Karyawan yang melakukan kesalahan atau pelanggaran akan mendapatkan teguran melalui surat dari perusahaan. Sebagai gambaran, contoh surat peringatan karyawan tidak masuk kerja berhari-hari tanpa keterangan yang diberikan sebagai peringatan sebelum mendapatkan sanksi yang lebih keras.
Surat teguran dibedakan berdasarkan kategori pelanggaran. Jenisnya mulai dari surat peringatan pertama dan kedua untuk kesalahan yang masih bisa ditoleransi. Sedangkan surat peringatan ketiga untuk pelanggaran yang melebihi batas yang biasanya berujung pada pemutusan hubungan kerja.
Aturan Pemberian Surat Peringatan
Surat peringatan karyawan merupakan pemberitahuan formal yang dikeluarkan oleh pihak berwenang dalam suatu perusahaan untuk karyawan yang melanggar aturan atau bertindak tidak pantas.
Berdasarkan pasal 161 Undang-Undang Ketenagakerjaan, karyawan tidak dapat diputuskan hubungan kerja, meskipun membuat pelanggaran. Karyawan perlu untuk diberi Surat Peringatan (SP 1) hingga Surat Peringatan (SP 3), sebelum melakukan pemutusan kerja.
Aturan tersebut juga tercantum pada Undang-Undang No. 13 Tahun 2003 tentang Ketenagakerjaan, bahwa “Pengusaha sebagai pemberi kerja, serikat pekerja, dan pemerintah berupaya agar jangan sampai terjadi pemutusan hubungan kerja sepihak.”
Tujuan Surat Teguran Karyawan
Adanya surat teguran karyawan atau surat peringatan ini memiliki fungsi sebagai pengingat dan pemberian kesempatan karyawan untuk memperbaiki kesalahan atau perilaku di tempat kerja.
Biasanya kebijakan surat teguran ini akan diberikan oleh manajer ketika sudah memberikan teguran secara lisan kepada karyawan yang terkait.
Surat peringatan diberikan secara bertahap. Ketika mencapai SP3, maka status kerja karyawan dapat diputus.
Format Contoh Surat Teguran Karyawan
Contoh surat teguran karyawan yang umum dikeluarkan yakni teguran tidak masuk kantor, sering terlambat masuk kantor, tidak memenuhi tugas sebagai karyawan, tidak profesional dan membocorkan rahasia kantor.
Bagi perusahaan yang menerapkan work from anywhere (WFA) dapat menggunakan aplikasi absensi online untuk tetap bisa memantau kehadiran karyawan dengan mudah meskipun secara daring.
Jenisnya masih tergolong surat formal sehingga ada aturan penulisan yang perlu diperhatikan. Berikut hal-hal penting yang harus ada dalam surat teguran untuk karyawan:
- Judul, nomor dan tanggal surat;
- Nama lengkap dan jabatan karyawan yang bersangkutan;
- Alasan dikeluarkannya surat teguran yang dijelaskan dengan lengkap;
- Keterangan tambahan dari pemberian surat teguran. Misalnya, surat untuk memberikan peringatan awal agar karyawan yang bersangkutan tidak mengulangi kesalahan;
- Nama pembuat surat dan tanda tangan.
Bagi yang membutuhkan referensi untuk menulis surat peringatan, berikut terdapat banyak contoh surat teguran karyawan yang baik dan benar sesuai atura.
Baca Juga: 5 Strategi Mengurangi Turnover Karyawan
Contoh SP 1 Karyawan
Surat peringatan pertama (SP 1) umumnya dikeluarkan untuk menegur karyawan yang melakukan kesalahan yang tergolong ringan dan masih bisa ditoleransi oleh perusahaan. Biasanya belum ada sanksi karena tujuannya untuk memberikan peringatan awal agar tidak lagi melanggar aturan.
1. Contoh SP1 Tidak Masuk Kerja Tanpa Keterangan
Contoh surat teguran karyawan yang tidak masuk kerja tanpa keterangan sehingga daftar kehadirannya buruk sebagai berikut:
Contoh surat teguran karyawan yang tidak berhasil memenuhi target perusahaan yakni:
3. Contoh SP1 Karyawan Terlambat Masuk Kerja
Selanjutnya, berikut contoh surat teguran karyawan yang terlambat masuk kerja selama beberapa hari berturut-turut:
4. Contoh SP1 Karyawan Tidak Performa dengan Baik
Contoh surat teguran karyawan yang tidak menunjukkan performa kerja yang baik yaitu:
5. Contoh SP1 Tidak Masuk Kerja Tanpa Alasan dan Melanggar SOP
Contoh surat teguran karyawan ketidakhadiran kerja tanpa alasan yang jelas dan melanggar SOP yang berlaku di perusahaan:
6. Contoh SP1 Sering Terlambat ke Kantor
Berikutnya, di bawah ini contoh surat teguran karyawan yang sering terlambat ke kantor:
Contoh SP 2 Karyawan
Karyawan yang tidak menunjukkan respons yang positif setelah diberi SP 1, biasanya akan mendapatkan Surat Peringatan Kedua (SP 2). Dalam surat tersebut, perusahaan tidak hanya menegur tetapi juga memberikan keterangan sanksi dan kemungkinan pemberian SP 3.
1. Contoh SP2 Sanksi Pemotongan Insentif
Berikut contoh surat teguran karyawan yang disertai sanksi pemotongan insentif:
2. Contoh SP2 Karyawan Tidak Disiplin dan Sanksi Pemotongan Gaji
Contoh surat teguran karyawan yang tidak disiplin dengan sanksi pemotongan gaji:
3. Contoh SP2 Karyawan Tidak Profesional
Berikutnya untuk contoh surat teguran karyawan SP2 yang tidak profesional dalam bekerja sehingga dikenai sanksi pemotongan gaji:
Contoh Surat Peringatan (SP 3) Karyawan
Umumnya, perusahaan akan memberikan SP 3 kepada karyawan yang masih melakukan pelanggaran walaupun sudah mendapat SP 1 dan SP 2.
1. Contoh SP3 Karyawan Mangkir dengan Sanksi PHK
Contoh surat teguran karyawan yang mangkir dengan sanksi pemutusan hubungan kerja (PHK) sebagai berikut:
2. Contoh SP3 Karyawan Melanggar Kebijakan Perusahaan
Selanjutnya, contoh surat teguran karyawan yang melanggar kebijakan perusahaan dan kedisiplinan sehingga diputus hubungan kerjanya yaitu:
Dampak Surat Peringatan Bagi Karyawan dan Perusahaan
Dampak bagi karyawan yang menerima surat peringatan adalah:
- Terancam pemutusan kerja: Jika karyawan sudah menerima beberapa kali surat peringatan dan masih terus melakukan pelanggaran, maka perusahaan dapat mengambil tindakan pemecatan.
- Psikologis: Menerima surat peringatan dapat menyebabkan stres dan kekhawatiran bagi karyawan karena ada kemungkinan terancam kehilangan pekerjaannya.
- Karir: Menerima surat peringatan dapat mempengaruhi prospek karir karyawan karena catatan pelanggaran dapat mempengaruhi keputusan promosi dan kenaikan gaji.
Sementara itu, dampak bagi perusahaan yang memberikan surat peringatan adalah:
- Meningkatkan disiplin karyawan: Surat peringatan dapat menjadi pengingat bagi karyawan untuk patuh terhadap aturan dan kebijakan perusahaan.
- Memperkuat budaya kerja: Memberikan surat peringatan dapat membantu membangun budaya kerja yang jelas dan menghargai disiplin serta ketertiban.
- Melindungi perusahaan: Surat peringatan dapat menjadi bukti bahwa perusahaan telah memberikan peringatan kepada karyawan sebelum mengambil tindakan lebih lanjut, jika suatu saat perlu melakukan pemecatan.
Namun, perlu ingat bahwa memberikan surat peringatan harus secara tepat dan adil, serta didasarkan pada bukti yang kuat. Jika tidak, dapat berdampak negatif pada karyawan dan citra perusahaan.
Terdapat banyak contoh surat teguran karyawan yang dapat dijadikan referensi untuk memudahkan dalam pembuatan jenis surat tersebut. Isinya harus disesuaikan dengan jenis surat teguran, alasan yang mendasari dan sanksi yang diberikan sebagai konsekuensi pelanggaran.
Perusahaan juga bisa menilai kinerja pegawai melalui aplikasi penilaian kinerja pegawai yang sudah terintegrasi dengan key performance indicator (KPI) sesuai goal perusahaan.
Jadi, tunggu apalagi? Yuk, gunakan Mekari Talenta untuk urus semua keperluan tim HRD perusahaan Anda.
