Invoice merupakan dokumen yang dapat menunjukkan bahwa pembeli belum melunasi transaksinya. Invoice sangat penting dalam aktivitas jual beli atau transaksi sehingga cara membuat invoice yang benar sangat penting untuk diperhatikan.
Invoice atau kerap disebut faktur merupakan dokumen penagihan dengan jumlah dan biaya yang harus dibayarkan setelah membeli atau melakukan transaksi. Dokumen ini dikeluarkan oleh pihak penjual ke pembeli.
Apa Fungsi dan Bagaimana Cara Membuat Invoice Bagi Perusahaan?
Sebelum jauh membahas mengenai cara membuat invoice, maka tidak ada salahnya jika mengetahui terlebih dahulu beberapa hal yang erat kaitannya dengan dokumen penagihan ini. Bagi perusahaan atau penjual, keberadaan invoice ini sangat penting karena kerap dijadikan bukti dalam pembukuan.
Invoice dibuat tidak hanya untuk tagihan atau transaksi dalam jumlah besar saja, melainkan dalam semua jenis transaksi sebagai antisipasi jika suatu saat nanti terjadi hal-hal yang tidak diinginkan.
Selain itu, terdapat pula arti penting invoice bagi perusahaan seperti diantaranya:
1. Menjadi Dokumen Perusahaan
Salah satu arti penting pembuatan invoice bagi perusahaan adalah guna memudahkan pembukuan akuntansi sekaligus sebagai bukti berwujud dokumen atas semua transaksi yang telah dilakukan dalam periode tertentu.
Sebagai perusahaan yang kredibel tentunya invoice menjadi suatu hal yang penting dan harus ada karna mereka menyimpan arsip keuangan secara detail dan terperinci. Dengan begitu, invoice ini banyak berperan dalam memudahkan perhitungan akuntansi keuangan dalam software akuntansi.
2. Menjadi Bukti Laporan Pajak
Selain menjadi bagian dari arsip keuangan atau bukti pembukuan, invoice juga berguna bagi perusahaan dalam pembuatan laporan pajak yang dibuat setiap tahunnya. Itu sebabnya, penataan dokumen keuangan dan bukti-bukti transaksi dengan baik nantinya akan mempermudah perusahaan ketika membutuhkan.
Pelaporan pajak dapat dengan mudah dan terintegrasi dengan pengelolaan keuangan lainnya melalui aplikasi efiling pajak. Anda dapat mengelola laporan pajak badan usaha secara resmi.
3. Menjadi Bukti jika Terjadi Kesalahan atau Ketidaksesuaian
Fungsi invoice selanjutnya bagi perusahaan yakni menjadi tanda bukti ketika suatu saat nanti terjadi kesalahan atau ketidaksesuaian. Seperti salah satu contohnya ketika pengiriman barang yang tidak sesuai, maka invoice bisa berguna untuk melakukan kroscek terkait jumlah barang dan tagihan yang sebenarnya.
Apa Saja Jenis-Jenis Invoice?
Sebelum banyak membahas mengenai pedoman dan cara membuat invoice, maka ketahui terlebih dahulu mengenai jenis-jenis invoice yang akan dibuat.
Pada umumnya, terdapat 3 jenis invoice yang umum dan banyak digunakan. Berikut ialah penjelasan lengkapnya:
1. Invoice Biasa
Invoice biasa merupakan jenis invoice yang banyak ditemui dalam transaksi sehari-hari. Hal ini dikarenakan bentuk dan sifatnya yang tergolong sederhana seperti rincian barang yang dibeli, jumlah, harga satuan dan total harga yang harus dibayarkan.
Cara membuat invoice jenis ini tergolong cukup mudah karena informasi yang ditampilkan sederhana dan tidak terlalu banyak.
2. Invoice Konsuler
Invoice konsuler merupakan faktur atau dokumen penagihan yang dibuat ketika melakukan transaksi internasional. Jenis invoice ini banyak digunakan dalam transaksi luar negeri seperti ekspor ataupun impor.
Selanjutnya, cara membuat invoice jenis ini terbilang lebih ribet karena harus mengurus perizinan dengan negara yang dituju terlebih dahulu.
3. Proforma Invoice
Proforma invoice atau kerap disebut invoice sementara merupakan invoice yang digunakan untuk pengiriman barang dalam jumlah yang bertahap.
Biasanya, setelah barang yang dibeli telah dikirim secara keseluruhan, maka penjual akan mengirimkan invoice biasa.
Dalam hal ini, keberadaan invoice proforma akan digantikan dengan invoice biasa yang bersifat tetap atau permanen. Mengenai cara membuat invoice proforma ini juga tidak tergolong sulit, template contoh invoice dan informasi-informasi yang ada di dalamnya tidak jauh berbeda dengan invoice biasa.
Itulah 3 jenis invoice yang biasa dibuat, nantinya Anda bisa membuat invoice sesuai kebutuhan atau jenis transaksi yang dilakukan.
Bagaimana Pedoman dari Cara Membuat Invoice?
Setelah memahami mengenai fungsi invoice bagi perusahaan, maka penting juga untuk dipahami mengenai informasi apa saja yang harus ada dalam cara membuat invoice yang baik dan benar. Berikut ialah beberapa diantaranya:
1. Judul Invoice
Judul invoice merupakan salah satu aspek pokok yang harus ada dalam pembuatan invoice. Pada umumnya, judul invoice banyak ditulis menggunakan huruf kapital di posisi atas tengah dokumen.
Penulisan judul menggunakan huruf kapital bertujuan untuk membedakan invoice dengan dokumen keuangan lainnya. Dengan judul yang jelas, maka besar harapan dokumen tersebut akan dilihat dan dilakukan dalam proses pembayarannya.
2. Nama dan Alamat yang Dituju untuk Pembayaran
Informasi selanjutnya yang harus ada yakni nama dan alamat yang pembayaran, kedua hal ini harus ditulis lengkap dan jelas agar proses pembayaran bisa berjalan cepat. Pastikan penulisannya sudah benar, mulai dari nama ataupun nomor yang digunakan.
3. Daftar Barang atau Layanan
Daftar barang ataupun layanan yang dijual juga harus dicantumkan secara rinci dalam penulisan invoice. Seperti misalnya nama produk, jumlah, harga per unit, total harga yang harus dibayarkan ataupun tarif layanan yang ditetapkan dalam transaksi non barang.
Dengan begitu, memahami cara membuat invoice yang benar dan lengkap tidak hanya memberikan manfaat dalam pembukuan akuntansi, melainkan mengantisipasi terjadinya kebingungan di kemudian hari.
4. Tanggal
Tanggal menjadi salah satu informasi yang tidak kalah pentingnya dalam invoice. Penulisannya harus rinci mulai dari tanggal pembuatan invoice, tanggal pembelian barang atau jasa maupun tanggal maksimal pembayaran yang harus dilakukan.
Khusus untuk penulisan tanggal pembayaran, biasanya penjual akan mengkomunikasikan terlebih dahulu dengan pembeli agar mencapai kesepakatan bersama.
5. Nomor Invoice
Selain nomor transaksi, keberadaan nomor invoice juga penting untuk diperhatikan. Meski tidak semua invoice menyertakan nomor dalam penulisannya, namun alangkah baiknya jika untuk ditulis.
Hal tersebut tidak lain bermanfaat untuk kemudahan pengarsipan keuangan. Jika Anda membuat invoice dalam kode khusus, maka penting untuk menginformasikan terlebih dahulu kepada pelanggan agar mereka tidak kebingungan dengan hal tersebut.
6. Ketentuan Pembayaran
Ketentuan pembayaran juga menjadi informasi yang penting dan harus ada dalam penulisan invoice.
Bagi pihak pembayar atau penerima invoice, ketentuan ini sangatlah penting karena mereka bisa mengetahui batasan waktu pembayaran yang harus dilakukan.
Proses pembayaran untuk transaksi keuangan juga dapat dilakukan secara online atau pembayaran non tunai. Anda dapat dengan mudah membayar transaksi tanpa bertemu secara langsung dan menghemat waktu. Opsi lainnya, Anda dapat menggunakan Mekari Pay sebagai media pembayaran bisnis Anda dalam satu dompet digital.
Pada umumnya, setiap invoice memiliki rentan waktu 30 hari sejak dokumen tersebut dibuat yang berarti bahwa pembayaran harus dilakukan dalam jangka waktu 30 hari. Jika lebih dari hari tersebut, maka akan dikenai penalti.
Meski demikian, jangka waktu pembayaran setiap invoice tentunya berbeda-beda sesuai dengan jenis transaksi yang dilakukan.
Baca Juga: 10 Cara Membuat QR Code Pembayaran, Paling Lengkap!Bagaimana Cara Membuat Invoice Secara Manual?
Setelah memahami terkait panduan membuat invoice, maka pembahasan selanjutnya adalah cara membuat invoice secara manual.
Dalam hal ini, pembuatan invoice biasanya dilakukan menggunakan aplikasi Microsoft Excel, google spreadsheet ataupun aplikasi lain yang sejenis.
Pembuatan invoice secara manual menggunakan aplikasi Microsoft Excel menjadi salah satu hal yang lumrah karena di dalamnya terdapat perhitungan harga yang akurat. Berikut ialah langkah-langkah dalam pembuatan invoice menggunakan Microsoft Excel:
1. Buka Aplikasi Microsoft Excel
Langkah pertama yang harus dilakukan dalam pembuatan invoice adalah membuka aplikasi Microsoft Excel dalam PC ataupun komputer Anda. Selanjutnya, buka file dan pilih new lalu klik template invoice sesuai dengan keinginan.
Jika menginginkan template sederhana dan paling sering digunakan, maka bisa memilih invoice that calculate total lalu double klik atau klik di bagian kanan nya untuk mengunduh.
2. Mengubah Informasi dalam Template yang sudah Ada
Langkah selanjutnya setelah menemukan template yang sekiranya sesuai ialah mengubah beberapa informasi pada bagian-bagian yang sudah ada. Adapun beberapa informasi yang harus diubah diantaranya ialah sebagai berikut:
- Your Company Name yakni bagian yang bisa disikan informasi mengenai nama perusahaan atau pihak yang mengeluarkan invoice
- Street Address yakni alamat perusahaan atau pembuat invoice yang harus ditulis secara lengkap
- Phone yakni bagian yang harus diisi dengan nomor telepon atau handphone aktif pembuat invoice
- Email merupakan bagian yang harus diisi dengan alamat email aktif pembuat invoice, bagian ini menjadi salah satu poin yang tidak kalah pentingnya dibandingkan nomor telepon
- Bill to yakni bagian yang harus diisikan dengan identitas lengkap penerima invoice, mulai dari nama perusahaan, alamat lengkap, nomor telepon ataupun email
Setelah poin-poin identitas terisi dengan lengkap, maka langkah selanjutnya yakni mengisi bagian tabel invoice. Dalam hal ini terdapat dua poin penting yakni description berupa bagian yang berisi nama barang yang akan ditagih dan amount sebagai bagian yang menjelaskan nilai atau jumlah uang yang harus dibayarkan.
Ketika tebal sudah terisi, maka jangan lupa untuk mengatur mata uang (currency) dengan cara membuat bold pada bagian amount lalu klik format cells > currency > ok dan simpan perubahan tersebut.
3. Membuat Worksheet
Setelah semua informasi tabel dibuat, maka cara membuat invoice manual selanjutnya selanjutnya yakni menyiapkan 3 lembar worksheet.
Lembar pertama berisikan form invoice yang akan dicetak, dalam hal ini lembar invoice nantinya bisa dibuat atau disesuaikan dengan kebutuhan. Adapun data-data yang harus diisikan dalam lembar pertama ialah nama pembuat invoice, nomor dan tanggal pembuatan invoice.
Setelah itu, lanjut pada data customer dalam cell C10. Penulisan ini diawali dengan nama customer dan dilanjutkan dengan alamat, nama kota dan nomor telepon pada cell berikutnya. Selanjutnya, untuk lembar kedua berupa data perusahaan yang dituju serta lembar ketiga yang berisi data barang yang dijual pada customer.
Setelah menerapkan beberapa cara membuat invoice di atas, maka langkah selanjutnya yakni tinggal memasukkan rumus-rumus excel dalam setiap kolom sesuai kebutuhan. Dalam hal ini, pastikan rumus yang dimasukkan sudah benar mengingat setiap kolom dalam lembar Microsoft Excel ini sangat berkaitan.
Itu sebabnya, tidak menutup kemungkinan jika salah memasukkan satu rumus akan berakibat pada munculnya kesalahan dalam hasil rumus yang lain.
Bagaimana Cara Membuat Invoice Secara Otomatis?
Disamping cara membuat invoice secara manual yang telah disebutkan di atas, terdapat pula cara otomatis yang bisa dilakukan dengan bantuan aplikasi. Pembuatan invoice menggunakan aplikasi invoice ini tentunya sangat memudahkan bagi pembuatnya, terlebih jika pembuatan dalam jumlah banyak.
Selain cara pembuatannya yang mudah dengan sistem otomatis, data yang dihasilkan juga akan lebih mudah terlacak dibandingkan pembuatan invoice secara manual. Berbagai aplikasi pembuat invoice kini bisa digunakan secara mudah dan efisien, didalamnya terdapat template yang bisa secara otomatis melakukan perintah secara berulang atau terjadwal.
Selain itu, banyak sistem dalam aplikasi invoicing kini juga telah dilengkapi fitur pelacakan. Fitur tersebut berfungsi untuk melacak apakah faktur telah dibayarkan atau belum sehingga pembuat invoice tidak perlu melakukan pengecekan secara berkala. Fitur ini nantinya akan mengirimkan notifikasi apabila faktur telah dibayarkan dalam periode waktu yang telah ditentukan.
Bagaimana Tips dan Cara Membuat Invoice yang Efektif
Cara membuat invoice bisa dilakukan secara manual maupun otomatis menggunakan bantuan aplikasi. Dalam pembuatannya, baik itu secara manual maupun menggunakan aplikasi terdapat beberapa tips yang harus tetap diperhatikan.
Hal ini bertujuan agar pembuatan invoice bisa lebih efektif. Dengan invoice yang baik dan benar, maka diharapkan kegiatan operasional perusahaan dapat berjalan dengan lancar. Kedua hal ini sangat berkaitan mengingat pembayaran yang tidak lancar beresiko pada kemunduran atau kegagalan perusahaan. Berikut adalah beberapa tips dan cara membuat invoice agar lebih efektif:
1. Invoice Dibuat Detail dan Mudah Dipahami
Tips pertama yang harus dilakukan agar invoice mudah dibaca oleh pelanggan adalah membuat invoice dengan format yang jelas, khususnya dalam nama barang dan tenggat pembayaran yang telah disepakati.
Selain itu, beberapa informasi terkait jenis barang, ukuran, kuantitas dan lain sebagianya juga harus ditulis secara rinci agar pelanggan mudah untuk memahami dan segera melunasinya. Hal ini menjadi salah satu poin yang penting untuk diperhatikan mengingat tidak jarang terjadi keterlambatan pembayaran dikarenakan invoice yang kurang jelas atau sulit dipahami oleh pelanggan.
Penulisan tanggal jatuh tempo dan beberapa informasi penting lainnya juga bisa dilakukan dengan format bold agar lebih terlihat jela soleh pelanggan. Hal ini juga berfungsi sebagai pengingat tidak langsung agar mereka melunasi tagihan sesuai waktu yang ditetapkan.
2. Memberlakukan Sistem Reward and Punishment
Tips kedua dalam cara membuat invoice yang bisa diterapkan yakni memberlakukan sistem reward and punishment. Cara ini dinilai cukup efektif untuk meningkatkan kedisiplinan dalam pembayaran. Dalam faktur, perusahaan bisa mencantumkan reward apabila pelanggan membayar tepat waktu atau sebelum tanggal jatuh tempo akan mendapatkan hadiah.
Dalam hal ini hadiah bisa disesuaikan dengan kebutuhan seperti misalnya voucher potongan harga, poin undian dan masih banyak lagi. Berlaku juga sebaliknya yakni sistem punishment yang berarti jika pelanggan telat membayar tagihan atau melewati batas waktu yang telah disepakati, maka akan mendapatkan punishment.
Hal ini tidak lain bertujuan untuk memberikan efek jera agar pelanggan tidak mengulangi lagi. Adapun bentuk punishment yang bisa diberlakukan yakni denda tambahan, bunga ataupun pembekuan sementara pesanan selanjutnya.
3. Mengirimkan Invoice Sebelum Tanggal Jatuh Tempo
Selain tips dalam cara membuat invoice, tanggal pengiriman juga harus benar-benar diperhatikan. Jika transaksi telah selesai dan dokumen telah dipastikan kebenarannya, maka segera mungkin untuk mengirimkannya kepada pelanggan.
Pengiriman invoice yang ditetapkan yakni selambat-lambatnya 7 hari sebelum tanggal jatuh tempo. Jika pengiriman membutuhkan waktu lebih lama atau lebih dari satu hari, maka infokan kepada pelanggan untuk mempersiapkan pembayarannya secara tepat waktu.
4. Menawarkan Beberapa Pilihan atau Alternatif Pembayaran
Menawarkan beberapa metode pembayaran merupakan tips yang ampuh dalam cara membuat invoice yang lebih efektif. Hal ini bisa menjadi salah satu tips yang penting untuk dipertimbangkan karena kerap kali pelanggan mengalami keterlambatan pembayaran karena terkendala dengan sistem pembayaran.
Sebagian perusahaan atau pihak pembuat invoice kerap kali hanya menerapkan satu metode pembayaran yang belum tentu sesuai atau mudah dijangkau oleh pelanggan. Itu sebabnya, pemilihan bank yang mudah diakses merupakan salah satu solusi yang tepat.
Selain itu, bisa juga diterapkan beberapa metode pembayaran yang sekiranya mudah dijangkau kapanpun dan dimanapun pelanggan berada.
5. Menerapkan Pembayaran dengan Sistem Down Payment (DP)
Down Payment (DP) atau kerap disebut uang muka menjadi sistem pembayaran yang kini banyak diterapkan, termasuk salah satunya dalam pembayaran invoice. Dalam sistem ini, pembuat invoice bisa menentukan besaran DP atau uang muka yang harus dibayarkan.
Tidak perlu ragu-ragu untuk menerapkannya karena pembayaran ini merupakan sistem pembayaran yang lumrah dan banyak dilakukan. Uang muka dalam sistem pembayaran ini berperan untuk membantu kelancaran atau perputaran barang.
Selanjutnya untuk pembayaran berikutnya bisa juga diterapkan sistem cicilan secara berkala dalam jumlah atau persentase tertentu. Sistem ini dinilai tidak terlalu memberatkan pelanggan dibandingkan harus melakukan pembayaran sekaligus dalam jumlah yang banyak.
6. Berlaku Ramah Terhadap Pelanggan
Disamping menerapkan tips-tips dalam cara membuat invoice yang telah disebutkan sebelumnya, sebagai pemilik usaha juga harus berlaku ramah terhadap seluruh pelanggan dengan customer relationship management (CRM) yang handal. Kesopanan dan keramahan menjadi aspek penting dalam setiap usaha, biasakan untuk bersikap baik dan mengucapkan terimakasih dari setiap transaksi yang dilakukan. Selain itu, pastikan juga selalu informatif kepada pelanggan ketika telah mengirimkan invoice.
Cara tersebut tidak hanya bertujuan untuk mengingatkan secara tidak langsung, melainkan pelanggan juga akan merasa diperhatikan secara khusus. Ketika pelanggan merasa segan, maka besar kemungkinan tidak akan terjadi keterlambatan pembayaran.
Demikianlah fungsi, pedoman dan cara membuat invoice yang bisa diperhatikan agar dokumen tersebut tetap efektif. Dengan invoice yang baik dan benar, maka keuntungan nantinya dapat dirasakan oleh kedua belah pihak, baik itu pemberi maupun penerima invoice.
