Apa Itu Sertifikat Elektronik Pajak? Anda Wajib Tahu!

EFIN atau Electronic Filing Identification Number sudah diganti dengan sertifikat elektronik pajak. Hal ini dikhususkan untuk keperluan perpajakan online. Sertel atau biasa dikenal dengan sertifikat elektronik ini sebenarnya bukan sesuatu yang bersifat eksklusif lagi. Melainkan sudah bersifat umum untuk seluruh wajib pajak di Indonesia.

Sehingga perlu dipahami bahwa sertel pajak tidak hanya untuk Pengusaha Kena Pajak atau PKP saja. Tapi berlaku juga untuk wajib pajak non-PKP. Dengan kata lain, surat elektronik pajak dibutuhkan untuk semua wajib pajak.

Pengertian Sertifikat Elektronik Pajak

Menurut Pasal 1 Peraturan Direktur Jenderal Pajak Nomor PER-04/PJ/2017, Sertifikat Elektronik adalah dokumen elektronik yang memuat tanda tangan elektronik dari penyelenggara sertifikat elektronik atau Direktorat Jenderal Pajak.

Sertifikat elektronik ini berfungsi sebagai alat otentikasi identitas pengguna layanan perpajakan secara elektronik. Sertifikat ini, atau biasa disebut sertel, menjadi indikator status hukum para pihak yang terlibat dalam transaksi. 

Perbedaan utama antara Sertifikat Digital Pajak dan eFIN terletak pada subjek pajak, kategori, dan status wajib pajaknya. 

Berdasarkan Pasal PER-04/PJ/2020, wajib pajak yang diharuskan memiliki Sertifikat Elektronik pajak adalah yang melakukan aktivitas perpajakan sebagai berikut:

Wajib Pajak Kena Pajak (PKP):

• Termasuk Wajib Pajak Pribadi (WP pribadi) dan WP Badan.
• Sudah dikukuhkan sebagai Pengusaha Kena Pajak (PKP).
• Membuat Faktur Pajak elektronik dan melaporkan SPT Masa PPN di e-Faktur.
• Melakukan transaksi yang mengharuskan membuat bukti potong PPh 4 (2), 15, bukti potong PPh 22, 23, 26, dan melaporkan SPT Masa PPh unifikasi di e-Bupot.

Non-PKP:

• Termasuk Wajib Pajak Pribadi (WP pribadi) dan WP Badan.
• Belum dikukuhkan sebagai PKP.
• Tidak membuat Faktur Pajak.
• Membuat bukti potong PPh 4 (2), 15, 22, 23, 26, dan melaporkan SPT Masa PPh unifikasi di e-Bupot.

Baca Juga: Mengenal Apa Itu e-Nofa Pajak Beserta Dasar Hukum dan Cara Memperolehnya

Surat Permintaan Sertifikat Elektronik

Permintaan sertifikat elektronik terdiri dari identitas diri yang mengajukan permintaan sertel yang berisi:

1. Nama lengkap
2. Nomor Induk KTP atau Paspor khusus warga negara asing
3. Jabatan.
4. Nama pengusaha kena pajak
5. NPWP
6. Alamat lengkap

Surat ini ditujukan kepada kantor pelayanan pajak. Dan ditandatangani oleh pemohon.

Persyaratan yang dibutuhkan dalam penyampaian surat permintaan sertifikat elektronik antara lain yaitu:

1. Surat persetujuan penggunaan sertifikat elektronik, yang berisi identitas pengurus seperti nama, NIK atau Paspor dan Jabatan.
2. Identitas diri yang mengajukan permohon dan kartu identitas seperti kartu tanda penduduk elektronik, atau paspor untuk warga negara asing untuk pengurus.
3. Fotocopy e-KTP dan paspor Pengurus.
4. Kartu Keluarga yang asli milik Pengurus.
5. Kartu Izin Tinggal Terbatas atau KITAS
6. Kartu Izin Tinggal Tetap atau KITAP

Selain itu namanya juga tercantum dalam SPT Tahunan PPh Badan tahun pajak terakhir. Yang mana jangka waktunya telah sampai jatuh tempo pada saat pengajuan surat permintaan sertifikat elektronik.

Persyaratan Tambahan Surat Permintaan Sertifikat Elektronik Pajak

Selain persyaratan yang telah dijabarkan sebelumnya, terdapat tambahan persyaratan bagi: 

1. PKP Pusat:

• SPT Tahunan PPh Badan asli.
• Bukti penerimaan surat pelaporan asli.
• Nama Pengurus yang tercantum dalam SPT.

2. PKP Tunggal Tanpa Cabang:

• Surat Pengangkatan Pengurus asli.
• Akta Pendirian Perusahaan asli.
• Penunjukan sebagai Bentuk Usaha Tetap (BU) dari perusahaan induk asli.
• Surat Pengangkatan Pengurus yang difotokopi.
• Akta Pendirian Perusahaan yang difotokopi.
• Penunjukan sebagai BU dari perusahaan induk yang difotokopi.

3. PKP Cabang:

• SPT Tahunan PPh Badan pusat yang difotokopi.
• Penunjukan dari pengurus pusat untuk PKP cabang asli.
• Penunjukan dari pengurus pusat untuk pengusaha kena pajak cabang yang difotokopi.

4. PKP Kerja Sama Operasi:

• SPT Tahunan PPh seluruh anggota bentuk kerja sama operasi yang difotokopi.
• Akta Kerja Sama Operasi asli.
• Akta Kerja Sama Operasi yang difotokopi.

Baca Juga: Penyebab Web eFaktur Tidak Bisa Dibuka dan Solusi Mengatasinya

Masa Berlaku dan Pembaruan Sertifikat Elektronik

Sertifikat elektronik pajak yang diterima oleh pengusaha kena pajak berlaku selama dua tahun dan harus diperbarui sebelum masa berlakunya habis. Periode berlaku dihitung sejak tanggal pemberian Sertifikat Elektronik oleh Direktorat Jenderal Pajak. Jika sertifikat elektronik pajak tidak diperbarui setelah masa berlaku yang ditentukan, otentikasi sertifikat elektronik dalam aplikasi e-faktur tidak akan berfungsi, dan pengguna atau PKP tidak dapat mengunggah faktur pajak.

PKP dapat mengajukan permintaan Sertifikat Elektronik baru ke Direktorat Jenderal Pajak dengan alasan masa berlaku Sertifikat Elektronik akan atau telah berakhir. Permintaan juga dapat diajukan dalam kasus penyalahgunaan Sertifikat Elektronik. Kewajiban untuk segera melaporkan potensi penyalahgunaan Sertifikat Elektronik, lupa passphrase, atau keadaan lain yang memerlukan Sertifikat Elektronik baru.

Jika terjadi penghapusan NPWP terhadap Wajib Pajak, baik berdasarkan permohonan atau jabatan, masa berlaku Sertifikat Elektronik Wajib Pajak ini berakhir bersamaan dengan penghapusan NPWP.

Cara pembaruan Sertifikat Elektronik pajak sama dengan proses pengajuan pertama kali. PKP harus menyampaikan surat permintaan sertifikat elektronik dengan memenuhi persyaratan yang sama seperti saat pengajuan awal.

Mekari Klikpajak, mempermudah aktivitas perpajakan 

Mekari Klikpajak adalah aplikasi perangkat lunak perpajakan yang memudahkan pengelolaan pajak. Dengan fitur e-faktur, e-Bupot, eFiling, dan e-Billing, pengguna dapat melakukan pembayaran, pelaporan, dan pengelolaan perpajakan secara efisien. 

Mekari Klikpajak juga sudah terintegrasi dengan produk Mekari lainnya seperti Jurnal dan Talenta. Dengan proses online yang efisien dan akses dokumen yang mudah, platform ini dirancang untuk mengakses dokumen kapan saja dan di mana saja, menyimpan riwayat dengan baik, dan mengorganisir transaksi secara otomatis. 

Selain efektif dan efisien, pembayaran pajak online dapat dilakukan kapan saja dan di mana saja, menghemat waktu dan mengurangi kesalahan manual. Tertarik mencoba? Hubungi kami sekarang.