Perusahaan dagang dan manufaktur biasanya ada seorang atau beberapa orang karyawan yang bertugas menjadi admin staff Gudang. Adapun tugas utama seorang admin Gudang ialah mencatat barang masuk dan juga keluar dari dalam Gudang.
Tidak hanya itu juga, staff Gudang biasanya ikut melakukan perawatan pada barang-barang atau produk yang ada di gudang. Misalnya saja, tugas staf gudang di jasa penjualan dan penerbitan buku, ialah mencatat buku stok barang, lalu mencatat mana saja buku yang masuk dan buku yang telah keluar dari gudang.
Sebenarnya untuk menjadi staf admin gudang tidak ada persyaratan secara khusus, setidaknya harus memahami pengoperasian dasar tentang komputer, baik itu Microsoft Word, Microsoft Excel, serta aplikasi pengelolaan stok barang.
Jabatan Umum dalam Pergudangan
Dalam departemen pergudangan ini bukan hanya terdapat staff gudang. Akan tetapi, masih terdapat banyak jabatan lain yang tersedia dalam perusahaan.
Jabatan ini yang menentukan besarnya tanggung jawab dan gaji yang diterima. Berikut ini adalah jabatan umum dalam departemen pergudangan, antara lain:
1. Manajer Gudang
Seorang kepala gudang atau manajer mempunyai tugas untuk melakukan pengawasan terhadap setiap pekerjaan yang berkaitan dengan gudang. Hal ini agar sesuai dengan standar yang perusahaan inginkan.
Selain itu, terdapat beberapa tugas dari manajer, seperti merencanakan pengadaan dan pendistribusian bahan maupun hasil produksi, melakukan pengawasan terhadap pelaporan pergudangan, serta memastikan ketersediaan barang sesuai dengan kebutuhan market.
Baca Juga: Mengenal Pentingnya Supply Chain Management Bagi Perusahaan2. Lead Hand
Orang yang membantu manajer untuk mengawasi pekerjaan di gudang agar berjalan dengan baik.
3. Sopir Forklift
Orang yang mampu mengoperasikan forklift atau mobil pengangkat barang.
4. Spesialis Gudang
Spesialis gudang adalah karyawan yang memiliki ruang lingkup pekerjaan untuk memindahkan barang masuk atau keluar, baik dari kendaraan maupun ke dalam kendaraan. Spesialis gudang juga akan memindahkan barang tersebut ke lokasi yang sudah ditentukan.
Para spesialis gudang akan melakukan pengemasan barang produksi. Maka dari itu persyaratan untuk menjadi bagian dari departemen pergudangan adalah memiliki kesehatan fisik yang baik. Mereka juga harus bisa menggunakan inventory sebagai salah satu tools untuk melacak sisa inventaris barang di gudang.
5. Staf Pengiriman dan Penerimaan
Petugas yang bekerja khusus pada proses pengiriman dan penerimaan barang hingga barang sampai tujuan tanpa mengalami kerusakan.
6. Petugas Bongkar Muat
Orang yang bertugas membongkar barang yang datang dan memuat barang yang akan dikirim. Petugas bongkar muat juga harus paham cara kerja forklift dan pemasangan palet sehingga penataan barang di gudang bisa lebih tertata.
7. Stocker
Stocker adalah petugas yang fokus dalam penyimpanan barang. Dia harus mengetahui barang mana yang hampir habis sehingga segera memesan barang tersebut kepada pemasok.
8. Pemilih Pesanan
Adalah petugas yang memilih barang yang sudah dikontrol kualitasnya.
9. Inspektur
Inspektur bertugas menginspeksi karyawan maupun barang agar sesuai dengan standar operasional prosedur.
10. Material Handler
Yakni orang yang menangani segala peralatan dan perlengkapan di gudang agar berfungsi secara baik, mulai dari rak, forklift dan sistem pencahayaan gudang.
11. Sopir Pengiriman
Sopir yang mengantarkan barang menuju tempat pemesan.
12. Spesialis Pengemasan
Adalah pekerja yang khusus menangani pengemasan barang agar aman saat disimpan maupun pengiriman. Petugas ini juga bertugas memberi label pada kemasan agar tidak tertukar dengan barang lain.
13. Analis Warehouse Management System
Orang yang menganalisis sistem pergudangan menggunakan teknologi Warehouse Management System. Perusahaan biasanya mencari kualifikasi dari latar belakang perguruan tinggi di jurusan Matematika atau Komputer.
14. Pengawas Keamanan
Adalah petugas yang mengawasi keamanan gudang dari segala tindak kejahatan, baik yang dilakukan karyawan maupun orang dari luar perusahaan.
Cara Kerja Admin Gudang
Supaya lebih siap saat bekerja sebagai Admin Gudang, ada beberapa tugas staf Admin Gudang berikut persyaratannya yang dapat dijadikan bahan pertimbangan di bawah ini!
Ada beberapa cara kerja Admin Gudang yang perlu Kamu ketahui, berikut ini :
1. Mengecek dan Mencatat Surat Penerimaan Produk atau Barang
Setiap barang atau produk yang keluar dan masuk ke dalam gudang perlu dicatat supaya jumlah stoknya dapat diketahui. Selain itu, Admin Gudang pun wajib membuat surat perihal penerimaan barang untuk dijadikan tanda bukti jika barang sudah diterima perusahaan.
2. Memeriksa Kondisi Stok Barang
Cara kerja Admin Gudang berikutnya ialah setiap barang atau produk di gudang wajib diperiksa kondisinya terlebih dahulu, termasuk harus melakukan perawatan terhadap barang maupun peralatan yang ada di gudang supaya selalu dalam keadaan yang baik dan tidak rusak.
3. Melakukan Penginputan Data Inventory dengan Cepat dan Tepat
Jumlah stok barang yang terdapat di gudang perlu di update setiap waktu, entah itu produk yang keluar maupun yang masuk. Salah satu tugas dari Admin gudang ialah melakukan penginputan data inventory ke dalam program.
4. Melakukan Packing Produk Sebelum Dikirimkan Kepada Konsumen
Staf Admin Gudang pun bertugas mempersiapkan barang atau produk sebelum dilakukan pengiriman ke konsumen, misalnya dengan menyesuaikan ukuran, mengecek kualitas, mengecek barang sesuai pesanan hingga proses packing barang.
5. Melakukan Pengecekan dan Penerimaan Barang Retur dari Pembeli
Dalam sebuah bisnis tentu sudah lumrah jika terjadi kerusakan barang saat sampai di tangan konsumen.
Umumnya hal ini disebabkan oleh kesalahan waktu pengiriman, baik itu karena tertindih barang yang lain, terjatuh, atau karena kurir yang teledor. Bisa juga disebabkan oleh kecacatan produk saat proses produksi.
Produk yang cacat atau rusak akan dilakukan retur barang ke perusahaan, biasanya Admin Gudang dan Admin Marketing bersama-sama bertugas menerima sekaligus mencatat barang tersebut lalu disisihkan ke tempat khusus.
6. Melakukan Stock Opname
Stock opname ialah perhitungan persediaan fisik di gudang atau toko. Tujuan stock opname itu sendiri untuk memastikan stok barang yang masih ada dalam sistem dengan stock yang terdapat di gudang. Aktivitas ini termasuk dalam bagian SPI (Sistem Pengendalian Intern).
7. Mengupdate Produk yang Memasuki Masa Expired
Barang di toko atau di gudang harus selalu dilakukan pengecekan, terlebih barang berbentuk minuman atau makanan. Dikarenakan barang tersebut mempunyai batas expired, jadi jangan sampai terlewat dan tetap terpajang di toko.
Salah satu cara kerja Admin Gudang ialah mengecek dan mencatat beberapa produk yang akan memasuki masa expired.
8. Membuat Laporan Bulanan Administrasi Stok Gudang
Di samping melaporkan kinerja dalam waktu 1 bulan, tugas Admin Gudang lainnya juga melaporkan administrasi pembukuan stok gudang ke perusahaan.
Dimana laporan tersebut terdiri atas jumlah stok yang sebenarnya, jumlah produk yang rusak, jumlah keluar asuk barang, jumlah produk yang akan memasuki masa expired.
9. Membuat Surat Jalan
Surat jalan merupakan salah satu dokumen yang wajib dibawa supir saat mengirimkan barang. Biasanya surat ini dibuat Admin gudang disertai tanda tangan pimpinan. Selain itu, surat jalan tersebut harus dibuat saat mengirimkan barang berjumlah besar.
Syarat Menjadi Admin Gudang
Selain mengetahui cara kerja Admin Gudang, Kamu yang tertarik dengan profesi Admin Gudang tentu harus memahami persyaratan apa saja yang wajib dipenuhi.
Dimana dengan semakin banyaknya syarat dan kualifikasi yang Kamu penuhi, maka akan peluang diterima menjadi Admin Gudang pun menjadi semakin besar. Adapun kualifikasinya ialah sebagai berikut:
- Mempunyai pengalaman dalam bidang yang sama menjadi nilai lebih.
- Paling minimal jurusan Diploma.
- Mempunyai keterampilan komunikasi dan ketelitian yang baik.
- Mempunyai kemampuan supply chain, manajemen stok barang dan logistik.
- Struktur, prosedural, dan rapi.
- Bertanggung jawab dan jujur.
- Sudah terbiasa deadline dan mencapai target.
- Cepat tanggap, tegas, rajin, dan komunikatif.
- Bisa mengoperasikan perangkat komputer dengan lancar, terutama Ms. Word dan Microsoft Excel.
Berapa Gaji Staf Admin Gudang?
Di perusahaan-perusahaan besar, penghasilan menjadi Admin Gudang bisa dikatakan cukup besar. Berdasarkan informasi yang dijumpai di internet, ada beberapa lowongan pekerjaan Staf Admin Gudang beserta informasi gajinya. Adapun kisaran gaji staf Admin gudang sendiri mulai dari Rp. 2.000.000 sampai yang terbesar Rp. 6.500.000.
Itulah informasi kisaran pendapatan staf Admin gudang yang ada di beberapa perusahaan. Gajinya mungkin bervariasi untuk setiap perusahaan, biasanya menyesuaikan besar atau kecilnya perusahaan beserta tanggung jawab dari staf Admin Gudang itu sendiri.
Namun, jika pekerjaan menjadi Admin Gudang telah menjadi passion-mu. Maka tentu saja gaji berapapun tidak masalah asalkan Kamu menyukai pekerjaan dan tentu saja jika kenerja Kamu di perusahaan baik, bukan tak mungkin akan diangkat menjadi Supervisor Gudang.
Cara Rekrutmen Staff Gudang Berkualitas
Ada beberapa tips yang bisa sobat sibakua ikuti supaya bisa merekrut pegawai salah satunya staff gudang yang berkualitas, yaitu diantaranya:
1. Latar Belakang Pendidikan
Mencari staff gudang dengan latar belakang yang berkaitan tentunya dapat menunjang kualitas kerja yang diinginkan. Tetapkan latar belakang pendidikan yang berkorelasi dengan posisi ini
2. Memiliki Skill dan Kemampuan
Pendidikan memang tidak selalu menjamin karyawan memiliki kemampuan atau skill, untuk menjadi staff gudang. Tapi dalam merekrut seseorang diperlukan uji kemampuan apakah bidang tersebut tepat untuk calon pegawai yang dituju.
3. Memiliki Pengalaman Kerja
Calon karyawan yang sudah pernah bekerja dinilai lebih kompeten dan efektif dalam bekerja, apalagi pekerjaan yang digeluti sebelumnya masih berkaitan. Perhatikan juga track record mereka selama bekerja di perusahaan lama.
4. Pelatihan Secara Khusus
Pelatihan yang perusahaan berikan dapat berupa pengetahuan mengenai posisi yang digeluti. Ini dapat sobat sibakua terapkan pada pegawai yang belum aktif bekerja sehingga mereka dapat meningkatkan skill mereka
5. Memberikan Jaminan Sosial
Staff gudang akan sering dihadapkan pada barang-barang memiliki bobot yang berat dan bisa membahayakan. Tentunya pemberian asuransi seperti BPJS Ketenagakerjaan bisa menjadi pilihan untuk melindungi mereka
6. Menerapkan Safety Wear
Dalam merekrut staff gudang, kamu juga perlu memberikan mereka safety wear, perlengkapan yang menjamin keselamatan mereka dalam bekerja.
7. Memberikan Upah dan Jobdesk yang Transparan
Perusahaan juga harus menjelaskan jobdesk apa saja yang akan mereka lakukan sehingga karyawan tersebut dapat mempersiapkan diri dari awal.
Kejelasan dalam apa saja komponen upah dan gaji juga perlu dibicarakan sehingga jika karyawan setuju mereka bisa langsung bekerja dengan semangat, Apalagi kalau dijelaskan jenjang karir.
8. Menggunakan Platform Terpercaya
Ada beberapa platform pencarian kerja yang sering digunakan ketika perusahaan ingin menyebarkan info lowongan pekerjaan. Seperti linkedin, joobstreet dan berbagai penyedia portal loker lainnya yang sudah terbukti kredible.
Selain itu, untuk memudahkan dan mengotomatisasi proses administrasi HR diawal dan setelah perekrutan, Anda dapat menggunakan software HR untuk perusahaan manufaktur dari Mekari Talenta.
Contoh KPI Staff Gudang
Setiap perusahaan atau pemilik bisnis memiliki Key Point Indicator (KPI) tersendiri untuk memenuhi segala aktivitas operasional gudang sehari-hari. Namun, secara umum KPI gudang di antaranya:
1. Packing atau Pengemasan
Staff gudang bertugas tidak hanya dalam penataan gudang akan tetapi juga dalam proses packing atau pengemasan barang. Proses ini dilakukan oleh staff gudang packing atau dikenal dengan packer.
Packer adalah pekerja yang dituntut untuk dapat melaksanakan segala kegiatan pengemasan barang hingga ke tangan konsumen.
2. Pengambilan Barang
Proses ini meliputi pengambilan barang hingga menyerahkannya ke pihak yang dituju. KPI yang bisa digunakan dalam proses pengambilan :
- berapa jumlah pesanan yang diambil,
- persentase pengambilan yang sukses,
- waktu pengembalian setiap pesanan serta biaya pengambilan per pesanan
Staff yang melakukan tugas ini disebut “Picker”.
3. Pengiriman
Proses pengiriman merupakan pekerjaan staff gudang yang terakhir. Dalam hal ini, staff gudang bertugas untuk melakukan pengiriman ke pihak pemesanan seperti klien secara langsung.
Indikator yang bisa digunakan untuk mengukur kinerjanya di antaranya: persentase pengiriman yang dilakukan per jam serta waktu dan biaya pengiriman setiap pesanan.
Bagaimana Mengukur Performa Staff Gudang?
Performa staff gudang dapat diukur berdasarkan 3 hal berikut di antaranya:
1. Jenis Pekerjaan
Salah satu hal yang dapat diukur untuk meningkatkan performa staff gudang yaitu berhubungan dengan jenis pekerjaan dari masing-masing staff antara lain meliputi: jadwal kerja, kebiasaan dan cara penyelesaian masing-masing pekerjaan tersebut.
Kondisi
Selanjutnya, hal yang dapat diukur dalam meningkatkan performa staff berkaitan dengan kondisi yang dihadapi saat bekerja karena hal ini akan sangat berpengaruh terhadap kinerja staff gudang itu sendiri maupun dengan kinerja staff gudang yang lain.
2. Performa Kerja
Performa kerja berkaitan dengan kinerja staff gudang itu sendiri. Jadi, kemampuan kerjanya yang akan menentukan apakah staff tersebut memiliki performa kerja yang baik atau tidak.
Cara Tingkatkan Performa Staff Gudang
Ada beberapa upaya yang bisa dilakukan untuk membantu meningkatkan performa staff gudang di antaranya:
1. Memantau Performa Staff secara Rutin
Dengan memantau pekerjaan atau performa staff secara rutin, pemilik bisnis akan dapat melakukan evaluasi terhadap kinerja staff serta memberikan tambahan dan masukan untuk kinerja staff agar performa staff bisa terus meningkat.
2. Menyediakan Fasilitas yang Memadai
Menyediakan fasilitas dan peralatan yang memadai juga pastinya akan mendukung performa kinerja seorang staff gudang dalam menjalankan tugasnya. Selain itu, fasilitas di luar pekerjaan lain seperti kenyamanan di tempat kerja juga dapat menjadi tolak ukur meningkatnya performa staff gudang.
3. Memastikan Keamanan
Bekerja di gudang dan berurusan dengan puluhan barang dan sering menggunakan alat berat memang cukup berbahaya. Oleh karena itu, keselamatan kerja merupakan hal yang harus diperhatikan oleh pemilik usaha.
Perlu untuk menyediakan berbagai peralatan kesehatan dan keselamatan terhadap para staff gudang sehingga staff akan dapat lebih merasa aman dan fokus terhadap pekerjaanya.
4. Memberikan Pelatihan
Memberikan pelatihan/training secara berkala juga sangat dibutuhkan untuk membantu mengasah keterampilan para staff gudang.
Pelatihan keterampilan tersebut dapat berupa keterampilan soft skill (seperti cara penggunaan teknologi) maupun hard skill sehingga kemampuan karyawan akan semakin terasah dan meningkatkan kinerja performa staff gudang.
5. Menerapkan Jam Kerja yang Jelas
Disiplin waktu juga merupakan hal penting dalam meningkatkan kinerja staff gudang. Keteraturan dalam segala aktivitas di gudang berdasarkan jadwal yang ditentukan dapat mencegah terjadinya penumpukan barang atau habisnya stok barang.
Perusahaan dapat memberikan kenyamanan bagi staff gudang dengan adanya absensi online, sehingga memudahkan karyawan untu melakukan absensi di tempat mana pun saat melakukan pekerjaan.
6. Berdiskusi dengan Staff
Pemilik perusahaan juga perlu untuk menjalin komunikasi yang baik dengan para staff untuk bertukar pendapat dalam menemukan ide seperti apa saja yang perlu diganti, ditambahkan atau ditingkatkan lagi dalam aktivitas pergudangan dan menanyakan bagaimana feedback mereka akan operasional di gudang. Hal ini juga akan membuat para staff merasa mampu untuk berkontribusi dan memaksimalkan kinerja mereka.
Solusi Pergudangan Digital untuk Memaksimalkan Performa Staff Gudang
Terwujudnya suatu pengelolaan gudang yang efisien dapat terjadi jika staff gudang memiliki performa kerja yang baik. Hal yang bisa dilakukan untuk meningkatkan performa kinerja staff gudang yaitu dengan menyediakan fasilitas dan berinvestasi dengan teknologi supaya kinerja staff gudang akan jauh lebih maksimal.
Sistem Warehouse Management System (WMS) melalui aplikasi gudang bisa menjadi solusi Anda untuk membantu meningkatkan produktivitas staff gudang. Fitur ini akan membantu Anda untuk mengelola gudang dengan otomatis sehingga dapat menghemat waktu, biaya dan pastinya aman.
Jadi, ayo segera mulai kelola gudang Anda dengan Mekari!
