Laporan Gaji Karyawan: Pengertian, Fungsi, Manfaat, dan Komponen Penting

Pengelolaan gaji karyawan bukan hanya tentang membayar mereka dengan layak dan tepat waktu, melainkan juga proses pelaporan yang tepat dan transparan.

Laporan gaji karyawan adalah komponen yang wajib perusahaan sediakan bagi karyawan agar proses penggajian terdokumentasi dengan baik dan karyawan mudah mengakses rincian gajinya.

Selain itu, rekap gaji karyawan atau umumnya berupa slip gaji karyawan juga berfungsi sebagai alat kontrol keuangan, bukti pencatatan, serta bahan evaluasi untuk tim HR.

Penyediaan laporan atau rekap gaji karyawan ini begitu penting hingga terdapat peraturan langsung dari pemerintah.

Simak artikel berikut untuk mengetahui apa itu gaji karyawan, elemen penting yang harus ada di dalamnya, hingga cara pembuatan dan pengelolaannya.

Mengenal Apa Itu Laporan Gaji Karyawan

Secara umum, rekap gaji karyawan adalah suatu bukti resmi berupa dokumen yang kredibel tentang penerimaan gaji atau hak-hak karyawan dari perusahaan.

Rekap gaji karyawan penting bagi suatu perusahaan atau pemberi kerja kepada karyawan karena ini adalah sebuah bukti jika karyawan ingin mengajukan cross check saat merasa ada yang tidak sesuai dengan hak yang seharusnya mereka dapatkan.

Fungsi utama laporan gaji tidak hanya sebagai bukti administratif, tetapi juga sebagai dasar pengambilan keputusan, perencanaan anggaran SDM, serta pemenuhan kewajiban perpajakan dan audit perusahaan. Di berbagai perusahaan, laporan ini juga berperan untuk mengontrol efisiensi biaya tenaga kerja.

Pembuatan laporan gaji karyawan dapat menggunakan cara manual dengan Excel jika jumlah karyawan di dalam perusahaan masih sedikit. Akan tetapi ketika jumlah karyawan sudah banyak, maka penggunaan aplikasi gaji akan membuat pekerjaan ini menjadi lebih efisien.

Selain itu, pada rekap gaji karyawan ini akan berisikan beberapa informasi mulai dari gaji, berapa penghasilan karyawan seperti besaran gaji pokok yang diterima oleh karyawan, tunjangan sosial yang diberikan perusahaan kepada karyawan hingga PPh 21.

Baca Juga: 6 Cara Menghitung Gaji Bersih Karyawan Bulanan hingga Harian

Peraturan Pemerintah Tentang Pentingnya Laporan Gaji Karyawan

Laporan gaji karyawan merupakan hal yang sangat penting dan tidak boleh terlewat. Bahkan, karena rincian laporan ini begitu penting, sampai masuk ke dalam peraturan pemerintah yaitu PP No. 78 Tahun 2015 tentang pengupahan mewajibkan pengusaha atau pemberi kerja untuk memberikan dokumen mengenai pembayaran laporan gaji karyawan ini.

Laporan mengenai gaji karyawan bahkan tidak hanya tercantum dan tertulis pada peraturan pemerintah saja, tetapi dalam UU pun rincian laporan gaji karyawan ini juga muncul, pada pasal 17 Ayat 2.

Pasal tersebut mengatur bahwa rekap atau slip gaji karyawan wajib memuat rincian upah bagi karyawan setelah periode pembayaran selesai.

Fungsi Penerapan Laporan Gaji Karyawan

Laporan gaji karyawan berfungsi sebagai bentuk transparansi antara perusahaan dan karyawan terkait hak-hak mereka. Dokumen ini biasanya tersusun dalam format tertulis dan resmi, sehingga bisa menjadi acuan apabila terjadi ketidaksesuaian dalam pembayaran gaji.

Bagi karyawan, laporan ini menjadi bukti konkret untuk melaporkan jika ada komponen hak mereka yang tidak mereka terima sesuai ketentuan. Artinya, keberadaan laporan gaji membantu menghindari konflik yang bersifat asumsi karena semua data penghasilan tercatat dan terdokumentasi dengan jelas.

Di sisi lain, perusahaan juga dapat memastikan bahwa data penggajian telah terekam dalam sistem secara aman dan tidak mudah terkena manipulasi. Untuk menghindari risiko pemalsuan, perusahaan dapat membuat format laporan gaji yang khas atau mengamankan dokumen melalui sistem payroll digital yang terintegrasi.

Manfaat Pembuatan Laporan Gaji Karyawan

Seperti yang sudah kami jelaskan sebelumnya bahwa laporan gaji karyawan ini merupakan hal yang sangat penting bagi suatu perusahaan. Bahkan, pembuatan rekap gaji karyawan merupakan hal yang wajib menurut undang-undang negara.

Pembuatan laporan gaji karyawan juga dapat menjadi bukti jika karyawan tidak menerima hak mereka sesuai ketentuan.

Selain manfaat tersebut, tentu pembuatan laporan dari rekap gaji para karyawan ini juga memiliki manfaat lainnya.

Berikut adalah beberapa contoh manfaat dari pembuatan laporan rekap gaji karyawan yang sebaiknya Anda ketahui, yaitu:

1. Bukti Jika Perusahaan Tersebut Memiliki Kredibilitas yang Baik

Laporan gaji yang transparan dan terdokumentasi dengan baik menunjukkan bahwa perusahaan menjalankan sistem penggajian yang profesional. Hal ini bisa meningkatkan kepercayaan karyawan terhadap perusahaan karena mereka tahu hak-haknya tercatat dengan jelas. Ketika pembayaran gaji karyawan akurat dan terdapat dengan laporan yang rinci, karyawan akan merasa lebih aman bekerja di perusahaan.

2. Menumbuhkan Rasa Loyalitas Karyawan kepada Perusahaan

Bukti laporan rekap kerja karyawan dari perusahaan kepada pekerja bisa menjadi salah satu aspek yang menumbuhkan loyalitas karyawan terhadap perusahaan. Tentu hal ini akan berdampak sangat baik kepada perusahaan. 

Hal ini karena rekap gaji karyawan dapat memudahkan karyawan untuk mengetahui informasi mengenai hak-hak mereka secara jelas dan terperinci.

Loyalitas dan retensi karyawan penting untuk stabilitas perusahaan. Ketika suatu perusahaan memiliki karyawan yang loyal dengan retensi yang tinggi, maka produktivitas perusahaan juga akan tinggi dan karyawan bisa bekerja dengan lebih nyaman dan kondusif.

Baca Juga: Prosedur Sistem Penggajian yang Efektif dan Tepat

3. Gambaran Nyata Mengenai Kompetensi Karyawan

Seperti yang sudah kami jelaskan bahwa rekap gaji yang karyawan merupakan sebuah bukti yang otentik. Dengan adanya laporan gaji, para pekerja di perusahaan bisa mengetahui apa saja yang menjadi hak hak mereka.

Selain itu, rekap gaji karyawan juga mencakup tunjangan-tunjangan atas kinerja atau kontribusi karyawan kepada perusahaan. Oleh karena itu, pembuatan rekap gaji karyawan ini bisa menjadi salah satu gambaran di mana kompetensi atau penilaian seorang karyawan dari perusahaan atau pemberi kerja bisa terlihat secara nyata.

4. Pedoman Bagi Perusahaan untuk Melakukan Alokasi Dana

Rekap gaji karyawan juga dapat menjadi salah satu pedoman untuk alokasi anggaran manajemen. Hal ini sangat penting bagi perusahaan agar alokasi dana mereka bisa tepat dan akurat.

5. Pertimbangan Perusahaan Ketika Ingin Melakukan Kebijakan Perusahaan Pada Bidang Keuangan

Salah satu manfaat rekap gaji karyawan yang lain adalah perusahaan bisa mendapatkan satu bahan pertimbangan jika mereka perlu menyesuaikan keuangan perusahaan.

Komponen Laporan Gaji Karyawan yang Baik dan Tepat

Tentunya, bagi seorang akuntan atau tenaga kerja keuangan pada perusahaan yang ingin membuat rekap gaji karyawan harus memahami bagaimana cara membuat rekap gaji karyawan yang tepat dan baik. Dalam hal ini, seorang akuntan atau tenaga kerja keuangan harus tahu apa saja komponen dari rekap mengenai rekap gaji karyawan. Hal ini agar perusahaan dapat menyediakan bukti penggajian yang otentik dan kredibel.

Berikut adalah komponen yang wajib ada dalam rekap gaji karyawan:

1. Menyertakan Informasi Umum Mengenai Perusahaan

Melakukan cantuman mengenai informasi umum mengenai perusahaan pada rekap gaji karyawan ini merupakan suatu komponen penting yang harus dilakukan. Untuk informasi umum mengenai perusahaan pada rekap gaji karyawan ini sendiri bisa tulis seperti nama perusahaan, di mana alamat perusahaan tersebut beroperasi, lokasi dari perusahan tersebut, dan nomor telepon perusahaan.

Ketika membuat rekap gaji karyawan ini, perusahaan juga bisa sekaligus memberikan kode kop resmi milik perusahaan agar semakin resmi. Ketika sedang menuliskan informasi umum mengenai perusahaan, jangan lupa untuk mencantumkan juga departemen di mana karyawan yang bersangkutan bekerja. Dengan begitu, rekap gaji karyawan akan terlihat semakin jelas dan tidak salah sasaran.

2. Informasi Mengenai Pajak

Komponen penting yang harus ada dalam laporan rekap gaji karyawan salah satunya adalah informasi mengenai pajak. Informasi ini akan memberikan transparansi perusahaan untuk memenuhi dan mematuhi tanggung jawab perusahaan terhadap pemerintah. Pengelolaan pajak perusahaan dapat menjadi lebih mudah dan cepat melalui aplikasi pajak online. 

Oleh karena itu, rekap gaji pegawai perusahaan wajib mencantumkan informasi mengenai data pembayaran pajak penghasilan (PPh 21) para karyawan dari gaji dan tunjangan karyawan dari perusahaan.

3. Periode Gaji Karyawan

Komponen lain yang tidak kalah penting pada rekap gaji karyawan adalah periode gaji dari karyawan yang bersangkutan. Agar laporan mengenai rekap gaji karyawan ini semakin jelas, maka perusahaan wajib untuk menuliskan kapan tanggal pembayaran gaji yang telah diberikan oleh perusahaan kepada para karyawan mereka.

Tentu dengan memberikan tanggal kapan gaji tersebut diberikan oleh perusahaan kepada karyawan, baik itu perusahaan atau karyawan bisa membantu ketika ingin melakukan cross check dengan bukti transfer ataupun dengan bukti pembayaran yang lainnya.

4. Data Pribadi Milik Karyawan

Untuk komponen yang satu ini sebaiknya suatu perusahaan membuat dan menggunakan kode yang unik untuk para karyawan mereka. Misalnya, perusahaan bisa menggunakan nomor induk dari karyawan mereka sebagai sebuah kode unik yang bisa digunakan selain perusahaan menggunakan nama lengkap karyawan, dan data data pribadi milik karyawan perusahaan yang lain.

Dengan penggunaan kode unik ini akan membantu perusahaan ketika memiliki karyawan yang memiliki nama yang sama. Adanya kode unik tersebut bisa menjadi sebuah pembeda dari karyawan yang memiliki nama yang sama sehingga nantinya data dari laporan rekap gaji karyawan tidak tertukar.

Selain itu, cantuman mengenai informasi data pribadi milik karyawan ini juga dianggap penting karena untuk menghindari adanya kekeliruan ketika perusahaan melakukan pembayaran gaji kepada karyawan.

5. Mencantumkan Gaji Karyawan

Komponen gaji lainnya yang tidak kalah penting untuk dicantumkan oleh perusahaan ketika akan membuat laporan mengenai rekap gaji karyawan adalah mencantumkan jumlah besaran gaji atau penghasilan yang akan diberikan kepada karyawan perusahaan. Biasanya untuk penghasilan yang tercantum di dalam laporan rekap gaji karyawan ini terdiri dari gaji pokok karyawan, tunjangan yang diberikan oleh perusahaan, hingga insentif.

6. Potongan Gaji Karyawan

Ketika suatu perusahaan membuat laporan mengenai rekap gaji karyawan maka di dalam rekap gaji tersebut juga akan diberikan informasi mengenai pemotongan gaji karyawan. Tentunya, hal ini wajib untuk dilakukan oleh perusahaan agar tidak terjadi perspektif yang keliru antara karyawan dengan perusahaan.

Secara umum, komponen pemotongan gaji karyawan yang dikenakan kepada karyawan adalah pajak serta BPJS. Meskipun perusahaan ataupun pihak pemberi kerja memberi sebuah tunjangan atas pajak serta iuran BPJS kesehatan kepada karyawan, iuran BPJS ketenagakerjaan, komponen komponen tetap wajib untuk dinyatakan di dalam laporan rekap gaji yang dibuat oleh perusahaan.

Akan tetapi, pemotongan gaji karyawan tidak hanya mencakup komponen seperti iuran BPJS kesehatan, pajak, dan iuran BPJS ketenagakerjaan saja. Pemotongan gaji karyawan yang dilakukan oleh perusahaan juga tidak menutup kemungkinan terdapat pemotongan lain seperti hukuman kedisiplinan kepada karyawan yang diberikan oleh perusahaan dan pemotongan lain sebagainya. Oleh karena itu, jika terdapat perusahaan melakukan pemotongan gaji karyawan sebaiknya perusahaan tidak lupa untuk mencantumkan komponen komponen tersebut di dalam laporan rekap gaji karyawan.

7. Total Take Home Pay

Komponen penting lainnya yang harus ada di dalam laporan rekap gaji karyawan adalah mengenai take home pay yang didapatkan oleh karyawan perusahaan. Untuk rincian dari komponen total take home pay ini pada umumnya akan disusun di dalam sebuah tabel atau bagan.

Dari bagan atau tabel tersebut, karyawan bisa melihat dengan jelas mengenai apa saja proses pengurangan gaji serta pemotongan gaji karyawan secara jelas dan detail. Rincian total take home pay yang dibuat pada suatu bagan ini tentu sangat penting dan tidak boleh sampai dilewatkan oleh perusahaan karena hal tersebut dilakukan untuk mencegah kesalahpahaman antara karyawan dan perusahaan.

Memang untuk proses dari pembuatan laporan mengenai rekap gaji untuk masing masing karyawan perusahaan ini akan cukup menyita waktu. Terlebih lagi ketika seorang tenaga kerja HRD harus membuat laporan rekap gaji karyawan ini secara manual.

Selain proses pembuatan laporan rekap gaji karyawan ini membutuhkan waktu yang cukup lama, proses penyampaiannya pun juga membutuhkan banyak waktu. Apalagi jika suatu perusahaan memiliki jumlah karyawan hingga mencapai ratusan atau bahkan ribuan pegawai. Oleh karena itu, sebaiknya perusahaan mengatasi hal ini dengan menggunakan software akuntansi untuk memudahkan pekerjaan HRD agar lebih efisien.

Sehingga jika suatu perusahaan sampai tidak membuat rincian mengenai rekap gaji karyawan, maka bisa saja perusahaan tersebut akan dikenakan sanksi oleh pemerintah karena telah melanggar peraturan yang telah ditetapkan.

Pada dasarnya, pembuatan rincian laporan rekap gaji karyawan ini akan menguntungkan pihak perusahaan maupun karyawan. Perusahaan mendapat keuntungan karena laporan rekap gaji karyawan akan membuat nilai perusahaan di depan para pemegang saham memiliki kredibilitas yang baik. Sementara itu, keuntungan bagi karyawan adalah  mendapatkan bukti penggajian yang otentik sehingga karyawan pun akan mengetahui hak-hak yang seharusnya mereka dapatkan dengan adil.

Menyusun dan Mengelola Laporan Gaji Karyawan lebih mudah dengan Software Payroll

Pembuatan rekap gaji dengan cara manual masih memungkinkan apabila perusahaan masih dalam skala yang kecil.

Akan tetapi, untuk perusahaan yang sudah menengah atau besar, perlu alat bantu untuk mempermudah dan meminimalisasi kesalahan dalam penyusunan laporan.

Mekari Talenta hadir sebagai software payroll management untuk membantu perusahaan dalam mengelola gaji karyawan, termasuk menyusun laporan rekapnya.

Dengan berbagai fitur yang unggul, Mekari Talenta siap mempermudah proses penggajian di perusahaan Anda, mulai dari perhitungan dan pembayaran yang tepat waktu, hingga penulisan slip serta laporan gaji karyawan.

Selain itu, Mekari Talenta juga terintegrasi dengan Mekari Jurnal, software akuntansi yang memungkinkan pencatatan biaya payroll secara otomatis dalam pembukuan dan laporan keuangan perusahaan.

Tak hanya itu, jika perusahaan Anda menyediakan berbagai benefit lain di luar gaji, aplikasi ini juga terintegrasi dengan Mekari Flex sebagai software pengelola benefit karyawan.Mengelola keuangan perusahaan tak perlu rumit lagi bersama ekosistem software yang terintegrasi dari Mekari.