Langkah Mudah Melakukan Pencatatan Transaksi Keuangan Usaha

Bagi pebisnis pencatatan transaksi keuangan atau pembukuan merupakan suatu hal yang harus dilakukan dari sekian banyak hal untuk mengembangkan usahanya. Kenapa begitu? karena dengan adanya pencatatan transaksi keuangan yang dilakukan secara rutin oleh para pebisnis, maka secara tidak langsung para pebisnis sudah membuat laporan keuangan guna membantu memajukan usaha yang sedang dikembangkan.

Akan tetapi, sangat disayangkan bagi beberapa pelaku usaha kecil atau pebisnis yang tidak menganggap pencatatan keuangan ini penting. Apalagi ada tanggapan yang menyatakan bahwa pencatatan keuangan ini terlalu sulit dan ribet untuk dilakukan, ditambah jika Anda malas dan tidak segera memulainya.

Pada akhirnya nanti, usaha yang sebuah Anda kembangkan akan mengalami masalah dalam pembukuan usahanya karena tidak adanya pencatatan keuangan yang rapi dan valid untuk dijadikan pijakan pengambilan keputusan.

Alasan Kenapa Pencatatan Transaksi Penting pada Pembukuan?

Sudah dijelaskan bahwa pencatatan transaksi pada pembukuan itu sangat penting dilakukan secara rutin, karena ada banyak alasan yang mendasari hal tersebut. Walaupun Anda sudah menggunakan aplikasi pembukuan online untuk proses pencatatan keuangan, Anda harus tetap benar – benar memastikan bahwa pembukuan yang Anda lakukan ditangani dengan benar.

Berikut beberapa alasan mengapa pencatatan pembukuan itu menjadi penting adanya.

• Tidak mencampurkan keuangan bisnis dan pribadi, dalam arti memudahkan pencatatan keuangan berguna untuk memisahkan keuangan pribadi dan bisnis. Bagi Anda seorang pebisnis sudah jelas bahwa Anda tidak sepenuhnya bertanggung jawab secara pribadi atas masalah atau utang apapun yang berkaitan dengan bisnis tersebut, karena itu Anda harus memisahkannya agar tidak bercampur dengan urusan keuangan pribadi.
• Mengidentifikasi permasalahan sejak awal, pengelolaan usaha yang baik akan dimulai dengan benar jika Anda mengelola pencatatan keuangan dengan benar. Hal tersebut dilakukan agar dapat menghindari hal – hal yang tidak diingatkan kemudian hari.
• Mengawasi kesehatan keuangan, bisnis yang sehat dimulai dari keuangan yang sehat. Maka dari itu, pencatatan keuangan dapat dijadikan alat sebagai pengembangan usaha karena melalui pencatatan transaksi keuangan dapat mengidentifikasi cara untuk meningkatkan ataupun mengubah strategi proses guna mengembangkan usaha.
• Pencatatan keuangan berguna juga untuk menyederhanakan keuangan bisnis yang sedang Anda kembangkan. Hal tersebut akan erat kaitannya dengan proses kerjasama yang dijalin dengan profesional pajak untuk dapat menghemat uang.
• Alasan lain yang bisa dijadikan patokan yaitu pencatatan keuangan dapat dijadikan sebagai pengorganisasian catatan dan dokumen. Hal itu akan membantu Anda untuk menyederhanakan proses seperti pengajuan pinjaman bisnis ataupun membeli peralatan baru untuk usaha tersebut.
• Terakhir, pencatatan keuangan juga dapat dijadikan sebagai langkah awal untuk Anda membuat laporan keuangan itu sendiri. Jika tidak adanya pencatatan keuangan pada awal terjadinya transaksi, maka Anda juga tidak dapat membuat laporan keuangan secara utuh dan akurat.

Sehingga, dapat disimpulkan secara sederhana bahwa banyak alasan yang mendukung untuk pengembangan usaha ketika Anda melakukan pencatatan keuangan. Dan cara agar aktivitas pencatatan transaksi lebih mudah, Anda harus memulainya segera dan rutin setiap harinya.

Baca Juga: Transaksi Keuangan Perusahaan: Arti, Jenis dan Cara Pembuatan Catatannya

Apa Manfaat Pencatatan Transaksi Keuangan yang Rapi?

Pencatatan transaksi keuangan dapat berasal dari pendapatan yang diperoleh dari penjualan, pendapatan bunga, pembayaran pajak, pemberian gaji, pengeluaran operasional, pinjaman, investasi ataupun semua hal yang berkaitan dengan keuangan dapat dicatat dalam pembukuan.

Pencatatan keuangan yang dilakukan membutuhkan adanya dokumen pendukung atau bukti seperti tanda terima, faktur, pesanan pembelian, kwitansi ataupun catatan bukti keuangan lainnya tergantung pada jenis transaksi yang dilakukan. Catatan bukti keuangan untuk pembayaran, penjualan dan tagihan dapat menggunakan bukti berupa invoice secara online. 

Pencatatan keuangan dalam pembukuan ataupun akuntansi nya digunakan hampir keseluruhan dengan bergantian. Dimana pembukuan akan melibatkan pencatatan keuangan sedangkan akuntansi nya akan menafsirkan, menganalisis mengklasifikasikan, melaporkan serta menyederhanakan data keuangan usaha tersebut. Sehingga, kegiatan pencatatan keuangan akan memberikan manfaat yang banyak dan beragam diantaranya.

Berikut beberapa manfaat membuat catatan laporan keuangan usaha dengan akurat dan rapi, diantaranya:

1. Informasi Kondisi Keuangan Usaha

Pencatatan keuangan akan memberikan informasi mengenai perubahan kondisi keuangan ataupun laporan laba rugi dari usaha, karena adanya aktivitas yang dilakukan yaitu penjualan dan pembelian yang dicatat melalui pencatatan transaksi keuangan yang diringkas menjadi pembukuan akuntansi.

Informasi kondisi keuangan usaha dapat dilihat melalui pembukuan akuntansi yang akurat. Anda dapat menggunakan software akuntansi online secara mudah untuk mengelola keuangan dan tingkat akurasi yang tinggi.

2. Membuat Laporan Keuangan

Pencatatan keuangan juga akan membantu Anda dalam membuat laporan keuangan. Hal itu berguna untuk mengetahui sumber usaha, modal usaha sekaligus beban usaha.

Jika Anda ingin menghemat waktu dalam membuat laporan keuangan, sebenarnya Anda bisa menggunakan software laporan keuangan yang dapat membuat laporan keuangan usaha secara otomatis berdasarkan pencatatan transaksi yang dilakukan.

3. Sumber Informasi Usaha

Pencatatan keuangan dapat dijadikan sebagai sumber informasi usaha untuk menentukan strategi dalam mengembangkan usaha tersebut sekaligus melihat bagaimana kondisi di masa depan terkait usaha tersebut.

4. Bantuan Modal Usaha

Pencatatan keuangan juga dapat dijadikan sebagai bukti kepada lembaga permodalan ketika Anda para pebisnis mengajukan modal usaha, ataupun mendapatkan bantuan modal usaha tersebut.

5. Anggaran yang Akurat

Pencatatan keuangan juga dapat membantu Anda dalam melakukan penganggaran secara akurat. Penganggaran yang akurat ini karena adanya pembukuan yang efektif, dimana setiap adanya transaksi akan dapat dilihat dalam satu tempat sehingga membantu Anda dalam mengambil keputusan dengan mudah. Oleh karena itu, penggunaan aplikasi RAB (Rencana Anggaran Biaya) yang terhubung dengan fitur-fitur akuntansi seperti pembukuan akan sangat memudahkan pengusaha.

6. Memberikan Ketenangan Pikiran

Pencatatan keuangan juga dapat memberikan ketenangan pikiran, saat Anda para pebisnis melakukan pembukuan secara efisien maka secara tanpa sadar akan lebih mempunyai banyak waktu untuk istirahat dan tidak perlu adanya kekhawatiran mengenai usaha yang berantakan karena dapat dilihat dari pencatatan transaksi yang dilakukan.

7. Membantu Persiapan Pajak

Pencatatan keuangan bermanfaat untuk membantu Anda melakukan persiapan pajak. Anda sudah tahu bukan kalau pajak sesuatu yang membutuhkan kerumitan untuk dilakukan, maka dari itu dengan adanya pencatatan transaksi ini akan membantu Anda lebih baik dalam memenuhi peraturan pemerintah terutama peraturan tentang pembayaran pajak itu sendiri.

Begitu banyak manfaat yang dapat Anda rasakan ketika memulai usaha dengan adanya pencatatan keuangan. Poin pentingnya pada pencatatan keuangan yaitu dilakukan secara berkala dan berurutan, karena jika tidak akan secara otomatis laporan keuangan yang berada di akhir akan mengalami kesalahan dan tidak akurat untuk dijadikan sebagai bahan pengambilan keputusan.

Lalu, Bagaimana Cara Pencatatan Transaksi Keuangan yang Rapi dan Mudah?

Dalam menjalankan suatu usaha, pastinya para pebisnis akan memastikan jika usaha tersebut mengalami laba atau rugi dalam periode tertentu. Maka dari itu, diperlukannya adanya pencatatan transaksi keuangan usaha secara detail, menyeluruh dan up to date berdasarkan siklus akuntansi pada usaha masing – masing.

Dimana, proses pencatatan keuangan nanti akan menghasilkan sebuah jurnal yang berisi sebuah laporan keuangan. Hal ini dapat Anda gunakan untuk melihat dengan jelas bagaimana kondisi usaha Anda, apakah laba atau rugi pada laporan laba rugi usaha periode tertentu.

Sehingga, usaha Anda dapat dikatakan tumbuh dengan baik apabila Anda melakukan pencatatan transaksi keuangan yang valid, rapi, dan mudah dibaca serta dipahami. Jika sudah begitu, maka Anda harus menjalankan proses pencatatan keuangan ke dalam proses akuntansi usaha.

Dimana Anda harus melakukan secara teratur yang dimulai dari mencatat, mengelompokkan serta mengidentifikasi setiap transaksi keuangan usaha secara tepat sesuai dengan bukti – bukti transaksi yang sudah ada. Selain itu, bukti – bukti transaksi yang ada pun juga harus benar keabsahan dan keasliannya karena jika tidak maka akan berdampak pada hal buruk lainnya yang lebih parah.

Baca Juga: 8 Rekomendasi Aplikasi Pembukuan Online Terbaik 2023

Berikut beberapa langkah yang bisa Anda mulai dari sekarang untuk mewujudkan usaha yang sehat dan baik.

1. Mengumpulkan Keseluruhan Bukti Transaksi

Langkah pertama guna mewujudkan usaha yang sehat dan baik sebelum melakukan pencatatan transaksi keuangan yaitu mengumpulkan keseluruhan bukti – bukti transaksi yang telah ada untuk periode tertentu.

Lalu, bukti – bukti transaksi yang beraneka ragam bentuknya seperti bukti penerimaan, bukti pembayaran, dan bukti lainnya tersebut dikumpulkan dengan baik. Karena ini merupakan langkah awal Anda dapat melakukan pencatatan keuangan.

2. Mengidentifikasi Keaslian Bukti – Bukti Transaksi

Langkah selanjutnya, setelah Anda mengumpulkan bukti – bukti transaksi keuangan tersebut segeralah untuk mengidentifikasi keaslian atau keabsahan dari bukti transaksi tersebut. Jangan ragu untuk Anda melakukan pengecekan secara detail dengan berbagai pihak, baik internal maupun eksternal.

Hal tersebut penting adanya, guna mewaspadai karena kecanggihan teknologi masa kini yang berkembang pesat bahkan ada beberapa oknum yang berbuat jahat dengan mencetak bukti transaksi palsu.

3. Memahami Akun Bisnis

Jika langkah pertama dan kedua sudah selesai, kini Anda akan melanjutkan untuk memahami akun bisnis. Sebuah akun bisnis mempunyai beberapa kumpulan akun keuangan seperti :

• Aset merupakan pencatatan jumlah uang tunai dan sumber daya yang dimiliki oleh usaha tersebut semisal inventaris ataupun piutang.
• Kewajiban merupakan pencatatan yang masuk dalam kewajiban dan utang yang dimiliki oleh usaha tersebut misal hutang dagang maupun pinjaman.
• Pendapatan merupakan pencatatan keuangan yang diperoleh dari pendapatan usaha tersebut, dimana biasanya berasal dari penjualan itu sendiri.
• Pengeluaran merupakan pencatatan keuangan yang mengacu pada arus keluar dari usaha tersebut, misal pengeluaran gaji ataupun utilitas lainnya.
• Ekuitas merupakan pencatatan yang berasal dari nilai yang tersisa setelah dikurangi adanya kewajiban dari aset, hal ini seperti saham.

Patut untuk diketahui bahwa setiap usaha akan berbeda – beda pencatatan transaksi keuangannya, yang terpenting dapat memahami faktor – faktor ekonomi yang berperan dalam usaha tersebut.

4. Menyiapkan Pencatatan Transaksi

Pencatatan keuangan dalam bentuk buku fisik atau buku besar pada umumnya dapat dilakukan melalui perangkat lunak atau alat – alat otomatis lainnya.

Berikut beberapa alat yang mungkin bisa Anda gunakan untuk melakukan pencatatan keuangan :

• Spreadsheet, alat ini dapat berupa atau berasal dari Google Spreadsheet ataupun MS Excel.
• Perangkat Lunak dengan pembukuan berbasis Desktop, Anda dapat menemukannya pada QuickBooks Desktop ataupun media lainnya.
• Perangkat Lunak pembukaan berbasis Cloud, Anda dapat menemukannya pada Wave, QuickBooks Online ataupun media lainnya.

5. Membuat Jurnal Transaksi

Setelah selesai Anda memilih media atau alat apa yang digunakan untuk melakukan pencatatan keuangan, langkah selanjutnya segeralah mulai untuk membuat sebuah jurnal transaksinya. Proses pencatatan transaksi keuangan akan lebih efisien apabila Anda dapat melakukannya setiap hari, karena setiap hari pula Anda bertransaksi.

Hal ini akan berguna dalam mencegah adanya kesalahan saat Anda akan menyalinnya ke buku besar. Tidak hanya itu saja yang perlu diperhatikan, dalam jurnal transaksi ini nantinya Anda diharapkan untuk mencantumkan berbagai hal mulai dari nama, nomor bukti, akun transaksi keterangan, debit dan kreditnya serta jangan lupakan saldo.

6. Memindahkan Pencatatan Transaksi ke Buku Besar

Setelah Anda berhasil menyelesaikan pencatatan transaksi dengan membuat jurnal transaksi, langkah selanjutnya yaitu memindahkan jurnal transaksi tersebut ke dalam buku besar. Dimana dalam pencatatan transaksi kepunahan buku besar sudah mulai untuk mengelompokkan transaksinya, seperti piutang yang harus dikelompokan ke dalam akun piutang dan lain sebagainya.

7. Menentukan Akun Pembukuan

Jangan dulu beranjak terlalu jauh, karena kini Anda diminta untuk menentukan akun pembukuan apa yang akan Anda gunakan. Akun pembukaan dalam pencatatan transaksi keuangan ada dua yaitu menggunakan pembukuan entri tunggal ataupun entri ganda.

Dimana jika pembukuan entri tunggal mencatat semua transaksi sekali baik sebagai pengeluaran ataupun pendapatan, hal ini mudah dan cocok untuk usaha kecil yang belum mempunyai persediaan ataupun peralatan yang signifikan dalam keuangannya.

Sedangkan untuk pembukuan entri ganda, harus memasukan setiap transaksi dua kali baik sebagai debit ataupun kreditnya hari ini berguna untuk menyeimbangkan pembukuan antar akun. Perlu dipastikan kembali dua pilihan pembukuan tersebut secara langsung akan mempengaruhi cara mengelola keuangan serta cara kerja proses pembukuan Anda.

8. Menyeimbangkan Saldo

Setelah Anda melakukan pencatatan pada jurnal transaksi atau neraca saldo tersebut dan Anda sudah menentukan menggunakan pembukuan jenis seperti apa. Kini saatnya Anda menyeimbangkan saldo dari neraca saldo tersebut, karena bisanya neraca saldo yang tidak seimbang diakibatkan oleh adanya kesalahan memasukan data transaksi pada buku besar atau jurnal itu sendiri.

Kesalahannya biasanya terletak pada hal-hal seperti menjumlahkan saldo, salah menulis angka, ataupun salah dalam meletakkan nominal pada debit kredit. Sehingga, keseimbangan dari saldo sangat penting untuk diperhatikan.

8. Menyusun Laporan Keuangan

Pencatatan transaksi keuangan untuk mengakhiri laporan keuangan yaitu dengan langkah menyusun laporan keuangan itu sendiri. Laporan keuangan ini merupakan sebuah ringkasan kesehatan keuangan usaha yang sedang Anda lakukan.

Pada umumnya inilah beberapa jenis laporan keuangan yang pasti Anda temukan saat menyusunnya.

a. Neraca

neraca merupakan sebuah laporan yang berisi aset, kewajiban, ekuitas usaha selama beberapa periode tertentu. Hal ini dapat diartikan bahwa total aset Anda harus sama dengan kewajiban ditambah ekuitas, sehingga pada neraca dapat ditemukan keputusan apakah Anda perlu memperluas usaha atau menyimpan yang tunai terlebih dahulu.

b. Laporan Laba Rugi

Laporan Laba Rugi atau L/R ini merupakan sebuah laporan yang menunjukkan pendapatan, biaya dan pengeluaran selama periode tertentu biasanya kuartal, tahun dan lain sebagainya. Pada laporan ini ada beberapa orang yang mengatakan atau menyatakan bahwa Laporan. Laba Rugi bisa disebut n juga dengan Laporan Pendapatan, karena dapat membandingkan antara penjualan dan pengeluaran yang membantu dalam membuat perkiraan.

c. Laporan Arus Kas

Laporan Arus Kas dapat dibuat secara otomatis dengan aplikasi kas. Ini merupakan laporan yang mirip dengan Laporan Laba Rugi kecuali tidak termasuk entri jon kas seperti depresiasi. Laporan Arus Kas akan membantu Anda dalam mencari tahu dimana usaha tersebut menghabiskan, menghasilkan uang, ataupun kelangsungan hidupnya serta kemampuan keuangan untuk membayar tagihan yang ada.

9. Memastikan Melalui Prosedur dengan Benar

Langkah selanjutnya untuk melakukan pencatatan keuangan pada usaha Anda, pastikan kembali bahwa Anda sudah melakukannya dengan benar sesuai prosedur yang ditentukan. Anda dapat mengikutinya secara step by step dengan berurutan yang benar.

Dimana jika Anda melewatkan satu cara, maka akan berimbas atau berdampak pada laporan keuangan yang tidak tepat. Sehingga, ketidaktepatan itulah yang membuat laporan keuangan usaha salah dan tidak dapat dijadikan sebagai pengambilan keputusan atau menentukan strategi pengembangan usaha.

10. Menggunakan Pencatatan Transaksi Online

Kini saatnya pencatatan transaksi keuangan usaha dapat dilakukan dengan mudah dan rapi melalui bantuan aplikasi. Banyak aplikasi ataupun website yang kini hadir untuk membantu memudahkan Anda dalam melakukan pencatatan keuangan guna membuat laporan keuangan yang dapat dijadikan sebagai titik pengambilan keputusan. Salah satu cara dengan menggunakan software akuntansi online yang terintegrasi dari Mekari Jurnal.

Alasan lain kenapa Anda harus menggunakan produk dari Mekari yaitu harga yang terjangkau sesuai dengan fasilitas yang diberikan. Selain itu, juga menawarkan beberapa kursus yang dapat Anda jadikan pengalaman baru sebelum usaha Anda berkembang lebih pesat di kemudian hari.

Jadi, tunggu apalagi? Yuk, segera gunakan produk dari Mekari Jurnal untuk melakukan pencatatan transaksi keuangan dengan mudah, akurat dan rapi.