Panduan Lengkap Persiapan Perjalanan Bisnis Tanpa Repot

Perjalanan bisnis yang produktif dan pengalaman bepergian yang lancar tentunya bergantung pada perencanaan perjalanan bisnis yang matang. 

Tidak hanya akan menghemat waktu dan pengeluaran, Anda juga bisa meminimalkan stres dan memanfaatkan lebih banyak kesempatan. 

Apa saja yang perlu dipersiapkan untuk perjalanan bisnis? Baca lebih lanjut. 

Tips perencanaan perjalanan bisnis

Dengan mengikuti langkah-langkah ini, Anda dapat membuat perjalanan bisnis Anda menjadi pengalaman yang terorganisir dan produktif.

1. Buat rencana perjalanan

Cari tahu segala hal terkait tujuan Anda. Buat catatan terperinci mulai dari keberangkatan, waktu tempuh perjalanan, jadwal pertemuan, dan segala kegiatan lain yang direncanakan. Dengan ini, Anda jadi bisa memperkirakan waktu yang sesuai untuk setiap kegiatan — menghindari terburu-buru dan kelelahan. 

Untuk transportasi dan akomodasi, Anda bisa mempertimbangkan pilihan berdasarkan anggaran yang ditetapkan. Perhatikan juga jaraknya dengan lokasi aktivitas bisnis, serta pastikan fasilitas yang diberikan cukup memadai untuk bekerja. 

Bila mengunjungi daerah atau negara yang belum pernah dikunjungi sebelumnya, ada baiknya untuk mempelajari terlebih dahulu terkait budaya mereka — agar lebih mudah beradaptasi serta memperlancar aktivitas bisnis yang dilakukan. 

2. Siapkan dokumen perjalanan

Jangan lupa untuk mengecek persyaratan dokumen yang diperlukan apabila bepergian ke luar negeri. Pastikan paspor Anda masih berlaku selama perjalanan, dan persyaratan visa yang diperlukan terpenuhi. 

Agar tidak tercecer, sebaiknya simpan salinan tiket transportasi dan konfirmasi hotel — baik elektronik maupun fisik, dalam satu tempat. Penting juga untuk membawa surat tugas dari perusahaan yang menjelaskan tujuan perjalanan Anda, terutama ketika bepergian ke luar negeri. 

3. Pilih pakaian dan perlengkapan

Riset dahulu cuaca destinasi yang akan Anda kunjungi, jangan sampai membawa pakaian yang terlalu tebal untuk cuaca panas, maupun sebaliknya. Ada baiknya juga untuk membawa pakaian yang netral, alias mudah dipadu padankan. 

Kebutuhan lain seperti perlengkapan mandi dan obat-obatan tidak boleh tertinggal, namun bawalah dalam ukuran travel size agar tidak memberatkan. 

Karena tidak semua lokasi memiliki stop kontak, atau bentuknya kadang berbeda-beda, Anda dapat membawa adaptor universal serta powerbank — memastikan perangkat kerja Anda berfungsi dengan baik di mana pun Anda berada. 

4. Atur keuangan

Hitung perkiraan biaya perjalanan dinas untuk penerbangan, akomodasi, makanan, transportasi, dan pengeluaran tambahan. Dengan menghitung biaya per kategori, Anda bisa mengidentifikasi area mana saja yang dapat dihemat. 

Bawa alat pembayaran yang Anda sukai (kartu kredit, kartu debit, uang tunai) berdasarkan pertimbangan keamanan, biaya transaksi, dan potensi nilai tukar asing. Teliti kurs mata uang dan pertimbangkan menukar sebagian mata uang untuk digunakan secara lokal sebelum keberangkatan, terutama jika bepergian ke negara dengan penerimaan kartu kredit terbatas.

Baca Juga: Virtual Credit Card Adalah: Pengertian, Manfaat, Tips Penggunaan

5. Pelajari budaya dan karakteristik klien

Anda dapat mempelajari budaya, etika bisnis, dan norma sosial di lokasi klien Anda. Hal ini menunjukkan rasa hormat dan membantu menghindari berbagai kesalahpahaman saat berkomunikasi. Pertemuan bisnis jadi lebih lancar karena proses komunikasinya sudah disesuaikan. 

Baca Juga: 3 Alasan Pentingnya Komunikasi Bisnis Lintas Budaya, Wajib Tahu!

6. Menjaga kesehatan

Tidur cukup sebelum dan selama perjalanan. Lelah di perjalanan dapat mengganggu kinerja Anda. Jangan lupa untuk selalu minum banyak air, agar terhindar dari dehidrasi dan penyakit lainnya. 

Supaya tetap fokus dan berenergi, sebaiknya tetap biasakan gaya hidup sehat — makan makanan bergizi serta olahraga ringan seperti jalan santai atau peregangan. 

7. Menginstal aplikasi perjalanan

Instal beberapa aplikasi travel untuk membandingkan harga termurah untuk transportasi dan akomodasi. Dengan aplikasi online, Anda juga semakin mudah untuk melakukan reservasi. Selain itu, Anda juga bisa mengunduh aplikasi terjemahan, berjaga-jaga apabila akan ada kesulitan berkomunikasi dengan penduduk setempat. 

Aplikasi peta atau navigasi online juga tidak kalah penting — walaupun belum familiar dengan destinasinya, Anda tetap bisa sampai di tempat tujuan tepat waktu. Terakhir, Anda juga bisa pertimbangkan aplikasi pengiriman makanan, untuk memesan makanan ketika tidak punya banyak waktu untuk menjelajahi area sekitar. 

8. Menyiapkan mental

Perjalanan bisnis bisa saja berubah-ubah di luar dugaan. Tetap fleksibel untuk menyesuaikan jadwal Anda sesuai kebutuhan, namun pastikan bahwa tujuan utama perjalanan bisnis Anda jelas dan selalu diikuti. 

Tidak ada salahnya untuk sesekali menghubungi keluarga di rumah dan rekan kerja, untuk menjaga agar mood kerja tetap baik. 

Kesimpulannya, perencanaan perjalanan bisnis yang baik adalah dasar dari perjalanan bisnis yang sukses. Dengan merencanakan itinerari, mengelola keuangan, dan memahami budaya destinasi, Anda dapat meminimalkan stres dan memaksimalkan efisiensi perjalanan Anda. 

Namun, perlu diingat bahwa rencana terbaik pun bisa menghadapi hambatan. Selalu siapkan mental untuk setiap situasi yang tidak terduga. 

Mekari Expense, bantu kelola perjalanan bisnis jadi lebih efektif

Optimalkan perjalanan bisnis Anda dengan fitur Business Trip dari Mekari Expense. Karyawan bisa mengajukan reimbursement biaya perjalanan bisnis dengan rincian lengkap, dan proses persetujuan serta pengembalian dana bisa disesuaikan dengan aturan perusahaan. 

Untuk pembelian tiket, pemesanan kamar hotel, hingga memesan transportasi selama perjalanan akan lebih mudah dilakukan secara online. Anda dapat menggunakan kartu kredit virtual dari Mekari Expense. 

Kartu virtual ini didukung oleh Mastercard, sehingga dapat digunakan secara global. Selain itu, Anda juga bisa menerbitkan sebanyak apa pun kartu, untuk transaksi yang berbeda-beda. Mekari Expense membuat perjalanan bisnis Anda menjadi lebih efisien dan bebas hambatan. Coba sekarang.