Corporate Card: Jenis, Cara Kerja, dan Syarat Mendapatkannya

Bagi perusahaan besar maupun startup yang baru merintis, pengelolaan pengeluaran merupakan salah satu faktor penting untuk mencapai kesuksesan. 

Karena itu, banyak perusahaan kini beralih ke corporate card untuk menyederhanakan pengelolaan pengeluaran.

Kartu ini memberikan fleksibilitas yang lebih besar kepada karyawan dan meningkatkan manajemen arus kas.

Dalam artikel ini, kita akan membahas secara mendalam tentang kartu corporate, termasuk jenis-jenisnya, cara kerja, serta cara mendapatkannya. 

Apa itu corporate card?

Corporate card adalah kartu kredit yang diterbitkan perusahaan bagi karyawan untuk melakukan transaksi dan pengeluaran bisnis, seperti biaya perjalanan dinas, pembelian operasional, maupun pembayaran vendor. 

Umumnya, kartu kredit ini dilengkapi dengan fitur-fitur untuk mengontrol pengeluaran, seperti pengaturan limit per divisi, laporan transaksi real-time, dan integrasi dengan spend management software maupun aplikasi akuntansi.

Oleh karena itu, dengan corporate card, karyawan tak perlu lagi menggunakan dana pribadi maupun mengajukan reimbursement saat melakukan transaksi untuk keperluan bisnis.

Perusahaan pun jadi lebih mudah dalam melakukan manajemen pengeluaran karena setiap transaksi tercatat otomatis dan dapat dipantau secara terpusat.

Jenis corporate card

Ada dua jenis kartu korporat yang umum digunakan, yaitu corporate credit card dan corporate debit card. 

1. Corporate credit card

Kartu kredit korporat adalah jenis corporate card yang paling umum.

Jenis kartu ini sangat bermanfaat bagi perusahaan dari berbagai skala bisnis, baik perusahaan yang sangat besar hingga bisnis yang masih berkembang.

Sebab, corporate credit card menawarkan limit kredit yang fleksibel dan sesuai dengan kebutuhan dan volume pengeluaran bisnis.

2. Corporate debit card

Selain dalam bentuk kartu kredit–yang paling umum–corporate card juga bisa tersedia dalam bentuk kartu debit.

Kartu debit korporat ini biasanya terhubung langsung ke rekening bank perusahaan, sehingga tidak memiliki saldo kredit yang harus dibayar pada akhir siklus penagihan.

Namun, ada pula jenis kartu debit bisnis yang tidak terhubung ke rekening perusahaan, yang dikenal dengan prepaid corporate card.

Kartu debit prabayar ini perlu diisi saldo terlebih dahulu sebelum bisa digunakan, sehingga pengeluaran karyawan dapat lebih terkontrol sesuai nominal yang diisikan.

Baik kartu debit korporat standar maupun prepaid tidak membebankan bunga dan biasanya lebih mudah didapatkan, bahkan dengan skor kredit yang rendah. 

Dengan demikian, penggunaannya biasanya tidak mempengaruhi skor kredit bisnis dan tidak memiliki risiko kelebihan pengeluaran atau terjerat utang maupun bunga. 

Baca Juga: Perbedaan Kartu Debit & Kartu Kredit Bisnis, Mana yang Lebih Baik?

Perbedaan corporate card dengan personal card

Kartu khusus bisnis atau korporasi tentu tidak hadir tanpa sebuah alasan.

Berbagai perusahaan memutuskan untuk menggunakan corporate card memiliki sejumlah perbedaan atau bahkan keunggulan dari kartu pembayaran pribadi. 

Perbedaan-perbedaan tersebut meliputi:

Manfaat corporate card bagi perusahaan dan karyawan

Banyak perusahaan menggunakan corporate card karena kartu kredit ini memiliki berbagai manfaat.

Berikut beberapa manfaat kartu kredit korporat bagi perusahaan maupun karyawan:

Manfaat bagi perusahaan

Secara umum, corporate card membantu perusahaan mempermudah proses spend management serta meningkatkan transparansi dan kontrol atas seluruh pengeluaran bisnis. Berikut beberapa manfaat rincinya:

• Kontrol pengeluaran lebih ketat: Perusahaan dapat menetapkan limit penggunaan per karyawan atau divisi, sehingga setiap pengeluaran tetap sesuai dengan anggaran yang telah ditetapkan.
• Visibilitas transaksi secara real-time: Setiap transaksi tercatat otomatis dan dapat dipantau langsung melalui dasbor, tanpa perlu menunggu laporan manual dari karyawan.
• Rekonsiliasi keuangan lebih cepat: Integrasi dengan spend management system dan software akuntansi memungkinkan tim keuangan memproses laporan pengeluaran tanpa input data manual yang rentan kesalahan.
• Penerapan kebijakan keuangan lebih konsisten: Corporate card membantu perusahaan menegakkan spending policy secara sistematis—jadi tidak hanya bergantung pada kepatuhan individu.
• Audit trail yang lebih kuat: Setiap transaksi yang dilakukan melalui kartu kredit korporat tersimpan secara digital dengan detail waktu, nominal, dan kategori pengeluaran. Data ini mempermudah proses audit internal maupun pelaporan perpajakan karena seluruh bukti transaksi sudah terdokumentasi secara otomatis.
• Penghematan biaya operasional: Banyak penyedia corporate card menawarkan cashback atau program reward untuk kategori pengeluaran tertentu, seperti perjalanan dinas atau langganan software bisnis. Akumulasi benefit ini dapat berkontribusi langsung pada efisiensi biaya operasional perusahaan.
• Skalabilitas seiring pertumbuhan tim: Penerbitan kartu dapat berjalan dengan cepat untuk karyawan baru tanpa proses administrasi yang panjang. Limit dan hak akses pun bisa disesuaikan per individu atau divisi, sehingga sistem pengelolaan pengeluaran tetap terstruktur meski skala tim terus berkembang.

Manfaat Corporate Card bagi Karyawan

Sementara bagi karyawan, corporate card mengeliminasi hambatan administratif yang memperlambat produktivitas kerja. Berikut rinciannya:

• Tidak perlu menalangi biaya bisnis: Karyawan dapat bertransaksi langsung menggunakan kartu atas nama perusahaan, tanpa menggunakan dana pribadi maupun mengajukan reimbursement setelahnya.
• Fleksibilitas transaksi online dan offline: Corporate card dapat digunakan untuk berbagai keperluan bisnis, mulai dari pemesanan tiket perjalanan dinas hingga pembelian kebutuhan operasional di merchant mana pun.
• Transparansi pengeluaran pribadi vs. bisnis: Dengan kartu khusus untuk keperluan kantor, karyawan tidak perlu mencampur pengeluaran pribadi dan bisnis dalam satu kartu.

Bagaimana cara kerja kartu corporate?

Cara kerja corporate card mirip dengan jenis kartu lainnya kredit maupun debit pribadi. Bedanya, ada banyak fitur tambahan pada kartu korporat yang dirancang khusus untuk berbagai transaksi bisnis. 

1. Expense management

Kartu korporat digunakan agar karyawan dapat membayar biaya bisnis dengan lebih mudah, seperti perjalanan bisnis tanpa harus menggunakan kartu kredit pribadi atau uang tunai mereka sendiri. 

Perusahaan dapat dengan mudah melacak pengeluaran dan menghasilkan laporan terperinci. Hal ini memudahkan pengelolaan biaya bagi kedua pihak, sehingga alokasi anggaran bisa lebih efektif. 

2. Batas pengeluaran yang disesuaikan

Perusahaan dapat menetapkan batas pengeluaran individu untuk karyawan berdasarkan jabatan atau departemen mereka. Hal ini memastikan bahwa karyawan memiliki dana yang diperlukan, namun pengeluaran secara keseluruhan tetap terkendali. 

3. Integrasi dengan software akuntansi

Banyak corporate card yang sudah terintegrasi dengan software akuntansi populer. Dengan begitu, transaksi dapat secara otomatis disinkronkan, sehingga tidak perlu lagi entri data manual. Kesalahan input pun bisa diminimalisir. 

4. Kartu virtual untuk transaksi online

Beberapa penyedia kartu korporat juga menawarkan kartu virtual, khusus untuk transaksi online. Dengan kode unik sekali pakai, kartu virtual ini memberikan jaminan keamanan yang lebih baik. ‘

Baca Juga: Virtual Credit Card Adalah: Pengertian, Manfaat, Tips Penggunaan

5. Aplikasi mobile untuk manajemen

Sebagai pelengkap, penyedia corporate card juga menyediakan aplikasi yang bisa diakses melalui handphone. Karyawan dapat mengelola pengeluaran, melihat riwayat transaksi, dan mengirimkan bukti pembelian langsung dari smartphone mereka.

Cara mendapatkan corporate card dan persyaratannya

Bila Anda sudah memutuskan untuk menggunakan kartu korporat, langkah pertama adalah memilih penyedia kartu korporat yang sesuai. Cari corporate card dengan fitur yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan Anda. 

Informasi terkait biaya, tingkat bunga, batas kredit, layanan tambahan, dan hal penting lainnya biasanya dapat ditemukan di website resmi penerbit kartu corporate. Apabila tertarik dengan penawarannya, Anda bisa langsung mendaftar di situs yang sama. 

Persyaratan umum untuk pengajuan kartu biasanya sebagai berikut: 

• Pemohon harus bertempat tinggal atau bekerja di daerah pemasaran penerbit kartu.
• Pemohon harus melampirkan surat rekomendasi dari perusahaan.
• Perusahaan harus telah bekerjasama dengan penerbit kartu untuk penerbitan kartu corporate.

Sementara itu, dokumen yang diperlukan adalah: 

• Perjanjian Kerjasama (PKS)
• Akta Perusahaan
• Anggaran Dasar Perusahaan
• TDP, NPWP, NIB Perusahaan
• NPWP Perusahaan
• Copy Laporan Keuangan Perusahaan (audited/in-house) minimal 3 tahun terakhir dan tahun berjalan dengan kondisi keuangan positif
• Rekening koran operasional 12 bulan terakhir dari bank, kecuali back to back cukup 3 bulan

Kesimpulan

Dengan fitur yang komprehensif, corporate card pastinya memberikan kemudahan pembayaran dan manajemen pengeluaran yang lebih baik.

Sebelum memberikan kartu korporat kepada karyawan, bisnis perlu menetapkan kebijakan pengeluaran terlebih dahulu, sehingga karyawan mengetahui transaksi apa saja yang dapat dibuat menggunakan kartu tersebut.

Salah satu pilihan corporate card yang pembuatannya cepat dan mudah adalah Mekari Limitless Card dari Mekari Expense.

Berbentuk kartu kredit fisik dan virtual, Mekari Limitless Card dapat secara signifikan menyederhanakan manajemen pengeluaran karyawan dan perusahaan.

Mekari Limitless Card terintegrasi langsung dengan Mekari Expense, memungkinkan setiap transaksi tercatat secara otomatis dalam sistem manajemen pengeluaran serta dalam pembukuan keuangan perusahaan.

Dengan demikian, perusahaan mendapatkan visibilitas real-time atas setiap pengeluaran karyawan dan kontrol anggaran menjadi lebih baik jika menggunakan corporate card dari Mekari Expense ini.

Kelola pengeluaran bisnis lebih efektif bersama Mekari Limitless Card dan Mekari Expense sekarang!

Referensi

Ramp. ”Research shows modern corporate cards bolster—not hinder—compliance”