EFIN atau Electronic Filing Identification Number sudah diganti dengan sertifikat elektronik pajak. Hal ini dikhususkan untuk keperluan perpajakan online. Sertel atau biasa dikenal dengan sertifikat elektronik ini sebenarnya bukan sesuatu yang bersifat eksklusif lagi. Melainkan sudah bersifat umum untuk seluruh wajib pajak di Indonesia.
Sehingga perlu dipahami bahwa sertel pajak tidak hanya untuk Pengusaha Kena Pajak atau PKP saja. Tapi berlaku juga untuk wajib pajak non-PKP. Dengan kata lain, surat elektronik pajak dibutuhkan untuk semua wajib pajak.
Pengertian Sertifikat Elektronik Pajak
Sebelumnya,bisa dipahami terlebih dahulu bahwa pasal 1 Peraturan Direktur Jenderal Pajak Nomor PER-04/PJ/2017. Menerangkan bahwa Sertifikat Elektronik adalah surat yang bersifat elektronik dan di dalamnya terdapat tanda tangan elektronik oleh penyelenggara sertifikat elektronik atau Direktorat Jenderal Pajak.
Sehingga bisa ditandai bahwa tanda tangan elektronik adalah tanda tangan yang di dalamnya terdiri dari informasi elektronik. Informasi tersebut dilekatkan, terasosiasi, ataupun terkait dengan berbagai informasi elektronik lainnya. Meliputi informasi yang bisa digunakan sebagai alat verifikasi dan juga alat autentikasi.
Dengan kata lain, sertifikat elektronik pajak adalah otentikasi identitas pengguna layanan perpajakan secara elektronik. Yang di dalamnya terdapat tanda tangan elektronik dan juga identitas wajib pajak.
Dan dipahami bahwa sertifikat elektronik pajak merupakan sertifikat yang berisi tanda tangan elektronik dan identitas wajib pajak. Sertifikat elektronik merupakan bagian dari otentifikasi identitas pengguna layanan perpajakan secara elektronik. Sertifikat elektronik atau sertel ini menjadi petunjuk status subjek hukum para pihak yang terlibat dalam transaksi. Sertel ini dibutuhkan pengusaha kena pajak untuk menggunakan layanan pajak seperti e-Faktur dan juga permintaan nomor seri faktur pajak (e-Nofa).
Baca Juga: Mengenal Apa Itu e-Nofa Pajak Beserta Dasar Hukum dan Cara Memperolehnya
Surat Permintaan Sertifikat Elektronik
Berikut umum dari surat permintaan sertifikat elektronik terdiri dari identitas diri yang mengajukan permintaan sertel. Berisi nama lengkap, Nomor Induk KTP atau Paspor khusus warga negara asing, jabatan. Diminta pula melengkapi nama pengusaha kena pajak, nomor pokok wajib pajak, serta alamat lengkap. Surat ini ditujukan kepada kantor pelayanan pajak. Dan ditandatangani oleh pemohon.
Persyaratan yang dibutuhkan dalam penyampaian surat permintaan sertifikat elektronik antara lain yaitu Surat persetujuan penggunaan sertifikat elektronik, yang berisi identitas pengurus seperti nama, NIK atau Paspor dan Jabatan. Dan juga identitas diri yang mengajukan permohon dan kartu identitas seperti kartu tanda penduduk elektronik, atau paspor untuk warga negara asing untuk pengurus. Juga membawa fotocopy e-KTP dan paspor Pengurus. Membawa Kartu Keluarga yang asli milik Pengurus.
Juga membawa Fotocopy Kartu Keluarga Pengurus. Softcopy pas foto yang terbaru bagi Pengurus.
Adapun yang dimaksud sebagai pengurus adalah merupakan orang yang mempunyai wewenang menentukan kebijaksanaan dan atau mengambil keputusan. Keputusan yang dimaksud yaitu dalam menjalankan perusahaan. Selain itu namanya juga tercantum dalam SPT Tahunan PPh Badan tahun pajak terakhir. Yang mana jangka waktunya telah sampai jatuh tempo pada saat pengajuan surat permintaan sertifikat elektronik.
Dalam pengajuan surat permintaan surat elektronik tersebut, pengurus PKP diwajibkan menunjukkan kartu identitas asli dan memberikan fotocopy kartu identitas berupa Kartu Tanda Penduduk atau KTP.
Dan hal yang sama juga berlaku untuk Kartu Keluarga atau KK. Jika pengurus tersebut merupakan Warga Negara Asing atau WNA, maka harus menunjukkan asli dan menyerahkan fotocopy paspor. Juga dilengkapi Kartu Izin Tinggal Terbatas atau KITAS. Dan atau Kartu Izin Tinggal Tetap atau KITAP.
Persyaratan Tambahan Surat Permintaan Sertifikat Elektronik Pajak
Selain persyaratan yang telah dijabarkan sebelumnya, terdapat tambahan persyaratan bagi PKP yang berstatus PKP pusat. Yaitu melengkapi SPT Tahunan PPh Badan yang asli. Juga membawa bukti penerimaan surat atau tanda terima pelaporan SPT Tahunan PPh Badan yang asli. Dan yang selanjutnya nama Pengurus yang tercantum dalam SPT Tahunan PPh Badan.
Bagi yang berstatus pengusaha kena pajak tunggal, dalam artian tidak memiliki cabang. Maka persyaratan tambahan untuk mengajukan surat permintaan sertifikat elektronik antara lain Surat Pengangkatan Pengurus yang asli. Kemudian Akta Pendirian Perusahaan yang asli juga. Penunjukan sebagai Bentuk Usaha Tetap atau BU dari perusahaan induk di luar negeri yang asli. Surat Pengangkatan Pengurus yang difotocopy. Akta Pendirian Perusahaan yang difotocopy. Serta penunjukan sebagai BUT dari perusahaan induk di luar negeri yang difotocopy.
Terdapat pula persyaratan tambahan Jika perusahaan kena pajak yang mengajukan surat permintaan merupakan PKP cabang. Yaitu SPT Tahunan PPh Badan pusat yang difotocopy, penunjukan dari pengurus pusat untuk PKP cabang yang asli. Serta penunjukan dari pengurus pusat untuk pengusaha kena pajak cabang yang difotocopy.
Sementara itu, persyaratan tambahan bagi PKP yang berstatus kerja sama operasi antara lain SPT Tahunan PPh seluruh anggota bentuk kerja sama operasi yang difotocopy. Akta kerja sama operasi yang asli. Serta akta kerja sama operasi yang difotocopy.
Baca Juga: Penyebab Web eFaktur Tidak Bisa Dibuka dan Solusi Mengatasinya
Masa Berlaku dan Pembaruan Sertifikat Elektronik
Sertifikat elektronik pajak yang didapatkan oleh pengusaha kena pajak ini berlaku untuk dua tahun dan harus diperpanjang masa berlakunya. Masa berlaku tersebut dihitung sejak tanggal Sertifikat Elektronik diberikan oleh Direktorat Jenderal Pajak. Jika sertifikat elektronik pajak tidak diperbarui setelah tanggal masa berlaku yang ditentukan. Maka autentifikasi sertifikat elektronik di aplikasi e-faktur tidak akan dapat dijalankan. Dan juga pengguna atau PKP tidak akan bisa mengunggah faktur pajak.
PKP dapat mengajukan permintaan Sertifikat Elektronik baru ke Direktorat Jenderal Pajak dengan alasan masa berlaku Sertifikat Elektronik akan atau telah berakhir. Bisa juga diajukan jika terjadi penyalahgunaan Sertifikat Elektronik. Segera melaporkan jika terdapat potensi terjadinya penyalahgunaan Sertifikat Elektronik. Atau kondisi dimana passphrase Sertifikat Elektronik tidak diketahui atau lupa ataupun sebab lain sehingga Wajib Pajak harus meminta Sertifikat Elektronik baru.
Apabila terhadap Wajib Pajak dapat dilakukan penghapusan NPWP. Baik berdasarkan permohonan. Atau juga secara jabatan. Waktu berlakunya pada Sertifikat elektronik Wajib Pajak ini berakhir bersamaan dengan diberlakukannya penghapusan NPWP.
Adapun cara untuk memperbarui sertifikat elektronik pajak ini sama dengan cara mengajukan pertama kali. Yaitu, PKP kembali harus menyampaikan surat permintaan sertifikat elektronik, disertai dengan persyaratan-persyaratan yang sama dengan saat mengajukan pertama kali.
Penyelenggara Sertifikat Elektronik Pajak
Penyelenggara sertifikasi elektronik pajak adalah sebagaimana yang diatur dalam UU nomor 11 tahun 2008 tentang informasi dan transaksi elektronik stdd UU nomor 19 tahun 2016 yang dikenal sebagai UU ITE yaitu badan hukum yang memiliki fungsi sebagai pihak yang layak dipercaya. Yang memberikan dan mengaudit sertifikat elektronik. Penyelenggara sertifikat elektronik pajak terdiri dari Penyelenggara sertifikasi elektronik Indonesia. Penyelenggara sertifikasi elektronik Indonesia, yang berbadan hukum Indonesia. Dan juga yang berdomisili di Indonesia.
Berdasarkan pasal 53 ayat (3) dan (4) PP 71 Tahun 2019 tentang penyelenggara sistem dan juga transaksi elektronik penyelenggara sertifikasi elektronik Indonesia wajib mendapatkan pengakuan dari Menteri Komunikasi dan Informatika dengan berinduk kepada penyelenggara sertifikasi elektronik induk yang penyelenggaraannya diselenggarakan oleh menteri. Dan juga harus mendapatkan hasil penilaian yang baik dari lembaga sertifikasi yang menyelenggarakan sertifikasi elektronik yang terakreditasi. Adapun penyelenggara sertifikasi elektronik asing yang beroperasi di Indonesia harus terlebih dahulu terdaftar di Indonesia.
Kemudian dalam hal ini, Direktorat Jenderal Pajak dapat memberikan Sertifikat Elektronik kepada Wajib Pajak termasuk Instansi Pemerintah. Yang berfungsi sebagai otentifikasi dari pengguna layanan perpajakan secara elektronik. Yang telah ditentukan dan atau telah disediakan oleh Direktorat Jenderal Pajak.
SPT Tahunan
SPT merupakan singkatan dari Surat Pemberitahuan Tahunan. Warga Negara Indonesia pemilik Nomor Pokok Wajib Pajak atau NPWP wajib melakukan pengisian pada laporan SPT tahunan. Secara singkat, SPT adalah laporan wajib pajak atau WP atas pembayaran pajak penghasilan. SPT adalah surat yang oleh WP dapat dipakai untuk melakukan pelaporan, penghitungan dan pembayaran pajak, objek pajak atau bukan objek pajak.
Selain itu, SPT dapat digunakan juga untuk melaporkan harta dan kewajiban sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan dari perpajakan. Surat Pemberitahuan Tahunan Pajak Penghasilan juga disebut SPT Tahunan PPh untuk suatu Tahun Pajak. Atau Bagian Tahun Pajak yang meliputi SPT Tahunan Orang Pribadi dan juga SPT Tahunan Badan.
Nyatanya hingga kini banyak juga orang yang belum memahami dengan baik fungsi dari SPT. SPT memiliki beberapa fungsi baik bagi wajib pajak, petugas pajak maupun pemotong pajaknya. Bagi wajib pajak, SPT merupakan bentuk dari pelaporan pertanggung jawaban atas perhitungan jumlah pajak yang dibayarkan. Termasuk juga penjelasan apakah pembayaran pajak dilakukan sendiri atau pihak lain. SPT juga memberikan penjelasan apakah pajak tersebut dipungut dari pribadi ataupun dari badan.
Bagi pengusaha kena pajak, SPT berfungsi sebagai alat untuk pelaporan dan pertanggungjawaban pajaknya. Di dalamnya terdapat informasi lengkap pajak PPN dan juga PPnBM serta hal-hal yang berhubungan dengan pengkreditan PM atau pajak masuk terhadap PK atau pajak Keluaran.
Bagi pihak pemotong pajak seperti perusahaan, adanya SPT bisa dijadikan bukti pertanggungjawaban bahwa pajak karyawan yang bekerja di perusahaan tersebut sudah terbayarkan. Sedangkan bagi petugas pajak, SPT tersebut berfungsi sebagai alat yang menguji kepatuhan wajib pajak terhadap peraturan dari perpajakan yang berlaku. Selain itu juga, SPT merupakan bentuk pelaksanaan fungsi pengawasan dari para petugas pajak.
Setiap jenis pajak, dilaporkan dengan menggunakan formulir yang disediakan dan berbeda-beda. Tergantung pada jenis pajak yang dilaporkan. Apabila kemudian SPT tidak dilaporkan sampai batas waktu yang sudah ditentukan, maka akan ada sanksi yang bisa dikenakan kepada wajib pajak yang bersangkutan.
Aplikasi Software Pajak dari Mekari
Aplikasi pajak merupakan sistem perangkat lunak yang dapat digunakan untuk melakukan pengelolaan dan juga pengurusan perpajakan. Bentuknya mulai dari penghitungan pajak otomatis, penyetoran pajak, dan pelaporan pajak dapat dilakukan dengan mudah.
Mekari Klikpajak yang merupakan salah satu mitra resmi dari Dirjen Pajak ini memiliki fitur-fitur yang dapat membantu memudahkan dalam mengurus perpajakan. Mekari Klikpajak juga sudah terintegrasi dengan produk Mekari lainnya. Seperti Mekari Jurnal untuk pengelolaan keuangan dan Mekari Talenta untuk HR.
Dalam aplikasi Mekari Klikpajak terdapat banyak fitur perpajakan yang memang masing-masing berfungsi memudahkan pengelolaan pajak. Ada fitur e-faktur yang berfungsi untuk memudahkan pembayaran dan pelaporan pajak. Bahkan fitur ini terintegrasi langsung dengan faktur penjualan. Sehingga pencocokannya tidak lagi dilakukan secara manual. Untuk pembayaran dan juga pelaporan SPT masa PPN. Juga dapat dilakukan di dalam aplikasi eFaktur pajak Klikpajak by Mekari. ID Billing pun sudah dilengkapi dengan NTPN. Dan akan langsung menerima bukti bayar dan lapor pajak secara resmi.
Terdapat juga fitur e-Bupot yang akan menarik data secara langsung dari laporan keuangan. Laporan keuangan yang dimaksud adalah laporan yang sudah dibuat sebelumnya. Sehingga tidak perlu lagi melakukan input data ulang karena semua datanya sudah tersedia. Dan bisa langsung diolah. Yang perlu dilakukan hanyalah mengisi formulir yang disediakan untuk bukti potong PPh 23/26. Maka perhitungan akan terjadi langsung secara otomatis. Lalu, setelah mendapatkan validasi dari DIP, maka bukti potong PPh 23/26 yang telah diproses tersebut dapat langsung dikirim ke lawan transaksi.
Ada pula fitur eFiling pajak yang dapat melakukan proses pelaporan SPT tahunan PPh badan dan SPT Masa badan untuk berbagai jenis pajak penghasilan yang dilakukan secara online. Yang diperkukan hanyalah melampirkan formulir SPT yang dipersiapkan dalam bentuk CSV dan PDF. Singkatan dari electronic filing ini merupakan sebuah sistem berbasis cloud atau online yang diupdate secara real time. Bertujuan untuk melakukan pelaporan pajak dan juga perpanjangan SPT Tahunan Badan. Sebelum tercetusnya aplikasi eFiling ini, biasanya wajib pajak harus melakukan pelaporan secara offline ke KPP. Juga harus mengisi formulirnya secara manual. Kini berkat bantuan eFiling, maka semua proses dapat dilakukan mudah dan otomatis. Kapan pun dan dimana pun.
Selanjutnya fitur e-Billing. Berguna untuk memudahkan wajib pajak dalam melakukan pembayaran pajak. Selain itu dapat membantu juga dalam mendapatkan bukti-bukti yang resmi dari DJP. Seluruh riwayat dari ID Billing dan Surat Setoran Pajak (SSP) juga akan tersimpan dan terdokumentasikan dengan aman dan lebih mudah dicari saat dibutuhkan. Dengan kata lain, eBilling pajak menjadi sebuah sistem elektronik yang dapat digunakan untuk menerbitkan kode billing.
Yang nantinya kode tersebut dimanfaatkan untuk digunakan sebagai alat pembayaran pajak dan sistem penerimaan negara Indonesia. Penggunaan e-Billing ini juga sangat membantu wajib pajak dalam melakukan pembayaran pajak. Tentu saja karena cara ini lebih efektif dan sangat efisiensi waktu. Fitur arsip pajak pada klikpajak memungkinkan untuk mengarsipkan data secara terpusat.
Dapat menyimpan ID Billing dengan rapi di menu persiapan pajak. Kemudian bisa menyortir arsip sesuai jenis dan masa pajak yang diinginkan lalu bisa langsung disiapkan untuk pembayarannya. Bisa untuk menyimpan seluruh status kekurangan ataupun kelebihan pembayaran hingga nihil di menu Pelunasan Pajak.
Bahkan dengan mudahnya dapat langsung melaporkan pajak melalui menu ini. Adapun Bukti lapor (NTTE) dari pajak yang sudah dilaporkan akan tersimpan juga dengan rapi. Selanjutnya dapat pula dilakukan perbaikan dengan mudah jika dibutuhkan. Yang bahkan langsung terupdate secara otomatis
Yang terakhir ada fitur efaktur API yang berguna untuk otomatisasi proses manual dalam pengelolaan faktur pajak untuk mendapatkan penghematan waktu dan meminimalisir kesalahan dalam proses manual. Klikpajak sendiri merupakan ASP resmi dari Dirjen Pajak untuk melakukan pelaporan pajak PPN. Dengan melalui aplikasi eFaktur, maka penggunanya membutuhkan Sertifikat elektronik pajak, sertifikat digital atau passphrase dan e-Nofa.
Sedikitnya ada beberapa alasan mengapa perlu menggunakan klikpajak. Yaitu dengan adanya platform untuk bayar pajak online, membuat pekerjaan selesai dengan efisien dan efektif. Karena sebagaimana dijelaskan sebelumnya bahwa dalam platform pajak ini, tersedia juga layanan pembuatan ID Billing secara gratis. Didapatkan dengan tanpa batas dan tanpa harus mengeluarkan biaya tambahan lagi.
Selanjutnya dikarenakan prosesnya dari awal sampai akhir dilakukan secara online dan real time, maka urusan perpajakan ini tidak mengharuskan untuk datang ke Kantor Pelayanan Pajak. Tidak sibuk dengan penghitungan manual dan mengantri panjang. Pembayaran pajak secara offline juga menghabiskan banyak waktu.
Sehingga kurang efektif dan efisien. Pembayaran pajak online dapat dilakukan kapan saja dan dimana saja tergantung kebutuhan. Asalkan perangkat komputer atau laptop yang digunakan sudah tersambung dengan jaringan internet, semua proses perpajakan perusahaan dapat dilakukan dimana saja dan kapan saja.
Selain itu, platformnya yang sudah didesain juga dirancang dengan baik. Sehingga dapat mengakses dokumen-dokumen yang diperlukan kapanpun dan dimanapun. Bahkan memungkinkan untuk memilih dokumen yang diperlukan berdasarkan masa dan periodenya. Juga bisa menemukan Nomor Transaksi Penerimaan Negara dengan mudah dan cepat.
Dan juga dokumen yang termasuk Nomor Transaksi Penerimaan Negara akan tersimpan dengan baik, rapi, dan terorganisir di fitur Arsip Pajak. Juga dapat menyimpan riwayat Surat Setoran Pajak (SSP) dengan aman. Bahkan proses pengarsipannya dapat disusun berdasarkan jenis pajak dan masanya. Hal tersebut dikarenakan transaksinya dilakukan secara real time. Sehingga data dan transaksi yang telah dilakukan akan dengan mudah diarsipkan secara otomatis.
