Mekari Insight
- Reimbursement adalah mekanisme penggantian dana pribadi karyawan oleh perusahaan atas pengeluaran yang dilakukan untuk keperluan bisnis, mencakup biaya operasional, perjalanan dinas, hingga kesehatan.
- Proses reimbursement yang baik umumnya perlu 3 syarat, meliputi kebijakan pengeluaran yang jelas, alur persetujuan yang terstruktur, dan bukti transaksi yang lengkap. Tanpa ketiganya, klaim rentan ditolak atau tertunda meski pengeluaran sudah sesuai kebutuhan bisnis.
- Mekari Expense adalah spend management system yang dapat membantu perusahaan mengautomasi seluruh alur reimbursement, dari pengajuan klaim otomatis via OCR dan deteksi anomali dengan Fraud AI Checker.
Proses reimbursement yang masih manual bukan sekadar lambat, ia menyedot kapasitas tim keuangan untuk pekerjaan yang seharusnya bisa dihindari.
McKinsey mencatat bahwa tim finance yang belum bertransformasi digital menghabiskan hingga 80% waktunya untuk pelaporan dan transaksi manual, alih-alih untuk analisis dan pengambilan keputusan strategis.
Sistem reimbursement yang bergantung pada formulir fisik dan verifikasi manual adalah salah satu kontributor terbesar inefisiensi ini.
Expense management software hadir sebagai solusi yang mengotomasi seluruh alur penggantian biaya, dari pengajuan klaim hingga pencairan dana, sehingga tim keuangan bisa fokus pada pekerjaan yang benar-benar bernilai.
Artikel ini membahas prosedur umum sistem reimbursement, kendala yang paling sering muncul, dan langkah konkret untuk mempercepat proses reimburse di perusahaan.
Prosedur Pengajuan Reimbursement
Secara umum, proses reimbursement di perusahaan melibatkan beberapa tahap yang memastikan setiap klaim diajukan, diverifikasi, dan dicairkan sesuai kebijakan yang berlaku.
1. Pengisian formulir pengajuan klaim
Karyawan mengisi formulir pengajuan dengan mencantumkan tanggal, nominal, kategori pengeluaran, dan keterangan tujuan bisnis.
Formulir ini menjadi dokumen dasar yang akan diverifikasi di setiap tahap reimburse yang selanjutnya.
2. Pengumpulan dan pelampiran bukti transaksi
Selain mengisi formulir, karyawan juga melampirkan seluruh bukti transaksi yang relevan, mulai dari kuitansi, struk, faktur, hingga tiket perjalanan.
Kelengkapan dokumen di tahap ini menentukan kelancaran proses klaim reimbursement di tahap selanjutnya.
3. Pengajuan ke atasan langsung untuk verifikasi
Formulir reimbursement beserta bukti transaksi diserahkan ke atasan langsung untuk diverifikasi kesesuaiannya dengan kebijakan pengeluaran perusahaan.
Atasan memastikan pengeluaran yang diajukan sah dan memang diperlukan untuk keperluan bisnis.
4. Pemeriksaan oleh departemen keuangan
Klaim reimbursement yang sudah disetujui atasan diperiksa kembali oleh tim finance untuk memverifikasi kelengkapan dokumen, keakuratan nominal, dan kesesuaian dengan anggaran yang ditetapkan.
5. Persetujuan akhir dan pencairan dana
Setelah seluruh verifikasi selesai, departemen keuangan memproses pencairan dana ke rekening karyawan atau menambahkannya ke dalam gaji bulanan.
Beberapa perusahaan besar menerapkan lapisan persetujuan tambahan untuk pengeluaran berjumlah besar atau yang berada di luar kebijakan standar.
6. Pencatatan ke sistem akuntansi
Seluruh transaksi reimbursement yang sudah dicairkan dicatat ke dalam sistem akuntansi untuk keperluan pelaporan dan audit, sekaligus digunakan untuk menganalisis tren pengeluaran dan perencanaan anggaran ke depan.
Kendala umum yang terjadi saat reimbursement
Meskipun sudah menerapkan tahapan di atas secara terstruktur, kendala masih sangat mungkin terjadi apabila mekanisme penggantian biaya masih berjalan secara manual.
Berikut adalah lima kendala umum yang sering dialami saat melakukan reimbursement manual:
- Proses lambat dan memakan waktu: Pengisian formulir manual, pengumpulan fisik ke tim keuangan, dan verifikasi satu per satu membuat alur kerja terhambat.
- Risiko kesalahan dan kehilangan data: Input manual rentan salah nominal atau kategori, dan formulir fisik berpotensi hilang atau terselip.
- Kontrol dan pengawasan yang lemah: Tanpa sistem terpusat, tim keuangan sulit memantau status klaim secara real-time dan mengidentifikasi klaim yang tertunda.
- Biaya administrasi yang tinggi: Proses manual membutuhkan lebih banyak sumber daya manusia dan waktu, terutama ketika volume klaim sedang tinggi.
- Kurangnya transparansi bagi karyawan: Karyawan tidak bisa memantau status klaim mereka secara langsung, yang sering menimbulkan ketidakpuasan dan kebingungan.
Kelima kendala ini pada dasarnya bersumber dari satu akar masalah yang sama, yakni ketergantungan pada proses manual yang tidak dirancang untuk menangani volume transaksi yang terus bertumbuh.
Cara Mengotomasi Sistem Reimbursement dengan Expense Management Software
Expense management software adalah perangkat lunak yang mengotomasi pencatatan, pengajuan, verifikasi, dan pencairan pengeluaran karyawan secara digital.
Berbeda dengan proses manual yang bergantung pada formulir fisik, aplikasi untuk mempermudah klaim reimbursement ini mengkonsolidasikan seluruh siklus penggantian biaya dalam satu platform.
Dengan expense management software, karyawan bisa mencatat pengeluaran langsung dari perangkat mereka tanpa struk fisik.
Data dari Forrester menunjukkan bahwa expense management software bisa mempercepat sistem reimbursement di perusahaan hingga 2x lipat, dan perusahaan bisa hemat hingga 2280 jam per tahunnya.
Tim keuangan pun dapat menghemat waktu untuk verifikasi dokumen dan manajemen juga mendapatkan visibilitas real-time atas seluruh pengeluaran perusahaan.
Berikut lima langkah untuk mengotomasi sistem reimbursement perusahaan Anda secara optimal:
1. Pilih expense management software yang tepat
Mulailah dengan mengevaluasi platform berdasarkan kebutuhan operasional perusahaan, termasuk fitur-fitur yang ditawarkan. Beberapa kriteria yang perlu diperhatikan saat memilih:
- Kemudahan penggunaan: Platform tersedia di web dan mobile sehingga karyawan bisa mengajukan klaim kapan saja dan dari mana saja.
- Fitur OCR: Software mampu membaca dan mengekstrak data dari struk atau faktur secara otomatis tanpa input manual.
- Approval workflow: Tersedia pengaturan alur persetujuan bertingkat yang dapat disesuaikan dengan struktur organisasi perusahaan.
- Kebijakan pengeluaran digital: Software dapat menyimpan dan menegakkan kebijakan pengeluaran secara otomatis, termasuk menandai klaim yang tidak sesuai.
- Integrasi akuntansi: Platform terhubung langsung dengan software akuntansi yang sudah digunakan untuk rekonsiliasi jurnal reimbursement tanpa duplikasi data.
- Kartu korporat terintegrasi: Tersedia opsi corporate card yang tersinkronisasi dengan dashboard pengeluaran secara real-time.
- Deteksi anomali berbasis AI: Software mampu menganalisa setiap klaim secara otomatis dan mengidentifikasi transaksi mencurigakan sebelum melewati proses approval.
Semakin banyak kriteria yang terpenuhi dalam satu platform, semakin kecil kebutuhan untuk menggunakan beberapa tools terpisah yang justru menambah kompleksitas pengelolaan.
2. Otomasi input dengan fitur OCR
Fitur OCR (Optical Character Recognition) membaca dan mengekstrak data dari struk atau faktur yang diunggah secara otomatis, mencakup tanggal transaksi, nominal, nama vendor, dan deskripsi pengeluaran.
Karyawan cukup mengunggah foto struk atau file PDF dari smartphone, lalu memverifikasi data yang sudah terisi sebelum submit, tanpa perlu mengetik secara manual.
Pastikan software yang dipilih mendukung format file yang umum digunakan seperti PDF, PNG, dan JPG, serta memiliki akurasi ekstraksi yang tinggi untuk meminimalkan koreksi manual.
Baca Juga: 4 Langkah Expense Reporting Otomatis dengan Teknologi OCR3. Unggah kebijakan pengeluaran perusahaan
Tetapkan batas anggaran, kategori biaya yang dapat diklaim, dan dokumen pendukung yang dibutuhkan untuk setiap jenis klaim.
Aplikasi manajemen pengeluaran yang baik dapat menyimpan kebijakan ini secara digital dan menerapkannya secara otomatis, sehingga transaksi yang tidak sesuai langsung ditandai tanpa perlu pengawasan manual dari tim keuangan.
4. Integrasikan kartu korporat
Jika perusahaan menggunakan kartu pengeluaran, pastikan aplikasi dapat terintegrasi sehingga setiap transaksi tercatat dan terkategori secara otomatis.
Integrasi ini menghilangkan kebutuhan input manual untuk pengeluaran berbasis kartu dan memungkinkan pemantauan real-time melalui satu dashboard terpusat.
Agar lebih sederhana, Anda juga dapat memilih expense management software yang juga menyediakan corporate card, sehingga Anda tidak perlu mengintegrasikannya secara manual dan dapat hanya menghubungi satu pihak saja saat terjadi masalah.
Baca Juga: 7 Alternatif Ramp untuk Spend Management & Corporate Card5. Terapkan approval workflow dengan deteksi anomali berbasis AI
Atur alur persetujuan berdasarkan departemen, jabatan, atau nominal pengeluaran agar setiap klaim melewati jalur yang benar.
Expense management software dengan kapabilitas AI yang baik tidak hanya mengotomasi alur persetujuan, tetapi juga menganalisa setiap klaim secara otomatis dan menghasilkan risk score beserta penjelasan yang dapat ditindaklanjuti oleh approver.
Deteksi yang idealnya dimiliki mencakup identifikasi nominal yang menyimpang dari pola historis, pengecekan kesesuaian vendor dengan kategori pengeluaran, serta pendeteksian pengajuan kembar dalam rentang waktu tertentu.
Tak hanya itu, hasil deteksi juga sebaiknya dikategorikan dalam level risiko yang jelas sehingga approver dapat mengambil keputusan berdasarkan data, bukan intuisi semata.
Investasi pada kontrol ini terbukti signifikan. ACFE mencatat bahwa organisasi yang menerapkan analitik data secara proaktif sebagai kontrol anti-fraud mengalami kerugian akibat kecurangan lebih rendah 50% dibanding yang tidak.
6. Sinkronkan dengan sistem akuntansi
Integrasikan expense management software yang sudah Anda pilih dengan software akuntansi untuk mengotomasi rekonsiliasi jurnal reimbursement secara langsung. Sinkronisasi yang baik memberikan beberapa manfaat sekaligus:
- Eliminasi duplikasi input: Data pengeluaran yang sudah disetujui mengalir otomatis ke sistem akuntansi tanpa perlu diinput ulang oleh tim keuangan.
- Akurasi laporan keuangan: Setiap klaim yang dicairkan langsung tercermin dalam pencatatan, sehingga laporan keuangan selalu mencerminkan kondisi aktual.
- Rekonsiliasi lebih cepat: Proses pencocokan data antara sistem pengeluaran dan buku besar tidak lagi bergantung pada pengecekan manual satu per satu.
Integrasi ini menjadi langkah penutup yang mengikat seluruh siklus reimbursement — dari pengajuan klaim hingga pencatatan keuangan — dalam satu alur yang terhubung dan minim intervensi manual.
Sederhanakan Sistem Reimbursement Perusahaan Anda dengan Mekari Expense
Mekari Expense adalah spend management software yang dirancang untuk mengelola seluruh siklus pengeluaran perusahaan dalam satu platform.
Sebagai solusi yang cakupannya lebih luas dari expense management software, Mekari Expense hadir dengan fitur Reimbursement yang memungkinkan karyawan mengajukan klaim secara digital tanpa formulir fisik, dengan alur persetujuan terstruktur dan pemantauan status klaim secara real-time oleh tim keuangan.
Beberapa fitur utama yang mendukung proses reimbursement di Mekari Expense:
- OCR Expense Management otomatis dengan AI: Mengekstrak tanggal, nominal, nama vendor, dan deskripsi dari struk atau faktur yang diunggah, sehingga karyawan hanya perlu memverifikasi sebelum submit.
- Approval workflow bertingkat: Alur persetujuan dapat dikonfigurasi berdasarkan departemen, jabatan, atau nominal pengeluaran sesuai struktur organisasi.
- Kebijakan pengeluaran digital: Batas anggaran dan kategori klaim ditetapkan dalam sistem dan ditegakkan secara otomatis tanpa pengawasan manual.
- Mekari Limitless Card: Menerbitkan corporate card, baik dalam bentuk virtual credit card maupun kartu debit fisik untuk mencatat setiap transaksi melalui kartu dan mengelompokkannya secara otomatis.
- Fraud AI Checker: Menganalisa setiap klaim secara otomatis dan menghasilkan risk score beserta penjelasan untuk approver dengan dukungan AI dari Mekari Airene. Tiga kategori deteksi yang dijalankan:
- Unusual amount detection — nominal yang menyimpang dari pola historis per kategori atau vendor
- Unusual vendor detection — ketidaksesuaian antara nama vendor dan kategori pengeluaran
- Duplicate transaction detection — pengajuan kembar atau hampir identik dalam rentang tujuh hari terakhir
Lebih dari itu, Mekari Expense juga merupakan bagian dari ekosistem software terpadu Mekari yang terhubung dengan Mekari Jurnal, sehingga setiap klaim reimbursement yang disetujui tersinkronisasi otomatis ke pencatatan akuntansi tanpa input ulang dari tim finance.
Tunggu apa lagi? Sederhanakan proses pengajuan dan pengelolaan reimbursement di perusahaan Anda bersama Reimbursement dari Mekari Expense sekarang!
