Apa Itu Perjalanan Bisnis? Pengertian dan Manfaatnya

Data dari Zippia mengungkapkan, perusahaan mengeluarkan lebih dari $111,7 miliar setiap tahunnya di Amerika Serikat untuk perjalanan bisnis. Perjalanan bisnis bukan hanya sekadar perjalanan; namun juga pintu untuk membuka peluang baru, mendorong pertumbuhan, dan meningkatkan produktivitas tim. 

Artikel Mekari ini akan membahas langkah-langkah penting untuk merencanakan perjalanan bisnis yang sukses, yang memainkan peran penting dalam kesuksesan bisnis Anda. 

Pengertian perjalanan bisnis 

Perjalanan bisnis adalah perjalanan yang dilakukan oleh representatif perusahaan terkait dengan kepentingan bisnis. Ini tidak termasuk perjalanan harian, apalagi outing, liburan, atau perjalanan pribadi lainnya. 

Contoh perjalanan bisnis meliputi: 

• Konferensi dan pameran bisnis 
• Kunjungan ke pemasok dan klien 
• Riset lokasi atau area bisnis tertentu
• Kunjungan ke kantor cabang perusahaan
• Diskusi atau rapat terkait kesepakatan bisnis

Manfaat perjalanan bisnis 

Bukan hanya sekadar jalan-jalan, ada beberapa aspek utama yang menjadikan business trip sebagai investasi bagi kesuksesan perusahaan. 

1. Mengidentifikasi tujuan

Landasan dari perjalanan bisnis yang sukses adalah mengidentifikasi tujuan utamanya dulu. Ini bisa bervariasi mulai dari pertemuan dengan klien, konferensi industri, hingga kegiatan pengembangan tim. 

Menentukan tujuan tidak hanya akan mempermudah proses perencanaan, tapi Anda juga bisa memastikan bahwa perjalanannya bersifat produktif. Bahkan, dengan tujuan yang jelas, perusahaan juga dapat merancang anggaran perjalanan yang lebih hemat. 

2. Meningkatkan koneksi

Perjalanan bisnis adalah saluran untuk memperluas jaringan profesional dan membentuk kemitraan bisnis baru. Sebelum memulai perjalanan, ada baiknya untuk mengidentifikasi tokoh penting, thought leaders, serta partner bisnis potensial di daerah tersebut dan terhubung dengan mereka melalui media sosial. 

Peluang untuk berinteraksi dengan tokoh kunci dalam industri ini bisa memberikan manfaat, karena mereka memiliki potensi untuk mengenalkan Anda kepada orang-orang yang dapat memberikan dukungan dalam mencapai tujuan Anda.

3. Meningkatkan produktivitas

Pertemuan tatap muka dapat mendorong kolaborasi intensif, menghasilkan ide dan solusi yang inovatif. Produktivitas tim meningkat, sehingga berdampak pada keuntungan perusahaan. 

Lebih dari itu, enam dari sepuluh pelaku bisnis merasa lebih kreatif dan produktif saat melakukan perjalanan bisnis. Ketika anggota tim bepergian bersama, mereka memiliki kesempatan untuk saling mengenal lebih dekat dan membangun hubungan yang lebih kuat. 

Menyusun anggaran perjalanan bisnis

Merencanakan anggaran perjalanan dinas adalah langkah penting untuk memastikan efisiensi biaya sekaligus mematuhi kebijakan perusahaan. 

Perusahaan biasanya memiliki kebijakan yang jelas tentang pengeluaran mana saja yang dapat diganti dan yang tidak, serta batas reimbursement. Berikut ini adalah daftar biaya yang dapat di-reimburse, sehingga dapat masuk ke rencana anggaran perusahaan. 

1. Biaya transportasi

Transportasi adalah komponen utama dalam perjalanan bisnis, mencakup biaya pesawat, taksi, bahan bakar, atau parkir. Beberapa tips penting:

• Gunakan maskapai berbiaya rendah untuk efisiensi anggaran, tanpa mengorbankan kenyamanan perjalanan.
• Perhitungkan biaya tambahan, seperti taksi ke tempat meeting atau lokasi lain yang ditentukan perusahaan.
• Jika menggunakan kendaraan pribadi, anggarkan biaya bahan bakar dan parkir. Biaya ini biasanya termasuk dalam pengeluaran yang dapat direimburse, namun harus sesuai dengan batas yang ditetapkan perusahaan.

2. Biaya penginapan

Pilih hotel atau penginapan yang sudah bekerja sama dengan perusahaan. Keuntungannya:

• Harga lebih hemat dibandingkan penginapan lainnya.
• Kualitas layanan dan kenyamanan sudah terjamin.
• Biaya penginapan umumnya dapat direimburse jika sesuai dengan kebijakan perusahaan.

3. Biaya makan

Anggaran makan biasanya ditanggung perusahaan dengan alokasi tertentu per hari, meliputi sarapan, makan siang, dan makan malam. Beberapa poin penting:

• Biaya untuk camilan atau makanan tambahan di luar alokasi akan menjadi tanggung jawab pribadi (tidak dapat di-reimburse). 
• Karyawan diharapkan mengoptimalkan jatah makan untuk menghindari pengeluaran pribadi yang tidak perlu.

4. Biaya tambahan

Ada biaya tak terduga yang perlu diantisipasi selama perjalanan bisnis, seperti:

• Perbaikan kendaraan, misalnya mengganti ban kempes.
• Biaya transportasi umum, laundry, atau perpanjangan penginapan.

Biaya tambahan ini bisa di-reimburse jika sesuai kebijakan perusahaan, sehingga penting untuk menyimpan bukti pembayaran.

Perlu dicatat bahwa ada beberapa pengeluaran yang biasanya tidak dapat di-reimburse dan menjadi tanggung jawab pribadi karyawan, seperti: 

• Barang pribadi yang hilang atau habis.
• Oleh-oleh untuk keluarga atau rekan kerja.
• Pengeluaran untuk pasangan atau pendamping karyawan.
• Hiburan di luar kebijakan perusahaan.
• Denda akibat kelalaian pribadi.

Baca Juga: Panduan Lengkap Persiapan Perjalanan Bisnis Tanpa Repot

Memaksimalkan hasil dari business trip 

Penting untuk mengevaluasi hasil perjalanan bisnis, untuk menggunakan hasilnya sebagai acuan untuk perjalanan berikutnya. 

1. Evaluasi dan pembelajaran

Lakukan analisis terhadap hasil yang telah dicapai selama perjalanan bisnis. Apakah sudah sesuai dengan tujuan yang ditetapkan? Apakah biaya yang dikeluarkan selaras dengan keuntungan yang dihasilkan? 

Selain itu, aspek keuangan dari perjalanan bisnis juga tidak boleh ketinggalan. Harus ada laporan rinci terkait pengeluaran selama perjalanan, sehingga ke depannya, Anda dapat melakukan perencanaan anggaran yang lebih efektif. 

2. Rencana selanjutnya

Untuk menjaga hubungan baik dengan klien atau mitra yang ditemui selama perjalanan bisnis, pastikan untuk menghubungi mereka kembali—sekadar mengucapkan terima kasih atau membuat janji temu di kemudian hari. 

Kumpulkan tagihan dan struk selama perjalanan. Buat laporan yang merincikan pengeluaran, sehingga Anda bisa memeriksa setiap pengeluaran dengan lebih jelas dan proses reimbursement jadi lebih mudah. 

Perjalanan bisnis semakin lancar dengan Mekari Expense

Dengan fitur Business Trip dari Mekari Expense, pengelolaan perjalanan bisnis Anda semakin mudah dan cepat. Ini beberapa keuntungannya: 

1. Pengajuan mandiri secara online

Kini, karyawan dapat mengajukan perjalanan bisnis mereka dengan mudah melalui aplikasi. Lengkap dengan detail penting seperti tujuan, jenis pengeluaran, dan anggaran yang diperlukan. Lebih cepat dan efisien, bukan? 

2. Proses otomatis anti ribet

Anda bisa mengatur kebijakan perjalanan, limit anggaran, serta alur persetujuan khusus dengan mudah di awal. Sehingga, proses selanjutnya akan dijalankan secara otomatis dan akurat, sesuai dengan ketentuan yang sudah ditetapkan. 

3. Pelaporan yang jelas dan akurat

Tidak perlu khawatir dengan risiko human error. Fitur pelaporan otomatis akan mengumpulkan dan menyusun data perjalanan dengan akurat. 

Saatnya meninggalkan tumpukan kertas dan proses manual yang lambat. Mekari Expense memastikan setiap detail pengeluaran perjalanan bisnis tercatat dengan akurat dan transparan, mengurangi risiko human error dan meningkatkan akuntabilitas. Coba Mekari Expense sekarang juga!

Referensi

Reuters. ‘’Business travel can help bottom line: study’’
Zippia. ‘’Essential Business Travel Statistics’’