Human Resources Department merupakan kepanjangan HRD. Tugas HRD yang berperan penting dalam perusahaan, membuat posisi ini kerap menjadi incaran.
Apa saja tugasnya? Mengenai hal ini banyak yang menganggap sebagai penentu perekrutan karyawan baru. Padahal tugas divisi ini, jauh lebih penting dari sekedar perekrutan karyawan.
Oleh sebab itu, kali ini kami buat rangkuman mengenai HRD secara lengkap untuk Anda. Mulai dari pengertiannya, syarat menjadi HRD, serta tugas HRD.
Pengertian dan Tujuan Human Resources Department (HRD)
HRD adalah salah satu divisi dalam sebuah organisasi atau perusahan yang bertanggung jawab atas pengelolaan seluruh SDM di dalamnya. Pengelolaan SDM yang dimaksud meliput rencana rekrutmen, proses rekrutmen, pengembangan atau pelatihan, penentuan gaji juga kompensasi, promosi jabatan hingga masa pensiun karyawan.
Selain itu HRD juga bertanggung jawab mengenai manajemen kinerja SDM. Dimana hal ini sangat diperlukan untuk dapat meningkatkan kemampuan karyawan, serta memastikan operasional perusahaan berjalan dengan lancar.
Tujuan dari adanya HRD sendiri secara umum adalah memanfaatkan SDM yang ada dengan efektif. Supaya pengelolaannya dapat sesuai dengan visi juga misi perusahaan. Sementara secara spesifik, fungsi HRD adalah mengelola keahlian SDM, memotivasinya agar dapat memberi performa maksimal, serta meningkatkan kualitas kerjanya.
Lebih dari itu semua, dengan adanya HRD diharapkan para SDM atau karyawan dapat memegang komitmen mereka terhadap perusahaan.
Baca Juga: Mengenal Apa Itu HRD, Fungsi, dan Tanggung Jawabnya
Tugas HRD di Perusahaan
Setelah memahami pengertian serta tujuan adanya HRD dalam perusahaan, kini saatnya Anda mengetahui apa saja yang menjadi jobdesk HRD. Penting untuk memahaminya agar dapat menjadi motivasi sekaligus target dalam jenjang karir Anda.
Sebenarnya jobdesk atau tugas HRD bisa dipengaruhi oleh besar kecilnya organisasi atau perusahaan. Namun secara garis besar, berikut ini tugas yang mereka emban.
1. Perencanaan Manajemen SDM
Sesuai dengan pengertiannya, HRD memiliki tugas yang berhubungan dengan manajemen SDM dalam sebuah perusahaan.
Pengelolaan tersebut meliputi beberapa proses seperti berikut ini:
- Persiapan SDM dengan memperhatikan faktor eksternal maupun internal. Seperti struktur organisasi HRD, pangsa tenaga kerja, hukum tenaga kerja dan lain sebagainya.
- Proses rekrutmen karyawan baru sesuai kebutuhan. Di situlah HRD berperan, yakni menganalisa jabatan serta job description untuk disampaikan.
- Seleksi calon karyawan, yaitu dengan mengecek CV, interview, psikotes dan serangkain proses lain yang diperlukan seperti meninjau surat paklaring dari perusahaan dimana karyawan bekerja sebelumnya.
Baca Juga: Manajemen SDM: Pengertian, Fungsi, Manfaat dan Tugasnya2. Memberikan Onboarding / Masa Orientasi
Tugas selanjutnya dari seorang HRD adalah memberikan masa orientasi pada karyawan baru. Sayangnya tidak semua perusahaan menjalankan hal itu. Padahal orientasi menjadi hal penting yang perlu dilakukan, untuk bisa mewujudkan lingkungan dan situasi kerja yang nyaman.
HRD bertanggung jawab memperkenalkan posisi, wewenang, tugas, serta fungsi dan juga hubungan antar divisi atau departemen secara intensif. Dengan begitu para karyawan baru lebih mudah menyesuaikan diri dan berkontribusi secara maksimal bagi perusahaan.
3. Pengembangan Kualitas SDM
Tugas berikutnya ialah melakukan pengembangan keahlian yang bertujuan untuk meningkatkan kualitas kerja karyawan.
Proses tersebut bisa dilakukan dengan cara mengadakan pelatihan, seminar, workshop dan kegiatan lain yang memiliki tujuan meningkatkan kinerja karyawan.
4. Mewujudkan Hubungan Baik antar Karyawan
HRD juga bertanggung jawab mewujudkan hubungan baik antar karyawan secara profesional maupun personal. Hal ini penting dilakukan untuk menjaga situasi serta lingkungan kerja tetap kondusif.
Lingkungan dan situasi kerja yang nyaman, akan sangat berpengaruh pada kelancaran operasional perusahaan. Selain itu juga menentukan kesuksesan perusahaan.
5. Pengelolaan Struktur Gaji dan Benefit bagi Karyawan
Menetapkan struktur gaji yang kompetitif dan paket benefit yang menarik adalah bagian dari tanggung jawab HRD. Hal ini penting untuk memotivasi karyawan, meningkatkan kepuasan kerja, dan mempertahankan talenta terbaik dalam perusahaan.
Benefit karyawan akan sulit dikelola dengan manual, karena akan rentan terjadi kecurangan. Salah satu solusi untuk mengelolanya adalah dengan menggunakan fitur flexible benefit dari Mekari Flex.
6. Manajemen Kinerja Karyawan
HRD bertanggung jawab untuk mengembangkan sistem penilaian kinerja karyawan yang adil dan objektif. Ini melibatkan pemantauan, evaluasi, dan pemberian umpan balik kepada karyawan secara berkala untuk memastikan mereka mencapai target yang ditetapkan dan terus berkembang dalam peran mereka.
7. Pengelolaan Budaya Perusahaan
Menciptakan dan memelihara budaya perusahaan yang positif adalah tugas krusial HRD. Dengan menanamkan nilai-nilai inti perusahaan dan memastikan mereka tercermin dalam perilaku sehari-hari, HRD membantu membentuk lingkungan kerja yang kondusif dan harmonis.
8. Pengelolaan Konflik dan Resolusi
Konflik antar karyawan atau antara karyawan dan manajemen dapat terjadi. HRD berperan sebagai mediator untuk menyelesaikan konflik tersebut secara efektif, memastikan solusi yang adil, dan mencegah dampak negatif terhadap produktivitas serta moral tim.
9. Kepatuhan Hukum dan Regulasi
HRD memastikan bahwa perusahaan mematuhi semua peraturan ketenagakerjaan dan hukum yang berlaku. Ini mencakup pemahaman mendalam tentang undang-undang ketenagakerjaan, peraturan upah, jam kerja, serta standar keselamatan dan kesehatan kerja.
10. Pengelolaan Administrasi dan Data Karyawan
Mengelola data karyawan secara akurat dan terorganisir adalah tugas penting HRD. Ini meliputi pengarsipan dokumen, pencatatan kehadiran, penggajian, kontrak kerja, dan informasi penting lainnya yang berkaitan dengan karyawan.
11. Pengembangan Jalur Karir dan Suksesi
HRD bertugas merancang rencana pengembangan karir bagi karyawan, membantu mereka memahami peluang pertumbuhan dalam perusahaan, dan mempersiapkan individu untuk posisi kepemimpinan di masa depan melalui program suksesi yang terstruktur.
12. Training Karyawan Staff & Manajerial
HRD juga bertugas untuk merancang dan melaksanakan program pelatihan bagi semua karyawan untuk meningkatkan keterampilan, pengetahuan, dan kompetensi mereka, sehingga berkontribusi lebih efektif terhadap pencapaian tujuan perusahaan.
Proses ini dimulai dengan analisis kebutuhan pelatihan untuk mengidentifikasi area yang memerlukan pengembangan. Selanjutnya, HRD menyusun kurikulum pelatihan yang relevan dan memilih media yang sesuai, seperti learning management system (LMS), workshop, seminar, atau e-learning.
13. Pengembangan Strategi Retensi Karyawan
Mempertahankan karyawan berkualitas adalah tantangan yang harus dihadapi HRD. Untuk itu, HRD bertugas mengembangkan strategi retensi yang efektif, seperti program penghargaan, pengembangan karier, dan peningkatan kesejahteraan karyawan.
Tujuannya adalah untuk meningkatkan kepuasan kerja dan loyalitas karyawan, sehingga mengurangi tingkat turnover dan memastikan stabilitas tenaga kerja dalam perusahaan.
14. Pengelolaan Reimburse dan Perjalanan Dinas Karyawan
HRD juga berperan dalam mengelola proses penggantian biaya (reimburse) dan pengaturan perjalanan dinas karyawan. Tugas ini mencakup penyusunan kebijakan yang jelas mengenai jenis pengeluaran yang dapat diganti, prosedur pengajuan klaim, serta dokumentasi yang diperlukan.
Dengan adanya sistem yang terintegrasi, proses pengajuan, persetujuan klaim, dan reporting perjalanan dinas; dapat berjalan lebih efisien dan transparan.
15. Pengelolaan Proses Pengunduran Diri dan Pensiun
HRD mengelola proses ketika karyawan mengundurkan diri atau memasuki masa pensiun, memastikan transisi berjalan lancar, dan menangani administrasi yang diperlukan, termasuk exit interview dan penyelesaian hak-hak karyawan.
Dari penjelasan mengenai tugas HRD di atas, dapat disimpulkan bahwasanya HRD memegang peranan yang amat penting di dalam sebuah perusahaan.
Oleh karenanya, dibutuhkan tenaga atau SDM dengan keahlian atau kualifikasi yang mumpuni untuk menduduki posisi ini dan mengemban tugas yang diberikan.
Baca Juga: Contoh dan Cara Membuat Slip Gaji KaryawanDari penjelasan mengenai tugas HRD di atas, dapat disimpulkan bahwasanya HRD memegang peranan yang amat penting di dalam sebuah perusahaan.
Oleh karenanya, dibutuhkan tenaga atau SDM dengan keahlian atau kualifikasi yang mumpuni untuk menduduki posisi ini dan mengemban tugas yang diberikan.
Syarat untuk Bisa Menjadi Tenaga HRD
Jabatan atau posisi HRD sering menjadi incaran para karyawan. Namun tidak sembarang orang bisa menduduki posisi ini tanpa memiliki keahlian yang dibutuhkan. Menilik dari tugas HRD yang berhubungan dengan pengelolaan SDM, maka wawasan mengenai ketenagakerjaan serta maintenance karyawan amat diperlukan sebagai kualifikasi dasar.
Dari segi pendidikan, dulu perusahaan mengutamakan lulusan psikologi. Namun kini beberapa perusahaan juga menerima lulusan hukum dan juga manajemen untuk posisi ini. Untuk jenjang pendidikan, biasanya mulai D3 sampai dengan S2 sesuai kebijakan perusahaan. Di samping itu, beberapa perusahaan juga memprioritaskan mereka yang mengantongi sertifikasi HR.
Selain latar belakang pendidikan yang sesuai, Anda juga memerlukan skill yang wajib dimiliki seorang tenaga HRD seperti beberapa poin berikut ini.
- Dapat memahami seluruh gambaran seluk beluk perusahaan. Hal ini diperlukan, karena HRD yang bertugas memberikan informasi terkait perusahaan saat perekrutan karyawan dan memberikan orientasi pada karyawan baru.
- Mampu menganalisa dan memahami karakter seseorang. Hal ini sangat diperlukan untuk menjembatani karyawan dengan perusahaan.
- Mampu menganalisa permasalahan dengan detail dan memberikan solusi yang tepat bagi persoalan yang berhubungan dengan SDM pada perusahaan.
- Open mind dan memiliki empati yang tinggi. Hal ini akan sangat berpengaruh pada sikap karyawan terhadap HRD dalam berbagai kepentingan baik personal maupun profesional.
- Obyektif, seorang HRD lebih kepada mediator atas segala situasi, karena itu wajib memiliki objektivitas tinggi. Tujuannya agar dapat melihat segala sesuatu dengan lebih proporsional dan tidak salah mengambil keputusan.
- Mampu berkomunikasi dengan baik. Bukan hanya menyampaikan informasi dengan jelas, tetapi juga mendengarkan berbagai keluhan karyawan.
- Multitasking. Seorang HRD perlu memiliki kemampuan ini agar bisa menyelesaikan seluruh tugas tepat waktu dengan hasil memuaskan.
- Dapat memberikan pelatihan yang tepat bagi karyawan sehingga mampu meningkatkan kualitas kerja sebagaimana yang diinginkan dan dibutuhkan.
- Memiliki kemampuan untuk memperluas jaringan. Tujuannya yaitu untuk memperoleh SDM berkualitas ketika dibutuhkan. Anda bisa memperluas jaringan dengan lebih mudah menggunakan media sosial.
- Berorientasi pada strategi juga organisasi. Dengan begitu akan lebih mudah dalam mengatur operasional perusahaan yang menjadi wewenangnya dan menjalankan strategi manajemen yang tepat.
- Bijaksana dan dapat dipercaya. Sebab HRD berkewajiban menjaga hubungan baik antar karyawan juga dengan perusahaan. Harus bisa menjaga rahasia yang dikeluhkan karyawan dan bisa bijaksana dalam mengambil keputusan.
- Tidak gagap teknologi, sehingga bisa menjalankan tugas dengan lebih praktis juga cepat dengan memanfaatkan teknologi.
- Mau memulai dari bawah, karena posisi HRD memerlukan wawasan juga pengalaman. Posisi ini tidak bisa didapat secara instan tanpa kemampuan.
Aplikasi atau sistem yang perlu diketahui HRD
Banyaknya tugas dan tanggung jawab dari HRD akan menjadi sulit untuk dikelola dengan baik. Jika ingin mendapatkan hasil yang maksimal, maka bantuan aplikasi ERP atau HRIS online sebenarnya akan sangat membantu.
Contohnya dapat membantu dalam mengelola pembayaran gaji dengan software payroll dan mengelola absensi kehadiran dengan aplikasi absensi online.
Itulah beberapa tugas HRD yang penting untuk Anda pahami agar bisa mempersiapkan diri jika menginginkan posisi ini suatu hari nanti.
Dengan memahami tugasnya, Anda juga bisa memanfaatkan fungsi dari HRD selama bekerja di perusahaan seperti menyampaikan keluhan, sehingga dapat bekerja dengan lebih semangat karena didukung lingkungan kerja yang nyaman.
