Karyawan yang melakukan kesalahan atau pelanggaran akan mendapatkan teguran melalui surat dari perusahaan. Sebagai gambaran, contoh surat peringatan karyawan tidak masuk kerja berhari-hari tanpa keterangan yang diberikan sebagai peringatan sebelum mendapatkan sanksi yang lebih keras.
Surat teguran dibedakan berdasarkan kategori pelanggaran. Jenisnya mulai dari surat peringatan pertama dan kedua untuk kesalahan yang masih bisa ditoleransi. Sedangkan surat peringatan ketiga untuk pelanggaran yang melebihi batas yang biasanya berujung pada pemutusan hubungan kerja.
Format Surat Teguran Karyawan
Surat teguran karyawan merupakan pemberitahuan formal yang dikeluarkan oleh pihak berwenang dalam suatu perusahaan untuk karyawan yang melanggar aturan atau bertindak tidak pantas.
Contoh surat teguran karyawan yang umum dikeluarkan yakni teguran tidak masuk kantor, sering terlambat masuk kantor, tidak memenuhi tugas sebagai karyawan, tidak profesional dan membocorkan rahasia kantor.
Bagi perusahaan yang menerapkan work from anywhere (WFA) dapat menggunakan aplikasi absensi online untuk tetap bisa memantau kehadiran karyawan dengan mudah meskipun secara daring.
Jenisnya masih tergolong surat formal sehingga ada aturan penulisan yang perlu diperhatikan. Berikut hal-hal penting yang harus ada dalam surat teguran untuk karyawan:
- Judul, nomor dan tanggal surat;
- Nama lengkap dan jabatan karyawan yang bersangkutan;
- Alasan dikeluarkannya surat teguran yang dijelaskan dengan lengkap;
- Keterangan tambahan dari pemberian surat teguran. Misalnya, surat untuk memberikan peringatan awal agar karyawan yang bersangkutan tidak mengulangi kesalahan;
- Nama pembuat surat dan tanda tangan.
Bagi yang membutuhkan referensi untuk menulis surat peringatan, berikut terdapat banyak contoh surat teguran karyawan yang baik dan benar sesuai atura.
Baca Juga: 5 Strategi Mengurangi Turnover Karyawan
Contoh SP 1 Karyawan
Surat peringatan pertama (SP 1) umumnya dikeluarkan untuk menegur karyawan yang melakukan kesalahan yang tergolong ringan dan masih bisa ditoleransi oleh perusahaan. Biasanya belum ada sanksi karena tujuannya untuk memberikan peringatan awal agar tidak lagi melanggar aturan.
1. Contoh SP1 Tidak Masuk Kerja Tanpa Keterangan
Contoh surat teguran karyawan yang tidak masuk kerja tanpa keterangan sehingga daftar kehadirannya buruk sebagai berikut:
PT. ANUGERAH PRATAMA FOOD
Gedung Gemilang Lantai 5, Jalan Sejahtera Nomor 34-35, Tangerang
Telepon: (021) 89890, Email: [email protected]
Nomor : SP/013/02/2020
Lampiran : 1 lembar
Perihal : Surat Peringatan Pertama (SP 1)
Yth. Sanjaya Ahmad
Staf Keuangan PT. Anugerah Pratama Food
di tempat
Berdasarkan Surat Perjanjian Kerja (SPK) Nomor 189/SPK/09/2019 tertanggal 18 September 2019, melalui surat ini Direktur PT. Anugerah Pratama Food memberitahukan kepada Saudara bahwa:
Catatan kehadiran bulan Januari 2020 yang didapatkan dari pihak SDM menunjukkan bahwa Saudara Sanjaya Ahmad tidak masuk kerja selama 6 (enam) hari berturut-turut tanpa ada keterangan berupa pemberitahuan atau permohonan izin secara tertulis kepada pihak perusahaan;
Tindakan tersebut merupakan indikasi bahwa Saudara tidak disiplin dan telah lalai dalam mematuhi peraturan yang diberlakukan di PT. Anugerah Pratama Food sebagaimana yang sudah tertera secara jelas dalam Surat Perjanjian Kerja (SPK);
Perusahaan mengeluarkan Surat Peringatan Pertama (SP 1) sebagai bentuk konsekuensi dari pelanggaran yang Saudara lakukan tersebut.
Melalui surat peringatan ini, perusahaan sangat berharap Saudara melakukan introspeksi diri supaya lebih memperhatikan dan menaati peraturan yang berlaku di perusahaan, termasuk kehadiran karyawan.
Kami juga berharap, Saudara akan memperbaiki kesalahan dan tidak mengulangi hal yang sama di masa mendatang karena berpotensi besar untuk merugikan perusahaan.
Demikian surat peringatan sebagai teguran awal ini kami sampaikan kepada Saudara untuk diperhatikan dan dilaksanakan.
Tangerang, 18 Februari 2020
PT. Anugerah Pratama Food
Mahara Akbar
Direktur Utama
Contoh surat teguran karyawan yang tidak berhasil memenuhi target perusahaan yakni:
PT. Jaya Angkasa Utama
Jalan Malaya Barat Nomor 11, Jakarta
Telepon: (021) 800900, Email: [email protected]
Nomor : SP/009/07/2019
Lampiran : 1 lembar
Perihal : Surat Peringatan Pertama (SP 1)
Kepada Yth. Azar Sentosa
Staf Marketing PT. Jaya Angkasa Utama
di tempat
Mengacu pada Surat Perjanjian Kerja (SPK) PT. Jaya Angkasa Utama tertanggal 7 Februari 2019, dengan ini Kepala Personalia PT. Jaya Angkasa Utama memberitahukan bahwa:
Berdasarkan laporan evaluasi yang diberikan oleh Ketua Tim Marketing PT. Jaya Angkasa Utama, kinerja Saudara Azar Sentosa sebagai staf marketing dinyatakan tidak memenuhi target yang telah perusahaan tetapkan selama 4 bulan berturut-turut;
Berdasarkan catatan kehadiran, Saudara Azar Sentosa memiliki absensi yang dinilai buruk oleh perusahaan, khususnya selama jangka waktu yang sudah disebutkan sebelumnya.
Berdasarkan kondisi tersebut, kami mengeluarkan Surat Peringatan Pertama (SP 1) sebagai teguran untuk Saudara Azar Sentosa agar tidak mengulangi kesalahan yang sama dan mau memperbaiki diri ke depannya.
Besar harapan kami agar Saudara Azar Sentosa lebih memperhatikan peraturan PT. Jaya Angkasa Utama sehingga tidak melakukan kesalahan yang dapat merugikan perusahaan. Kami membutuhkan performa terbaik dari Anda demi kemajuan perusahaan ke depannya.
Demikian surat teguran ini kami sampaikan untuk diperhatikan dan disadari sebagaimana harusnya.
Jakarta, 9 Juli 2019
PT. Jaya Angkasa Utama
Yana Julianto
Kepala Personalia
3. Contoh SP1 Karyawan Terlambat Masuk Kerja
Selanjutnya, berikut contoh surat teguran karyawan yang terlambat masuk kerja selama beberapa hari berturut-turut:
PT. Maha Karya Sejati
Gedung Perkantoran Baru Lantai 3, Nomor 36-37, Bandung
Telepon: 085 990 00, Email: [email protected]
SURAT TEGURAN
Nomor : SP/019/05/2019
Lampiran : 1 lembar
Perihal : Surat Peringatan 1
Kepada Yth.
Saudari Naya Amanda
Staf Akuntan PT. Maha Karya Sejati
di tempat
Mengacu pada peraturan perusahaan yang jelas tercantum dalam kontrak kerja yang telah disepakati bersama, melalui surat ini kami ingin menginformasikan kepada Saudari Naya Amanda bahwa:
Saudari tercatat terlambat masuk kerja selama 5 hari secara berturut-turut tanpa ada pemberitahuan sebelumnya atau keterangan yang rasional dan kuat sebagai alasan keterlambatan tersebut.
Sesuai dengan isi kontrak kerja, Saudari Naya Amanda wajib mematuhi peraturan termasuk kedisiplinan dan ketepatan waktu dalam bekerja. Oleh sebab itu, perusahaan mengeluarkan Surat Peringatan Tahap Pertama sebagai bentuk teguran kepada Saudari yang telah melakukan pelanggaran disiplin.
Dengan datangnya surat teguran ini, perusahaan berharap Saudari Naya Amanda dapat mengevaluasi diri sendiri sehingga selalu patuh pada peraturan yang berlaku di PT. Maha Karya Sejati.
Surat Peringatan Tahap Pertama ini berlaku selama 2 bulan sejak dikeluarkan. Apabila Saudari Naya Amanda kembali melanggar peraturan yang sama yakni terlambat masuk kerja selama beberapa hari tanpa alasan yang jelas dan dapat dibenarkan, maka perusahaan terpaksa harus memberikan sanksi yang lebih keras, bukan semata teguran.
Demikian surat teguran awal ini dibuat untuk Saudari gunakan sebagai acuan agar memperbaiki diri sehingga kinerja sebagai karyawan di PT. Maha Karya Sejati dapat lebih optimal.
Bandung, 10 Mei 2019
Kepala Personalia,
Barjo Subarjo
4. Contoh SP1 Karyawan Tidak Performa dengan Baik
Contoh surat teguran karyawan yang tidak menunjukkan performa kerja yang baik yaitu:
PT. ANDALAN UTAMA
Jalan Jaya Baya Nomor 56 – 59, Jakarta
Telepon: 0192020, Email: [email protected]
Nomor : SP/019/03/2020
Lampiran : 1 lembar
Perihal : Surat Peringatan Pertama
Kepada Yth.
Saudara Bara Hartono
Staf Pemasaran PT. Andalan Utama
di tempat
Berdasarkan hasil evaluasi yang dilaporkan oleh bagian SDM, melalui surat ini Kepala Bagian Personalia ingin memberitahukan bahwa:
Saudara Bara Hartono tercatat menunjukkan kinerja yang buruk selama 3 bulan secara berturut-turut sehingga tidak mampu mencapai target yang ditentukan oleh perusahaan. Kinerja yang kurang produktif berpotensi besar untuk merugikan perusahaan sehingga kami memberikan surat peringatan ini sebagai teguran dan bahan intropeksi diri.
Demikian surat peringatan ini kami keluarkan agar Saudara Bara Hartono dapat menyadari kesalahan yang telah dilakukan dan memperbaiki diri ke depannya.
Jakarta, 9 Maret 2020
Kepala Bagian Personalia,
Maharani Mawar
5. Contoh SP1 Tidak Masuk Kerja Tanpa Alasan dan Melanggar SOP
Contoh surat teguran karyawan ketidakhadiran kerja tanpa alasan yang jelas dan melanggar SOP yang berlaku di perusahaan:
PT. Makmur Karya Manunggal
Gedung Bersama Lantai 4, Jakarta
Telepon (021) 78900, Email: [email protected]
SURAT TEGURAN
Nomor : SP/025/10/2019
Lampiran : 1 lembar
Perihal : Surat Peringatan
Kepada Yth.
Saudara Jalil Bajuri
Staf Keuangan PT. Makmur Karya Manunggal
di tempat
Berdasarkan laporan evaluasi yang disusun oleh Tim Pengawas PT. Makmur Karya Manunggal, performa kerja Saudara Jalil Bajuri selama mengemban tugas sebagai Staf Keuangan dinyatakan buruk dan tidak mengacu pada SOP yang berlaku di perusahaan, yaitu:
Tidak masuk kerja selama 5 hari berturut-turut tanpa memberikan alasan yang jelas dan dapat dibuktikan;
Tidak membuat laporan bulanan yang lengkap, detail dan tepat waktu.
Sebagai konsekuensi dari tindakan tersebut, Saudara Jalil Bajuri mendapatkan teguran tertulis melalui surat peringatan yang perusahaan keluarkan ini.
Demikian surat peringatan yang kami tulis untuk Saudara. Kami sangat berharap Saudara Jalil Bajuri mau menyadari kesalahan dan menunjukkan sikap yang positif ke depannya sehingga kinerja di perusahaan dapat maksimal.
Jakarta, 16 Oktober 2019
PT. Makmur Karya Manunggal
Rahmat Barjo
Direktur Utama
6. Contoh SP1 Sering Terlambat ke Kantor
Berikutnya, di bawah ini contoh surat teguran karyawan yang sering terlambat ke kantor:
PT. MEGA TRANSPORT
Gedung Aman Bersama Lantai 3, Surabaya
Telepon: 012839, Email: [email protected]
Nomor : SP/020/11/2018
Lampiran : 1 lembar
Perihal : Surat Peringatan Pertama
Kepada Yth.
Saudari Linang Maharani
Staf Akuntan PT. Mega Transport
di tempat
Mengacu pada data absensi karyawan dalam 1 bulan terakhir, melalui surat teguran ini Kepala Bagian HRD ingin menginformasikan kepada Saudari Linang Maharani bahwa:
Saudari Linang Maharani tercatat sering terlambat datang ke kantor selama 7 hari secara berturut-turut tanpa memberitahukan alasan yang jelas. Sesuai aturan dalam SOP, perusahaan hanya akan memberikan toleransi keterlambatan sebanyak 2 kali;
Sebagai konsekuensi atas pelanggaran SOP yang dilakukan, maka Surat Peringatan Pertama (SP 1) diberikan untuk Saudari Linang Maharani sebagai teguran tertulis.
Dengan adanya surat ini, perusahaan berharap Saudari tidak melakukan tindakan pelanggaran yang sama nantinya dan mematuhi peraturan yang berlaku di PT. Mega Transport.
Demikian, semoga surat teguran ini dapat dijadikan acuan untuk memperbaiki diri demi kemajuan perusahaan.
Surabaya, 11 November 2018
Kepala Bagian HRD,
Endang Sunarsih
Contoh SP 2 Karyawan
Karyawan yang tidak menunjukkan respons yang positif setelah diberi SP 1, biasanya akan mendapatkan Surat Peringatan Kedua (SP 2). Dalam surat tersebut, perusahaan tidak hanya menegur tetapi juga memberikan keterangan sanksi dan kemungkinan pemberian SP 3.
1. Contoh SP2 Sanksi Pemotongan Insentif
Berikut contoh surat teguran karyawan yang disertai sanksi pemotongan insentif:
PT. MEWAH INDAH FURNITURE
Jalan Melambai Nomor 20-23, Bandung
Telepon: 09228, Email: [email protected]
Nomor : SP/011/06/2019
Lampiran : 1 lembar
Perihal : Surat Peringatan Kedua (SP 2)
Kepada Yth.
Saudara Bani Mahendra
Staf Pemasaran PT. Mewah Indah Furniture
di tempat
Sebagai tindak lanjut dari Surat Peringatan Pertama (SP 1) yang sebelumnya sudah disampaikan kepada Saudara Bani Mahendra, perusahaan harus mengeluarkan Surat Peringatan Kedua (SP 2) karena Saudara tidak menunjukkan sikap positif dan usaha untuk memperbaiki diri sebagai respons atas SP 1 tersebut.
Melalui surat peringatan tahap kedua ini, perusahaan terpaksa harus memberlakukan sanksi tegas berupa Pemotongan Insentif Karyawan sebesar 50% selama 3 bulan.
Apabila Saudara Bani Mahendra tidak kunjung memperlihatkan respons yang baik dan performa kerja yang optimal ke depannya, maka Surat Peringatan Ketiga (SP 3) akan perusahaan keluarkan dengan segera. Artinya, Saudara akan diputus hubungan kerjanya dengan PT. Mewah Indah Furniture.
Demikian, besar harapan kami agar Saudara Bani Mahendra mau mengevaluasi diri dan menunjukkan performa kerja yang kembali baik demi kemajuan perusahaan.
Bandung, 11 Juni 2019
Kepala Bagian Personalia,
Ahmad Mabruk
2. Contoh SP2 Karyawan Tidak Disiplin dan Sanksi Pemotongan Gaji
Contoh surat teguran karyawan yang tidak disiplin dengan sanksi pemotongan gaji:
PT. AGUNG MEGAH CONTRACTOR
Gedung Raya Bersama Lantai 5, Surabaya
Telepon: 031425, Email: [email protected]
Nomor : SP/008/11/2019
Lampiran : 1 lembar
Perihal : Surat Peringatan Kedua (SP 2)
Kepada Yth.
Saudara Adi Anggara
Staf Marketing PT. Agung Megah Contractor
di tempat
Surat peringatan tahap kedua ini dikeluarkan sebagai teguran kepada Saudara Adi Anggara yang telah melakukan pelanggaran secara berturut-turut berupa ketidakhadiran tanpa alasan jelas dan performa kerja yang sangat buruk selama 4 bulan terakhir.
Saudara tidak menunjukkan tanggapan yang positif dan usaha untuk memperbaiki diri walaupun sudah diberi teguran awal melalui Surat Peringatan 1. Atas pelanggaran yang dilakukan berulang kali dan tidak adanya tindakan perbaikan diri, maka pihak perusahaan menjatuhkan sanksi berupa Pemotongan Gaji sebesar 20% dari total gaji pokok pada periode bulan Desember 2019.
Dengan dikeluarkannya surat peringatan yang disertai sanksi ini, diharapkan Saudara Adi Anggara untuk menyesali, menyadari sepenuhnya dan mematuhi peraturan yang berlaku di PT. Agung Megah Contractor sehingga tidak merugikan perusahaan.
Demikian, besar harapan kami agar Saudara memperhatikan surat peringatan ini.
Surabaya, 18 November 2019
Direktur Utama,
Maulana Baharudin
3. Contoh SP2 Karyawan Tidak Profesional
Contoh surat teguran karyawan yang tidak profesional dalam bekerja sehingga dikenai sanksi pemotongan gaji:
PT. Amara Raya Fashion
Ruko Damai Indah Nomor 26-28 B, Bandung
Telepon: 0291010, Email: [email protected]
SURAT PERINGATAN KEDUA (SP 2)
Nomor: 009/SP2/08/2020
Surat Peringatan Kedua ini, kami tujukkan kepada Saudari:
Nama : Aulia Fahmi
Jabatan : Staf Administrasi
Perusahaan mengeluarkan Surat Peringatan Kedua (SP 2) sebagai tindak lanjut dari Surat Peringatan Pertama (SP 1) yang tidak segera Saudara tanggapi dengan baik dan melakukan perbaikan kinerja untuk perusahaan.
Melalui surat teguran yang kedua ini, kami memberitahukan bahwa Saudari Aulia Fahmi akan diberikan sanksi berupa pemotongan gaji sebesar Rp550.000,- selama 3 bulan. Selain itu, Saudari tidak diperkenankan untuk memakai inventaris perusahaan yakni kendaraan.
Apabila SP 2 ini tidak juga Saudari Aulia Fahmi tanggapi dengan baik, maka perusahaan akan mengeluarkan Surat Peringatan Ketiga (SP 3) yang berarti pemberhentian kerja.
Demikian, besar harapan kami supaya Saudari Aulia Fahmi untuk mengevaluasi diri dan memperbaiki sikap ke depannya.
Bandung, 7 Agustus 2020
PT. Amara Raya Fashion
Indah Amara
Direktur
Contoh SP 3 Karyawan
Umumnya, perusahaan akan memberikan SP 3 kepada karyawan yang masih melakukan pelanggaran walaupun sudah mendapat SP 1 dan SP 2.
1. Contoh SP3 Karyawan Mangkir dengan Sanksi PHK
Contoh surat teguran karyawan yang mangkir dengan sanksi pemutusan hubungan kerja (PHK) sebagai berikut:
PT. TERANG INDO
Jalan Perkantoran Raya Nomor 35-38 B, Jakarta
Telepon: 092020, Email: [email protected]
Nomor : SP/020/04/2019
Lampiran : 1 lembar
Perihal : Surat Peringatan Ketiga (SP 3)
Kepada Yth.
Saudara Ilham Pamungkas
Staf Keuangan PT. Terang Indo
di tempat
Dengan ini, perusahaan mengeluarkan Surat Peringatan Ketiga sekaligus pemberitahuan Pemutusan Hubungan Kerja. Keputusan ini kami ambil berdasarkan pelanggaran yang terus menerus Saudara lakukan sehingga sudah tidak dapat kami berikan toleransi lagi.
Saudara Ilham Pamungkas tercatat memiliki ketidakhadiran tanpa keterangan yang jelas selama 6 bulan berturut-turut. Selain itu, Saudara tidak memberikan laporan yang lengkap, benar dan tepat waktu selama periode tersebut.
Demi menjaga jalannya perusahaan dan menghindari kerugian yang lebih besar, kami memutuskan untuk menjatuhkan Pemutusan Hubungan Kerja kepada Saudara Ilham Pamungkas.
Honor Saudara akan kami berikan pada akhir bulan tanggal 30 April 2019.
Demikian Surat Peringatan Tahap Ketiga ini kami keluarkan agar diperhatikan dan dipatuhi oleh Saudara Ilham Pamungkas.
Jakarta, 5 April 2019
PT. Terang Indo
Baharudin Bahari
Direktur Utama
2. Contoh SP3 Karyawan Melanggar Kebijakan Perusahaan
Selanjutnya, contoh surat teguran karyawan yang melanggar kebijakan perusahaan dan kedisiplinan sehingga diputus hubungan kerjanya yaitu:
PT. Aman Putra Mandiri
Ruko Jaya Permai, Nomor 25-28 C, Jakarta Selatan
Telepon: (021) 89890, Email: [email protected]
SURAT PERINGATAN KETIGA (SP 3)
Nomor: 004/SP3/09/2019
Surat Peringatan Ketiga (SP 3) ini diberikan kepada Saudari:
Nama : Kusuma Ningsih
Jabatan : Customer Service
Atas dasar pelanggaran kedisiplinan dan kebijakan yang tercatat jelas dalam SOP yang berlaku di PT. Aman Putra Mandiri, perusahaan mengeluarkan Surat Peringatan Ketiga sekaligus Pemutusan Hubungan Kerja.
Keputusan ini diambil oleh perusahaan supaya kegiatan perusahaan tidak terganggu dan tidak ada kerugian yang dialami. Sebelumnya, kami sudah memberikan teguran melalui Surat Peringatan Pertama dan Kedua yang ternyata tidak kunjung ditanggapi secara positif oleh Saudara Kusuma Ningsih.
Sehubungan dengan hal ini, Saudara akan mendapatkan honor terakhir pada tanggal 30 September 2019.
Demikian surat ini kami keluarkan untuk ditaati oleh Saudara yang bersangkutan.
Jakarta, 5 September 2019
PT. Aman Putra Mandiri
Hengki Abraham
Direktur Utama
Terdapat banyak contoh surat teguran karyawan yang dapat dijadikan referensi untuk memudahkan dalam pembuatan jenis surat tersebut. Isinya harus disesuaikan dengan jenis surat teguran, alasan yang mendasari dan sanksi yang diberikan sebagai konsekuensi pelanggaran.
Perusahaan juga bisa menilai kinerja pegawai melalui aplikasi penilaian kinerja pegawai yang sudah terintegrasi dengan key performance indicator (KPI) sesuai goal perusahaan. Jadi, tunggu apalagi? Yuk, gunakan Mekari Talenta untuk urus semua keperluan tim HRD perusahaan Anda.
