Perencanaan SDM: Pengertian, Proses, Tahapan, dan Manfaat

Sebuah perusahaan tidak akan terlepas dari urusan perencanaan SDM karena hal tersebut bermanfaat untuk memberdayakan pegawai/karyawan secara efektif.

Selain itu, tanpa adanya perencanaan sumber daya manusia yang baik, sebuah perusahaan atau organisasi tidak akan bisa bertahan, berkembang, dan maju di masa depan.

Lantas apa yang dimaksud dengan sumber daya manusia dan perencanaan sumber daya manusia?

Nah, untuk penjelasan lebih lengkapnya, mari simak ulasan seputar perencanaan sumber daya manusia berikut ini.

Apa itu Sumber Daya Manusia?

Sebelum Anda tahu apa itu perencanaan SDM, maka sebaiknya ketahui terlebih dahulu apa itu sumber daya manusia.

Sumber daya manusia (SDM) adalah setiap individu yang bekerja secara produktif untuk menggerakkan organisasi atau perusahaan dan berperan sebagai aset penting bagi tercapainya tujuan bisnis.

Keberadaan dan fungsi SDM sangat krusial untuk bisnis sehingga perlu pengelolaan dan pengembangan yang berkelanjutan agar kemampuan dan kinerjanya terus meningkat

Karena posisinya yang krusial, SDM perlu dikelola, dilatih, dan dikembangkan secara berkelanjutan agar kemampuan dan kinerjanya terus meningkat.

Secara umum, Anda dapat mengelompokkan SDM dalam dua jenis:

• SDM makro: keseluruhan penduduk usia produktif di suatu wilayah yang berpotensi menjadi tenaga kerja.
• SDM mikro: orang-orang yang sudah bekerja di suatu institusi atau perusahaan tertentu.

Dengan demikian, sumber daya manusia dapat dipahami sebagai orang atau individu yang bekerja di perusahaan dengan nilai berupa kemampuan, keterampilan, dan pengetahuan tertentu yang berkontribusi langsung pada pencapaian tujuan organisasi.

Value-value yang terdapat dalam setiap SDM tersebut umumnya dikenal dengan sebutan modal manusia atau human capital.

Pengertian Perencanaan SDM

Nah, setelah Anda tahu apa itu sumber daya manusia, maka selanjutnya ketahui juga pengertian perencanaan SDM yang berperan penting dalam kemajuan perusahaan.

Perencanaan SDM atau Human Resource Planning (HRP) merupakan proses peramalan yang bersifat sistematis dengan cara menghubungkan kebutuhan SDM suatu perusahaan dengan strategi dan tujuan perusahaan.

Selain itu, perusahaan juga perlu memastikan bahwa SDM yang dimiliki sudah memadai, berkualitas, dan kompeten, dalam mencapai tujuan perusahaan tersebut.

1. Menurut KBBI

Selain pengertian perencanaan sumber daya manusia di atas, KBBI juga memiliki definisi tentang perencanaan sumber daya manusia yakni sebuah potensi individu yang bisa dikembangkan dan dilatih untuk kepentingan proses produksi.

2. Menurut Mathis dan Jackson (2001)

Sejumlah ahli juga turut mendefinisikan apa itu perencanaan sumber daya manusia, salah satunya Mathis dan Jackson (2001).

Menurut Mathis dan Jacson (2001), perencanaan SDM adalah sebuah proses identifikasi dan analisis untuk memiliki SDM yang bisa mencapai tujuan organisasi atau perusahaan.

3. Menurut Andrew E. Sikula

Andrew E. Sikula juga mendefinisikan tentang perencanaan sumber daya manusia, yakni sebagai sebuah proses dalam menentukan kebutuhan pegawai/karyawan dan agar pekerjaan SDM tersebut sesuai dengan rencana organisasi.

4. Menurut Mondy & Noe (1995)

Selanjutnya, menurut Mondy & Noe (1995), perencanaan sumber daya manusia merupakan proses sistematis yang menganalisis keadaan SDM yang bertujuan agar jumlah dan kualitas SDM dengan keterampilan yang sesuai terpenuhi ketika perusahaan atau organisasi membutuhkannya.

5. Menurut Werther dan Davis

Pendapat ahli menurut Werther dan Davis tentang perencanaan sumber daya manusia merupakan sebuah rencana sistematis dalam memprediksi kebutuhan karyawan dengan ketersediaan untuk waktu yang akan datang.

Dengan demikian, pihak HRD (Human Resource Department) bisa segera melakukan tugas tim HRD dalam perencanaan untuk melaksanakan rekrutmen pekerja, seleksi, pelatihan, dan rangkaian lainnya.

6. Jackson & Schuler (1990)

Schuler & Walker (1990) juga mendefinisikan tentang perencanaan SDM, yakni sebagai suatu proses manajemen yang menentukan mobilitas SDM organisasi atau perusahaan saat ini menuju posisi di masa depan yang diinginkan.

Baca Juga: Apa Itu HRD dan Perbedaannya dengan HRM?

Fungsi dan Tujuan Perencanaan SDM

Setelah Anda paham apa itu perencanaan sumber daya manusia, lantas apa fungsi dan tujuannya?

Secara umum, tujuan utama dari perencanaan SDM yaitu agar ada kepastian antara kesesuaian tenaga kerja dan jumlah pekerjaan yang tersedia, baik itu jumlah atau kualitas SDM yang perusahaan butuhkan.

Untuk mengetahui kesesuaian tersebut, maka proses tersebut harus didasari oleh demand dan supply dan demand SDM perusahaan.

Lalu, apa saja fungsi dan tujuan lainnya dalam menerapkan perencanaan SDM bagi perusahaan?

1. Monitoring Demand dan Supply SDM

Melakukan monitoring terhadap demand dan supply SDM perusahaan merupakan salah satu tujuan dan fungsi terbesar perencanaan SDM.

Ini dapat membantu departemen SDM dalam mengantisipasi kebutuhan jumlah dan kualitas tenaga kerja pada kemudian hari.

Akan sangat terbantu untuk tenaga kerja yang sifatnya berubah-ubah seperti dalam struktur organisasi proyek.

2. Membantu HR Menemukan Kandidat yang Tepat

Perencanaan SDM memberikan banyak bantuan terhadap departemen HR untuk bisa bekerja lebih proaktif.

Dengan adanya data kebutuhan karyawan dari perencanaan SDM, HR dapat menemukan kandidat pekerja dengan karakteristik dan kompetensi yang sesuai dengan posisi pekerjaan.

Selain itu, tim HR juga dapat menyusun SOP rekrutmen karyawan yang benar-benar sesuai dengan kebutuhan di perusahaan.

Tugas HR juga lebih ringkas karena dapat memprediksi pertumbuhan kerja dan lowongan kerja yang dapat menarik kandidat untuk melamar posisi tersebut.

3. Menempatkan Karyawan Pada Posisi Terbaiknya

Tidak ada yang lebih baik dibandingkan karyawan yang memberikan performa dan prestasi terbaiknya dalam bekerja.

Tujuan itu yang ingin dicapai dalam perencanaan SDM dimana menemukan posisi yang dapat mengeluarkan potensi terbesar karyawannya.

Kondisi tersebut dapat memberikan dampak yang signifikan terhadap performa dan produktivitasnya, karena karyawan merasa nyaman dan dapat mengeksplor keahlian dan kemampuannya.

4.  Efisiensi Organisasi

Agar perusahaan dapat memberikan hasil yang optimal dalam operasionalnya, perusahaan harus efisien agar tidak perlu mengeluarkan dana berlebih pada hal-hal yang tidak penting.

Pendataan yang rutin dalam perencanaan SDM diperlukan agar dapat mengetahui banyak atau sedikitnya pekerja yang perusahaan butuhkan.

Organisasi yang terlalu gemuk namun saling tumpah tindih bukanlah menggambarkan suatu perusahaan yang efisien.

Sebaliknya, ini dapat mengganggu manajemen dan operasional perusahaan dalam jangka panjang.

Baca Juga: Manajemen Organisasi: Fungsi, Struktur, Tujuan & Konsep

Proses Perencanaan Sumber Daya Manusia

Perlu Anda ketahui bahwa membuat perencanaan sumber daya manusia tidak sembarangan dan harus mengikuti tahapan yang sistematis.

Berikut adalah tahapan dalam proses perencanaan SDM yang dapat Anda terapkan di perusahaan:

1. Menganalisis kebutuhan SDM

Tahap pertama dalam perencanaan SDM adalah menganalisis kebutuhan sumber daya manusia di organisasi. Ini melibatkan mengevaluasi tujuan organisasi, mengidentifikasi tugas dan tanggung jawab yang diperlukan, dan memahami kompetensi yang diperlukan untuk mencapai tujuan tersebut.

2. Menganalisis kebutuhan pengembangan

Setelah menentukan kebutuhan SDM saat ini, langkah selanjutnya adalah menganalisis kebutuhan pengembangan di masa depan. Ini melibatkan mengidentifikasi keterampilan dan pengetahuan yang dibutuhkan oleh karyawan untuk mendukung pertumbuhan dan perubahan organisasi.

3. Menganalisis laporan dan data SDM

Pada tahap ini, perencanaan SDM melibatkan menganalisis laporan dan data SDM yang ada, seperti tingkat turnover karyawan, evaluasi kinerja, kehadiran, dan informasi lainnya. Analisis ini membantu dalam mengidentifikasi tren, masalah, atau peluang yang perlu diperhatikan dalam perencanaan SDM.

4. Merumuskan strategi perencanaan SDM

Berdasarkan analisis kebutuhan SDM dan data yang ada, langkah berikutnya adalah merumuskan strategi perencanaan SDM. Strategi ini mencakup pengembangan rencana untuk merekrut, melatih, mempertahankan, dan mengembangkan karyawan yang diperlukan oleh organisasi.

5. Menetapkan rencana tindakan

Setelah strategi perencanaan SDM dirumuskan, langkah selanjutnya adalah menetapkan rencana tindakan yang spesifik untuk mengimplementasikan strategi tersebut.

Rencana tindakan ini mencakup kegiatan seperti merekrut karyawan baru, menyediakan pelatihan dan pengembangan, serta mengidentifikasi langkah-langkah untuk mempertahankan karyawan yang berkinerja tinggi.

6. Pelaksanaan dan pengawasan

Setelah rencana tindakan ditetapkan, tahap berikutnya adalah melaksanakan rencana tersebut. Ini melibatkan pelaksanaan kegiatan perencanaan SDM, seperti perekrutan, pelatihan, dan pengembangan.

Selama pelaksanaan, penting untuk memantau dan mengevaluasi hasilnya, serta melakukan penyesuaian jika diperlukan.

7. Evaluasi dan penyesuaian

Tahap terakhir dalam proses perencanaan SDM adalah evaluasi dan penyesuaian. Evaluasi dilakukan untuk mengukur keberhasilan perencanaan SDM dan mengidentifikasi area yang perlu diperbaiki. Hasil evaluasi ini kemudian dapat digunakan untuk memperbaiki proses perencanaan SDM di masa depan.

Faktor-faktor yang Perlu Dipertimbangkan dalam Perencanaan SDM

Berikut ini sejumlah faktor perencanaan SDM yang harus diperhatikan oleh perusahaan.

1. Pertumbuhan (Growth)

Memperhatikan faktor pertumbuhan finansial serta kebutuhan perusahaan adalah faktor yang penting dalam perencanaan SDM.

2. Perubahan (Change)

Faktor yang selanjutnya yaitu perubahan karena perubahan bisa saja terjadi kapanpun, sehingga HR harus bisa berpikir kreatif dan fleksibel agar kebutuhan perusahaan tetap terpenuhi dengan baik.

3. Teknologi (Technology)

Seorang HR harus bisa memahami pentingnya teknologi untuk kelancaran operasional perusahaan.

Banyak software ERP terbaik yang dapat digunakan oleh tim HR dalam mengelola operasional perusahaan, salah satu contohnya adalah software absensi, software payroll dan juga aplikasi slip gaji online yang akan sangat membantu dalam pekerjaan HR.

Rencanakan Kebutuhan SDM Lebih Presisi dengan Software HRIS

Perencanaan SDM yang efektif butuh data kehadiran, beban kerja, dan anggaran payroll yang terhubung agar formasi tim selalu pas.

Untuk itu, organisasi memerlukan sistem yang mampu mengumpulkan, menyatukan, dan menyajikan insight people secara real time.

Mekari Talenta adalah software HRIS yang dapat menjadi solusi untuk mengintegrasikan absensi, kinerja, dan payroll karyawan sehingga perencanaan SDM jadi lebih akurat dan mudah dieksekusi.

Dengan HRIS Mekari Talenta, Anda dapat:

• Membaca tren kebutuhan SDM lewat HR analytics (headcount, attendance, payroll insight) dan membuat real-time dashboard sesuai kebutuhan organisasi.
• Menata jadwal & shift serta mengontrol implementasinya dari satu tampilan, lengkap dengan notifikasi ke karyawan.
• Memantau kehadiran secara real-time dengan GPS dan absensi face recognition dan liveness check untuk meminimalkan manipulasi data dasar perencanaan.
• Mengaitkan tugas setiap karyawan dengan besaran gaji sehingga simulasi biaya tenaga kerja dan dampaknya ke anggaran lebih terukur.
• Mengintegrasikan Mekari Talenta dengan sistem lain agar perencanaan SDM selaras dengan operasi dan laporan keuangan perusahaan.

Jika divisi HR perusahaan Anda masih memerlukan pelatihan dan pengembangan soal perencanaan karyawan, Mekari juga menyediakan solusi kursus Talent Management dari Mekari University.

Bersama Mekari Talenta dan Mekari University, perencanaan SDM menjadi lebih terstruktur dan berbasis data!