Mengenal Struktur Organisasi Fungsional

Dalam sebuah perusahaan, tentu memiliki struktur organisasi sebagai dasar dari manajemennya. Struktur organisasi fungsional banyak digunakan, seperti struktur organisasi divisional, struktur organisasi matriks, komite dan juga tim kerja.

Lalu mengapa struktur fungsional yang paling sering dipakai oleh perusahaan? Hal itu karena, manajemen organisasi yang bagus harus bisa menyesuaikan struktur organisasi dengan operasional perusahaan.

Untuk bisa memahami dengan lebih jelas mengenai struktur organisasi fungsional, kita simak pengertian juga kelebihannya.

Pengertian Struktur Organisasi Fungsional

Dalam sebuah organisasi atau perusahaan, diperlukan adanya koordinasi antar bagian atau divisi untuk memperlancar operasional. Jadi lembaga seperti Non-Governmental Organization pun perlu koordinasi layaknya perusahaan.

Hal itu akan makin efektif ketika pada setiap divisi diperjelas fungsinya masing-masing. Oleh sebab itu diperlukan adanya susunan struktur organisasi yang jelas di dalamnya.

Jenis struktur organisasi yang umum digunakan oleh perusahaan ialah struktur fungsional. Apa itu?

Struktur organisasi fungsional adalah jenis struktur organisasi yang umum digunakan perusahaan dengan mengelompokkan karyawan berdasarkan keahliannya.

Jadi, dalam setiap bagian diisi orang-orang yang memiliki keterampilan serta tugas yang sama. Mereka akan dibagi ke dalam beberapa unit pekerjaan.

Dengan struktur organisasi ini, ditambah strategi bisnis serta penerapan yang tepat, maka dapat membantu menekan anggaran operasional usaha.

Jenis struktur organisasi ini juga direkomendasikan bagi perusahaan yang strategi bisnisnya cenderung tetap dan stabil. Sebab di lingkungan tersebut, efektivitas struktur organisasi ini jauh lebih terlihat.

Namun, meski kerap digunakan tetap saja ada sisi kelebihan dan kekurangan struktur organisasi fungsional. Berikut ini penjelasan singkatnya.

Kekurangan dan Kelebihan Struktur Organisasi Fungsional

Sebelum menetapkan jenis struktur organisasi yang akan Anda terapkan di perusahaan, sebaiknya pahami dulu apa kelebihan dan kekurangannya.

Dengan begitu, Anda bisa mempertimbangkan mengenai potensi manfaat yang bisa diberikannya. Adapun kelebihan struktur organisasi fungsional, diantaranya adalah:

1. Memotivasi karyawan untuk memberi performa terbaik, karena dikelompokkan sesuai keahliannya
2. Memberi rasa nyaman dan aman bagi karyawan, karena melakukan pekerjaan yang memang dikuasai bersama orang-orang yang juga berkompeten di bidang ini
3. Hierarki yang jelas sehingga terhindar dari double command maupun pekerjaan yang bertumpuk antara satu dan lainnya
4. Jenjang karir karyawan lebih jelas
5. Memberikan kestabilan pada operasional usaha sekaligus tanggung jawab karyawannya. Hal ini lebih meningkatkan loyalitas karyawan sehingga meminimalkan turn over rate.

Setelah membahas beberapa kelebihannya, kini kita beralih pada kekurangannya. Hal ini bisa menjadi pertimbangan sebelum Anda memutuskan untuk mengimplementasikan struktur organisasi ini dalam perusahaan.

Kekurangan dari struktur organisasi fungsional adalah:

1. Risiko karyawan merasa jenuh dengan aktivitas serta jenis pekerjaan yang berulang
2. Minim interaksi dengan karyawan dari divisi lain
3. Perkembangan keterampilan dan wawasan lambat, karena fokus pada divisinya saja
4. Pembuatan keputusan harus melewati birokrasi yang panjang
5. Untuk mendapat peran spesialis harus, mengeluarkan anggaran khusus
6. Membentuk perusahaan yang sulit menerima perubahan

Manfaat Struktur Organisasi Fungsional

Jenis struktur organisasi ini dapat memberi banyak manfaat bagi organisasi atau perusahaan. Tidak hanya yang berskala besar saja tetapi yang kecil juga.

Beberapa manfaat yang bisa Anda peroleh dari jenis struktur organisasi ini ketika mengaplikasikannya dengan tepat ialah:

1. Spesialisasi

Dengan menerapkam struktur organisasi ini, sebuah perusahaan dibagi atas beberapa departemen berdasarkan fungsi atau tugas utamanya.

Dimana setiap departemen dibawahi oleh manajer yang tentu berkompeten di bidang tersebut. Hasilnya, kinerja lebih cepat juga efisien karena sudah dikuasai oleh karyawan.

2. Koordinasi lebih Terjaga

Adanya pengelompokan pada setiap departemen atau divisi, membentuk sebuah spesialisasi. Dengan begitu koordinasi dalam divisi atau tim tersebut lebih mudah.

Pemahaman serta penguasaan bidang yang sama dalam satu divisi, memungkinkan adanya peningkatan pada koordinasi.

Efeknya, performa kerja turut meningkat dan pekerjaan dapat diselesaikan sesuai target perusahaan dalam waktu lebih cepat.

3. Peningkatan Efisiensi dari Manajerial

Jenis struktur organisasi ini juga membantu peningkatan efisiensi manajerial.

Hal itu dikarenakan jenis pekerjaan yang dilakukan sama dan berulang-ulang. Sehingga memungkinkan adanya kenaikan laba dari perusahaan Anda.

Peningkatan efisiensi manajerial dapat Anda pelajari melalui kursus manajemen proyek dari Mekari University.

Melalui kursus tersebut, Anda dapat menerapkan manajemen pengembangan sumber daya manusia sesuai proyek perusahaan.

4. Meminimalisir Duplikasi Fungsi maupun Tugas

Dalam struktur fungsional, akan sangat jarang terjadi duplikasi fungsi maupun tugas. Alasannya karena setiap tugas sudah dibagi sesuai divisi masing-masing.

Dengan begitu, SDM dimanfaatkan dengan efektif sesuai kemampuan mereka. Divisi yang satu tidak perlu ikut campur melaksanakan tugas divisi lainnya.

5. Operasional lebih Cepat dan Jelas

Secara umum, manajer senior yang sudah berpengalaman akan mampu memberi solusi dengan cepat bagi setiap permasalahan.

Begitu pula ketika memimpin sebuah divisi, ia akan dapat dengan cepat memutuskan kepada siapa sebuah tugas didelegasikan.

Tentunya hal itu akan mempercepat operasional karena sebuah pekerjaan dapat segera diselesaikan.

Tidak hanya itu, struktur fungsional yang menganut pengelompokan SDM berdasarkan keahlian, memperjelas fungsi masing-masing bagian.

Hal ini yang kemudian membuat alokasi tanggung jawab lebih jelas dan terarah. Artinya operasional berjalan lebih lancar serta efektif untuk mencapai tujuan.

6. Terdapat Fasilitas Pelatihan

Struktur organisasi fungsional bertujuan mengelompokkan karyawan sesuai dengan tugas berikut keahlian yang dimilikinya.

Hal ini lantas membuat perusahaan ingin, setiap bagian dari divisi dapat fokus pada bidang tersebut dan memiliki kemampuan yang terus meningkat.

Salah satu caranya yaitu dengan memberikan fasilitas pelatihan cuma-cuma bagi karyawan. Hal ini juga sebagai bekal karyawan, jika suatu saat terdapat perubahan peraturan terkait ketenagakerjaan.

Jenis struktur organisasi ini dapat diidentifikasi melalui bagan yang biasanya berisi jabatan vice president, administrative, accounting, sales department, engineer dan juga customer service.

Meskipun ada juga yang menggunakan susunan struktur berbeda, tetapi intinya terdapat pengelompokan sesuai skill mereka.

Oleh karena tugas juga peran setiap divisi dibuat spesifik, hampir tidak ada alasan seorang karyawan menerima beberapa jenis tugas yang berlainan.

Mereka bisa fokus pada pekerjaannya dan menyelesaikan sebaik dan secepat mungkin. Apabila terdapat interaksi antar divisi, bisa dipastikan terdapat kepentingan yang mengharuskan lewat divisi lain tersebut.

Sebut saja seperti kebutuhan anggaran promosi oleh divisi pemasaran, otomatis harus menghubungi divisi accounting yang memegang wewenang anggaran perusahaan.

Hal ini juga yang menjadi kelemahan dan perlu adanya solusi bagi jenis struktur ini. Dimana suatu divisi fokus pada tanggung jawabnya tanpa memperdulikan kesulitan divisi lainnya yang mengakibatkan penumpukan pekerjaan.

Setelah memperoleh beberapa penjelasan di atas, apakah Anda sudah cukup paham mengenai struktur organisasi fungsional?

Jika sudah, maka saatnya menimbang apakah jenis struktur tersebut sesuai untuk diimplementasikan ke dalam usaha Anda.

Sebab dengan memilih struktur organisasi yang tepat, Anda bisa memaksimalkan manfaat yang bisa didapat.

Selain menyesuaikan dengan jenis usaha, juga sesuaikan dengan strategi bisnis yang Anda pakai dalam mencapai tujuan usaha. Dengan begitu struktur tersebut dapat memaksimalkan efektifitasnya.

Bentuk Struktur Organisasi Fungsional

Struktur organisasi fungsional memiliki bentuk hierarki yang jelas dan terstruktur dengan tiga tingkatan utama:

1. Tingkat Puncak – CEO/Direktur Utama

Di posisi teratas struktur organisasi fungsional terdapat CEO atau Direktur Utama yang memegang kendali tertinggi dalam organisasi. 

Mereka bertanggung jawab atas seluruh keputusan strategis perusahaan, mulai dari penetapan visi, misi, hingga target jangka panjang perusahaan. 

CEO juga bertugas mengkoordinasikan semua departemen untuk memastikan setiap bagian bekerja selaras mencapai tujuan perusahaan.

2. Tingkat Menengah – Manajer Fungsional

Di bawah CEO terdapat beberapa manajer yang memimpin departemen-departemen fungsional. 

Setiap manajer bertanggung jawab penuh atas kinerja departemennya dan melapor langsung kepada CEO. 

Departemen-departemen yang umum dijumpai dalam struktur organisasi fungsional meliputi:

• Human Resources (HR): Mengelola rekrutmen, pelatihan, kompensasi, dan kesejahteraan karyawan.
• Finance & Accounting: Mengatur keuangan, akuntansi, pelaporan finansial, dan penganggaran.
• Operations/Production: Menjalankan proses produksi atau operasional inti bisnis.
• Marketing & Sales: Mengembangkan strategi pemasaran dan menjalankan aktivitas penjualan.
• Information Technology (IT): Mengelola infrastruktur teknologi dan sistem informasi.
• Legal & Compliance: Memastikan perusahaan mematuhi regulasi dan menangani aspek hukum.

3. Tingkat Operasional – Staff/Karyawan Pelaksana

Pada tingkat paling bawah di struktur organisasi fungsional terdapat staff atau karyawan pelaksana yang bekerja di bawah supervisi langsung manajer departemen mereka. 

Staff atau karyawan ini menjalankan tugas-tugas operasional harian sesuai dengan keahlian dan fungsi departemennya masing-masing.

Contoh Perusahaan dengan Struktur Organisasi Fungsional

Untuk memberikan gambaran yang lebih jelas tentang penerapan struktur organisasi fungsional, mari kita lihat bagaimana perusahaan-perusahaan besar di Indonesia menerapkannya dalam operasional sehari-hari.

1. McDonald’s Indonesia

McDonald’s Indonesia adalah contoh sempurna bagaimana struktur organisasi fungsional diterapkan dalam industri FnB. 

Dengan ratusan outlet yang tersebar di berbagai kota, McDonald’s membutuhkan sistem yang bisa menjaga konsistensi kualitas produk dan layanan.

Struktur Kepemimpinan:

• CEO Indonesia (Puncak).
• VP Operations – Mengelola standar operasional seluruh outlet.
• VP Marketing & Communications – Strategi pemasaran nasional.
• VP Human Resources – Rekrutmen dan pelatihan karyawan.
• VP Finance & Accounting – Pengelolaan keuangan.
• VP Supply Chain – Pasokan bahan baku ke semua outlet.

Penerapan di Lapangan:

McDonald’s Indonesia menerapkan struktur fungsional untuk menjaga konsistensi di ratusan outlet mereka. Setiap departemen menangani fungsi spesifik secara nasional:

• Departemen Operations mengatur SOP yang sama untuk semua outlet, mulai dari cara memasak kentang goreng hingga waktu layanan maksimal.
• Departemen Marketing menjalankan kampanye promosi seragam seperti “PaMer” atau “BTS Meal” di seluruh Indonesia.
• Departemen Supply Chain memastikan Big Mac di Jakarta memiliki rasa yang sama dengan Big Mac di Surabaya.

2. Bank Mandiri

Bank Mandiri adalah salah satu bank terbesar di Indonesia yang menerapkan struktur organisasi fungsional yang solid. 

Struktur organisasi di salah satu bank BUMN ini sangat cocok untuk industri perbankan yang membutuhkan kepatuhan ketat terhadap regulasi dan standar layanan yang seragam.

Struktur Kepemimpinan:

• Direktur Utama (Puncak).
• Direktur Retail Banking – Layanan nasabah individu & UMKM.
• Direktur Corporate Banking – Layanan perusahaan besar.
• Direktur Compliance & Risk Management – Kepatuhan regulasi.
• Direktur Human Capital – Pengembangan SDM.
• Direktur IT & Digital Banking – Teknologi perbankan.
• Direktur Finance – Keuangan internal bank.

Penerapan di Lapangan:

Bank Mandiri menggunakan struktur fungsional untuk efisiensi di lebih dari 2.000 cabang:

• Direktorat Compliance memastikan semua cabang mematuhi peraturan Bank Indonesia dan OJK dengan standar yang seragam.
• Direktorat IT mengembangkan aplikasi Livin’ by Mandiri untuk digunakan jutaan nasabah di seluruh Indonesia.
• Direktorat Human Capital menjalankan program rekrutmen MT (Management Trainee) dan pelatihan sertifikasi untuk ribuan karyawan.

Kelola Struktur Organisasi Fungsional Lebih Rapi dengan Aplikasi HR

Struktur organisasi fungsional menuntut kejelasan peran, alur pelaporan yang rapi, serta pembagian tanggung jawab yang konsisten di setiap fungsi. 

Tanpa sistem yang terpusat, perusahaan berisiko mengalami tumpang tindih tugas, miskomunikasi antar fungsi, hingga sulitnya memantau kinerja tiap divisi. 

Oleh karena itu, perusahaan perlu aplikasi HR untuk memusatkan seluruh pengelolaan struktur organisasi fungsional.

Mekari Talenta adalah software HRIS yang dapat membantu perusahaan mengelola karyawan serta merapikan dan memusatkan manajemen organisasi perusahaan dalam satu platform.

Dengan Mekari Talenta, perusahaan Anda dapat:

• Mendefinisikan struktur organisasi & job role per fungsi (HR, keuangan, operasional, pemasaran, dll.) lengkap dengan atasan, bawahan, dan deskripsi jabatan dalam satu sistem terpusat.
• Mengelola data karyawan per divisi/fungsi sehingga pembagian tanggung jawab dan koordinasi antar tim lebih jelas dan terdokumentasi.
• Memantau kinerja berbasis fungsi melalui penetapan KPI/OKR yang berbeda di tiap departemen, sesuai karakteristik struktur organisasi fungsional.
• Menyelaraskan proses administrasi HR seperti absensi, lembur, cuti, dan payroll berdasarkan struktur organisasi dan hierarki yang berlaku.
• Menyediakan people analytics & laporan HR untuk membantu manajemen mengevaluasi efektivitas tiap fungsi, beban kerja, dan kebutuhan pengembangan SDM.

Kelola struktur organisasi perusahaan dengan rapi, terstruktur, dan efisien bersama Mekari Talenta sekarang!