Laporan gaji karyawan merupakan komponen yang wajib untuk dilakukan oleh suatu perusahaan atau pihak pemberi kerja. Seperti yang Anda ketahui bahwa dalam susunan perusahaan, tentunya setiap pegawai atau tenaga kerja perusahaan akan diberikan imbalan sesuai dengan hak yang seharusnya mereka dapatkan seperti yang tertera pada slip gaji karyawan.
Pemberian imbalan ini merupakan balasan dari jasa usaha yang sudah diberikan oleh karyawan kepada perusahaan. Dengan penerapan gaji yang diberikan oleh perusahaan ini akan menunjang potensi para tenaga kerja perusahaan untuk memberikan kinerja mereka secara maksimal untuk meraih tujuan dari perusahaan.
Oleh karena itu, pembuatan laporan gaji karyawan ini sangat penting untuk dilakukan oleh perusahaan karena karyawan pun bisa melihat secara transparan apa saja hak yang seharusnya dibayarkan oleh perusahaan kepada para karyawan. Jika Anda penasaran dan ingin mengetahui lebih banyak mengenai laporan gaji karyawan, maka simak penjelasan yang akan kami berikan berikut ini.
Mengenal Apa Itu Laporan Gaji Karyawan
Secara umum, laporan mengenai rekap gaji karyawan perusahaan merupakan suatu dokumen resmi yang menjadi sebuah bukti nyata yang kredibel tentang penerimaan gaji atau hak yang seharusnya didapatkan oleh para karyawan dari perusahaan.
Laporan mengenai rekap gaji karyawan ini penting untuk dilakukan oleh suatu perusahaan atau pemberi kerja kepada karyawan karena laporan rekap kerja ini adalah sebuah bukti yang bisa digunakan karyawan ketika ingin mengajukan cross check jika merasa ada yang tidak sesuai dengan hak yang seharusnya para karyawan dapatkan.
Pembuatan laporan gaji karyawan dapat dilakukan dengan cara manual menggunakan Excel jika jumlah karyawan di dalam perusahaan masih sedikit, tetapi ketika jumlah karyawan sudah banyak, maka penggunaan aplikasi gaji akan membuat pekerjaan ini menjadi lebih efisien.
Selain itu, pada laporan mengenai rekap gaji karyawan ini akan berisikan beberapa informasi mulai dari gaji, berapa penghasilan karyawan seperti besaran gaji pokok yang diterima oleh karyawan, tunjangan sosial yang diberikan perusahaan kepada karyawan hingga PPh 21.
Baca Juga: 6 Cara Menghitung Gaji Bersih Karyawan Bulanan hingga Harian
Peraturan Pemerintah Tentang Pentingnya Laporan Gaji Karyawan
Secara umum, laporan gaji karyawan merupakan suatu hal yang penting untuk dilakukan dan tidak boleh sampai dilewatkan oleh suatu perusahaan untuk terus melakukan pengiriman mengenai berapa rincian total jumlah gaji yang telah diterima oleh para karyawan perusahaan. Bahkan, karena rincian laporan gaji karyawan ini begitu penting sampai masuk ke dalam peraturan pemerintah yaitu PP No. 78 Tahun 2015 tentang pengupahan mewajibkan pengusaha atau pemberi kerja untuk memberikan dokumen mengenai pembayaran laporan gaji karyawan ini.
Laporan mengenai gaji karyawan bahkan tidak hanya tercantum dan dituliskan pada peraturan pemerintah saja, tetapi dalam UU pun rincian laporan gaji karyawan ini juga ikut disebutkan yaitu pada pasal 17 Ayat 2.
Pasal tersebut mengatur bahwa di dalam rekap atau slip gaji karyawan wajib untuk memuat rincian upah yang sudah diterima oleh para karyawan ketika upah atau gaji tersebut telah diberikan kepada karyawan.
Fungsi Penerapan Laporan Gaji Karyawan
Pada dasarnya, laporan gaji karyawan ini diberikan kepada para karyawan sebagai sebuah bentuk informasi yang transparan di mana laporan gaji karyawan ini biasanya disusun dengan format bukti tertulis. Dengan format bukti tertulis yang nyata ini akan membuat para karyawan bisa melapor dengan bukti tersebut apabila karyawan menemukan adanya pemberian mengenai hak-hak yang tidak sesuai dengan seharusnya. Laporan tersebut tidak hanya berlandaskan hanya dengan persepsi saja, tetapi para karyawan perusahaan bisa memberi bukti dengan laporan gaji karyawan yang mereka terima ketika upah tersebut mereka terima.
Bahkan, dengan adanya pembuatan laporan mengenai gaji karyawan ini juga akan membantu karyawan ketika ada hak-hak yang belum mereka terima dari perusahaan atau pemberi kerja sehingga dengan bukti tersebut karyawan bisa membuat sebuah laporan yang valid dan akurat.
Seorang karyawan tidak bisa membuat atau menduplikat laporan gaji karyawan ini karena bukti rekap gaji para karyawan pun sudah masuk ke dalam database milik perusahaan. Akan tetapi, untuk menghindari risiko laporan mengenai rekap gaji karyawan ini bisa ditiru atau diduplikat sebaiknya perusahaan membuat sebuah format khusus ketika akan membuat bukti rekap gaji karyawan mereka. Dengan pembuatan format yang khusus ini akan membuat laporan mengenai rekap gaji karyawan tidak bisa ditiru atau dipalsukan oleh orang orang yang tidak bertanggung jawab.
Manfaat Pembuatan Laporan Gaji Karyawan
Seperti yang sudah kami jelaskan sebelumnya bahwa laporan gaji karyawan ini merupakan hal yang sangat penting dan sebaiknya dilakukan oleh suatu perusahaan. Selain karena pembuatan rincian laporan gaji karyawan ini memang diwajibkan dan diharuskan oleh pemerintah, bahkan sampai ada UU yang menangani hal ini.
Pembuatan dari laporan gaji karyawan ini juga akan membantu para karyawan karena laporan mengenai rekap gaji bisa dijadikan sebagai sebuah bukti yang otentik ketika gaji atau hak yang seharusnya diberikan oleh perusahaan atau pihak pemberi kerja tidak sesuai dengan yang seharusnya didapat oleh para karyawan. Selain manfaat tersebut, tentu pembuatan laporan dari rekap gaji para karyawan ini juga memiliki manfaat lainnya.
Berikut adalah beberapa contoh manfaat dari pembuatan laporan rekap gaji karyawan yang sebaiknya Anda ketahui, yaitu:
1. Bukti Jika Perusahaan Tersebut Memiliki Kredibilitas yang Baik
Dengan adanya laporan rekap gaji karyawan ini bisa menjadi sebuah bukti yang kredibel dan transparansi perusahaan yang baik karena dalam hal ini perusahaan menunjukan bahwa mereka telah memenuhi kewajiban untuk membayarkan upah yang telah menjadi para tenaga kerja.
etika sebuah perusahaan tidak menunjukkan transparansi seperti membuat laporan rekap gaji karyawan mereka maka akan membuat orang orang atau pihak tertentu menjadi ragu akan nilai kredibilitas yang dimiliki oleh perusahaan tersebut. Tetapi, dengan adanya bukti laporan rekap gaji dengan format tertulis yang otentik ini bisa menjadi salah satu bukti yang nyata bahwa perusahaan memiliki sistem kerja atau manajemen yang baik.
2. Menumbuhkan Rasa Loyalitas Karyawan kepada Perusahaan
Dengan adanya bukti laporan rekap kerja yang diberikan oleh suatu perusahaan atau pihak pemberi kerja kepada karyawan, hal ini bisa menjadi salah satu aspek yang dapat menumbuhkan dan mendorong seorang karyawan bisa memiliki rasa loyalitas kepada perusahaan mereka. Hal ini karena dengan bukti laporan rekap gaji karyawan ini akan membuat para karyawan mengetahui secara jelas tentang informasi mengenai hak-hak yang seharusnya mereka dapatkan dari perusahaan atau pihak pemberi kerja. Tentu, hal ini akan berdampak sangat baik kepada perusahaan.
Bagaimana pun, perusahaan harus memiliki para pekerja yang loyal kepada mereka dan perusahaan harus bisa menumbuhkan rasa loyalitas tersebut salah satunya adalah dengan cara pemberian laporan rekap gaji karyawan ini. Ketika suatu perusahaan mampu memiliki karyawan yang loyal maka produktivitas dari perusahaan pasti akan berjalan dengan baik dan karyawan bisa bekerja dengan enjoy sehingga suasana kerja pun menjadi lebih nyaman dan terasa kondusif.
Baca Juga: Prosedur Sistem Penggajian yang Efektif dan Tepat3. Gambaran Nyata Mengenai Kompetensi yang Dimiliki Oleh Karyawan
Seperti yang sudah kami jelaskan bahwa laporan rekan gaji yang didapatkan oleh para karyawan merupakan sebuah bukti yang otentik. Dengan adanya laporan gaji karyawan ini para karyawan perusahaan bisa mengetahui apa saja yang menjadi hak hak mereka.
Selain itu, di dalam laporan rekap gaji karyawan juga akan disebutkan tentang tunjangan tunjangan atas kinerja yang telah diberikan oleh karyawan kepada perusahaan. Oleh karena itu, pembuatan laporan rekap gaji karyawan ini bisa menjadi salah satu gambaran di mana kompetensi atau penilaian seorang karyawan dari perusahaan atau pemberi kerja bisa terlihat secara nyata.
4. Pedoman Bagi Perusahaan untuk Melakukan Alokasi Dana
Dengan adanya pembuatan laporan mengenai rekap gaji karyawan yang dilakukan oleh suatu perusahaan ini bisa menjadi salah satu pedoman bagi perusahaan untuk melakukan alokasi manajemen anggaran gaji karyawan mereka. Tentu, hal ini sangat penting untuk para perusahaan sehingga alokasi dana yang dilakukan bisa tepat dan akurat.
5. Pertimbangan Perusahaan Ketika Ingin Melakukan Kebijakan Perusahaan Pada Bidang Keuangan
Salah satu manfaat lainnya yang bisa didapatkan ketika perusahaan membuat sebuah laporan mengenai rekap gaji karyawan mereka adalah laporan rekap gaji tersebut bisa menjadi salah satu pertimbangan bagi perusahaan untuk membuat suatu kebijakan pada bidang keuangan perusahaan.
Komponen Laporan Gaji Karyawan yang Baik dan Tepat
Tentunya, bagi seorang akuntan atau tenaga kerja keuangan pada perusahaan yang ingin membuat laporan gaji karyawan harus memahami bagaimana cara membuat laporan mengenai rekap gaji karyawan yang tepat dan baik. Dalam hal ini, seorang akuntan atau tenaga kerja keuangan harus tahu apa saja komponen dari laporan mengenai rekap gaji karyawan. Hal ini bertujuan agar bukti dari laporan gaji karyawan yang diberikan oleh perusahaan bisa dianggap sebagai bukti rekap gaji yang otentik dan kredibel.
Berikut adalah beberapa komponen penting dalam pembuatan laporan mengenai rekap gaji karyawan yang harus diketahui oleh seorang akuntan atau tenaga kerja keuangan yang akan membuat laporan gaji karyawan, antara lain:
1. Menyertakan Informasi Umum Mengenai Perusahaan
Melakukan cantuman mengenai informasi umum mengenai perusahaan pada laporan mengenai rekap gaji karyawan ini merupakan suatu komponen penting yang harus dilakukan. Untuk informasi umum mengenai perusahaan pada laporan dari rekap gaji karyawan ini sendiri bisa tulis seperti nama perusahaan, di mana alamat perusahaan tersebut beroperasi, lokasi dari perusahan tersebut, dan nomor telepon perusahaan.
Ketika membuat laporan rekap gaji karyawan ini, perusahaan juga bisa sekaligus memberikan kode kop resmi milik perusahaan yang akan membuat laporan mengenai rekap gaji karyawan semakin resmi. Ketika sedang menuliskan informasi umum mengenai perusahaan, jangan lupa untuk mencantumkan juga departemen di mana karyawan yang bersangkutan bekerja. Dengan begitu akan membuat laporan mengenai rekap gaji karyawan ini terlihat semakin jelas dan tidak salah sasaran.
2. Informasi Mengenai Pajak
Komponen penting yang harus ada dalam laporan rekap gaji karyawan salah satunya adalah informasi mengenai pajak. Informasi ini akan memberikan transparansi perusahaan untuk memenuhi dan mematuhi tanggung jawab perusahaan terhadap pemerintah. Pengelolaan pajak perusahaan dapat dilakukan dengan mudah dan cepat melalui aplikasi pajak online.
Oleh karena itu, laporan rekap gaji pegawai perusahaan wajib untuk mencantumkan informasi mengenai data pembayaran pajak penghasilan (PPh 21) para karyawan dari gaji dan tunjangan yang diperoleh oleh karyawan dari perusahaan.
3. Periode Gaji Karyawan
Komponen lain yang tidak kalah penting untuk dicantumkan oleh perusahaan yang akan membuat laporan mengenai rekap gaji karyawan adalah dengan menuliskan atau memasukan periode gaji dari karyawan yang bersangkutan. Agar laporan mengenai rekap gaji karyawan ini semakin jelas, maka perusahaan wajib untuk menuliskan kapan tanggal pembayaran gaji yang telah diberikan oleh perusahaan kepada para karyawan mereka.
Tentu dengan memberikan tanggal kapan gaji tersebut diberikan oleh perusahaan kepada karyawan, baik itu perusahaan atau karyawan bisa membantu ketika ingin melakukan cross check dengan bukti transfer ataupun dengan bukti pembayaran yang lainnya.
4. Data Pribadi Milik Karyawan
Untuk komponen yang satu ini sebaiknya suatu perusahaan membuat dan menggunakan kode yang unik untuk para karyawan mereka. Misalnya, perusahaan bisa menggunakan nomor induk dari karyawan mereka sebagai sebuah kode unik yang bisa digunakan selain perusahaan menggunakan nama lengkap karyawan, dan data data pribadi milik karyawan perusahaan yang lain.
Dengan penggunaan kode unik ini akan membantu perusahaan ketika memiliki karyawan yang memiliki nama yang sama. Adanya kode unik tersebut bisa menjadi sebuah pembeda dari karyawan yang memiliki nama yang sama sehingga nantinya data dari laporan rekap gaji karyawan tidak tertukar.
Selain itu, cantuman mengenai informasi data pribadi milik karyawan ini juga dianggap penting karena untuk menghindari adanya kekeliruan ketika perusahaan melakukan pembayaran gaji kepada karyawan.
5. Mencantumkan Gaji Karyawan
Komponen gaji lainnya yang tidak kalah penting untuk dicantumkan oleh perusahaan ketika akan membuat laporan mengenai rekap gaji karyawan adalah mencantumkan jumlah besaran gaji atau penghasilan yang akan diberikan kepada karyawan perusahaan. Biasanya untuk penghasilan yang tercantum di dalam laporan rekap gaji karyawan ini terdiri dari gaji pokok karyawan, tunjangan yang diberikan oleh perusahaan, hingga insentif.
6. Potongan Gaji Karyawan
Ketika suatu perusahaan membuat laporan mengenai rekap gaji karyawan maka di dalam rekap gaji tersebut juga akan diberikan informasi mengenai pemotongan gaji karyawan. Tentunya, hal ini wajib untuk dilakukan oleh perusahaan agar tidak terjadi perspektif yang keliru antara karyawan dengan perusahaan.
Secara umum, komponen pemotongan gaji karyawan yang dikenakan kepada karyawan adalah pajak serta BPJS. Meskipun perusahaan ataupun pihak pemberi kerja memberi sebuah tunjangan atas pajak serta iuran BPJS kesehatan kepada karyawan, iuran BPJS ketenagakerjaan, komponen komponen tetap wajib untuk dinyatakan di dalam laporan rekap gaji yang dibuat oleh perusahaan.
Akan tetapi, pemotongan gaji karyawan tidak hanya mencakup komponen seperti iuran BPJS kesehatan, pajak, dan iuran BPJS ketenagakerjaan saja. Pemotongan gaji karyawan yang dilakukan oleh perusahaan juga tidak menutup kemungkinan terdapat pemotongan lain seperti hukuman kedisiplinan kepada karyawan yang diberikan oleh perusahaan dan pemotongan lain sebagainya. Oleh karena itu, jika terdapat perusahaan melakukan pemotongan gaji karyawan sebaiknya perusahaan tidak lupa untuk mencantumkan komponen komponen tersebut di dalam laporan rekap gaji karyawan.
7. Total Take Home Pay
Komponen penting lainnya yang harus ada di dalam laporan rekap gaji karyawan adalah mengenai take home pay yang didapatkan oleh karyawan perusahaan. Untuk rincian dari komponen total take home pay ini pada umumnya akan disusun di dalam sebuah tabel atau bagan.
Dari bagan atau tabel tersebut, karyawan bisa melihat dengan jelas mengenai apa saja proses pengurangan gaji serta pemotongan gaji karyawan secara jelas dan detail. Rincian total take home pay yang dibuat pada suatu bagan ini tentu sangat penting dan tidak boleh sampai dilewatkan oleh perusahaan karena hal tersebut dilakukan untuk mencegah kesalahpahaman antara karyawan dan perusahaan.
Memang untuk proses dari pembuatan laporan mengenai rekap gaji untuk masing masing karyawan perusahaan ini akan cukup menyita waktu. Terlebih lagi ketika seorang tenaga kerja HRD harus membuat laporan rekap gaji karyawan ini secara manual.
Selain proses pembuatan laporan rekap gaji karyawan ini membutuhkan waktu yang cukup lama, proses penyampaiannya pun juga membutuhkan banyak waktu. Apalagi jika suatu perusahaan memiliki jumlah karyawan hingga mencapai ratusan atau bahkan ribuan pegawai. Oleh karena itu, sebaiknya perusahaan mengatasi hal ini dengan menggunakan software akuntansi untuk memudahkan pekerjaan HRD agar lebih efisien.
Sehingga jika suatu perusahaan sampai tidak membuat rincian mengenai rekap gaji karyawan, maka bisa saja perusahaan tersebut akan dikenakan sanksi oleh pemerintah karena telah melanggar peraturan yang telah ditetapkan.
Pada dasarnya, pembuatan rincian laporan rekap gaji karyawan ini akan menguntungkan pihak perusahaan maupun karyawan. Perusahaan akan diuntungkan karena pembuatan laporan rekap gaji karyawan akan membuat nilai perusahaan di depan para pemegang saham memiliki kredibilitas yang baik. Sementara, pihak karyawan akan diuntungkan karena laporan rekap gaji ini merupakan sebuah bukti yang otentik sehingga karyawan pun akan mengetahui hak-hak yang seharusnya mereka dapatkan dengan adil.
