Proforma invoice merupakan salah satu istilah yang ada dan biasa digunakan dalam dunia bisnis. Mungkin, sebagian orang yang bekerja pada bidang ini akan sangat familiar dengan istilah invoice. Akan tetapi, apakah Anda pernah mendengar suatu istilah bernama proforma invoice sebelumnya? Secara umum, baik invoice biasa maupun proforma ini merupakan suatu hal yang memiliki kegunaan atau fungsi penting dalam jalannya suatu bisnis. Hal ini karena kedua hal tersebut merupakan faktur yang terkait dengan pengeluaran dan pemasukan.
Selain itu, baik faktur biasa dan faktur proforma ini merupakan kedua hal yang tidak sama, bahkan dalam penggunaannya. Jika Anda tertarik untuk memahami lebih dalam mengenai apa itu faktur proforma maka sebaiknya Anda simak penjelasan yang akan kami berikan berikut ini.
Mengenal Apa Itu Proforma Invoice
Secara umum, proforma invoice (faktur proforma) merupakan salah satu jenis faktur atau dokumen tagihan yang memiliki sifat sementara. Faktur proforma ini nantinya akan diberikan kepada seorang pelanggan yang sudah melakukan pembelian kepada penjual, tetapi faktur satu ini akan diberi sebelum barang yang dibeli oleh pelanggan diserahkan secara keseluruhan.
Oleh karena itu, jika disimpulkan secara sederhana maka proforma invoice merupakan suatu faktur atau dokumen tagihan yang akan digunakan sementara dikarenakan barang yang diterima oleh seorang pembeli akan dilakukan proses pengiriman secara bertahap ataupun secara terpisah.
Selain itu, tujuan dari faktur atau dokumen tagihan satu ini adalah untuk memastikan jika penjual dan pembeli berada di satu posisi yang sama mengenai hal perjanjian, baik itu untuk masalah harga barang ataupun jasa. Hal ini akan membuat seorang calon klien atau pembeli menjadi memiliki sebuah gambaran secara umum mengenai harga barang atau produk tersebut serta layanan yang diberikan.
Untuk penggunaan dari faktur proforma penjualan ini pada dasarnya akan digunakan dalam suatu kegiatan atau aktivitas jalannya bisnis. Kegiatan bisnis tersebut nantinya akan menerapkan sebuah sistem dengan pembayaran uang dimuka atau bisa juga dengan angsuran. Berbeda dengan invoice pembelian, untuk faktur atau dokumen tagihan proforma ini secara umum bisa dilakukan dengan menggunakan sistem cicilan. Akan tetapi, sistem cicilan atau angsuran ini nominalnya mengikuti dari kesepakatan penjual dengan pelanggan.
Baca Juga: Ketahui Perbedaan Invoice Pembelian dengan Purchase Order (PO)
Perbedaan Antara Proforma Invoice dan Invoice Biasa
Mungkin untuk sebagian orang yang belum mengetahui apa itu invoice akan cukup bingung dan merasa bahwa invoice dan faktur invoice ini adalah dua hal yang sama padahal kenyataannya baik invoice serta faktur invoice ini adalah dua hal yang berbeda. Jika invoice akan berisi tentang segala informasi dokumen tagihan mengenai barang maupun jasa yang harus dibayarkan oleh para pembeli kepada penjual sekaligus tegak waktu jatuh tempo kapan tagihan tersebut harus segera dibayar oleh para pembeli kepada penjual.
Selain itu, invoice pembeli ini merupakan sebuah faktur atau dokumen tagihan ini memiliki sifat yang resmi dan biasanya faktur atau dokumen tagihan ini akan dikirim atau dikeluarkan oleh seorang penjual ketika pembelian telah diselesaikan. Sebagai contoh, seorang pelanggan membeli kursi sebanyak 500 pcs dan semua kursi tersebut telah diantar ke tempat pelanggan yang memesannya.
Sementara, perbedaan dari faktur invoice ini adalah suatu faktur ringkasan yang akan dikirimkan pada seorang pembeli atau pelanggan sebelum pengiriman barang ataupun pemberian jasa dilakukan. faktur invoice ini merupakan sebuah faktur atau dokumen tagihan yang di dalamnya berisi informasi mengenai jenis dan jumlah barang maupun jasa yang sudah dibeli oleh seorang pelanggan kepada penjual. Tidak hanya itu, di dalam proforma invoice ini juga akan berisi informasi penting lainnya seperti nilai dari barang ataupun jasa tersebut, selain itu pembeli juga bisa menemukan informasi lain seperti berat serta biaya pengiriman yang perlu ditanggung oleh pembeli.
Perbedaan proforma invoice dengan invoice pembelian ini juga terletak dari sifat dokumennya, jika invoice merupakan dokumen tagihan yang sifatnya resmi maka faktur proforma ini hanyalah dokumen tagihan yang memiliki sifat sementara dengan sebuah kutipan.
Akan tetapi, perbedaan antara proforma invoice dengan invoice biasa yang paling mencolok sebenarnya terlihat dari bagaimana pembuatan dari pencatatan transaksi keuangan keduanya. Jika catatan transaksi keuangan pada faktur performa masih dalam bentuk draft saja sehingga masih memerlukan sebuah konfirmasi dari pembeli yang bersangkutan agar bisa diproses menjadi invoice, invoice pembelian sendiri merupakan bukti transaksi pembelian yang sudah tidak perlu lagi memerlukan adanya konfirmasi kepada para pembeli. Invoice pembeli hanya akan langsung dikirim kepada penjual kepada para pelanggan dan tinggal menunggu proses pembayaran yang akan dilakukan oleh pelanggan terkait nantinya.
Daftar Kegunaan Proforma Invoice
Penggunaan dari proforma invoice ini sebenarnya ada banyak sekali. Berikut adalah beberapa daftar dari kegunaan atau penerimaan proforma invoice dalam jalannya bisnis yang sebaiknya Anda ketahui, antara lain:
- Penggunaan dari faktur atau dokumen tagihan proforma ini bisa dijadikan sebuah dokumen yang menyatakan sebuah nilai barang. Tentunya, mengetahui nilai barang ini sangat penting karena dengan adanya nilai tersebut bisa memudahkan keperluan dari bea cukai dan akan membuat proses pengiriman barang bisa berjalan dengan lancar.
- Faktur atau dokumen tagihan proforma invoice ini juga bisa digunakan sebagai bukti ketika barang tidak memiliki keseluruhan detail yang diperlukan.
- Tidak sedikit yang menggunakan faktur atau dokumen tagihan satu ini untuk melakukan pembelian dan pembelian tersebut dapat disetujui oleh pihak dari internal perusahaan mereka.
- Untuk penggunaan dari faktur proforma ini biasanya lebih banyak digunakan dalam proses transaksi impor serta perdagangan.
7 Fungsi Penting Proforma Invoice
Berikut adalah beberapa fungsi penting yang perlu untuk diketahui oleh para pelanggan yang ingin menggunakan faktur atau dokumen tagihan sementara ini, antara lain:
- Penggunaan dari proforma invoice ini bisa digunakan sebagai suatu estimasi atau perkiraan dari harga yang perlu dibayarkan seorang pembeli untuk melakukan pelunasan terhadap tagihan yang diberikan kepada mereka.
- Faktur proforma ini nantinya akan mencatat semua perkiraan dari produk yang akan dibeli oleh pelanggan terkait.
- Pembeli diperbolehkan untuk melakukan sebuah perbaikan barang maupun jasa sekaligus nilai dari yang telah dibeli jika pelanggan merasa apa yang tercatat di dalam faktur proforma ini tidak sesuai dengan pesanan yang dilakukan oleh pembeli.
- Bisa digunakan sebagai rujukan yang sah ketika penjual ingin memasukan transaksi ke dalam pembukuan keuangan perusahaan mereka.
- Bisa digunakan rujukan yang sah jika nantinya terdapat sebuah barang atau jasa yang telah dicatat lalu akan dijual kepada pelanggan yang membeli barang tersebut.
- Bisa digunakan sebagai rujukan yang sah sebagai faktur pajak di dalam kegiatan kasus kasus tertentu.
- Bisa digunakan sebagai suatu rujukan jika telah terjadi suatu kesalahan dalam proses kegiatan transaksi, misalnya seperti kesalahan dalam perhitungan jumlah barang yang dikirimkan oleh penjual ke pembeli terkait.
Kapan Sebaiknya Proforma Invoice Ini Digunakan
Mungkin untuk beberapa perusahaan masih cukup bingung kira kira kapan waktu yang tepat bagi mereka menggunakan atau menerapkan penggunaan dari proforma invoice ini. Lalu, kapan waktu yang tepat dan pada transaksi seperti apa sebaiknya transaksi seperti apa suatu perusahaan mengeluarkan faktur atau dokumen tagihan proforma ini?
Secara umum, pada beberapa kegiatan transaksi dengan melakukan pembayaran di muka, seorang penjualan sebaiknya perlu untuk mengeluarkan suatu faktur atau dokumen tagihan proforma di mana dengan adanya dokumen tersebut bisa memastikan jika pembiayaan pembelian yang sudah dilakukan tersebut akan dijamin dengan faktur sebelum penjual mulai untuk menyelesaikan pemesanan yang dibeli oleh pembeli terkait.
Selain itu, perusahaan juga bisa mengeluarkan serta mengirimkan suatu faktur proforma sebagai bentuk dari permintaan pembayaran kepada pembeli terkait. Jika hal ini terjadi maka bisa disimpulkan bahwa kegiatan penjualanan tersebut kemungkinan besar akan terjadi karena tidak sedikit proses penjualanan yang transaksinya batal atau masih dalam belum pertimbangan.
Oleh karena itu, faktur atau dokumen tagihan proforma ini bisa dilihat sebagai suatu proposal dari penjualan yang akan memberi sebuah penanda jika transaksi tersebut masih dalam proses.
Penggunaan Proforma Invoice Secara Umum
Berikut adalah beberapa kasus atau kegiatan secara umum di mana faktur atau dokumen tagihan proforma invoice ini digunakan dalam dunia bisnis, antara lain:
1. Penerapan Proforma Invoice Memerlukan Proses Pembayaran Di Muka
Beberapa dari layanan maupun produk yang harus dibayar di muka. Hal ini akan membuat seorang penjual bisa memastikan pembiayaan dari barang tersebut akan dijamin sebelum mereka akan menyelesaikan keselurahan dari total pemesanan yang telah dipesan oleh pelanggan terkait.
2. Penggunaan Proforma Invoice Menjadi Penanda Jika Proses Penjualanan Kemungkinan Besar Terjadi
Ketika penjual mengirim faktur atau dokumen tagihan proforma ini maka bisa dikatakan jika kegiatan transaksi yang dilakukan ini bukan hanya suatu perkiraan, tetapi telah menjadi suatu permintaan untuk melakukan pembayaran. Hal ini bisa menjadi penanda bahwa memang kegiatan penjualanan barang atau produk tersebut sebagai besar akan terjadi kedepannya.
Kapan Sebaiknya Penjual Mengubah Proforma Invoice Menjadi Faktur Yang Sebenarnya
Ketika proses transaksi penjualan telah selesai maka Anda kemungkinan perlu untuk melakukan konversi proforma menjadi sebuah faktur yang sesungguhnya. Sebenarnya, untuk proses ini sendiri bisa dikatakan tergantung dari apakah proses tersebut perlu untuk mengeluarkan faktur atau tidak di mana proses pengeluaran faktur ini sendiri juga pada dasarnya mengikuti atau di dasarkan pada undang undang yang berlaku.
Namun, bisa saja pembeli atau pelanggan memintanya kepada Anda secara langsung. Akan tetapi, jika kegiatan dari merubah faktur proforma menjadi faktur sebenarnya ini dianggap tidak perlu maka Anda sebagai penjual bisa langsung melakukan pengiriman dari kwitansi pembayaran.
Cara Membuat Proforma Invoice Yang Baik dan Benar
Seperti yang sudah kami jelaskan di atas bahwa telah dinyatakan tujuan dari pembuatan faktur atau dokumen tagihan proforma invoice ini merupakan suatu bentuk untuk menunjukkan kepada pembeli terkait mengenai perkiraan dari rincian transaksi yang telah mereka lakukan.
Lalu, bagaimanakah cara membuat faktur proforma secara tepat? Berikut adalah tata cara dari pembuatan faktur proforma yang harus Anda ketahui, antara lain:
1. Nomor Invoice yang Unik
Pada faktur proforma ini juga dibutuhkan sebuah nomor invoice yang unik. Akan tetapi, tidak seperti penerapan nomor pada faktur biasa, secara umum faktur proforma tidak memerlukan kode yang unik dan berurutan.
2. Identitas Perusahaan secara Lengkap
Informasi perusahaan Anda secara umum tentu harus ditulis di dalam faktur proforma ini. Informasinya mulai dari nama dari perusahaan, alamat perusahaan, dan tidak lupa kontak dari penjual. Hal ini sangat penting karena akan menunjukkan jika faktur proforma itu memang benar adanya.
Tanpa adanya informasi perusahaan, bukan hal yang tidak mungkin jika pelanggan akan menganggapnya sebagai penipuan dan membuat mereka tidak mau membayarkan tagihan yang diberikan kepada mereka.
3. Identitas Pelanggan secara Lengkap
Hal penting lainnya yang tidak boleh Anda lewatkan dalam pembuatan faktur proforma ini adalah nama serta alamat dari pelanggan. Jangan sampai ketika membuat faktur proforma ini Anda sampai lupa memberi atau melewatkannya karena hal ini akan membuat pengiriman tagihan menjadi tidak jelas.
4. Waktu Jatuh Tempo
Tanggal penerbitan serta kapan waktu jatuh tempo. Ini harus diperhatikan oleh para pelanggan karena dengan mengetahui kapan waktu jatuh tempo tersebut akan membuat mereka ingat dan tidak melewati jangka waktu yang sudah ditentukan.
5. Dekripsi Produk
Deskripsi barang mengenai produk yang dibeli oleh pembeli terkait. Penjual juga menuliskan total harga. Dalam hal ini, total dari harga akan termasuk dengan total harga barang per unit. Jika barang tersebut memiliki diskon, maka Anda juga bisa mencantumkannya.
6. Syarat dan Ketentuan
Biasanya seorang penjual memiliki sebuah syarat atau ketentuan tertentu. Akan tetapi, jika penjual tidak memilikinya maka hal tersebut juga tidak akan menjadi masalah dan Anda bisa melewati tahap ini.
7. Tanggal Pengiriman Barang
Tanggal perkiraan dari pengiriman barang kepada pelanggan terkait.
8. Ketentuan Pembayaran
Untuk proses yang satu ini, perusahaan bisa memasukkan nomor rekening perusahaan jika pelanggan ingin melakukan transaksi pembayaran melalui metode transfer bank lokal. Tetapi, pelanggan juga bisa melakukan pembayaran dengan menggunakan metode seperti pembayaran non tunai lainnya.
9. Masa Berlaku Faktur Proforma
Tanggal masa berlaku dari faktur proforma. Hal ini juga menjadi poin penting agar faktur proforma memiliki rentan waktu yang harus dipenuhi oleh pembeli.
Demikianlah penjelasan kami mengenai bagaimana pengertian secara mendalam tentang proforma invoice ini dan bagaimana proses penagihan dari penjualan yang dilakukan secara bertahap menggunakan faktur proforma.
Secara umum, proses pembuatan faktur proforma ini bisa dilakukan dengan cara manual dengan membuatnya di google document ataupun Ms. Word. Akan tetapi, jika Anda ingin membuat faktur proforma yang baik, cepat, dan minim kesalahan maka sebaiknya Anda menggunakan aplikasi invoice online by Mekari Jurnal.Â
