti

HRIS menyediakan fitur untuk mengelola absensi karyawan, cuti, jadwal kerja, dan izin lainnya.

Karyawan dapat mengajukan cuti dan absensi melalui sistem, sementara HR dapat memantau dan melacak kehadiran karyawan secara efisien.

7. Pengambilan keputusan

Tersedia juga data dan laporan yang diperlukan untuk analisis SDM.

Sistem ini dapat menghasilkan laporan terkait demografi karyawan, biaya SDM, kinerja, dan statistik lainnya untuk membantu dalam pengambilan keputusan strategis.

Fitur HRIS

Berbagai fitur tersedia pada hris untuk meningkatkan kinerja karyawan. Berikut 5 fitur utama dari HRIS, diantaranya:

1. Absensi kehadiran

Sistem HRIS memiliki fitur manajemen kehadiran karyawan. Fitur ini menggunakan absensi online agar karyawan dapat melakukan presensi secara otomatis hanya melalui smartphone.

Adanya penambahan lokasi atau GPS dapat memudahkan untuk melihat lokasi kerja karyawan. Aplikasi ini dapat digunakan untuk bekerja dari rumah atau kerja di lapangan.

Selain absensi, terdapat juga fitur cuti karyawan, lembur maupun pergantian shift kerja. Hal ini memudahkan tim HR dalam mengelola absensi dan terintegrasi dengan payroll perusahaan.

2. Payroll atau penggajian

Jika awalnya penggajian masih secara manual, kini dapat dilakukan secara otomatis dengan software payroll.

Payroll ini terintegrasi dengan absensi, sehingga memudahkan operasional bagi tim HR dalam menghitung gaji sesuai absensi karyawan.

Terdapat fitur rekapitulasi data secara akurat, kalkulasi otomatis, hingga transfer gaji secara tepat waktu ke setiap karyawan.

3. Rekrutmen karyawan

Umumnya, proses rekrutmen karyawan tidak mudah karena melalui proses yang cukup rumit.

Selain itu, ada beban waktu dan biaya operasional cukup tinggi jika masa rekrutmen karyawan masih secara manual.

Melalui HRIS, perusahaan Anda dapat melakukan penjadwalan interview hingga onboarding.

4. Database dan administrasi HR

Biasanya urusan administrasi sangat melelahkan jika menggunakan cara manual. Banyaknya data karyawan dan perusahaan membuat tim HR kewalahan.

Adanya employee database dapat membantu tim HR untuk membuat administrasi karyawan secara otomatis dan tersimpan di cloud.

Fitur lainnya juga dapat memberikan pengumuman internal perusahaan melalui aplikasi Mekari Talenta.

Memilih HRIS yang tepat

Memilih HRIS yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan memang tidak mudah, namun ada beberapa langkah yang bisa membantu Anda:

1. Pertimbangkan ukuran perusahaan

Sebelum memilih aplikasi, perhatikan terlebih dahulu jumlah karyawan dalam perusahaan Anda. Bila skala bisnisnya masih kecil, mungkin hanya memerlukan HRIS dasar untuk manajemen data karyawan, cuti, dan penggajian.

Namun, bila perusahaan Anda sudah termasuk besar, mungkin memerlukan HRIS yang lebih kompleks untuk menangani fungsi SDM yang rumit. Misalnya, HR Analytics untuk menganalisis performa karyawan secara otomatis.

2. Antisipasi pertumbuhan di masa depan

Perusahaan pasti punya visi tersendiri untuk berkembang dan melakukan ekspansi. Karena itu, pilih HRIS yang dapat mengakomodasi perkembangan tersebut. Bila aplikasi yang dipilih sudah kuat dan mampu menangani banyak perkembangan, maka Anda tidak perlu repot mengganti sistem tersebut dalam waktu dekat.

3. Integrasi dengan teknologi yang sudah ada

Beberapa vendor menawarkan integrasi bawaan dengan sistem umum, seperti aplikasi penggajian. Namun, ada juga yang memerlukan integrasi khusus, yang dapat memakan waktu dan biaya lebih besar.

Cari vendor yang menawarkan tim dukungan khusus dan proses integrasi yang jelas untuk memudahkan transisi yang lebih lancar.

Mekari Talenta, Platform HCM Terintegrasi untuk Perusahaan

Mekari Talenta merupakan platform Human Capital Management (HCM) yang membantu perusahaan mengelola seluruh siklus karyawan dalam satu sistem terintegrasi, mulai dari administrasi karyawan, absensi, payroll, hingga rekrutmen, manajemen kinerja, dan pengembangan talenta.

Selain menyediakan solusi HCM terintegrasi, Mekari Talenta juga menawarkan solusi HRIS modular bagi perusahaan yang ingin memenuhi kebutuhan HR tertentu tanpa harus berlangganan seluruh platform HCM. Melalui Platform Rekrutmen dan Talent Development, perusahaan dapat mengoptimalkan proses rekrutmen, penilaian kinerja, manajemen kompetensi, hingga pengembangan karyawan sesuai kebutuhan.

Kedua solusi modular tersebut dapat digunakan secara terpisah dan diintegrasikan dengan sistem HR yang sudah digunakan perusahaan melalui API. Dengan demikian, perusahaan dapat menambahkan kapabilitas HR secara bertahap tanpa harus mengganti seluruh sistem yang ada.

Jika perusahaan Anda membutuhkan solusi untuk mengelola proses HR secara terintegrasi maupun mengembangkan fungsi HR tertentu, kenali solusi Mekari Talenta dan temukan pendekatan yang sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda.

Tertarik mencoba Mekari Talenta untuk perusahaan Anda? Cek Mekari Talenta sekarang!