7 Software Manajemen Pengeluaran, Fitur, dan Cara Memilih

Memproses dan memantau pengeluaran bisnis seperti biaya operasional, pengadaan barang dan jasa, serta perjalanan dinas merupakan tantangan bagi banyak perusahaan.

83% Karyawan yang melakukan perjalanan dinas kesulitan merekonsiliasi pengeluaran perjalanan mereka, sementara 24% mengatakan tidak memiliki waktu untuk mengajukan klaim. – Business Travel News Europe

Oleh karena itu, manajemen pengeluaran yang efisien adalah kunci untuk menyederhanakan proses pengelolaan biaya dalam sebuah perusahaan dan meminimalkan pemborosan.

Manajemen pengeluaran sendiri adalah proses sistematis untuk mengatur dan mengoptimalkan keuangan perusahaan.

Aktivitasnya meliputi perencanaan dan alokasi anggaran, penyusunan alur persetujuan dan penegakan kebijakan, pelacakan pengeluaran, dan pengendalian biaya melalui data real-time.

Proses expense management ini penting untuk meningkatkan profitabilitas, menghemat dan meningkatkan efisiensi biaya operasional, memastikan akuntabilitas, transparansi, dan kepatuhan, serta meminimalkan risiko keuangan.

Untuk menjalankannya dengan lebih efisien, Anda dapat memanfaatkan software manajemen pengeluaran.

Akan tetapi, penting untuk memilih aplikasi expense management yang tepat dan sesuai kebutuhan perusahaan Anda.

Oleh karena itu, kami telah merangkum 7 rekomendasi software manajemen pengeluaran, fitur penting di dalamnya, serta cara memilih yang paling sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda.

1. Mekari Expense

Mekari Expense dirancang untuk menyederhanakan seluruh proses pengelolaan biaya operasional, mulai dari perjalanan bisnis hingga tagihan rutin. 

Dengan software manajemen pengeluaran ini, tim keuangan dapat memantau alokasi anggaran, mengautomasi reimbursement, dan mengintegrasikan sistem dengan software akuntansi dalam satu platform.

Mekari Expense menawarkan berbagai fitur, antara lain: 

• Procurement: Kelola dan pantau permintaan pembelian (PO), persetujuan, dan kinerja vendor dengan lebih efisien secara real-time dari satu sistem.
• Virtual credit card (VCC): Berdayakan karyawan untuk berbelanja online dengan Mekari Limitless Card, kartu kredit virtual yang aman. 
• Perjalanan bisnis: Mudahkan pengelolaan pengeluaran perjalanan bisnis karyawan dengan sistem yang efisien.  
• Budget allocation: Atur alokasi anggaran perusahaan secara tepat.
• Integrasi Mekari Jurnal: Sinkronkan semua pengeluaran bisnis dengan software akuntansi untuk manajemen keuangan yang lebih efisien.
• Bills: Kelola semua tagihan bisnis Anda dengan lebih mudah dan terorganisir.
• Capture Invoice dan ekstraksi data otomatis: Mekari Expense memiliki teknologi OCR dengan AI yang memungkinkan Anda mengekstrak seluruh data faktur dan mengelompokkannya secara otomatis.
• Custom approval flow: Atur alur persetujuan secara kustom untuk masing-masing jenis dan nominal transaksi.
• Reimbursement: Otomatisasi proses reimbursement untuk menghemat waktu dan mempercepat pengembalian biaya.  
• International remittance: Lakukan pembayaran internasional ke berbagai negara dengan cepat dan real-time. 

2. Coupa

Platform berbasis cloud yang berfokus pada manajemen pengeluaran bisnis (BSM) dengan fitur:

• Mobile expense submission: Pengajuan pengeluaran melalui aplikasi mobile
• Invoice capture: Menangkap faktur digital untuk memudahkan pencatatan
• Expense categorization: Kategorisasi pengeluaran untuk pelaporan yang lebih tertata.
• Tracking & Reporting: Dasbor dan laporan yang memungkinkan Anda memantau pengeluaran bisnis dan karyawan.
• Policy & compliance: Pemeriksaan kepatuhan terhadap kebijakan dasar perusahaan

3. Navan

Navan menggabungkan pemesanan perjalanan dan pelacakan biaya menjadi satu alur kerja terpadu, sehingga karyawan tak perlu berpindah aplikasi.

Aplikasi ini menawarkan beberapa fitur seperti:

• Flight booking integration: Pemesanan penerbangan terintegrasi dalam satu platform dengan akses ke inventori perjalanan yang luas
• Itinerary management: Mengelola jadwal dan rencana perjalanan secara terpusat melalui aplikasi
• Automatic receipt collection: Pengumpulan invoice otomatis dari pemesanan perjalanan tanpa perlu upload manual
• Real-time expense tracking: Pelacakan pengeluaran secara real-time untuk kontrol anggaran yang lebih baik

4. Rydoo

Rydoo merupakan platform manajemen pengeluaran yang mengotomatiskan laporan pengeluaran, khususnya untuk perjalanan dinas, dengan fitur:

• Travel policy customization: Sesuaikan kebijakan perjalanan dan otomatiskan persetujuan, pelaporan, dan rekonsiliasi pengeluaran
• Receipt scanning automation: Scan invoice yang secara otomatis menyiapkan pengeluaran untuk diserahkan tanpa entri data manual.
• Integrasi Google Maps: Dapatkan visibilitas perjalanan dengan entri jarak tempuh yang dibuat melalui peta terintegrasi Google.
• Corporate card matching: Otomatis mencocokkan transaksi kartu kredit dan kartu debit bisnis dengan pengeluaran karyawan untuk rekonsiliasi yang efisien.

5. QuickBooks

QuickBooks menggabungkan manajemen pengeluaran dengan pembukuan dalam satu aplikasi terintegrasi, sehingga memudahkan pemilik usaha memantau keuangan harian.

Fitur-fitur expense management dari aplikasi ini mencakup:

• Impor expense otomatis: Koneksi langsung dengan rekening bank dan kartu kredit untuk impor dan kategorisasi pengeluaran otomatis
• Pengumpulan invoice otomatis: Ambil foto faktur melalui aplikasi mobile yang otomatis tersinkron dengan transaksi bank
• Integrasi pajak: Pelacakan pengeluaran sepanjang tahun dengan kategori pajak yang disesuaikan untuk memaksimalkan deduksi
• Expense tracking: Pantau pengeluaran secara real-time untuk memastikan catatan keuangan selalu diperbarui.

6. Expensify

Expensify memudahkan tim untuk merekam semua pengeluaran dan mempercepat proses penggantian biaya tanpa kerumitan. Fitur-fiturnya meliputi:

• Otomatisasi input faktur: Secara otomatis membaca dan memasukkan detail dari invoice yang dipindai untuk menghilangkan entri data manual.
• Expense tracker: Melacak pengeluaran karyawan secara real-time dengan notifikasi instan dan dasbor visual yang mudah dipahami.
• Pencatatan pajak: Mengkategorikan dan menandai transaksi sesuai ketentuan pajak untuk memudahkan proses pelaporan dan kepatuhan.
• Simplified reporting: Menghasilkan laporan pengeluaran lengkap dengan satu klik, siap untuk di-review atau diajukan ke sistem akuntansi.

7. Fyle

Fyle menghadirkan solusi berbasis AI yang membuat proses pengajuan dan pelaporan biaya menjadi cepat dan bebas kesalahan.

Aplikasi ini memiliki beberapa kemampuan kunci, seperti:

• Receipt tracking: Lacak dan ekstrak faktur dari berbagai sumber seperti Gmail dan aplikasi mobile hanya dengan beberapa klik.
• AI-driven expense reporting: Otomatiskan pembuatan laporan pengeluaran dengan kecerdasan buatan untuk menghemat waktu dan mengurangi kesalahan manual.
• Credit card reconciliation: Rekonsiliasi transaksi dengan kartu kredit virtual (VCC) secara otomatis dengan pengeluaran yang diajukan untuk akurasi maksimal dan efisiensi operasional.
• Scheduled report submission: Atur jadwal pembuatan dan pengiriman laporan pengeluaran secara berkala tanpa perlu diingat oleh pengguna.

Fitur dan komponen software manajemen pengeluaran

Saat memilih software manajemen pengeluaran, ada beberapa fitur penting yang perlu dipertimbangkan untuk memastikan solusi tersebut memenuhi kebutuhan bisnis Anda.

1. Pelacakan bukti pengeluaran

Fitur ini memungkinkan pengguna untuk menyimpan bukti pengeluaran seperti kuitansi dalam format digital, menghindari kebutuhan untuk menyimpan dokumen fisik. 

Pengguna dapat mengunggah atau memotret kuitansi menggunakan aplikasi mobile, membuat pengelolaan pengeluaran lebih efisien dan aman.

2. Pencatatan, kategorisasi, dan pelaporan pengeluaran

Pengguna dapat mencatat pengeluaran baik secara manual maupun dengan mengimpor data dari laporan bank atau kartu kredit. Setiap pengeluaran dikelompokkan ke dalam kategori tertentu seperti perjalanan, perlengkapan kantor, atau pertemuan bisnis. 

Pelaporan mendetail memungkinkan perusahaan untuk melihat pengeluaran dalam berbagai kategori, departemen, atau individu, yang mendukung pengelolaan anggaran dan analisis penghematan biaya.

3. Proses persetujuan dan penegakan kebijakan

Fitur ini mempercepat alur persetujuan pengeluaran dan memastikan kepatuhan terhadap kebijakan perusahaan. 

Setelah pengajuan pengeluaran, sistem secara otomatis mengarahkan ke pihak yang berwenang untuk disetujui, dan memverifikasi pengeluaran sesuai dengan kebijakan perusahaan. Pengeluaran yang melanggar aturan akan diberi notifikasi atau ditolak oleh sistem.

4. Kemampuan integrasi dan akses mobile

Software ini dapat diintegrasikan dengan sistem lain yang digunakan oleh perusahaan, terutama software akuntansi agar pencatatan keuangan lebih akurat dan cepat. 

Selain itu, aplikasi mobile memungkinkan pengguna untuk melaporkan pengeluaran kapan saja dan di mana saja, mengunggah foto kuitansi atau mengajukan pengeluaran langsung melalui perangkat mobile.

Baca Juga: Integrasi SaaS ke Berbagai Software Beserta Rekomendasi

5. Keamanan dan perlindungan data

Sistem ini dilengkapi dengan fitur keamanan yang kuat, seperti enkripsi data, kontrol akses, dan audit keamanan rutin, untuk melindungi informasi perusahaan dari ancaman atau kebocoran data yang tidak sah.

6. Kustomisasi, skalabilitas, dan dukungan pengguna

Software ini dapat disesuaikan dengan kebutuhan spesifik perusahaan dan dapat berkembang seiring pertumbuhannya. Dapat menangani lebih banyak data dan pengguna tanpa mengurangi kinerjanya. 

Selain itu, perangkat lunak ini menyediakan dukungan dan pelatihan melalui tutorial online, layanan pelanggan, dan manual pengguna untuk memaksimalkan efisiensi pengguna.

7. Automasi proses reimbursement

Automasi dapat mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk memproses dan menyetujui pengeluaran. 

Software ini mengotomatiskan seluruh proses, mulai dari pengambilan kuitansi hingga persetujuan, serta memungkinkan pembayaran yang cepat dan efisien dalam berbagai mata uang.

Faktor pertimbangan sebelum memilih software manajemen pengeluaran

Ketika memilih perangkat lunak manajemen pengeluaran, sangat penting untuk memastikan sejauh mana perangkat tersebut sesuai dengan tujuan bisnis dan alur operasional Anda. Berikut adalah beberapa faktor utama yang perlu Anda pertimbangkan.

1. Ukuran, anggaran, dan kebutuhan bisnis

Kebutuhan manajemen pengeluaran berbeda untuk setiap ukuran bisnis. Periksa fitur yang ditawarkan dan pastikan fitur tersebut sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda.

Bisnis kecil biasanya mengutamakan kemudahan penggunaan dan efisiensi biaya, sedangkan perusahaan besar sering memerlukan fitur seperti pelaporan khusus, integrasi, dan compliance yang lebih kompleks.

2. Keamanan dan perlindungan data

Karena melibatkan informasi keuangan yang sensitif, software ini harus memiliki keamanan data yang kuat. 

Pilih solusi dengan enkripsi data, penyimpanan cloud aman, autentikasi multi-faktor, kebijakan pencadangan data, dan kontrol akses berbasis peran untuk melindungi data perusahaan Anda.

3. Opsi kustomisasi

Setiap bisnis memiliki kebutuhan unik dalam kebijakan pengeluaran dan alur kerja. Pilih software yang memungkinkan Anda menyesuaikan alur persetujuan, kategori pengeluaran, dan format pelaporan agar sesuai dengan kebutuhan organisasi.

4. Biaya dan ROI (return on investment)

Harga software penting untuk dipertimbangkan, tetapi menghitung pengembalian investasi (ROI) juga tak kalah penting. 

Pertimbangkan penghematan waktu dan biaya yang dihasilkan melalui proses yang lebih efisien, pengurangan kesalahan, dan peningkatan kepatuhan.

5. Integrasi ke software akuntansi

Pastikan software dapat terhubung dengan platform lain, terutama software akuntansi, untuk mempermudah pencatatan dan penutupan buku keuangan. 

Jika diperlukan, pastikan software tersebut juga dapat terintegrasi dengan sistem manajemen gaji. 

Cara memilih software manajemen pengeluaran 

Berikut adalah cara memilih software manajemen pengeluaran yang dapat membantu perusahaan dalam mengelola keuangan dengan lebih efisien.

1. Identifikasi kebutuhan bisnis

Tentukan fitur dan fungsionalitas yang dibutuhkan sesuai ukuran dan kompleksitas bisnis Anda. Pertimbangkan apakah Anda memerlukan fitur seperti pelaporan real-time, otomatisasi persetujuan, atau integrasi dengan sistem lain.

2. Periksa kemampuan integrasi

Pastikan software dapat terhubung dengan sistem yang sudah digunakan perusahaan, terutama software akuntansi. Hal ini akan mempermudah alur kerja dan mempercepat proses keuangan.

3. Evaluasi keamanan data

Pilih software dengan standar keamanan tinggi, seperti enkripsi data dan otentikasi berlapis, untuk menjaga informasi keuangan tetap aman.

4. Cek fitur utama

Periksa fitur-fitur penting yang tersedia, apakah sudah sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda. 

5. Pertimbangkan skalabilitas

Pilih software yang dapat berkembang sesuai pertumbuhan perusahaan. Software yang fleksibel dengan perubahan struktur organisasi atau kebijakan pengeluaran memberikan keuntungan jangka panjang.

6. Analisis biaya dan ROI

Bandingkan harga software dengan fitur yang ditawarkan, dan estimasi potensi penghematan biaya serta peningkatan efisiensi yang akan diperoleh. Pastikan software memberikan nilai lebih dibandingkan biayanya.

7. Uji coba dan evaluasi pengalaman pengguna

Jika memungkinkan, lakukan uji coba atau demo untuk memastikan software mudah digunakan dan sesuai dengan alur kerja tim. Pengalaman pengguna yang baik akan mempercepat adopsi teknologi baru.

Software manajemen pengeluaran terlengkap dan terintegrasi

Manajemen pengeluaran yang efisien penting untuk menjaga kesehatan keuangan perusahaan. Pengelolaan yang baik membantu mengidentifikasi pemborosan, mengontrol arus kas, dan menghasilkan laporan keuangan akurat, sehingga mendukung keputusan yang tepat dan meningkatkan profitabilitas.

Pengelolaan manual seringkali menghadirkan tantangan seperti kesalahan, efisiensi rendah, dan sulitnya analisis data. Masalah ini mengurangi transparansi, mempersulit audit, dan menghambat perencanaan anggaran. Karena itu, penggunaan software manajemen pengeluaran menjadi solusi yang relevan.

Mekari Expense adalah pilihan software manajemen pengeluaran yang tepat, dengan fitur-fitur: 

• Manajemen perjalanan bisnis
• Kartu kredit virtual dan debit fisik
• Pengelolaan anggaran
• Pengelolaan invoice dan pembayaran vendor
• Proses reimbursement
• Pengiriman uang internasional

Integrasi dengan software akuntansi Mekari Jurnal juga memberikan kemudahan dalam pengelolaan keuangan dan administrasi perusahaan secara lebih efisien dan terintegrasi.

Coba Mekari Expense sekarang.