Akuntansi restoran merupakan elemen yang sangat penting bagi seseorang yang sedang menjalani bisnis restoran. Sebab, akuntansi akan membawa wawasan mendalam tentang status keuangan bisnis Anda dan kinerjanya di pasar secara luas.
Sayangnya, masih banyak orang yang hanya fokus pada pengembangan menu yang lezat tanpa memperhatikan pembukuan yang jelas. Padahal mempelajari akuntansi restoran memungkinkan Anda meningkatkan profitabilitas dan menjalankan restoran Anda dengan cara yang berkelanjutan secara finansial.
Lalu bagaimana sih cara mengelola keuangan dan transaksi di restoran yang tepat dan bebas dari kesalahan? Simak ulasannya berikut ini.
Pentingnya Akuntansi pada Bisnis Restoran
Mungkin sebagian orang menganggap bahwa akuntansi adalah hal yang membuang waktu, alias berasumsi hal terpenting dalam bisnis restoran adalah tindakan di depan pelanggan dan di dapur. Namun, sejatinya ada hal penting lainnya yang dapat meningkatkan wawasan mendalam tentang status keuangan bisnis Anda dan kinerjanya di pasar secara luas, yakni dengan akuntansi.
Akuntansi restoran sendiri merupakan proses menafsirkan dan menganalisis pendapatan, arus kas, persediaan, dan laporan laba rugi dari sebuah restoran. Proses ini memungkinkan Anda untuk mendokumentasikan semua transaksi keuangan bisnis Anda dan menentukan kinerjanya.
Proses akuntansi restoran ada yang dilakukan secara manual yakni dengan mencatat di buku tentang keluar dan masuknya keungan restoran. Akan tetapi, di era yang semakin berkembang, akuntansi secara manual ini mulai tergantikan oleh software yang lebih mudah digunakan dan lebih akurat.
Baca Juga: Cara Menghitung Upah Per Jam Sesuai Aturan Terbaru
Tujuan Akuntansi Restoran
Secara umum, ada beberapa tujuan yang harus ditetapkan dalam akuntansi restoran, di antaranya adalah sebagai berikut.
1. Mengelola Pengeluaran Restoran
Akuntansi tentu sangat diperlukan untuk mengetahui pengeluaran restoran sehingga Anda akan tahu ke mana uang itu pergi. Dengan kata lain, akuntansi membantu mengurangi pemborosan dan mengidentifikasi di mana Anda dapat memotong biaya.
2. Meningkatkan Laporan Pajak
Fungsi dasar akuntansi restoran adalah pelaporan pajak restoran. Setiap orang memiliki kewajiban untuk membayar pajak, namun praktik akuntansi yang benar akan menjaga agar eksposur pajak tetap minimal.
3. Merancang Harga Menu yang Sesuai
Menetapkan harga menu sejatinya adalah hak dan sesuai keinginan si pemilik restoran saja. Akan tetapi, harga yang baik tentu akan meningkatkan profit bisnis Anda. Oleh karena itu, Anda dapat merancang harga menu dengan berpedoman pada pengeluaran yang dikeluarkan. Pastikan bisnis ini dapat menutupi biaya barang, biaya tenaga kerja dan operasional, dan informasi penjualan.
4. Memiliki Kontrol Arus Kas yang Lebih Baik
Sering kali, penyebab terbesar kegagalan usaha kecil adalah laporan arus kas. Kurangnya kas yang cukup untuk membayar kreditur dan pemasok merupakan indikasi manajemen arus kas yang buruk di restoran. Untuk menghindari masalah likuiditas seperti itu, Anda harus memiliki aplikasi kas yang memiliki sistem aman dan akurat.
5. Melakukan Rencana Pertumbuhan
Akuntansi restoran dapat digunakan sebagai alat peramalan bisnis. Maksudnya, dengan olahan data yang sesuai, Anda dapat mengetahui peluang pertumbuhan restoran, jumlah modal yang dibutuhkan untuk mendukung pertumbuhan, dan area bisnis yang tumbuh atau tertinggal.
6. Mencapai Tingkat Kepegawaian yang Tepat
Tenaga kerja atau pegawai merupakan bagian penting bagi biaya restoran. Perlu kiranya untuk memastikan bahwa orang yang bekerja di restoran tersebut dapat bekerja optimal meskipun dengan sistem shift.
Dengan melakukan akuntansi, Anda bisa menentukan berapa banyak staf yang Anda butuhkan dan laporan pendapatan Anda untuk menentukan jumlah yang mampu Anda bayar
Siapa yang Bertugas untuk Memegang Peran dalam Akuntansi Restoran?
Mengingat pentingnya akuntansi dalam bisnis restoran, maka pekerjaan ini biasanya dikhususkan kepada orang-orang tertentu yang bertugas. Berikut ini akan diulas mengenai orang-orang yang terlibat dalam akuntansi restoran.
1. Pemilik Restoran
Pemegang utama dalam akuntansi restoran adalah si pemilik restoran sendiri. Jika Anda adalah pemilik restoran, sebaiknya jangan hanya terfokus pada menyajikan makanan lezat dalam suasana yang luar biasa. Akan tetapi, Anda juga harus memastikan bahwa restoran beroperasi dengan cara yang sehat secara finansial.
Untuk memenuhi tuntutan ini, Anda perlu memahami terminologi akuntansi restoran dan bagaimana kaitannya dengan kebutuhan restoran Anda. Anda juga bertanggung jawab untuk berinvestasi pada alat yang tepat, perangkat lunak akuntansi, dan tenaga kerja.
2. Akuntan Restoran
Jika Anda merasa kurang menguasai akuntansi, Anda bisa mempekerjakan seorang profesional, namun sebelumnya pastikan untuk menggunakan akuntan khusus restoran. Nantinya ia bertugas untuk memberi tahu Anda tentang tolok ukur industri dan memandu Anda untuk memahami tujuan keuangan Anda.
3. Staf front-of-house (FOH) dan back-of-house (BOH)
Staf FOH Anda akan menggunakan sistem POS Anda, artinya mereka perlu memproses transaksi dengan benar dan melaporkan tip mereka. Sejatinya, tip tidak dikenakan pemotongan dan tidak diklasifikasikan sebagai pendapatan restoran, akan tetapi tip tersebut perlu dilaporkan dan pajak dibayarkan atas tip tersebut.
Tugas akuntan restoran dalam hal ini adalah memantau persentase tip tunai versus penjualan tunai. Pasalnya, rasio ini harus serupa dengan rasio tip kartu kredit terhadap penjualan kartu kredit. Itulah mengapa penting kiranya untuk setiap area dan individu jika Anda ingin Anda mencapai kesuksesan dalam proses akuntansi restoran Anda.
Metode Akuntansi Restoran
Seacara umum, ada dua jenis metode akuntansi yang sering digunakan di restoran, yakni metode kas dan metode akrual.
1. Metode Kas
Metode kas memiliki kelebihan lebih mudah digunakan untuk proses akuntansi di suatu restoran. Sayangnya, tingkat keakuratannya tidak terlalu baik.
Metode ini dilakukan dengan cara mencatat pendapatan saat masuk ke rekening bank Anda dan pengeluaran saat dibayarkan. Nah, yang sering terjadi adalah melakukan pelacakan pendapatan sebelum pengeluaran. Kondisi ini akan membuat restoran Anda tampak lebih menguntungkan daripada yang sebenarnya. Padahal, bisa jadi jika dibukukan dengan tepat justru mengalami kerugian.
Adapun kelebihan menggunakan metode kas adalah sebagai berikut:
- Metode akuntansi berbasis kas membutuhkan usaha yang relatif lebih sedikit dan lebih mudah dipahami saat pelaporan. Oleh karena itu, Anda tidak memerlukan banyak staf akuntansi dan dalam banyak kasus, dapat ditangani sendiri.
- Secara langsung dapat mencerminkan nilai arus kas masuk dan keluar untuk membantu memahami profitabilitas saat ini dalam hal moneter.
- Metode kas memungkinkan hanya mencatat penerimaan aktual yang akan dikenakan pajak, bukan total pendapatan. Nah, metode ini dapat membantu bisnis restoran dalam perencanaan pajak dan menghindari beban pajak yang besar dalam periode krisis tunai (arus masuk neto lebih rendah).
- Cocok untuk bisnis restoran kecil tanpa inventaris atau sedikit aset, pemula dalam membangun bisnis, dan individu yang umumnya lebih suka metode kas untuk kemudahan akuntansi.
Contoh :
Resto Barokah melakukan pengelolaan keuangan menggunakan metode kas. Dalam hal penjualan yang serupa seperti contoh di atas, Resto Barokah hanya akan mencatat bagian dari penjualan 10.000.000 yang telah mereka terima melalui pembayaran.
Dalam hal kebijakan penjualan kredit 60% (pembayaran kas 40%), Resto Barokah akan mengakui pendapatan hanya sebesar 4.000.000, yaitu pembayaran 40% yang diterima dari penjualan 10.000.000.
Setiap komisi atau pengeluaran lain, bahkan jika terkait langsung dengan penjualan ini, akan dicatat hanya ketika Resto Barokah melakukan pembayaran.
2. Metode Akrual
Jika metode kas berfokus pada pencatatan pendapatan dan pengeluaran di periode tertentu, maka metode akrual melakukan pencatatan tepat pada saat transaksi, terlepas dari kapan pembayaran dilakukan. Pembayaran dicatat ketika uang tunai diterima dan biaya dibayarkan, sementara transaksi adalah ketika barang dipertukarkan, seperti makanan ke pelanggan atau pasokan dari vendor ke restoran.
Metode ini tentu lebih akurat sebab langsung tercatat tentang bagaimana pengeluaran terjadi dan dari mana pendapatan berasal.
Adapun kelebihan metode akrual adalah sebagai berikut:
- Metode akrual dapat memberikan gambaran yang lebih akurat dan lebih jelas tentang kondisi keuangan perusahaan dalam periode akuntansi tertentu.
- Sebagian besar investor dan analis mengakui bahwa keuangan yang dilaporkan menggunakan metode akrual lebih berguna dalam mengukur kinerja perusahaan.
- Metode akrual memberikan dasar yang lebih kuat untuk memperkirakan pendapatan dan pengeluaran di masa depan, termasuk pengambilan keputusan terkait.
- Biasanya perusahaan besar dan perusahaan publik akan lebih memilih menggunakan metode akrual yang memudahkan menetapkan kriteria tertentu untuk perusahaan yang diharuskan melakukan penghitungan pajak.
Contoh :
Sebuah restoran bernama Resto Lancar mengelola pembukuan berdasarkan metode akrual. Penjualan yang diperoleh senilai 10.000.000, Resto Lancar akan mencatat pendapatan penjualan 10.000.000 terlepas dari apakah itu penjualan tunai atau kredit.
Sesuai dengan prinsip pencocokan pada akuntansi, setiap biaya yang dikeluarkan untuk mendapatkan pendapatan 10.000.000 juga akan dicatat pada periode yang sama.
Katakanlah, 30% komisi penjualan harus dibayarkan kepada agen yang menjual makanan atas nama Resto Lancar.
Dalam hal ini, Resto Lancar akan mencatat pendapatan sebesar 10.000.000 dan biaya komisi sebesar 3.000.000 (30% dari 10.000.000) bersama-sama dalam periode penjualan.
3. Perbedaan Metode Kas dan Akrual
Dengan demikian, secara garis besar dapat disimpulkan beberapa perbedaan antara metode kas dan akrual:
- Metode akrual mengakui pendapatan dan beban seluruhnya selama satu periode ketika diperoleh / terjadi saat itu juga.
- Metode kas dapat mengakibatkan transaksi yang berkaitan dengan satu penjualan / pengeluaran tersebar di beberapa periode yang berdasarkan pada waktu pembayaran. Hal ini dapat mengarah ke akun yang tidak secara akurat mencerminkan kinerja keuangan pada periode tertentu.
- Sebagai contoh, periode yang menunjukkan pendapatan yang lebih tinggi tidak selalu berarti peningkatan kinerja penjualan. Akan tetapi, kondisi ini bisa berarti bahwa lebih banyak kas dikumpulkan dari pelanggan terhadap penjualan yang dilakukan dalam periode apa pun.
Kesalahan yang Sering Terjadi dalam Akuntansi Restoran
Ada beberapa kesalahan yang sering terjadi dalam melakukan proses akuntansi restoran, sekalipun sudah menggunakan jasa akuntan profesional. Berikut ini beberapa kesalahan yang sering terjadi dalam akuntansi di restoran.
1. Mempekerjakan Akuntan Umum
Akuntan restoran memiliki kemampuan dalam laporan unik, KPI, pajak, dan struktur bisnis yang tidak digunakan oleh industri lain. Sementara akuntan umum tidak akan berurusan dengan periode pelaporan harian atau mingguan, pendapatan dari tip, metrik persediaan, dan tenaga kerja yang sangat sensitif.
Dengan kata lain, mempekerjakan akuntan umum bisa saja membuat akuntansi restoran Anda menjadi kurang maksimal.
2. Memilih Metode Akuntansi yang Tidak Sesuai
Metode yang paling cocok untuk retoran adalah metode akrual. Namun, banyak pemilik bisnis restoran yang lebih memilih menggunakan metode akuntansi berbasis kas.
Metode akrual cocok untuk bisnis restoran karena melaporkan pengeluaran saat terjadi dan pendapatan saat diperoleh. Sementara HPP restoran akan dicatat saat inventaris digunakan dari pada saat Anda membayar pemasok Anda. Dengan demikian, proses pelaporan akan lebih akurat.
Pemilihan metode akuntansi yang tidak sesuai dapat membuat restoran Anda tampak menguntungkan sementara mungkin membuat kerugian.
3. Memilih Periode Akuntansi yang Salah
Kesalahan berikutnya yang kerap terjadi adalah memilih periode akuntansi yang salah. Seperti yang diketahui, tidak semua bulan memiliki panjang yang sama, sehingga pendekatan yang efektif dalam periode akuntansi dapat mendasarkannya pada garis waktu empat minggu.
Untuk itu, Anda sebaiknya memilih salah satu hari Jumat dan menghitung empat hari Jumat untuk menentukan periode akuntansi Anda. Hal ini akan lebih akurat dibandingkan dengan memilih periode akuntansi bulanan.
4. Keterlambatan Memantau KPI Restoran
KPI haruslah dipantau secara teratur dan pada waktu yang tepat. Pasalnya, Anda perlu meninjau HPP, biaya utama, biaya tenaga kerja, dan jumlah inventaris setiap minggu.
Apabila KPI tidak dipantau setiap bulan maka bisa jadi akan membahayakan perusahaan Anda dan menimbulkan kerugian. Sebaiknya, memantau KPI restoran dilakukan setiap hari dan setiap minggu menggunakan data dari POS Anda.
5. Kesalahan dalam Pembukuan
Selain itu, ada kalanya kesalahan timbul pada proses pembukuan restoran seperti memasukkan nilai yang salah, yang memberikan ketidakakuratan dalam seluruh perhitungan. Atau bisa juga lupa mencantumkan diskon makan atau memasukkan jumlah penjualan yang salah.
Kesalahan-kesalahan seperti ini tentu akan menghasilkan laporan keuangan dan KPI yang tidak tepat. Untuk menghindari kesalahan semacam ini, sebaiknya gunakan aplikasi pembukuan usaha yang mudah digunakan dan lebih terjamin keakuratannya.
Kelola Akuntansi Restoran secara Mudah dan Otomatis
Untuk memudahkan dalam melakukan proses akuntansi restoran, Anda sebaiknya memilih software akuntansi yang tepat. Pasalnya, aplikasi akuntansi memberikan kemudahan-kemudahan dan keakuratan yang lebih tinggi dibandingkan dengan pembukuan manual.
Ada beberapa keunggulan menggunakan software akuntansi restoran:
- Pembukuan lebih mudah dan bebas dari kesalahan
- Menggunakan software atau aplikasi dapat mengurangi risiko human error. Anda dapat melakukan automasi pembukuan dan laporan keuangan yang dapat diakses kapanpun dan di manapun.
- Mempermudah rekonsiliasi bank melalui integrasi
- Pengelolaan inventaris dan stok barang secara menyeluruh
- Analisa performa melalui laporan yang bersifat real time
Seperti yang telah disebutkan sebelumnya, software akuntansi merupakan salah satu teknologi yang dapat dipergunakan untuk mengatur pembukuan keuangan bisnis Anda. Hal ini tentu sangat penting sebab salah satu penyebab ambruknya sebuah usaha adalah tidak adanya sistem pembukuan yang memadai.
Sebuah laporan keuangan dari akuntansi restoran merupakan alarm bagi pelaku usaha agar segera mengambil tindakan saat kondisi keuangan usaha dalam kondisi kritis.
