Bagi individu yang berkutat dalam dunia bisnis mungkin sudah akrab dengan istilah invoice, namun mungkin ada yang belum familiar dengan proforma invoice.
Secara umum, baik invoice konvensional maupun proforma memiliki peran krusial dalam operasional bisnis karena keduanya terkait dengan pencatatan pengeluaran dan pemasukan.Namun, invoice dan proforma invoice memiliki perbedaan dalam penggunaannya. Untuk memahami lebih mendalam mengenai proforma invoice, simak selengkapnya.
Mengenal apa itu proforma invoice
Secara umum, proforma invoice atau faktur proforma adalah jenis faktur atau dokumen tagihan yang bersifat sementara untuk memberikan gambaran biaya, sebelum produk atau jasa dijual.
Invoice sementara ini diberikan kepada pelanggan setelah mereka melakukan pembelian dari penjual, namun sebelum seluruh barang yang dibeli diserahkan sepenuhnya, karena pengiriman barang kepada pembeli dilakukan secara bertahap.
Perbedaan proforma invoice dan invoice biasa
Invoice dan proforma invoice sebenarnya berbeda. Invoice berisi informasi tagihan yang harus dibayarkan oleh pembeli kepada penjual, termasuk waktu pembayaran. Ini resmi dan dikeluarkan setelah pembelian selesai. Contohnya, pembelian 500 kursi akan diikuti dengan invoice setelah kursi dikirim ke pelanggan.
Di sisi lain, proforma invoice adalah ringkasan sementara yang dikirim ke pembeli sebelum pengiriman barang atau jasa. Ini berisi informasi tentang barang atau jasa yang dibeli, termasuk nilai, berat, dan biaya pengiriman yang harus ditanggung oleh pembeli. Proforma invoice bersifat sementara dan merupakan kutipan.
Perbedaan mencoloknya adalah dalam pembuatan dari pencatatan transaksi keuangan keduanya. Proforma invoice adalah draft yang memerlukan konfirmasi pembeli sebelum diproses menjadi invoice. Sebaliknya, invoice pembelian langsung dikirim ke pelanggan dan menunggu pembayaran tanpa memerlukan konfirmasi lagi.
7 fungsi penting proforma invoice
Berikut adalah beberapa fungsi penting yang perlu untuk diketahui oleh para pelanggan yang ingin menggunakan faktur atau dokumen tagihan sementara ini, antara lain:
- Penggunaan dari proforma invoice ini bisa digunakan sebagai suatu estimasi atau perkiraan dari harga yang perlu dibayarkan seorang pembeli untuk melakukan pelunasan terhadap tagihan yang diberikan kepada mereka.
- Faktur proforma ini nantinya akan mencatat semua perkiraan dari produk yang akan dibeli oleh pelanggan terkait.
- Pembeli diperbolehkan untuk melakukan perbaikan barang maupun jasa sekaligus nilai dari yang telah dibeli jika pelanggan merasa apa yang tercatat di dalam faktur proforma ini tidak sesuai dengan pesanan yang dilakukan oleh pembeli.
- Bisa digunakan sebagai rujukan yang sah ketika penjual ingin memasukan transaksi ke dalam pembukuan keuangan perusahaan mereka.
- Bisa digunakan rujukan yang sah jika nantinya terdapat sebuah barang atau jasa yang telah dicatat lalu akan dijual kepada pelanggan yang membeli barang tersebut.
- Bisa digunakan sebagai rujukan yang sah sebagai faktur pajak di dalam kegiatan kasus kasus tertentu.
- Bisa digunakan sebagai suatu rujukan jika telah terjadi suatu kesalahan dalam proses kegiatan transaksi, misalnya seperti kesalahan dalam perhitungan jumlah barang yang dikirimkan oleh penjual ke pembeli terkait.
Kapan sebaiknya proforma invoice digunakan
Perusahaan sebaiknya menggunakan proforma invoice pada transaksi tertentu, terutama ketika melibatkan pembayaran di muka atau sebagai permintaan pembayaran. Misalnya,, proforma invoice dapat dikeluarkan oleh penjual untuk memastikan pembiayaan pembelian dijamin oleh faktur sebelum penjual memulai pemenuhan pesanan.
Selain itu, faktur proforma juga bisa jadi permintaan pembayaran ke pembeli. Kalau penjualan masih dipertimbangkan atau mungkin dibatalkan, mengirim proforma invoice bisa dianggap untuk menunjukkan transaksi masih proses dan butuh pembayaran sebelum pesanan jadi.
Contoh proforma invoice & cara membuatnya
Seperti yang sudah kami jelaskan di atas bahwa telah dinyatakan tujuan dari pembuatan faktur atau dokumen tagihan proforma invoice ini merupakan suatu bentuk untuk menunjukkan kepada pembeli terkait mengenai perkiraan dari rincian transaksi yang telah mereka lakukan.
Lalu, bagaimanakah cara membuat faktur proforma secara tepat? Berikut adalah tata cara dari pembuatan faktur proforma yang harus Anda ketahui, antara lain:
1. Nomor invoice yang unik
Pada faktur proforma ini juga dibutuhkan sebuah nomor invoice yang unik. Akan tetapi, tidak seperti penerapan nomor pada faktur biasa, secara umum faktur proforma tidak memerlukan kode yang unik dan berurutan.
2. Identitas perusahaan secara lengkap
Informasi perusahaan Anda secara umum tentu harus ditulis di dalam faktur proforma ini. Informasinya mulai dari nama dari perusahaan, alamat perusahaan, dan tidak lupa kontak dari penjual. Hal ini sangat penting karena akan menunjukkan jika faktur proforma itu memang benar adanya.
Tanpa adanya informasi perusahaan, bukan hal yang tidak mungkin jika pelanggan akan menganggapnya sebagai penipuan dan membuat mereka tidak mau membayarkan tagihan yang diberikan kepada mereka.
3. Identitas pelanggan secara lengkap
Hal penting lainnya yang tidak boleh Anda lewatkan dalam pembuatan faktur proforma ini adalah nama serta alamat dari pelanggan. Jangan sampai ketika membuat faktur proforma ini Anda sampai lupa memberi atau melewatkannya karena hal ini akan membuat pengiriman tagihan menjadi tidak jelas.
4. Waktu jatuh tempo
Tanggal penerbitan serta kapan waktu jatuh tempo. Ini harus diperhatikan oleh para pelanggan karena dengan mengetahui kapan waktu jatuh tempo tersebut akan membuat mereka ingat dan tidak melewati jangka waktu yang sudah ditentukan.
5. Deskripsi produk
Deskripsi barang mengenai produk yang dibeli oleh pembeli terkait. Penjual juga menuliskan total harga. Dalam hal ini, total dari harga akan termasuk dengan total harga barang per unit. Jika barang tersebut memiliki diskon, maka Anda juga bisa mencantumkannya.
6. Syarat dan ketentuan
Biasanya seorang penjual memiliki sebuah syarat atau ketentuan tertentu. Akan tetapi, jika penjual tidak memilikinya maka hal tersebut juga tidak akan menjadi masalah dan Anda bisa melewati tahap ini.
7. Tanggal pengiriman barang
Tanggal perkiraan dari pengiriman barang kepada pelanggan terkait.
8. Ketentuan pembayaran
Untuk proses yang satu ini, perusahaan bisa memasukkan nomor rekening perusahaan jika pelanggan ingin melakukan transaksi pembayaran melalui metode transfer bank lokal. Tetapi, pelanggan juga bisa melakukan pembayaran dengan menggunakan metode seperti pembayaran non tunai lainnya.
9. Masa berlaku faktur proforma
Tanggal masa berlaku dari faktur proforma. Hal ini juga menjadi poin penting agar faktur proforma memiliki rentan waktu yang harus dipenuhi oleh pembeli.
Rekomendasi Software untuk Membuat Proforma Invoice
Demikianlah penjelasan kami mengenai bagaimana pengertian secara mendalam tentang proforma invoice ini dan bagaimana proses penagihan dari penjualan yang dilakukan secara bertahap menggunakan faktur proforma.
Secara umum, proses pembuatan faktur proforma ini bisa dilakukan dengan cara manual dengan membuatnya di google document ataupun Ms. Word. Akan tetapi, jika Anda ingin membuat faktur proforma yang baik, cepat, dan minim kesalahan maka sebaiknya Anda menggunakan aplikasi invoice online dari Mekari Jurnal.
