Home / Blog / Business & Economy

Apa Itu Perjalanan Bisnis? Pengertian dan Manfaatnya

apa itu perjalanan bisnis
Daftar isi
Mode

Pasca pandemi usai, banyak pebisnis kembali merasakan urgensi pertemuan tatap muka untuk menciptakan hubungan kuat dengan rekan dan klien mereka yang jauh. 

Data dari Zippia mengungkapkan, perusahaan mengeluarkan lebih dari $111,7 miliar setiap tahunnya di Amerika Serikat untuk perjalanan bisnis. Perjalanan bisnis bukan hanya sekadar perjalanan; namun juga pintu untuk membuka peluang baru, mendorong pertumbuhan, dan meningkatkan produktivitas tim. 

Artikel ini akan membahas langkah-langkah penting untuk merencanakan perjalanan bisnis yang sukses, yang memainkan peran penting dalam kesuksesan bisnis Anda. 

Pengertian perjalanan bisnis 

Perjalanan bisnis adalah perjalanan yang dilakukan oleh representatif perusahaan terkait dengan kepentingan bisnis. Ini tidak termasuk perjalanan harian, apalagi outing, liburan, atau perjalanan pribadi lainnya. 

Contoh perjalanan bisnis meliputi: 

  • Konferensi dan pameran bisnis 
  • Kunjungan ke pemasok dan klien 
  • Riset lokasi atau area bisnis tertentu
  • Kunjungan ke kantor cabang perushaan
  • Diskusi atau rapat terkait kesepakatan bisnis

Manfaat perjalanan bisnis 

Bukan hanya sekadar jalan-jalan, ada beberapa aspek utama yang menjadikan business trip sebagai investasi bagi kesuksesan perusahaan. 

1. Mengidentifikasi tujuan

Landasan dari perjalanan bisnis yang sukses adalah mengidentifikasi tujuan utamanya dulu. Ini bisa bervariasi mulai dari pertemuan dengan klien, konferensi industri, kegiatan pengembangan tim, dll. 

Tidak hanya akan mempermudah proses perencanaan, tapi Anda juga bisa memastikan bahwa perjalanannya bersifat produktif. Bahkan, dengan tujuan yang jelas, perusahaan juga dapat merancang anggaran perjalanan yang lebih hemat. 

2. Meningkatkan koneksi

meningkatkan koneksi dan relasi bisnis

Perjalanan bisnis adalah saluran untuk memperluas jaringan profesional dan membentuk kemitraan bisnis baru. Sebelum memulai perjalanan, ada baiknya untuk mengidentifikasi tokoh penting, thought leaders, serta partner bisnis potensial di daerah tersebut dan terhubung dengan mereka melalui media sosial. 

Peluang untuk berinteraksi dengan tokoh kunci dalam industri ini bisa memberikan manfaat, karena mereka memiliki potensi untuk mengenalkan Anda kepada orang-orang yang dapat memberikan dukungan dalam mencapai tujuan Anda.

3. Meningkatkan produktivitas

Pertemuan tatap muka dapat mendorong kolaborasi intensif, menghasilkan ide dan solusi yang inovatif. Produktivitas tim meningkat, sehingga berdampak pada keuntungan perusahaan. 

Setiap dolar yang diinvestasikan dalam perjalanan bisnis, pendapatan perusahaan bisa meningkat sebesar $12,50 dan $3,80 laba baru. 

Dilansir dari Studi dari Oxford Economics

Lebih dari itu, enam dari sepuluh pelaku bisnis merasa lebih kreatif dan produktif saat melakukan perjalanan bisnis. Ketika anggota tim bepergian bersama, mereka memiliki kesempatan untuk saling mengenal lebih dekat dan membangun hubungan yang lebih kuat. 

Merencanakan perjalanan bisnis 

Supaya perjalanan bisnis berjalan dengan maksimal dan sesuai dengan tujuan yang diharapkan, penting untuk merencanakannya sejak awal. 

1. Menyusun anggaran

Menyiapkan anggaran yang realistis adalah langkah krusial. Perhitungkan berbagai biaya seperti transportasi, akomodasi, konsumsi, visa, dll. Untuk memulainya, Anda bisa melihat laporan perjalanan bisnis sebelumnya dan menghitung rata-rata biaya setiap pengeluaran. 

Penting juga untuk mempertimbangkan kebutuhan berbeda dari berbagai tim saat mengalokasikan anggaran. Misalnya, tim sales lebih sering melakukan perjalanan bisnis dibandingkan tim lain. Dengan gambaran berapa banyak yang harus dialokasikan, Anda bisa memutuskan pengeluaran apa saja yang nantinya dapat diklaim oleh karyawan. 

Penting

Fitur Business Trip di Mekari Expense memudahkan perencanaan dan pelaporan biaya perjalanan bisnis. Anda bisa mengatur dan melacak pengeluaran secara cepat, memastikan manajemen biaya perjalanan yang efisien. Buktikan sendiri dengan coba gratis Mekari Expense sekarang!

2. Memilih destinasi

Anda sudah menentukan tujuan pada tahap sebelumnya. Sekarang, saatnya untuk mengevaluasi berbagai destinasi, apakah relevan dan mendukung tujuan perjalanan yang sudah dipilih? Cari tempat di mana Anda dapat membangun banyak jaringan, serta memberikan ROI (Return on Investment) tertinggi. 

Teliti implikasi biaya yang terkait dengan setiap destinasi. Pertimbangkan pengeluaran seperti akomodasi, transportasi, makanan, dan biaya tambahan lainnya. Pastikan bahwa destinasi yang dipilih sesuai dengan parameter keuangan yang ditetapkan oleh organisasi Anda. 

3. Rencana transportasi

Penting untuk memilih transportasi yang efisien, hemat waktu dan biaya, namun tetap nyaman. Pertimbangkan seluruh perjalanan dari hari pertama sampai terakhir, dan seimbangkan antara waktu dengan biaya dan tingkat kenyamanan. 

Anda bisa menggunakan berbagai situs travel untuk membandingkan penawaran harga. Perhatikan juga detail kecil, misalnya, pesawat mana yang menyediakan Wi-Fi, supaya Anda bisa bekerja dalam perjalanan. Atau, tentukan juga apakah berangkat sehari lebih awal dapat mempersiapkan kondisi tim yang lebih maksimal saat bertemu klien. 

Tips untuk perjalanan bisnis yang lancar

Semua perencanaan sudah selesai, saatnya berangkat! Berikut adalah beberapa tips yang bisa Anda lakukan untuk memastikan semuanya berjalan lancar. 

1. Packing pintar

tips packing pintar untuk perjalanan bisnis

Buat daftar barang yang Anda bawa bepergian, mempermudah saat mengecek kembali sebelum pulang. Pilih pakaian yang serbaguna, tahan kusut, dan sesuai dengan cuaca dan budaya destinasi Anda. Untuk elektronik dan alat kerja, letakkan di tas terpisah yang lebih kecil, supaya bisa diakses selama perjalanan. 

Bila menggunakan pesawat, ada baiknya untuk menimbang tas Anda sebelum berangkat. Hal ini untuk memastikan bahwa Anda memenuhi persyaratan berat bagasi maskapai. Sehingga, Anda bisa menghindari biaya tambahan atau mengemas ulang di bandara. 

2. Manajemen waktu

Untuk mengelola waktu Anda secara efektif, Anda sebaiknya membuat jadwal rinci yang mencakup pertemuan, janji, waktu perjalanan, dan rekreasi (bila ada). Sediakan waktu tambahan untuk mengantisipasi kemacetan atau keadaan darurat lainnya. 

Selama perjalanan, Anda bisa mengerjakan pekerjaan untuk memanfaatkan waktu. Prioritaskan tugas Anda berdasarkan urgensi dan pentingnya. Fokus pada yang paling kritis dan menantang terlebih dahulu, dan delegasikan atau tunda yang kurang penting. 

3. Komunikasi efektif

Komunikasi efektif sangat penting untuk perjalanan bisnis yang lancar, karena membantu Anda membangun kepercayaan dengan rekan kerja, klien, dan mitra. Ini juga membantu menghindari kesalahpahaman yang dapat mempengaruhi hubungan dan kualitas kerja Anda.

Ketika sampai, biasanya tim akan berpencar untuk bertemu klien yang berbeda. Anda bisa memanfaatkan komunikasi asinkron, sehingga seluruh anggota tim dapat memberikan update terkait pekerjaan mereka dengan lebih jelas. Tetapkan aturan untuk komunikasi dengan tim Anda, misalnya kapan mereka harus memberikan update dan feedback. 

Memaksimalkan hasil dari business trip 

Penting untuk mengevaluasi hasil perjalanan bisnis, untuk menggunakan hasilnya sebagai acuan untuk perjalanan berikutnya. 

1. Evaluasi dan pembelajaran

Lakukan analisis terhadap hasil yang telah dicapai selama perjalanan bisnis. Apakah sudah sesuai dengan tujuan yang ditetapkan? Apakah biaya yang dikeluarkan selaras dengan keuntungan yang dihasilkan? 

Selain itu, aspek keuangan dari perjalanan bisnis juga tidak boleh ketinggalan. Harus ada laporan rinci terkait pengeluaran selama perjalanan, sehingga ke depannya, Anda dapat melakukan perencanaan anggaran yang lebih efektif. 

2. Rencana selanjutnya

Untuk menjaga hubungan baik dengan klien atau mitra yang ditemui selama perjalanan bisnis, pastikan untuk menghubungi mereka kembali—sekadar mengucapkan terima kasih atau membuat janji temu di kemudian hari. 

Kumpulkan tagihan dan struk selama perjalanan. Buat laporan yang merincikan pengeluaran, sehingga Anda bisa memeriksa setiap pengeluaran dengan lebih jelas dan proses reimbursement jadi lebih mudah. 

Perjalanan bisnis semakin lancar dengan Mekari Expense

Fitur Business Trip dari Mekari Expense

Dengan fitur Business Trip dari Mekari Expense, pengelolaan perjalanan bisnis Anda semakin mudah dan cepat. Ini beberapa keuntungannya: 

1. Pengajuan mandiri secara online

Kini, karyawan dapat mengajukan perjalanan bisnis mereka dengan mudah melalui aplikasi. Lengkap dengan detail penting seperti tujuan, jenis pengeluaran, dan anggaran yang diperlukan. Lebih cepat dan efisien, bukan? 

2. Proses otomatis anti ribet

Anda bisa mengatur kebijakan perjalanan, limit anggaran, serta alur persetujuan khusus dengan mudah di awal. Sehingga, proses selanjutnya akan dijalankan secara otomatis dan akurat, sesuai dengan ketentuan yang sudah ditetapkan. 

3. Pelaporan yang jelas dan akurat

Tidak perlu khawatir dengan risiko human error. Fitur pelaporan otomatis akan mengumpulkan dan menyusun data perjalanan dengan akurat. 

Saatnya meninggalkan tumpukan kertas dan proses manual yang lambat. Mekari Expense memastikan setiap detail pengeluaran perjalanan bisnis tercatat dengan akurat dan transparan, mengurangi risiko human error dan meningkatkan akuntabilitas. Coba Mekari Expense sekarang juga!

Referensi

Reuters. ‘’Business travel can help bottom line: study’’
Zippia. ‘’Essential Business Travel Statistics’’

Topik:
Keluar

WhatsApp WhatsApp kami