Pentingnya Daftar Inventaris dan Tips Membuat Daftar Inventaris Perusahaan

Demi menunjang aktivitas pekerjaan kepada para karyawannya, biasanya perusahaan akan menyediakan daftar inventaris perusahaan. Sarana dan prasarana yang diberikan oleh perusahaan inilah yang memberikan peran penting bagi produktivitas karyawan. Karena dengan meminjami peralatan atau barang inventaris untuk para karyawan dapat mempermudah pekerjaan. Selain itu, inventaris kantor yang dipinjami oleh perusahaan tentu saja kualitasnya sudah teruji, sehingga karyawan pun dapat mengoperasikan barang-barang tersebut dengan baik.

Pada dasarnya inventaris kantor bisa dikatakan sebagai list yang di dalamnya mencakup keseluruhan barang yang dimiliki oleh sebuah kantor, institusi, pabrik atau perusahaan yang digunakan untuk menjalankan tugas tertentu. Sementara itu, aktivitas terkait penyusunan semua peralatan dengan teratur dan sistematis sesuai ketentuan adalah pengertian dari inventarisasi.

Umumnya proses inventarisasi ini akan dilakukan untuk menyempurnakan proses monitoring dan pengelolaan baik sarana maupun prasarana perusahaan secara efektif.

scan daftar inventaris perusahaan

Pengertian Inventaris Perusahaan

Dalam pengertian inventaris kantor, meliputi sejumlah list barang-barang perusahaan lengkap, biasanya mencakup peralatan kantor, mesin fotokopi, komputer, dan masih banyak lagi. Umumnya aktivitas pencatatan inventaris dilakukan memakai buku inventaris, yang didalamnya terdapat seluruh catatan berkaitan dengan inventaris kantor atau perusahaan itu sendiri. Didalamnya biasanya terdapat data-data mencakup jumlah barang, jenis barang, lokasi, tahun pembelian, dan lainnya.

Baca Juga: Mengenal Human Capital dan Contohnya, Aspek Penting untuk Perusahaan

Daftar Inventaris Perusahaan Paling Umum Bagi Karyawan

Alasan lain kenapa perusahaan menyediakan inventaris kantor kepada karyawannya yaitu supaya terjadi kenyamanan saat bekerja. Dengan demikian, karyawan perusahaan tidak harus membawa-bawa peralatan dari rumah untuk menunjang aktivitas pekerjaan. Ada beberapa daftar peralatan inventaris kantor yang biasanya telah disediakan oleh Perusahaan, diantaranya sebagai berikut :

1. Printer

Printer adalah barang yang paling umum disediakan oleh perusahaan untuk digunakan oleh para karyawannya. Mungkin beberapa perusahaan tak lagi menggunakan kertas dalam proses pekerjaannya, meskipun demikian masih banyak yang masih menggunakan kertas yang digunakan dalam pembuatan berkas-berkas perusahaan. Biasanya inventaris kantor ini digunakan untuk pembuatan berkas kontrak kerja, untuk aktivitas surat menyurat dan aktivitas lainnya.

2. Laptop atau Komputer

PC atau komputer adalah inventaris kantor yang paling wajib, karena hampir semua karyawan membutuhkan perangkat ini untuk mengerjakan tugas-tugas yang diberikan perusahaan. Perusahaan tentu harus meminjamkan komputer atau laptop agar pekerjaan yang dilakukan oleh karyawan bisa berlangsung dengan cepat dan efektif.

3. Alat Tulis

Barang yang termasuk inventaris kantor adalah seperti pulpen, buku, spidol, pensil dan masih banyak lagi. Disediakannya alat tulis ini, biasanya untuk dimanfaatkan oleh para karyawan dalam aktivitas pencatatan atau kepentingan lainnya.

4. Kursi dan Meja

Supaya karyawan dapat melakukan tanggung jawab dan tugasnya secara nyaman, setiap kantor sudah tentu menyediakan inventaris berupa kursi dan meja yang digunakan demi kenyamanan para karyawannya. Jumlah inventaris kantor ini umumnya menyesuaikan jumlah karyawan agar dapat digunakan sebaik mungkin.

5. Handphone

Handphone biasanya hanya diberikan kepada beberapa karyawan perusahaan saja, tergantung kebutuhan. Tujuannya agar komunikasi Bersama pihak eksternal perusahaan atau klien dapat berjalan dengan baik tanpa tercampur oleh urusan pribadi. Biasanya inventaris ini akan diberikan kepada karyawan yang tugasnya berhubungan dengan klien atau yang lainnya. Tujuannya supaya komunikasi dapat terjalin dengan baik.

6. Kendaraan

Untuk karyawan-karyawan yang bekerja di lapangan atau di luar perusahaan, misalnya saja saat menjalankan dinas luar, bertemu klien, tentu saja perusahaan wajib meminjami kendaraan agar karyawan dapat menggunakannya dengan baik.

Kenapa Inventaris Perusahaan Harus Dicatat?

Sebagai salah satu hal yang sangat penting dilakukan oleh sebuah perusahaan, inventaris kantor juga harus dicatat dan didokumentasikan. Selain membuat pendataan inventaris lebih jelas, melakukan pencatatan inventaris kantor juga baik untuk perusahaan itu sendiri. Ada beberapa manfaat pencatatan inventaris kantor yang perlu Anda ketahui, di bawah ini :

1. Membuat Anggaran Perusahaan Lebih Hemat

Fungsi pencatatan inventaris kantor yang pertama adalah membuat anggaran perusahaan menjadi lebih sehat dan hemat. Mendaftar inventaris kantor dapat membantu perusahaan untuk lebih menghemat pengeluaran operasional.

Jika data inventaris selalu diperbarui secara rutin, maka perusahaan pun dapat memperkirakan kapan waktu penggantian aset atau inventaris dengan tepat. Hal berbeda jika Anda tidak mencatat daftar inventaris, bisa saja perusahaan melakukan pembelian aset yang sebenarnya masih tidak terlalu diperlukan.

2. Agar Transparansi Tercipta

Dengan membuat inventaris kantor, tentu saja penting sekali agar akuntabilitas maupun transparansi perusahaan dapat tercipta. Dengan kata lain, sebagai pemilik perusahaan Anda akan lebih gampang mengontrol semua aset perusahaan dengan baik.

3. Mengamankan Aset

Pembuatan daftar inventaris kantor juga sebagai upaya mengamankan aset perusahaan. Sebab list ini nantinya akan mencakup informasi terkait apa saja aset tersebut, bagaimana kondisinya serta berapa jumlah aset yang dimiliki perusahaan. Oleh sebab itu, melalui data-data inventaris yang lengkap setidaknya bisa membantu perusahaan untuk menghindari terjadinya kehilangan aset.

4. Menghitung Kekayaan Perusahaan

Biasanya kekayaan perusahaan terdiri dari aset tidak bergerak dan aset bergerak. Apabila Anda memiliki list terkait inventaris barang ini, tentu saja bisa mempermudah perusahaan untuk mengetahui berapa banyak kekayaan perusahaan dengan lebih rinci.

5. Membantu Pengambilan Keputusan

Dengan mempunyai list inventaris kantor dapat membantu para stakeholder dalam melakukan pengambilan keputusan. Misalnya saja, untuk perusahaan makanan, tentu saja perusahaan ini berkaitan dengan persediaan bahan mentah yang memiliki masa kadaluarsanya tersendiri.

Jika perusahaan Anda tidak mendaftar inventaris persediaan bahan baku atau bahan mentah ini secara rinci, Anda pun bisa kesulitan menentukan apa saja bahan yang harus di restock.

6. Membuat Konsumen Semakin Loyal

Dengan melakukan pencatatan daftar inventaris perusahaan, tentu saja Anda akan selalu mengetahui stok barang yang tersedia. Sebagai dampaknya, dapat meningkatkan layanan konsumen, bahkan membuat konsumen lebih loyal melakukan pembelian produk perusahaan Anda.

Buku Pencatatan Inventaris Barang

Agar pembuatan inventaris kantor lebih mudah, maka perusahaan harus mengetahui format pencatatan serta beberapa buku yang digunakan dalam pencatatan. Berikut ini diantaranya :

1. Buku Induk

Buku induk yang dimaksud di sini adalah buku induk untuk pencatatan barang inventaris, jadi buku ini mencatat keseluruhan inventaris yang sebelumnya pernah dimiliki kantor/perusahaan. Pencatatan yang dimasukkan ke dalam buku induk mencakup barang tak habis pakai dan barang habis pakai.

2. Buku Golongan Barang Inventaris

Selain buku induk barang inventaris, ada lagi buku golongan barang inventaris yang memiliki pengertian sebagai buku pembantu dalam pencatatan semua barang inventaris berdasarkan golongan tertentu. Umumnya pencatatan di dalam buku ini hanya mencakup barang tak habis pakai saja.

Mengenal Jenis-Jenis Inventaris

Untuk Menyusun inventaris kantor, Anda harus mengenali jenis-jenis dari inventaris, diantaranya berikut ini :

1. Bahan Baku

Biasanya untuk inventarisasi bahan baku sendiri hanya berlaku bagi industri manufaktur, karena bahan baku inilah yang nantinya diproses menjadi barang yang siap dipasarkan. Di industri perdagangan sendiri tidak ada yang namanya inventaris bahan baku.

2. Barang Dalam Proses

Bagi industri manufaktur, biasanya ada serangkaian tahapan proses yang harus dilewati bahan baku untuk menjadi produk siap jual. Selain itu, saat proses berlangsung, ada tahapan pengecekan kualitas yang harus dilewati. Barang yang termasuk kategori ini juga bisa dikatakan sebagai inventaris.

3. Barang Siap Jual

Dalam industri, biasanya hasil proses produksi berupa barang jadi. Semua barang inventaris tersebut biasanya telah melalui tahapan proses produksi sampai pengecekan kualitas.

Buat Daftar Inventaris Perusahaan

Sebenarnya mencatat inventaris kantor dapat dilakukan, baik secara digital maupun manual. Cara manual umumnya dilakukan dengan cara pengumpulan data-data inventaris hanya menggunakan satu buku saja. Sementara pencatatan secara digital biasanya memakai bantuan Ms. Excel. Ini Langkah-langkah mencatat daftar inventaris :

1. Pembuatan Format Tabel

Step pertama yang harus dibuat ialah format tabel. Tujuannya agar Anda lebih mudah memasukkan daftar aset-aset terkait inventaris. Umumnya mendaftar aset inventaris perusahaan mengandalkan aplikasi Microsoft Excel di perangkat komputer. Sementara itu, jika pencatatan yang dilakukan memakai buku, sebaiknya pakai buku folio. Karena buku folio selain memiliki ukuran yang besar juga dapat mempermudah Anda agar bisa membuat tabel lebih banyak lagi.

2. Mencatat Semua Informasi Tergantung Kebutuhan

Keseluruhan informasi terkait daftar inventaris yang dibuat juga harus disertakan. Contohnya saja, Anda mencantumkan informasi terkait nama barang, harga barang, jumlah barang, kategori barang dan lainnya tergantung kebutuhan perusahaan.

Selain itu, misalnya jika bisnis yang dijalankan saat ini ialah toko kelontong, sebaiknya Anda memberikan informasi mengenai jenis produk, kode produk, harga produk, waktu penerimaan barang, dan lain sebagainya menyesuaikan kebutuhan.

Mengingat setiap bisnis mempunyai informasi terkait daftar inventaris yang berbeda, karenanya sangat penting mengetahui bagaimana pembuatan daftar inventaris itu sendiri.

3. Sediakan Waktu Untuk Mendaftar Inventaris

Karena memerlukan waktu yang cukup untuk pembuatan daftar inventaris ini, Anda harus menyisihkan waktu khusus untuk pengerjaanya. Anda juga bisa meminta karyawan atau mungkin ingin melakukannya sendiri. Mintalah karyawan yang mumpuni untuk tugas pencatatan ini, terutama karyawan yang teliti, jujur dan cekatan. Sebab jika Anda mempercayakan karyawan yang tidak jujur bisa menyebabkan kerugian perusahaan yang membuat terancamnya keberlangsungan usaha Anda.

Tahapan Proses Inventarisasi Secara Garis Besar

Untuk lebih memahami bagaimana cara membuat inventarisir kantor, ada beberapa tahapan proses inventarisir yang perlu Anda ketahui berikut ini :

1. Pengumpulan Data Aset

Langkah pertama yang perlu dilakukan adalah semua data kekayaan atau aset dikumpulkan terlebih dahulu untuk dijadikan patokan dalam pencatatan inventaris perusahaan. Untuk kemudian dapat dilakukan pengelompokkan data sesuai kategori.

2. Menyusun Data Aset

Jika semua data aset perusahaan telah dikumpulkan, baru kemudian Anda bisa menyusunya ke dalam list inventaris. Biasanya untuk prosesnya sendiri tergantung dari jumlah aset perusahaan.

3. Melakukan Rekonsiliasi Data

Tujuan dari rekonsiliasi data tersebut yaitu guna memastikan kembali kesesuaian nilai aset dan daftar inventaris. Selain itu juga dapat meminimalisir terjadinya kesalahan dalam memasukkan nilai barang yang dapat mempengaruhi total jumlah kekayaan aset perusahaan.

Tips Dalam Membuat Daftar Inventaris Lengkap

Selain cara di atas, Anda juga harus mengetahui tips lengkap dalam proses pembuatan daftar inventaris kantor, diantaranya :

1. Harus Membuat Daftar 2 Rangkap

Pastikan untuk membuat list terkait inventaris barang perusahaan sebanyak 2 rangkap. Hal ini bertujuan untuk mengantisipasi jika terjadi kehilangan salah satu berkas pencatatan. Tak hanya itu saja, sebagai backup atau pencadangan, Anda dapat menyimpan bentuk soft copy daftar inventaris ini ke dalam USB.

2. Selalu Memperbarui Daftar Barang Inventaris

Setiap barang inventaris kantor biasanya jumlah atau kondisinya akan selalu berubah. Oleh sebab itu, Anda bisa memperbarui pencatatan daftar barang ini dengan berkala untuk mendapatkan informasi yang terkini.

3. Membuat Kategorisasi Data

Kategorisasi ini yaitu mengelompokkan data inventaris yang bertujuan untuk memudahkan perusahaan. Dalam hal ini misalnya, Anda dapat mengkategorikan peralatan ke dalam peralatan kantor beserta perlengkapannya, peralatan elektronik, dokumen, persediaan ritel dan lainnya.

4. Bantuan Aplikasi Inventaris

Jika Anda kesulitan melakukan pendataan inventaris kantor, kini Anda tak perlu khawatir lagi.  Aplikasi inventaris ini menawarkan penyimpanan berbasis cloud, sehingga sangat ideal dalam menunjang keperluan perusahaan, baik usaha kecil hingga menengah.

Menawarkan fitur sangat lengkap, yang menyajikan kemudahan, bahkan Anda tidak perlu membayar aplikasi. Hasil pembuatan laporan inventaris kantor yang dibuat pun lebih akurat. Menawarkan beberapa fitur untuk menunjang inventarisir perusahaan Anda, mulai dari pemasukan, pencatatan biaya, mengelola aset dengan mudah dan masih banyak lagi.

Pentingnya Menggunakan Aplikasi Inventaris Untuk Perusahaan

Aplikasi inventaris sebagai perangkat lunak yang dapat diandalkan oleh perusahaan, guna melakukan pencatatan, pemantauan serta melakukan pemeliharaan aset-aset perusahaan supaya nilai aset tersebut dapat tetap terlindungi, bahkan bisa lebih menghemat anggaran untuk penyimpanan. Untuk lebih jelasnya, berikut manfaat aplikasi inventory bagi perusahaan :

1. Sistem Terintegrasi

Karena keseluruhan prosesnya berbasis software, maka semua sistem yang berhubungan akan saling terintegrasi. Hal ini lebih menguntungkan jika Anda melakukan pencatatan data inventaris barang menggunakan kertas dengan cara manual. Anda akan memerlukan lebih banyak SDM untuk mengumpulkan keseluruhan data.

Bahkan data tersebut umumnya hanya dilakukan penyimpanan di satu tempat saja. Lain halnya dengan penyimpanan berbasis cloud yang memungkinkan Anda bisa menyimpan semua data inventaris barang dengan leluasa lebih nyaman. Bahkan jika terjadi kesalahan dalam stok barang, Anda bisa langsung memperbaikinya lewat perangkat smartphone atau PC.

2. Kemudahan Pengelolaan Inventaris

Mengandalkan aplikasi inventaris Jurnal dari Mekari, memberikan kemudahan dalam hal pengelolaan aset-aset inventaris. Proses inventarisasi juga sangat membantu ketersediaan barang. Anda tak perlu lagi khawatir terjadinya penumpukkan barang yang bisa menyebabkan kerugian bagi perusahaan.

3. Lebih Efisien

Dengan memilih aplikasi inventaris terbaik, maka Anda akan membuat waktu dan materi lebih efisien. Tidak membutuhkan lebih banyak karyawan untuk mendata, bahkan waktu yang dibutuhkan untuk memproses data inventaris menjadi lebih cepat. Anda hanya memerlukan karyawan yang mahir saja yang bisa menjalankan aplikasi inventaris. Caranya dengan menginput semua data aset inventaris dengan tepat, sehingga tak memerlukan banyak waktu untuk pencatatan.

Karir
Karir

Kembangkan karir bersama Mekari

Mari berkembang dan menjadi bagian dari perubahan bersama talenta-talenta terbaik dari manca negara di Mekari.

Hubungi kami
Hubungi kami

Selalu siap membantu Anda

Bagi Anda yang membutuhkan informasi lebih lanjut, silahkan menghubungi kami melalui kontak yang disediakan.

WhatsApp WhatsApp kami