Dalam mengelola kinerja dan produktivitas, prinsip reward and punishment masih banyak berlaku di beragam industri. Dalam hal ini adalah sanksi karyawan terlambat dapat berupa bentuk denda. Tentang berapa jumlah nominal denda yang berlaku, hal tersebut menjadi hak manajemen internal perusahaan.
Tapi, sebenarnya para pemberi kerja atau pemimpin di perusahaan tidak bisa langsung memberi sanksi. Khususnya yang menyangkut pemotongan gaji, pihak perusahaan harus mengetahui adakah peraturan pemerintah yang mengatur hal ini. Untuk menjawabnya, pemberi kerja bisa mengacu ke UU No. 11 Tahun 2020 atau Undang-undang Cipta Kerja yang juga memuat peraturan yang terkait pengupahan.
Selain itu ada pula Peraturan Pemerintah No. 36 Tahun 2021 tentang Pengupahan. Akan tetapi, penerapan kebijakan tersebut hanya berlaku jika sudah ada aturan pada Perjanjian Kerja, Perjanjian Kerja Bersama, atau Peraturan Perusahaan yang sah. Bagaimana dengan masalah keterlambatan di perusahaan tempat Anda bekerja saat ini?
Sanksi Efektif Mengatasi Karyawan Terlambat
Keterlambatan karyawan bisa menjadi hal yang berpengaruh pada produktivitas kinerja tim. Untuk beberapa kasus, perusahaan bisa membuat kebijakan pemotongan gaji sekian persen. Setiap sanksi yang berlaku adalah berdasarkan kebijakan atau aturan khusus yang telah melewati pembahasan bersama.
Selain memberikan sanksi, perusahaan juga membuat peraturan terlambat masuk kerja untuk meminimalisir pelanggaran tersebut. Apa isi dari peraturan tersebut?
Sanksi bagi karyawan yang datang terlambat bertujuan agar semua anggota tim dapat mematuhi jam kerja sesuai dengan jadwal yang telah ditetapkan. Hampir setiap perusahaan memiliki ketentuan mengenai ketepatan waktu masuk kerja.
Setelah aturan ini diberlakukan, jika masih ada karyawan yang melanggarnya, maka ada beberapa konsekuensi yang harus mereka hadapi. Umumnya, sanksi tersebut meliputi:
1. Menghilangkan Bonus untuk Karyawan
Banyak perusahaan yang memberi bonus untuk karyawan karena kedisiplinan. Bonus apresiasi kehadiran memang jumlahnya tidak seberapa dibanding dengan bonus lain seperti bonus penjualan.
Tapi dengan adanya bonus kehadiran seperti ini, karyawan bisa lebih kompetitif dan terpacu menjadi tepat waktu.
Sebaliknya, untuk yang terlambat maka tidak berhak mendapat bonus. Jumlah toleransi keterlambatan masuk kerja bisa bervariasi misalnya maksimal 3 kali sebulan. Begitu juga durasi atau waktu terlambat, misalnya 5-10 menit setiap hari.
2. Memberi Teguran
Teguran menjadi sesuatu yang sangat umum ketika ingin mendisplinkan tim. Ini adalah langkah awalan supaya karyawan tidak lalai. Orang yang bisa menegur misalnya HR, supervisor, atau atasan yang memang berkewajiban mengelola SDM setiap harinya.
Selain itu, Anda dapat menggunakan surat peringatan secara bertahap kepada karyawan.
Bukan untuk membuat karyawan jadi takut atau merasa tidak aman, tapi atasan juga perlu memahami kondisi yang sebenarnya dialami karyawan. Momen seperti ini memang membutuhkan komunikasi yang baik, agar efek dari teguran bisa berlangsung lama.
3. Mengadakan Upgrading secara Berkala
Sanksi keterlambatan memang memiliki semacam efek jera agar tidak mengulangi lagi. Tapi sebenarnya ada hal yang mendasar yaitu memastikan motivasi karyawan. Upgrading secara berkala adalah salah satu langkah penting meningkatkan kapasitas dan skill. Bukan hanya demi pekerjaan saat ini tapi juga aktualisasi diri jangka panjang.
Dengan upgrading itulah, perusahaan dapat meningkatkan motivasi karyawan, sehingga lebih bersemangat ketika akan melakukan pekerjaan. Idealnya memang demikian, meskipun juga tidak menutup kemungkinan pada faktor teknis.
4. Mengatasi Masalah Teknis
Selain masalah pada karyawan, keterlambatan juga bisa terjadi karena hal teknis seperti berkaitan tentang mesin absensi. Kenyataannya, pada kantor yang masih menggunakan mesin absensi fingerprint dapat mengalami kendala. Seperti yang kita ketahui, fingerprint membutuhkan maintenance secara berkala.
Mesin absensi fingerprint bisa error sewaktu-waktu dan HR perusahaan tidak dapat melihat data kehadiran karyawan. Memang hal seperti itu adalah masalah yang tidak sengaja, tapi ada solusi yang lebih sistematis. Anda dapat menggunakan absensi online untuk sistem kehadiran karyawan secara otomatis.
Keterlambatan masuk kerja menjadi kesalahan yang sering dilanggar oleh karyawan. Karena pelanggaran tersebut, perusahaan menetapkan perhitungan pemotongan gaji karena terlambat sebagai sanksi untuk karyawan yang sering terlambat masuk kerja.
5. Membayar Denda
Sanksi pertama yang biasa diterapkan perusahaan kepada karyawan yang terlambat adalah membayar denda. Nominal yang harus dibayar karyawan jika datang terlambat dapat disesuaikan dengan waktu keterlambatan mereka.
Misalnya perusahaan menetapkan pembayaran denda sebesar Rp10.000 per setiap 5 menit keterlambatan. Jadi jika karyawan terlambat selama 15 menit, maka mereka harus membayar denda sebesar Rp30.000.
6. Penambahan Waktu Kerja
Akibat datang terlambat, karyawan melewatkan waktu kerja seperti pada karyawan lainnya. Maka dari itu, sanksi kedua adalah dengan menambahkan waktu kerja. Karena adanya penambahan waktu kerja ini, karyawan harus pulang lebih lama dibandingkan dengan karyawan lain yang datang tepat waktu.
7. Pemotongan Gaji
Sanksi ketiga menjadi sanksi terberat yang harus karyawan terima, yaitu pemotongan gaji. Untuk memberikan pelajaran dan membuat efek jera, perusahaan dapat memotong gaji karyawan berdasarkan waktu keterlambatannya.
Aturan Mengenai Pemotongan Gaji Karena Terlambat Masuk Kerja
Salah satu peraturan terlambat masuk kerja adalah pemotongan gaji. Dalam hal pemotongan gaji, hal ini tentu saja menjadi sanksi yang dapat merugikan karyawan. Pertanyaannya, bolehkah karyawan terlambat masuk kerja diberikan sanksi potong paji?
Jawabannya adalah ya, perusahaan boleh menerapkan aturan untuk memotong gaji karyawan bagi mereka yang datang terlambat atau bekerja.
Aturan ini telah disebutkan di dalam Peraturan Pemerintah Nomor 78 Tahun 2015 yang berisi tentang Pengupahan, atau lebih jelasnya berada dalam Pasal 57 Ayat 1 Undang-Undang Ketenagakerjaan. Selain itu, Pasal 88 Ayat 3 UU Ketenagakerjaan juga menegaskan bahwa denda serta pemotongan gaji merupakan bagian dari pengupahan.
Aturan tersebut menjelaskan bahwa perusahaan berhak untuk memotong gaji pegawai akibat kesalahan yang mereka lakukan dan pemotongan tersebut bersifat denda. Sehingga keterlambatan masuk kerja menjadi salah satu jenis pelanggaran yang mengharuskan karyawan membayar denda dengan melakukan pemotongan gaji.
Aturan ini akan berlaku jika perusahaan menetapkannya dan menulisnya di kontrak kerja, peraturan perusahaan, atau perjanjian kerja bersama. Jumlah dari potongan gaji ini akan dikembalikan lagi kepada kebijakan perusahaan. Maka dari itu, perusahaan memberikan ketentuan pemotongan gaji berdasarkan absensi. Lalu, bagaimana cara menghitung pemotongan gaji karena absen?
Ketentuan Pemotongan Gaji Berdasarkan Absensi
Dalam Undang-Undang Ketenagakerjaan No. 13 Tahun 2003 Pasal 93 Ayat 2, dijelaskan beberapa kondisi yang melarang perusahaan untuk melakukan pemotongan gaji. Berikut rinciannya:
- Sedang sakit sehingga tidak mampu bekerja.
- Karyawan perempuan sedang mengalami haid pada hari pertama dan kedua serta tidak dapat bekerja.
- Karyawan memiliki keperluan dalam hal menikah, menikahkan, mengkhitankan, membaptiskan, melahirkan, serta keguguran kandungan.
- Anggota keluarga karyawan baik suami, istri, anak, menantu, orang tua, dan yang lainnya dalam satu rumah meninggal dunia.
- Karyawan sedang menjalani kewajiban terhadap negara.
- Sedang melakukan ibadah yang diperintahkan oleh agama.
- Karyawan telah bersedia bekerja sesuai yang dijanjikan, akan tetapi pengusaha belum mempekerjakannya. Baik dikarenakan kesalahan sendiri maupun adanya kendala yang seharusnya dapat dihindari pengusaha.
- Sedang menjalani hak istirahat.
- Karyawan melaksanakan tugas dari serikat pekerja/buruh dengan persetujuan pengusaha
- Sedang menjalani tugas pendidikan dari perusahaan.
Anda sebagai karyawan pun juga harus paham benar mengenai aturan di atas. Jadi, jangan pernah tidak masuk kantor tanpa alasan yang jelas! Ketika Anda tidak dapat bekerja, segera beritahu kepada HRD, sehingga gaji bulanan Anda tidak akan dipotong sia-sia karena absensi.
Baca Juga: 7 Tips Alokasi Gaji Bulanan untuk Hidup yang Lebih TerencanaCara Mengatasi Karyawan yang Sering Terlambat
Untuk meraih kesuksesan tersebut terdapat banyak hal yang harus diperhatikan, salah satunya adalah memiliki karyawan yang kuat dan bersemangat. Ini berarti bahwa karyawan yang dipekerjakan harus dididik agar dapat menunjang keberhasilan bisnis Anda. Terutama, berlaku bagi para karyawan yang memiliki etika kerja yang buruk.
Pada saat ini, salah satu masalah paling umum yang dimiliki oleh setiap bisnis atau perusahaan adalah keterlambatan karyawan. Jika karyawan mulai sering terlambat bekerja, maka beberapa tindakan harus Anda lakukan untuk melindungi perusahaan dan meningkatkan etos kerja di antara tim.
Ketika karyawan terlambat secara berulang, ini harus diatasi dengan cepat. Jika tidak, hal ini dapat menghancurkan disiplin kerja dan mengganggu kinerja tim. Keterlambatan dapat membuat pekerjaan menjadi tertunda, mempengaruhi tenggat waktu, dan memicu lembur yang tidak diinginkan. Selain itu, hal ini dapat menciptakan ketegangan antar rekan kerja yang harus menutupi pekerjaan yang tertinggal.
Untuk mengatasi masalah tersebut, Anda dapat mencoba beberapa cara mengatasi karyawan yang sering terlambat berikut:
1. Mendengarkan dengan Baik
Sebelum mulai memarahi karyawan Anda karena terlambat datang ke kantor, pastikan Anda mendengarkan dengan cermat apa yang mereka katakan. Beri karyawan Anda kesempatan untuk menjelaskan alasannya sehingga Anda dapat menyarankan solusi yang sesuai. Berdasarkan reaksi karyawan, arahkan percakapan Anda ke arah solusi permasalahan tersebut dengan penuh perhatian dan kesopanan.
Namun, terdapat hal yang perlu untuk Anda perhatikan ketika ingin berbicara dengan karyawan Anda yang terlambat. Kapan pun Anda memutuskan ingin mendiskusikan lebih mendetail tentang keterlambatan mereka, pastikan Anda memilih tempat yang tepat.
Jangan membicarakan permasalahan tentang karyawan tersebut di tempat umum di mana orang lain dapat melihat Anda akan membangkitkan rasa ingin tahu dan hal ini dapat membuat malu karyawan Anda. Ingat, karyawan adalah asset berharga bagi bisnis Anda.
2. Membuat Peraturan yang Jelas
Tidak ada aturan yang mudah dan cepat untuk mengatasi seorang karyawan yang selalu terlambat, setiap pemilik bisnis memiliki cara yang berbeda seperti setiap karyawan yang memiliki permasalahan dan situasi pribadi mereka yang berbeda pula.
Namun, terdapat beberapa langkah yang harus Anda ambil jika Anda ingin mengatasi karyawan yang selalu datang terlambat dan mengubah kebiasaan mereka ini selamanya, salah satunya adalah dengan membuat peraturan yang jelas.
Membuat peraturan yang dapat membuat efek jera para karyawan yang terlambat merupakan hal yang cukup efektif. Peraturan ini haruslah memiliki beberapa poin di bawah ini:
- Beberapa standar yang diharapkan dari seorang karyawan seperti rincian jam kerja, dan juga jadwal shift yang jelas.
- Prosedur untuk melaporkan keterlambatan: jika karyawan tahu mereka akan terlambat, mereka harus lapor ke bagian mana?
- Detail tentang bagaimana waktu kerja akan dilacak dan dicatat: apakah Anda menggunakan sistem kerja remote (jarak jauh) atau apakah karyawan perlu secara fisik datang ke tempat kerja?
- Mencantumkan cara bagaimana karyawan dapat mengganti waktu mereka yang hilang ketika datang terlambat.
- Tindakan disipliner potensial apa yang mereka dapatkan ketikak keterlambatan secara terus-menerus.
Pastikan juga peraturan ini untuk dikomunikasikan kepada semua karyawan dan dilaksanakan secara adil di perusahaan Anda. Jika ini adalah sesuatu yang baru bagi perusahaan Anda atau jika Anda memiliki masalah tertentu dengan keterlambatan karyawan, maka pertimbangkan untuk menjalankan pembekalan atau seminar singkat bagi karyawan untuk menyoroti dampak keterlambatan bagi siklus kerja dan perkembangan bisnis Anda.
Baca Juga: Aturan Jam Kerja Karyawan Sesuai UU Cipta Kerja Terbaru
3. Memanfaatkan Teknologi Mesin Absensi
Dengan jaman yang semakin maju, maka secara otomatis aktivitas absensi di sebuah perusahaan juga semakin mudah karena dapat memanfaatkan mesin absensi. Mesin absensi ini sangat bermanfaat untuk mendeteksi kehadiran karyawan secara efektif.
Para karyawan cukup menempelkan jarinya pada scanner (jika menggunakan mesin absensi sidik jari) atau menempelkan kartu identitasnya (jika menggunakan mesin absensi magnetic card) dengan cepat.
Selain itu bagi perusahaan yang menerapkan sistem kerja remote, atau yang jam kerjanya fleksibel, bisa memanfaatkan teknologi aplikasi absensi online yang dapat menyimpan data absen karyawan dan memudahkan karyawan absen dari mana saja.
Kemudian, mesin ini juga dapat membantu perusahaan Anda untuk menentukan bonus, penggajian, dan juga penalty berdasarkan data kehadiran karyawan. Hal ini membuat karyawan lebih menghargai waktu karena jika mereka terlambat maka mereka akan menerima konsekuensi berupa pemotongan gaji dan juga ketika mereka selalu datang tepat waktu, maka mereka akan mendapatkan bonus.
Terlambat kerja adalah masalah yang dapat memiliki efek yang besar pada bisnis Anda. Seorang karyawan yang terlambat dapat membebani waktu dan uang perusahaan, serta menyebabkan penurunan kinerja tim yang lain.
Jangan sampai membiarkan permasalah ini berlanjut, penting untuk bersikap proaktif dan mencari solusi permasalahan ini. Ketika seseorang datang tepat waktu ke kantor dapat membantu menciptakan suasana kerja yang lebih positif dan produktif.
Mudahkan Perhitungan Pemotongan Gaji dengan Software Payroll
Dari penjelasan di atas dapat diketahui bahwa perusahaan boleh memberlakukan pemotongan gaji kepada para karyawan yang melanggar aturan, salah satunya adalah keterlambatan. Untuk memudahkan Anda dalam menghitung potongan gaji tersebut, gunakan saja software payroll yang dapat menghitung secara otomatis.
Melalui Software Payroll Mekari, perhitungan potongan gaji karyawan akibat keterlambatan bisa dilakukan secara otomatis dan cepat. Sistem payroll ini akan membaca waktu kedatangan serta waktu kepulangan karyawan secara langsung, karena sistem ini pastinya akan terintegrasi dengan sistem absensi serta sistem lainnya.
Karena pengerjaan yang otomatis ini, pemotongan gaji tentunya akan memberikan hasil yang akurat. Sehingga hal ini diharapkan akan memberikan efek jera kepada karyawan untuk tidak mengulanginya kembali di kemudian hari.
Selain menghitung potongan ini, Payroll dari Mekari juga dapat menghitung gaji beserta komponen lainnya. Payroll Mekari tentunya akan mengerjakan seluruh tugas secara profesional dan tetap menjaga data inti perusahaan. Sehingga, Anda tidak perlu khawatir perihal data yang hilang, rusak, atau kebocoran.
