Dalam sebuah perusahaan, tentu memiliki struktur organisasi sebagai dasar dari manajemennya. Struktur organisasi fungsional banyak digunakan, seperti struktur organisasi divisional, struktur organisasi matriks, komite dan juga tim kerja.
Lalu mengapa struktur fungsional yang paling sering dipakai oleh perusahaan? Hal itu karena, manajemen organisasi yang bagus harus bisa menyesuaikan struktur organisasi dengan operasional perusahaan.
Untuk bisa memahami dengan lebih jelas mengenai struktur organisasi fungsional, kita simak pengertian juga kelebihannya.
Pengertian Struktur Organisasi Fungsional
Dalam sebuah organisasi atau perusahaan, diperlukan adanya koordinasi antar bagian atau divisi untuk memperlancar operasional. Jadi lembaga seperti Non-Governmental Organization pun perlu koordinasi layaknya perusahaan.
Hal itu akan makin efektif ketika pada setiap divisi diperjelas fungsinya masing-masing. Oleh sebab itu diperlukan adanya susunan struktur organisasi yang jelas di dalamnya.
Jenis struktur organisasi yang umum digunakan oleh perusahaan ialah struktur fungsional. Apa itu?
Struktur organisasi fungsional adalah jenis struktur organisasi yang umum digunakan perusahaan dengan mengelompokkan karyawan berdasarkan keahliannya.
Jadi, dalam setiap bagian diisi orang-orang yang memiliki keterampilan serta tugas yang sama. Mereka akan dibagi ke dalam beberapa unit pekerjaan.
Dengan struktur organisasi ini, ditambah strategi bisnis serta penerapan yang tepat, maka dapat membantu menekan anggaran operasional usaha.
Jenis struktur organisasi ini juga direkomendasikan bagi perusahaan yang strategi bisnisnya cenderung tetap dan stabil. Sebab di lingkungan tersebut, efektivitas struktur organisasi ini jauh lebih terlihat.
Namun, meski kerap digunakan tetap saja ada sisi kelebihan dan kekurangan struktur organisasi fungsional. Berikut ini penjelasan singkatnya.
Kekurangan dan Kelebihan Struktur Organisasi Fungsional
Sebelum menetapkan jenis struktur organisasi yang akan Anda terapkan di perusahaan, sebaiknya pahami dulu apa kelebihan dan kekurangannya.
Dengan begitu, Anda bisa mempertimbangkan mengenai potensi manfaat yang bisa diberikannya. Adapun kelebihan struktur organisasi fungsional, diantaranya adalah:
- Memotivasi karyawan untuk memberi performa terbaik, karena dikelompokkan sesuai keahliannya
- Memberi rasa nyaman dan aman bagi karyawan, karena melakukan pekerjaan yang memang dikuasai bersama orang-orang yang juga berkompeten di bidang ini
- Hierarki yang jelas sehingga terhindar dari double command maupun pekerjaan yang bertumpuk antara satu dan lainnya
- Jenjang karir karyawan lebih jelas
- Memberikan kestabilan pada operasional usaha sekaligus tanggung jawab karyawannya. Hal ini lebih meningkatkan loyalitas karyawan sehingga meminimalkan turn over rate.
Setelah membahas beberapa kelebihannya, kini kita beralih pada kekurangannya. Hal ini bisa menjadi pertimbangan sebelum Anda memutuskan untuk mengimplementasikan struktur organisasi ini dalam perusahaan.
Kekurangan dari struktur organisasi fungsional adalah:
- Risiko karyawan merasa jenuh dengan aktivitas serta jenis pekerjaan yang berulang
- Minim interaksi dengan karyawan dari divisi lain
- Perkembangan keterampilan dan wawasan lambat, karena fokus pada divisinya saja
- Pembuatan keputusan harus melewati birokrasi yang panjang
- Untuk mendapat peran spesialis harus, mengeluarkan anggaran khusus
- Membentuk perusahaan yang sulit menerima perubahan
Manfaat Struktur Organisasi Fungsional
Jenis struktur organisasi ini dapat memberi banyak manfaat bagi organisasi atau perusahaan. Tidak hanya yang berskala besar saja tetapi yang kecil juga.
Beberapa manfaat yang bisa Anda peroleh dari jenis struktur organisasi ini ketika mengaplikasikannya dengan tepat ialah:
1. Spesialisasi
Dengan menerapkam struktur organisasi ini, sebuah perusahaan dibagi atas beberapa departemen berdasarkan fungsi atau tugas utamanya.
Dimana setiap departemen dibawahi oleh manajer yang tentu berkompeten di bidang tersebut. Hasilnya, kinerja lebih cepat juga efisien karena sudah dikuasai oleh karyawan.
2. Koordinasi lebih Terjaga
Adanya pengelompokan pada setiap departemen atau divisi, membentuk sebuah spesialisasi. Dengan begitu koordinasi dalam divisi atau tim tersebut lebih mudah.
Pemahaman serta penguasaan bidang yang sama dalam satu divisi, memungkinkan adanya peningkatan pada koordinasi.
Efeknya, performa kerja turut meningkat dan pekerjaan dapat diselesaikan sesuai target perusahaan dalam waktu lebih cepat.
3. Peningkatan Efisiensi dari Manajerial
Jenis struktur organisasi ini juga membantu peningkatan efisiensi manajerial.
Hal itu dikarenakan jenis pekerjaan yang dilakukan sama dan berulang-ulang. Sehingga memungkinkan adanya kenaikan laba dari perusahaan Anda.
Peningkatan efisiensi manajerial dapat Anda pelajari melalui kursus manajemen proyek dari Mekari University.
Melalui kursus tersebut, Anda dapat menerapkan manajemen pengembangan sumber daya manusia sesuai proyek perusahaan.
4. Meminimalisir Duplikasi Fungsi maupun Tugas
Dalam struktur fungsional, akan sangat jarang terjadi duplikasi fungsi maupun tugas. Alasannya karena setiap tugas sudah dibagi sesuai divisi masing-masing.
Dengan begitu, SDM dimanfaatkan dengan efektif sesuai kemampuan mereka. Divisi yang satu tidak perlu ikut campur melaksanakan tugas divisi lainnya.
5. Operasional lebih Cepat dan Jelas
Secara umum, manajer senior yang sudah berpengalaman akan mampu memberi solusi dengan cepat bagi setiap permasalahan.
Begitu pula ketika memimpin sebuah divisi, ia akan dapat dengan cepat memutuskan kepada siapa sebuah tugas didelegasikan.
Tentunya hal itu akan mempercepat operasional karena sebuah pekerjaan dapat segera diselesaikan.
Tidak hanya itu, struktur fungsional yang menganut pengelompokan SDM berdasarkan keahlian, memperjelas fungsi masing-masing bagian.
Hal ini yang kemudian membuat alokasi tanggung jawab lebih jelas dan terarah. Artinya operasional berjalan lebih lancar serta efektif untuk mencapai tujuan.
6. Terdapat Fasilitas Pelatihan
Struktur organisasi fungsional bertujuan mengelompokkan karyawan sesuai dengan tugas berikut keahlian yang dimilikinya.
Hal ini lantas membuat perusahaan ingin, setiap bagian dari divisi dapat fokus pada bidang tersebut dan memiliki kemampuan yang terus meningkat.
Salah satu caranya yaitu dengan memberikan fasilitas pelatihan cuma-cuma bagi karyawan. Hal ini juga sebagai bekal karyawan, jika suatu saat terdapat perubahan peraturan terkait ketenagakerjaan.
Jenis struktur organisasi ini dapat diidentifikasi melalui bagan yang biasanya berisi jabatan vice president, administrative, accounting, sales department, engineer dan juga customer service.
Meskipun ada juga yang menggunakan susunan struktur berbeda, tetapi intinya terdapat pengelompokan sesuai skill mereka.
Oleh karena tugas juga peran setiap divisi dibuat spesifik, hampir tidak ada alasan seorang karyawan menerima beberapa jenis tugas yang berlainan.
Mereka bisa fokus pada pekerjaannya dan menyelesaikan sebaik dan secepat mungkin. Apabila terdapat interaksi antar divisi, bisa dipastikan terdapat kepentingan yang mengharuskan lewat divisi lain tersebut.
Sebut saja seperti kebutuhan anggaran promosi oleh divisi pemasaran, otomatis harus menghubungi divisi accounting yang memegang wewenang anggaran perusahaan.
Hal ini juga yang menjadi kelemahan dan perlu adanya solusi bagi jenis struktur ini. Dimana suatu divisi fokus pada tanggung jawabnya tanpa memperdulikan kesulitan divisi lainnya yang mengakibatkan penumpukan pekerjaan.
Setelah memperoleh beberapa penjelasan di atas, apakah Anda sudah cukup paham mengenai struktur organisasi fungsional?
Jika sudah, maka saatnya menimbang apakah jenis struktur tersebut sesuai untuk diimplementasikan ke dalam usaha Anda.
Sebab dengan memilih struktur organisasi yang tepat, Anda bisa memaksimalkan manfaat yang bisa didapat.
Selain menyesuaikan dengan jenis usaha, juga sesuaikan dengan strategi bisnis yang Anda pakai dalam mencapai tujuan usaha. Dengan begitu struktur tersebut dapat memaksimalkan efektifitasnya.
Seorang HR pastinya memerlukan sebuah alat untuk membantu dalam mengelola jenis struktur organisasi fungsional ini. Aplikasi HR dari Mekari Talenta dapat membantu tim HR dalam mengelola SDM agar dapat produktif dalam bekerja.
