Contoh Surat Pembatalan Faktur Pajak yang Baik dan Benar

Contoh surat pembatalan faktur pajak merupakan bukti bahwa pihak pengusaha yang terkena pajak telah memungut pajak dari setiap transaksi yang telah dilakukan. Ada kalanya terdapat kesalahan dalam faktur pajak atau pembatalan pembelian, sehingga pengusaha harus membuat surat pembatalan faktur pajak.

Pembatalan faktur pajak tidak dapat dilakukan seenaknya karena terdapat aturan yang telah ditetapkan mengenai faktur pajak dan telah terikat oleh Peraturan Direktur Jenderal Pajak Nomor PER-24/PJ/2012.

Pengertian Faktur Pajak

Di Dunia perpajakan dikenal istilah Faktur Pajak, dan semua Pengusaha Kena Pajak (PKP) harus memahami tentang Faktur Pajak. Faktur Pajak adalah bukti pungutan pajak yang dibuat oleh PKP untuk penyerahan Barang Kena Pajak (BKP) atau Jasa Kena Pajak (JKP).

Dalam prosesnya, kerap terjadi pembatalan Faktur Pajak karena kesalahan memasukkan nomor NPWP atau pembatalan transaksi jual beli. Saat akan mengurus hal tersebut, para PKP wajib melampirkan Berita Acara atau contoh surat pembatalan faktur pajak.

Faktor Penyebab Faktur Pajak Batal

Faktur pajak batal terkadang dialami oleh Pengusaha Kena Pajak (PKP) dengan penyebabnya yang bermacam-macam dan bisa disebabkan oleh PKP penjual ataupun pembeli. Salah satu penyebabnya adalah adanya pembatalan transaksi dengan membuat contoh surat pembatalan faktur pajak.

Penyebab lainnya yaitu adanya kesalahan dalam pengisian yang bukan karena salah mengisi nama barang atau harga barang. Kesalahan pengisian yang dimaksud yaitu salah mengisi Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP) yang harus membatalkan faktur pajak yang sudah diterbitkan.

Baca Juga: Kode Faktur Pajak 070: Pengertian, Dasar Hukum, dan Cara Membuatnya

Tata Cara Pembatalan Faktur Pajak

Membatalkan faktur pajak bisa dilakukan dengan mengikuti aturan-aturan yang sudah ditetapkan dengan tata cara sebagai berikut:

1. Contoh surat pembatalan faktur pajak harus disertai dengan bukti yang menyatakan bahwa transaksi dibatalkan.
2. Faktur pajak yang dibatalkan harus disimpan PKP penjual.
3. PKP penjual wajib mengirimkan surat pemberitahuan dan salinan contoh surat pembatalan faktur pajak ke Kantor Pelayanan Pajak (KPP) tempat PKP penjual dikukuhkan dan KPP tempat PKP pembeli dikukuhkan.
4. Jika PKP belum melaporkan faktur pajak yang dibatalkan dalam SPT masa PPN, PKP harus melaporkan faktur pajak batal tersebut dalam SPT masa PPN dengan mencantumkan nilai 0 pada kolom Dasar Pengenaan Pajak atau dikenal dengan DPP, PPN ataupun PPnBM.
5. Jika PKP penjual melaporkan faktur pajak yang seharusnya dibatalkan dalam SPT masa PPN sebagai pajak keluaran, maka PKP penjual harus melakukan pembetulan dengan melaporkan faktur pajak batal dengan mencantumkan 0 pada kolom DPP, PPN atau PPnBM.
6. Dalam hal kesalahan penulisan, PKP penjual harus memperbaiki dengan melakukan penulisan contoh surat pembatalan faktur pajak kemudian membuat faktur baru dengan menggunakan Nomor Seri Faktur Pajak (NSFP) baru.

Konsekuensi Faktur Pajak Batal

PKP penjual harus segera memberitahukan kepada PKP pembeli apabila membuat contoh surat pembatalan faktur pajak. Perlakuan faktur pajak yang dibatalkan yang sudah dilaporkan akan membawa konsekuensi bagi PKP pembeli. Bagi PKP penjual, jika faktur pajak batal saat dilakukan setelah melaporkan SPT masa PPN, maka kondisi lebih bayar untuk penjual dapat dikompensasikan ke masa pajak berikutnya.

Bagi PKP pembeli, faktur pajak batal yang telah dilaporkan akan membuat SPT masa PPN PKP pembeli mengalami kurang bayar. Kondisi kurang bayar harus dibayar oleh PKP pembeli saat melakukan pembetulan.

PKP pembeli juga dikenai surat tagihan denda dari KPP atas kondisi kurang bayar dengan denda sebesar 2% dari nilai kurang bayar dan bisa sana terkena kenaikan sanksi pajak sebesar 48%. Kondisi ini akan merugikan PKP pembeli. Jika faktur pajak batal disebabkan oleh adanya pembatalan transaksi dan PKP pembeli meminta dibuatkannya contoh surat pembatalan faktur pajak, maka PKP pembeli belum melaporkan pajak masukan atas transaksi yang dibatalkan dalam SPT masa PPN.

Baca Juga: Web eFaktur Tidak Bisa Dibuka dan Solusi Mengatasinya

Contoh Surat Pembatalan Faktur Pajak dan Ketentuan

Saat melakukan transaksi jual beli, PKP harus menerbitkan Faktur Pajak sebagai tanda bukti telah memungut pajak dari pembeli barang atau jasa tersebut. Barang atau jasa kena pajak telah dikenai biaya pajak selain harga pokoknya. Faktur pajak dapat dibatalkan apabila terjadi dua kondisi tertentu, yaitu terdapat kesalahan penulisan NPWP (Nomor Pokok Wajib Pajak) atau transaksi jual beli telah dibatalkan.

Contoh surat pembatalan faktur pajak merupakan salah satu dokumen yang wajib dilampirkan jika ingin membatalkan Faktur Pajak. Dokumen ini berfungsi sebagai bukti transaksi dimana Faktur Pajaknya telah dibatalkan dan akan diarsip. Berikut merupakan berbagai alasan mengapa faktur pajak dibatalkan oleh PKP:

1. Alasan Karena Transaksi Dibatalkan

Sebagai posisi PKP Penjual, pembatalan dilakukan setelah melaporkan SPT Masa PPN Normal yang akan menyebabkan terjadinya kondisi lebih bayar, dimana PKP dapat dikompensasikan ke Masa Pajak berikutnya. Sementara untuk PKP Pembeli, Faktur Pajak dapat dibatalkan jika kondisi SPT Masa PPN Kurang Bayar yang menandakan terdapat pajak hutang yang terlebih dahulu harus dilunasi.

2. Kesalahan Pengisian

Alasan kedua Faktur Pajak dibatalkan adalah kesalahan dalam pengisian contoh surat pembatalan faktur pajak khususnya dibagian Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP) lawan transaksi. PKP penjual dan pembeli harus memperbaikinya dengan cara membatalkan Faktur Pajak lama kemudian menerbitkan Faktur Pajak yang baru. NPWP merupakan identitas wajib pajak yang memiliki fungsi sangat penting dalam transaksi PKP.

Susunan Contoh Surat Pembatalan Faktur Pajak

Dalam penyusunan contoh surat pembatalan faktur pajak, tidak ada dasar bentuk atau susunan yang pasti. Surat pembatalan ini harus disertai dengan beberapa dokumen yang wajib dilampirkan pada saat penyerahannya. Dokumen pembatalan Faktur Pajak pada umumnya harus berisikan:

• Nama instansi yang akan melakukan pembatalan faktur pajak disertai dengan alamat yang diletakkan di bagian paling atas surat.
• Buat keterangan dokumen “Surat Pembatalan Faktur Pajak” disertai dengan nomor surat, keterangan nomor faktur, tanggal faktur, serta identitas Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP), nama lengkap dan alamat.
• Surat pembatalan Faktur Pajak berisi alasan pembatalan Faktur Pajak yang bersangkutan.
• Surat Pembatalan Faktur Pajak Wajib Diketahui Pengusaha

Syarat Membatalkan Faktur Pajak Oleh Pihak Penjual dan Pihak Pembeli

Ada beberapa syarat yang haris dipenuhi saat membuat contoh surat pembatalan faktur pajak, baik bagi penjual maupun pembeli. Untuk PKP pembeli, syarat yang harus dipenuhi diantaranya yaitu wajib menyediakan dokumen yang menyatakan pembatalan transaksi. Dokumen tersebut berupa pembatalan kontrak kerja atau dokumen sejenis lainnya.

Sedangkan Syarat Bagi PKP Penjual, yaitu wajib melaporkan pembatalan Faktur Pajak ke Kantor Pelayanan Pajak ( KPP ) tempat instansi penjual terdaftar. Penjual harus melampirkan Faktur Pajak yang dibatalkan dengan nilai sebesar Rp0 dalam SPT Masa Pajak Pertambahan Nilai ( PPN ).

Jenis Faktur Pajak yang Dibatalkan

Ada beberapa contoh surat pembatalan faktur pajak dilihat dari jenisnya. Pembagian jenis faktur pajak kni didasarkan pada fungsi surat faktur pajak itu sendiri. Jenis faktur pajak yang dibatalkan, diantaranya adalah:

• Retur Pajak Keluaran dibuat untuk pembatalan e-Faktur Pembelian barang yang akan dikembalikan.
• Retur Pajak Masukan dibuat untuk melakukan pembatalan e-Faktur Penjualan Barang yang dikembalikan.

Contoh Surat Pembatalan Faktur Pajak untuk PKP

Saat melakukan kesalahan-kesalahan pengisian atau pembatalan transaksi, pihak PKP harus membuat surat pembatalan faktur pajak. Untuk membuat surat pembatalan secara offline, PKP wajib menyertakan surat pembatalan faktur pajak baik dari pihak pembeli dan penjual. Berikut adalah contoh surat pembatalan faktur pajak :

A. Contoh surat pembatalan faktur pajak 1

Jakarta, 9 Mei 2022

Nomor : …………
Perihal : Surat Pembatalan Faktur Pajak

Kepada Yth,
Maju Jaya Company
Jalan Mawar
Di tempat

Dengan hormat,
Terkait transaksi jual beli dengan faktur pajak No. xxxx.xxxx.xxxx pada tanggal 10 Februari 2022, kami memohon transaksi tersebut untuk dibatalkan karena terdapat kesalahan pada jumlah barang yang berpengaruh terhadap harga dan jumlah pajak. Pembayaran akan dilakukan setelah adanya invoice baru dan faktur yang sudah diperbaiki sesuai dengan jumlah barang yang sebenarnya.
Demikian surat pembatalan ini kami buat. Atas perhatian Anda, kami mengucapkan terima kasih.

Hormat Kami

Tommie H.
Finance Manager

B. Contoh surat pembatalan faktur pajak 2

Jakarta, 24 Oktober 2021

Nomor : …………
Perihal : Surat Pembatalan Faktur Pajak

Kepada Yth,
PT. Sumber Maju Sejahtera
Jl. Jaya Raya 25 No. 104 Blok A
Jakarta.

Dengan hormat,
Sehubungan dengan transaksi pembelian dengan faktur pajak No. 050.000-21.0000007 pada 10 Agustus 2021, mohon transaksi tersebut agar segera dibatalkan karena berita acara serah terima barang baru selesai diproses. Pembayaran akan segera dilakukan setelah faktur pajak diterima pengganti untuk transaksi. Mohon untuk segera memperbaharui invoice dan kelengkapan dafa sesuai dengan tanggal terbaru.
Demikian surat pembatalan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerjasamanya, kami ucapkan terima kasih.

Sincerely yours,

Robert Prasetya
Finance Leader

DJP (Dirjen Jenderal Pajak) telah mewajibkan penggunaan e-Faktur untuk melakukan update e-Faktur 3.2 menggantikan e-Faktur 3.0 untuk memudahkan para PKP dalam membuat contoh surat pembatalan faktur pajak secara online.

Pengusaha Kena Pajak (PKP) yang selama ini menggunakan aplikasi e-Faktur Client Desktop DJP harus mengunduh patch terbaru untuk update e-Faktur 3.2 agar dapat menggunakan aplikasi yang dilengkapi dengan fitur prepopulated terbaru. Fitur prepopulated menyiapkan data yang dibutuhkan untuk PKP agar tinggal mencocokkan data saat pembuatan e-Faktur maupun pelaporan SPT Masa PPN-nya.

Meskipun PKP pengguna e-Faktur sudah update, namun tetap harus berpindah ke aplikasi e-Faktur Web melalui link web-efaktur.pajak.go.id saat akan melaporkan SPT Masa PPN. DJP telah menutup pelaporan SPT di e-Filing dan e-SPT. Update sistem terbaru e-Faktur 3.2 DJP juga harus dilakukan pada server PJAP mitra resmi DJP, seperti aplikasi pajak dari Mekari Klikpajak karena dapat langsung memanfaatkan fitur prepopulated e-Faktur dan dapat melakukan pelaporan SPT Masa PPN tanpa keluar atau pindah platform.

Hal Yang Harus Diperhatikan

Ada beberapa hal yang harus ada dalam contoh surat pembatalan faktur pajak agar dokumen tersebut memiliki data yang lengkap. Berikut poin-poin yang harus ada di surat pembatalan faktur pajak, diantaranya:

1. Kode dan Nomor Seri Faktur.
2. Identitas PKP.
3. Pengisian data Barang Kena Pajak yang diserahkan.
4. Jumlah Harga Jual/Penggantian/Uang Muka/Termin yang ditetapkan.
5. Potongan Harga atau diskon.
6. Uang Muka yang diterima.
7. Dasar Pengenaan Pajak untuk barang atau jasa.
8. PPN barang dengan rumus 10% x Dasar Pengenaan Pajak.
9. Pajak Penjualan Barang Mewah.
10. Tanggal surat.
11. Nama pembuat beserta Tanda Tangan.

Catatan Tambahan:

• E-Faktur membuat surat pembatalan faktur pajak tidak perlu dilaporkan ke KPP lagi.
• Posting SPT masa PPN dapat dilakukan pada saat laporan e-Faktur yang dibatalkan.
• Contoh surat pembatalan faktur pajak hanya disimpan untuk dijadikan arsip perusahaan atau pribadi

Hindari kesalahan saat transaksi yang dikenai pajak dan segera perbaiki dengan membuat contoh surat pembatalan faktur pajak jika ada kesalahan agar tidak terjerat masalah pajak yang rumit.