Apa Itu Enterprise Software, Jenis, Manfaat, dan Rekomendasinya

Saat ini, perusahaan, terutama dengan skala enterprise sedang menghadapi tantangan untuk tetap kompetitif dan efisien dalam proses operasionalnya.

Enterprise sendiri adalah organisasi atau perusahaan berskala besar yang kebutuhan operasionalnya lebih kompleks dari UMKM maupun organisasi berskala kecil.

Di sinilah enterprise software (EAS) berperan – solusi kuat yang merampingkan proses, meningkatkan kolaborasi, dan mendorong pertumbuhan. 

Dari mengelola keuangan hingga mengoptimalkan rantai pasokan, enterprise software memiliki peran penting dalam membentuk organisasi modern. 

Artikel ini membahas mengapa perusahaan harus berinvestasi dalam EAS serta dampaknya pada pendapatan, skalabilitas, dan kesuksesan secara keseluruhan.

Apa itu enterprise software? 

Enterprise software adalah perangkat lunak yang membantu memenuhi kebutuhan organisasi, khususnya organisasi profit atau perusahaan skala menengah hingga besar.

Secara umum, enterprise software atau EAS digunakan untuk mengelola, mengautomasi, dan mengintegrasikan berbagai proses bisnis utama secara efisien.

Berbeda dengan software individual, aplikasi ini digunakan oleh banyak pengguna di seluruh departemen dalam perusahaan untuk meningkatkan efisiensi operasional.

Syarat dan karakteristik utama dari enterprise software adalah skalabilitas dan fleksibilitas yang tinggi, dapat berfungsi untuk automasi dan efisiensi, serta memiliki keamanan tingkat tinggi dan kemampuan mengintegrasikan seluruh proses bisnis.

Selain itu, EAS juga harus mampu mendukung pengguna dengan berbagai peran atau tugas yang berbeda dan menganalisis data dengan jumlah besar.

Manfaat menggunakan enterprise software

Perangkat lunak Enterprise (EAS) menawarkan berbagai keuntungan bagi organisasi. Mari kita lihat beberapa manfaat utama:

1. Menghemat waktu dan budget pengeluaran

EAS membantu perusahaan memangkas biaya dan waktu dengan mengintegrasikan seluruh data dalam satu sistem, meskipun ada biaya awal dalam penerapannya.

Karyawan jadi tidak perlu repot memasukkan data berulang atau mencari informasi dari berbagai tempat yang terpisah. 

Hasilnya, proses kerja terasa lebih praktis serta proses dan biaya operasional jadi lebih terkontrol.

2. Sentralisasi seluruh data dan informasi

EAS menyimpan semua informasi penting di satu tempat, sehingga mudah diakses oleh karyawan dari mana saja. 

Ini berarti tim dapat melihat data secara real-time, memudahkan pengambilan keputusan yang lebih cepat dan berdasarkan data terbaru. 

3. Meningkatkan keamanan data perusahaan

EAS membantu meningkatkan keamanan data perusahaan dengan menawarkan fitur keamanan tambahan seperti autentikasi dua faktor dan kontrol akses yang ketat. 

Ini memastikan bahwa informasi sensitif hanya tersedia bagi karyawan yang berwenang.

Baca Juga: 8 Standar ISO yang Diterapkan di Indonesia

4. Mengurangi potensi human error

EAS dapat mengurangi kesalahan dengan mengotomatiskan banyak proses. 

Otomatisasi ini menghilangkan kebutuhan untuk input data secara manual, sehingga mengurangi risiko kesalahan manusia dalam memasukkan data.

5. Standarisasi output pekerjaan

Dengan beragamnya aplikasi yang digunakan di tingkat tim atau departemen, ada kemungkinan terjadi perbedaan dalam pendekatan dan metode pengumpulan serta analisis data. 

EAS membantu menstandarkan proses di seluruh perusahaan. 

Ini menjamin konsistensi dalam cara pengumpulan dan analisis data, sehingga memudahkan pembuatan keputusan berdasarkan perbandingan data yang akurat. 

6. Meningkatkan efisiensi operasional

EAS dapat mengotomatiskan tugas-tugas berulang yang menghabiskan banyak waktu, sehingga tim dapat fokus pada pekerjaan yang lebih strategis. 

Ini pada akhirnya mengarah pada peningkatan efisiensi operasional dan hasil bisnis yang lebih baik dengan lebih sedikit biaya dan tenaga.

7. Meningkatkan produktivitas karyawan

EAS menyederhanakan pekerjaan karyawan dengan menyediakan fitur yang membantu mereka menyelesaikan tugas sehari-hari. 

Ini meningkatkan produktivitas dan efisiensi mereka secara keseluruhan, serta memudahkan kolaborasi antar tim.

8. Meningkatkan kepuasan pelanggan

Cara kerja internal organisasi berdampak langsung pada persepsi pelanggan. 

EAS membantu bisnis mengatur alur kerja agar pelanggan puas dan tetap menggunakan produk atau layanan mereka. 

Contohnya, perangkat lunak seperti CRM menawarkan tampilan terpusat atas data pelanggan, sehingga perusahaan dapat mengetahui apa yang berhasil dan apa yang perlu diperbaiki.

Jenis-jenis enterprise software 

Oleh karena itu, perangkat lunak ini terbagi menjadi beberapa kategori yang memberikan manfaat spesifik untuk masing-masing departemen yang akan menggunakannya.

Secara umum, jenis EAS meliputi ERP, sebagai enterprise software yang paling menyeluruh, CRM, business intelligence, supply chain management, dan manajemen SDM (HRIS). Berikut penjelasannya: 

1. Perencanaan sumber daya perusahaan (ERP) 

ERP adalah jenis EAS yang penggunaannya paling umum, khususnya untuk bisnis berskala besar atau enterprise.

Ini karena ERP mampu membantu perusahaan mengelola seluruh kebutuhan proses bisnisnya, mulai dari penjualan, SDM, rantai pasok, manajemen proyek, hingga penggajian.

Selain itu, ERP modern kini juga mencakup:

• Manajemen Pengeluaran: Modul ERP untuk memantau dan mengelola seluruh pengeluaran bisnis secara otomatis dan terintegrasi. Manajemen pengeluaran membantu perusahaan dalam mencatat transaksi, memantau proses klaim penggantian biaya, hingga mengautomasi proses pelaporan. Dengan demikian, perusahaan dapat meningkatkan efisiensi dan transparansi dalam hal business expense. 
• Manajemen Risiko: Modul manajemen risiko pada ERP memungkinkan perusahaan mengidentifikasi, menilai, dan memitigasi berbagai risiko bisnis secara terstruktur. Fitur ini mendukung pemantauan risiko secara real-time, pelaporan risiko, penilaian multi-dimensi, serta integrasi dengan proses audit dan kepatuhan perusahaan.
• Aplikasi Custom Low Code No Code: ERP biasanya juga hadir dalam bentuk software yang dapat dikustomisasi sesuai kebutuhan perusahaan. Tak hanya itu, EAS dengan modul ini juga menawarkan solusi untuk perusahaan yang ingin memangkas biaya dan waktu pembuatan software, dengan menyediakan platform low code no code.

Seluruh modul atau fitur tersebut dapat Anda nikmati jika menggunakan EAS dengan jenis ERP. Dengan sistem terpusat ini, perusahaan dapat:

• Mengelola data perusahaan secara terpusat dari berbagai sumber
• Mengotomatiskan tugas dan menyederhanakan proses bisnis
• Meningkatkan efisiensi operasional dan profitabilitas

Contoh penggunaannya adalah saat tim pemasaran Anda kesulitan mengakses data penjualan terbaru. 

Dengan masalah tersebut, mereka mungkin tidak bisa mengembangkan strategi pemasaran yang efektif. 

ERP menyelesaikan masalah ini dengan menyatukan data dari berbagai departemen, sehingga semua tim memiliki akses ke informasi terbaru untuk membuat keputusan bisnis yang lebih cerdas.

Baca Juga: Sistem ERP: Pengertian, Cara Kerja, Jenis, dan Manfaatnya

2. Manajemen hubungan pelanggan (CRM) 

CRM membantu perusahaan dalam hal:

• Mengelola hubungan pelanggan dengan lebih baik
• Memahami kebutuhan pelanggan melalui analisa data
• Memberikan pengalaman yang lebih baik kepada pelanggan setia
• Membuat keputusan yang tepat tentang prospek baru

Dengan memiliki informasi terpusat tentang pelanggan potensial dan yang sudah ada, bisnis dapat mempersonalisasi komunikasi mereka dan membangun hubungan yang lebih kuat. 

Contoh penggunaan enterprise software CRM adalah saat tim penjualan Anda kesulitan melacak interaksi pelanggan di berbagai saluran komunikasi. 

CRM dapat menyelesaikan masalah ini dengan menyediakan tampilan terpadu tentang riwayat interaksi pelanggan. 

Dengan demikian, tim penjualan dapat memberikan layanan yang lebih personal dan berfokus pada kebutuhan pelanggan. penjualan dapat memberikan layanan yang lebih personal dan berfokus pada kebutuhan pelanggan. 

Baca Juga: Apa Itu CRM? Pengertian, Manfaat, Jenis dan Tips Strategi CRM

3. Business intelligence

Perangkat lunak intelijen bisnis berguna untuk menghimpun data dari berbagai sumber, misalnya cloud, pusat data lokal, dan spreadsheet – untuk dianalisis dan dilaporkan.

Semua anggota organisasi dapat mengakses informasi secara konsisten melalui dashboard interaktif. Perangkat lunak ini juga menyoroti pola dan tren sehingga tim dapat:

• Mendapatkan wawasan berharga tentang proses bisnis
• Membuat keputusan strategis
• Menghindari analisis manual yang memakan waktu

Contohnya, tim keuangan Anda kesulitan memahami tren penjualan bulanan. 

Software ini dapat membantu mereka dengan menyediakan visualisasi data penjualan dan menyoroti pola musiman atau fluktuasi penjualan. 

Dengan informasi ini, tim keuangan dapat membuat perkiraan keuangan yang lebih akurat dan mengalokasikan sumber daya dengan lebih efektif.

4. Supply chain management 

Rantai pasokan saat ini adalah jaringan global yang sangat kompleks yang melibatkan produsen, pemasok, logistik, dan pengecer. 

Semua organisasi membutuhkan infrastruktur digital yang efisien untuk mengkoordinasikan dan mengelola tugas rantai pasokan seperti:

• Pelacakan barang
• Pembaruan produksi
• Faktur pemasok
• Audit pemasok

Salah satu contohnya, tim pembelian Anda kesulitan melacak status pengiriman dari pemasok. 

Software manajemen rantai pasokan dapat menyelesaikan masalah ini dengan menyediakan pelacakan barang secara real-time, sehingga tim pembelian dapat mengoptimalkan alur kerja dan memastikan persediaan bahan baku yang cukup.

Baca Juga: Pentingnya Supply Chain Management Bagi Perusahaan

5. Manajemen sumber daya manusia 

Perangkat lunak enterprise untuk manajemen sumber daya manusia (HR) biasanya terdiri dari alat untuk mengawasi dan mengontrol fungsi HR seperti:

• Rekrutmen dan pelatihan
• Pengelolaan cuti tahunan
• Penggajian
• Retensi dan keterlibatan talenta

EAS dengan modul manajemen SDM atau human capital sangat diperlukan oleh perusahaan dengan skala enterprise yang memiliki ratusan hingga ribuan karyawan.

Pengelolaan kehadiran, cuti, penggajian, hingga kinerja ribuan karyawan secara manual bisa membuat tim HR kewalahan dan produktivitas mereka dapat menurun.

Oleh karena itu, perusahaan berskala menengah hingga besar perlu menerapkan penggunaan EAS manajemen SDM untuk meningkatkan efisiensi operasionalnya.

Dengan menyatukan semua fungsi yang harus diawasi oleh departemen HR perusahaan modern, organisasi dapat bekerja lebih efisien dan memberikan keuntungan lebih besar kepada perusahaan. 

Rekomendasi enterprise software di Indonesia 

Salah satu enterprise software yang sudah terkemuka di Indonesia disediakan oleh Mekari. Mekari adalah solusi digital lengkap untuk pertumbuhan bisnis & profesional. Solusi terintegrasi dari Mekari dirancang khusus untuk membantu berbagai tim di perusahaan Anda, seperti: 

• Tim HR & SDM dengan Mekari Talenta dan Mekari Flex: Kelola payroll, absensi, benefit karyawan dengan mudah dan ringkas. Ciptakan alur kerja yang efisien dan optimalkan pengelolaan data karyawan.
• Tim keuangan dengan Mekari Jurnal dan Mekari Klikpajak: Catat transaksi keuangan, stok barang, dan lapor pajak dengan mudah dan akurat. Dapatkan laporan keuangan real-time untuk analisis dan pengambilan keputusan yang tepat. Hindari kesalahan dan penalti pajak dengan sistem yang terintegrasi.
• Tim sales dan support dengan Mekari Qontak: Kelola interaksi dengan pelanggan di berbagai platform dengan mudah. Otomatisasi alur kerja penjualan dan tingkatkan konversi prospek. Berikan layanan pelanggan yang lebih personal dan responsif.

Selain solusi untuk tim yang spesifik, Mekari juga menyediakan solusi yang dapat berguna untuk keseluruhan tim di dalam perusahaan, yakni:

• Mekari Expense: Kelola seluruh pengeluaran bisnis di perusahaan, seperti proses procurement dan vendor management, reimbursement dan perjalanan dinas, hingga invoice management dalam satu platform. Mekari Expense juga menyediakan layanan corporate card, yakni Mekari Limitless Card, yang hadir dalam bentuk physical dan virtual credit card. Dengan Mekari Limitless Card, seluruh pengeluaran dari berbagai tim maupun individu dapat menjadi lebih mudah, tanpa perlu melakukan klaim penggantian biaya. Tingkatkan efisiensi, transparansi, dan akurasi dalam manajemen biaya operasional perusahaan.
• Mekari Officeless: Gunakan aplikasi bisnis tanpa atau dengan sedikit coding, mulai dari automasi workflow, digitalisasi formulir, hingga integrasi data antar departemen. Pangkas biaya dan waktu untuk membuat dan memelihara software dan minimalkan ketergantungan kepada tim IT dengan platform low code no code.

Temukan solusi all-in-one untuk operasional bisnis yang lebih efisien, terintegrasi, dan aman bersama Mekari. Hubungi tim kami sekarang untuk informasi lebih lanjut.

Referensi

Indeed. ‘’Enterprise Software: Definition, Benefits, and Examples’’