Home / Blog / Business & Economy

Ketahui Cara Membuat Laporan HRD, Paling Mudah!

tim HR perusahaan membuat laporan HRD tahunan
Daftar isi
Mode

Human Resource Development (HRD) merupakan departemen yang mengurusi manajemen sumber daya suatu perusahaan. Tim HR juga diwajibkan untuk dapat membuat laporan HRD tahunan sebagai bentuk pertanggungjawaban dalam satu periode.

Namun, tahukah kamu jika tugas HRD tak hanya terbatas pada rekrutmen saja? Sebenarnya HRD Human Resource Development juga memiliki berbagai tugas lain yang meliputi seluruh aspek yang berkaitan erat dengan keberlangsungan karyawan.

Sekilas tentang HRD

HRD sebagai singkatan dari Human Resource Development. HRD sendiri dapat diartikan sebagai manajemen sumber daya manusia. Sumber daya manusia atau karyawan juga menjadi salah satu aset yang sangat penting dalam suatu perusahaan. Oleh sebab itu, dibutuhkan divisi khusus yang bertugas dalam mengelolanya, yaitu HRD (Human Resource Development).

HRD merupakan komponen yang penting dari bisnis apapun, terlepas dari besarnya perusahaan. HRD juga bertugas memaksimalkan produktivitas karyawan serta melindungi perusahaan dari masalah apapun yang mungkin timbul dalam angkatan kerja.

Tanggung jawab HRD sendiri mencakup kompensasi serta tunjangan, perekrutan, pemberhentian, juga selalu mengikuti undang-undang yang dapat mempengaruhi karyawan dan perusahaannya. Terkadang, HRD juga disebut sebagai personalia.

Namun, dalam beberapa perusahaan, peran bidang personalia sendiri tidak sama dengan HRD . Dalam hal tanggung jawab, biasanya ruang lingkup personalia lebih sedikit dibandingkan dengan HRD.

Personalia juga berfokus pada pengelolaan yang bersifat administratif, seperti diantaranya database, software payroll, absensi, filling dokumen, dan lain sebagainya.

Sementara itu, HRD memiliki tanggung jawab yang lebih besar jika dibandingkan dengan personalia. Beberapa contohnya yaitu training, general affair, rekrutmen serta seleksi, HR planning, career development, dan pembuatan SOP.

Baca Juga: Mengenal Struktur Organisasi Perusahaan dan Fungsinya

Tugas Pokok HRD

Setelah mengetahui jenis fungsi HRD, maka kita juga perlu tahu tentang fungsi pokok dari HRD. Berikut ini fungsi pokok dari HRD.

1. Kompensasi dan Keuntungan

Isu yang cukup penting di perusahaan diantaranya adalah menyediakan kompensasi serta memberikan berbagai keuntungan bagi karyawan. Saat merancang program kompensasi, maka yang dipikirkan mulai dari upah karyawan, program asuransi, serta keuntungan ataupun benefit.

Tidak hanya merancang melainkan juga mengelola skema dan mengatur tata cara distribusi. Namun, perlu dilihat bahwa kompensasi dan keuntungan diberikan dengan syarat mengikuti undang-undang yang berlaku. Sebab, hal ini cukup sensitif di dunia perusahaan.

2. Kelola Hubungan Antara Karyawan

Tugas HRD adalah ikut andil dalam membangun hubungan baik antar karyawan. Pihak HRD sendiri berusaha menciptakan kegiatan yang dapat membantu mengenal karyawan dengan lebih baik, secara pribadi atau profesional.

Cara ini akan mendorong hubungan baik yang sehat serta seimbang antara karyawan dan posisi lain di suatu tempat kerja. Termasuk salah satu kunci sukses perusahaan.

3. Menghimpun Administrasi

Salah satu tugas dari HRD menghimpun administrasi data. Administrasi yang dimaksud adalah data karyawan, payroll, pembayaran kepada karyawan lainnya, hingga sistem kontrak kerja. Administrasi karyawan dapat diakses dengan mudah melalui aplikasi hris.

Data ini merupakan tugas dari personalia, tetapi dari segi personalia adalah bagian dari HRD (Human Resource Development).

Personalia juga akan sangat membantu serta meringankan kerja dari HRD karena mampu mengurangi biaya tenaga kerja, motivasi karyawan, serta meningkatkan keuntungan.

4. Orientasi

Tugas dan tanggung jawab HRD selanjutnya adalah orientasi ataupun mempersiapkan karyawan baru. Namun, tugas ini tidak semua dilakukan oleh perusahaan. Padahal ini juga merupakan langkah dasar guna membantu karyawan baru dan menyesuaikan diri dengan rekan kerja, manajer, kantor, serta pekerjaannya.

HRD bertugas secara intensif memperkenalkan tugas, fungsi departemen, hubungan antara posisi dan deskripsi pekerjaan. Dengan begitu, karyawan diharapkan dapat berperan aktif di perusahaan.

5. Membuat Laporan HRD yang Benar

Layaknya divisi keuangan yang harus memberikan laporan keuangan, HRD pun harus memberikan laporan HRD yang berkaitan dengan pengelolaan sumber daya manusia perusahaan. Dengan adanya laporan tersebut perusahaan dapat melakukan evaluasi dan perbaikan pada perusahaanya.

Selain itu, perusahaan juga dapat mengambil keputusan apakah perlu menambah karyawan atau tidak untuk meningkatkan pertumbuhan perusahaan.

Fungsi dari Laporan HRD

Sebelum masuk ke pembuatan laporan, hendaknya kita paham dulu tentang fungsi dari Laporan HR. Kurang lebih ada tiga fungsi yang bisa dijabarkan, yaitu:

1. Pemantauan HR

Laporan umum memungkinkan HR untuk tetap tahu ritme kerja organisasi. Caranya adalah dengan melacak metrik kinerja pegawai. Tren baru sekaligus kesempatan-kesempatan lain bisa disadari dengan lebih cepat dan potensi munculnya masalah bisa diselesaikan sebelum berkembang menjadi lebih parah.

2. Manjemen informasi

Sebuah Laporan HR dapat membantu manajer untuk menuntaskan pekerjaannya dengan lebih baik. Laporan ini mampu menunjukkan perkembangan yang relevan tentang tim dan departemennya. Ketika, misalnya, departemen pemasaran kesulitan dengan berkurangnya jumlah pegawai dan mepetnya waktu rekrutmen, manajer bisa dengan sigap mengatasi permasalahan ini tidak lama setelah karyawannya mundur.

3. Melacak area permasalahan

Laporan HR juga menawarkan jalan keluar untuk melacak area inti permasalahan secara transparan. Transparansi ini akan membuat manajer termotivasi untuk memperhatikan dengan lebih dekat sehingga reputasi perusahaan bisa terjaga.

Cara Membuat Laporan HR yang Efektif

Beranjak dari tiga fungsi tersebut, lalu bagaimana cara membuat Laporan HR? Pertama yang harus ditentukan adalah mengawali dengan pilihan: mau dengan cara otomatis atau manual?

Masih banyak organisasi yang menggunakan data laporan ad-hoc. Sebagai gambaran: ketika manajer ingin mengetahui tentang kinerja pegawai, dia akan meminta HR untuk mengirimkan laporannya. Setelah menerima permintaan ini, HR akan menyusun laporan yang diminta dari berkas-berkas yang dikumpulkan. Ini adalah contoh pembuatan laporan manual. Kalau mau bergerak lebih cepat, semestinya gunakanlah sistem otomatis.

Setelah menuntaskan masalah pemilihan otomatis maupun manual tersebut, berikut ini adalah karakteristik yang mesti ada di Laporan HR. Di dalamnya terdapat beberapa metrik penting yang harus dicantumkan di dalam laporan.

Perhatikan pula bahwa metrik di bawah ini kebanyakan adalah high-level metrics yang membutuhkan rangkuman organisasi/perusahaan.

  1. Senioritas: tingkat senioritas dalam struktur organisasi perusahaan
  2. Jenis kelamin: pembagian ini digunakan untuk tujuan keberagaman
  3. Usia: usia menjadi penting dengan tipe kinerja era ini. Usia sering menjadi kunci utama atas poin fokus suatu organisasi yang berorientasi pada inovasi dan penataan ulang.
  4. Tingkat pendidikan: tingkat pendidikan harus dicantumkan kalau tersedia dan kalau relevan dengan tujuan yang ingin dicapai oleh organisasi.
  5. Tipe fungsi: sebuah metrik seperti klaster tipe fungsi bisa membedakan kelompok-kelompok dalam perusahaan. Misalnya: manajemen utama, manajemen tengah, personil produksi, dan staf pembantu.
  6. FTE: kepanjangan dari Full-Time Equivalent adalah jumlah jam kerja yang dilakukan oleh karyawan dalam basis full-time. Jumlah FTE umumnya lebih rendah dibandingkan jumlah total pegawai. Pernyataan tersebut relevan apabila terdapat banyak pekerja part-time dalam perusahaan. FTE menyediakan data akurat tentang jumlah pekerjaan dalam perusahaan.
  7. Karyawan aktif: metrik ini mewakili jumlah pekerja yang bekerja di perusahaan.
    Pengurangan: metrik ini mewakili jumlah ataupun persentase atas banyaknya karyawan yang berkurang di periode sebelumnya.
  8. Karyawan baru: metrik ini mewakili jumlah ataupun persentase karyawan baru yang bergabung di periode sebelumnya.
  9. Absensi: metrik ini mewakili persentase waktu di mana karyawan tidak hadir di periode sebelumnya (dalam rata-rata). Bisa juga dihitiung berdasarkan jumlah hari absen.
  10. Biaya absensi: metrik ini bukanlah tipe standar, tetapi bisa membantu poin sebelumnya sehingga tampil lebih realistis dengan memasukkan data finansial.
  11. Biaya pekerja: biaya ini meliputi jumlah uang yang harus dikeluarkan oleh perusahaan guna membayar pekerjaan yang dilakukan. Di dalamnya termasuk tunjangan pekerja dan pajak payroll.
  12. Biaya pelatihan: biaya ini mewakili jumlah total yang harus dikeluarkan oleh perusahaan untuk melatih karyawan baru dan karyawan lama.
  13. Biaya rekrutmen: biaya ini meliputi usaha perekrutan, termasuk biaya untuk agen luar apabila menyewa pihak ketiga, biaya iklan; dan terkadang biaya hilangnya produktivitas.
  14. Waktu pemenuhan: ini berisikan jumlah hari di mana suatu posisi dibuka hingga akhirnya ada kandidat yang menerima posisi tersebut. Setiap tipe pekerjaan memiliki waktu pemenuhan yang berbeda-beda, tergantung tingkat kesulitan kerja.

Jenis – Jenis Laporan HRD

Lalu apa saja sih jenis laporan yang perlu dibuat oleh HRD perusahaan? Yuk, langsung saja kita bahas bersama-sama.

1. Laporan Absensi Karyawan

Jenis laporan HRD Pertama yang perlu dibuat adalah laporan absensi karyawan. Laporan ini berisi data kehadiran karywan yang dapat digunakan sebagai dasar pembayaran gaji ataupun tunjangan seorang karyawan.

Tidak hanya itu laporan absensi online karyawan penting untuk dilakukan karena merupakan dasar dari KPI (key performance indicator) dalam mengukur kinerja karyawan tersebut.

2. Laporan Cuti Karyawan

Cuti merupakan hak karyawan yang diatur dalam UU No.13 tahun 2003 tentang ketagakerjaan. Pada pasal 79 disebutkan bahwa Pengusaha wajib memberi waktu istirahaat dan cuti kepada pekerja/buruh.

Untuk cuti tahunan perusahaan harus, sekurang-kurangnya memberikan cuti selama 12 (dua belas) hari kerja setelah pekerja/buruh yang bersangkutan bekerja selama 12 (dua belas) bulan secara terus menerus. Laporan cuti perlu dibuat agar perusahaan dapat mengetahui sisa cuti para karyawannya.

3. Laporan Izin Sakit dan Izin Tidak Masuk

Izin sakit berbeda dengan cuti, oleh karena itu pihak HRD harus membuat terpisah. Kenapa? Karena karyawan yang tidak bekerja karena alasan sakit dan disertai dengan bukti yang kuat berhak atas upah kerja hariannya sesuai dengan ketentuan UU No. 13 tahun 2003 tentang ketenagakerjaan.

Pada pasal 79 disebutkan bahwa perusahan memang berhak untuk tidak memberikan upah kepada buruh atau karyawannya, apabila karyawan tersebut tidak melaksanakan tugas dan pekerjaanya.

Namun, kalimat kedua menjelaskan bahwa perusahaan wajib tetap memberikan upah kepada karyawan apabila:

  • Karyawan sakit sehingga tidak bisa melakukan pekerjaan
  • Karyawan pada hari pertama dan kedua masa haidnya sehingga tidak dapat melakukan pekerjaan
  • Pegawai menikah, menikahkan, mengkhitankan anak, membabtiskan anak, istri melahirkan, istri keguguran, serta anggota keluarga satu rumah meninggal
  • Pegawai tidak dapat melaksanakan pekerjaannya karena menjalankan kewajiban agamanya
  • Pekerjaan yang sudah dijanjikan tapi pengusaha tidak mempekerjakanya karena kesalahan pengusaha atau perusahaan
  • Melaksanakan tugas pendidikan dari perusahaan

4. Laporan Gaji Karyawan

Laporan HRD selanjutnya adalah laporan gaji karyawan. Hal ini penting dari sisi manajemen keuangan perusahaan yang dapat mempengaruhi kebijakan perekrutan dan pembudgetan.

Karena perusahaan tidak hanya perlu melakukan pembayaran gaji kepada karyawannya, tetapi juga harus membayarkan pajak penghasilan karyawanya kepada negara.

Mengapa HRD Perlu Membuat Laporan?

Ada 6 alasan utama mengapa HRD perusahaan perlu membuat laporan yang berkala. Tersajinya data karyawan pada laporan yang dibut dapat memberikan perkiraan resiko yang ditimbulkan oleh sumber daya manusia.

Berikut penjelasan 6 alasan mengpa HRD perusahaan perlu membuat laporan.

1. Identifikasi Masalah

Alasan pertama adalah laporan HRD dapat mengidentifikasi masalah turnover dan retention karyawan. Pihak HRD dapat membuat analisa masalah yang ada dan mencari solusi untuk menurunkan turnover karyawan dan meningkatkan retention karyawan yang kompeten.

Mengapa retention karyawan menjadi hal penting bagi sebuah perusahaan? Karena jika perusahaan melakukan perekruta karyawan baru, umumnya perusaahaan akan melakukan pelatihan, memberikan orientasi kebijakan dan aturan yang ada diperusahaan. Tentunya hal ini membutuhkan waktu lebih untuk fase penyesuaian.

2. Pengelolaaan Informasi

Laporan HRD yang dibuat baik laporan bulanan atau tahunan akan memberikan perusahaan insinght atau pengertian secara mendalam terhadap perkembangan yang berjalan serta potensi resiko yang mungkin timbul pada pengelolaan sumber daya menusia.

Resiko yang dimaksud bisa seperti, lamanya waktu pergantian proses karyawan pada saat karyawan akan mengundurkan diri yang dapat menyebabkan kekosongan pada suatu posisi pekerjaan.

3. Monitoring

Perusahaan akan terbantu dengan laporan yang dibuat untuk mendeteksi resiko yang mungkin ditimbulkan oleh karywan dengan melakukan monitorin dan menuntaskan masalah tersebut sebelum berdampak negatif kepada perusahaan.

4. Effective Planning

Laporan yang dibuat dapat dijadikan acuan untuk merencanakan strategi perusahaan yang dimulai dari proses rekrutmen hingga peningkatan kompetensi serta keikutserataan karyawan usaha meningkatkan pertumbuhan perusahaan.

Data Penting pada Pembuatan Laporan HRD

Untuk dapat memberi informasi yang jelas secara keseluruhan, laporan yang dibuat haruslah memiliki indikator dan data yang terukur. Berikut adalah indikator dan data penting pada pembuatan laporan HRD.

1. Cost per Hire

Cost per hire adalah biaya yang dibutuhkan perusahaan untuk menemukan dan merekrut karyawan yang kompeten. Biaya ini tidak hanya dilihat dari gaji yang diberikan, tapi juga biaya perekrutan dan pelatihan guna meningkatkan kompetensi karyawan.

2. Tingkat Konversi Rekrutmen

Tingkat konversi rekrutmen yang tinggi menunjukan cara terbaik dalam merekrut karyawan. Intinya adalah perusahaan berusaha mencari cara atau metode terbaik menemukan karyawan yang memiliki potensi dan kompetensi dengan biaya serendah mungkin.

3. Turnover Rate

Indikator ini menunjukan sebarapa besar potensi karywan meninggalkan perusahaan. Apabila perusahaan memiliki turnover rate yang tinggi, bisa dipastikan ada masalah dalam pengelolaan sumber daya manusianya.

Hal yang harus dihindari dan dicegah adalah keluarnya karyawan berpotensi dan memiliki kompetensi yang dapat memberikan dampak positif kepada perusahaan.

4. Time to Fill

Hal ini menunjukan seberama lama waktu yang dibutuhkan HRD untuk menemukan karyawan baru yang sesuai dengan kriteria perusahaan.

5. Jam Lembur

Data ini menunjukan seberapa besar beban kerja karyawan. Tidak hanya itu data ini juga dapat menunjukan dedikasi dan integritas karyawan dalam menyelesaikan tugas dan tanggung jawab yang diberikan.

Namun disisi lain jam lembur yang tinggi juga dapat menunjukan sesuatu yang salah. Misal, pemberian volume kerja berlebihan dapat menurunkan motivasi kerja karyawan yang bisa berujung pada keluarnya karywan tersebut dari perusahaan.

6. Biaya Pelatihan

Seberapa besar biaya pelatihan yang dikeluarkan perusahaan dibanding hasil atua keuntungan nyata yang diperoleh dari pelatihan tersebut. Jika dirasa pelatihan kurang efisien, perusahaan dapat mencari cara atau pelatihan baru guna meningkatkan kompetensi karyawan.

Bisa juga perusahaan memutuskan untuk sama sekali meniadakan pelatihan, bila dianggap tidak membuahkan hasil yang diharapkan.

7. Rasio Antara Karyawan Laki-Laki dan Perempuan

Indikator ini mengukur tingkat keanekaragaman karyawan dalam perusahaan, apakah proses rekrutmen memiliki permasalahan prasangka gender.

Prasangka gender di eras saat ini sebaiknya dihindari oleh setiap perusahaan, mengingat dapat menigkatnya kemungkinan perusahaan merekrut pegawai yang kompeten dibanding perusahaan yang hanya memfavoritkan satu gender dibanding gender lainnya.

8. Jangka Waktu Rata-Rata Menetapnya Karyawan

Data ini menunjukan berapa lama karyawan akan bertahan pada sebuah perusahaan, sehingga perusahaan dapat memprediksi kemungkinan terjadinya pengurangan karyawan.

Semakin lama karyawan berkompeten tinggal semakin besar return on investment yang diperoleh perusahaan dari karyawan tersebut.

Untuk mengelola sumber daya manusia perusahaan kamu bisa coba menggunakan aplikasi Mekari yang dapat mempermudah kamu memantau karyawan kapanpun dan dimanpun.

Untuk melakukan absensi karyawan kamu hanya perlu melakukan selfi dan data absensi akan langsung terekam secara digital dan tersimpan dalam server berbasi cloud.

Dengan adanya fitur fake ID detection, biometric face recognition, serta geo tagging teknologi yang akurat, kamu tidak perlu khawatir lagi manipulasi absensi akan terjadi di perusahaanmu.

Topik:
Keluar

WhatsApp WhatsApp kami