Panduan Lengkap Procurement Process & Cara Optimasinya

Proses procurement sering kali dianggap rumit karena melibatkan banyak tahap, mulai dari identifikasi kebutuhan, manajemen vendor, negosiasi harga, hingga pengelolaan kontrak dan pembayaran. 

Setiap tahap memerlukan ketelitian dan koordinasi yang baik agar tidak terjadi kesalahan yang bisa merugikan perusahaan. Belum lagi, jika masih bergantung pada proses manual, risiko kesalahan dan keterlambatan bisa semakin besar. 

Dalam panduan ini, Mekari akan mengupas tuntas tahapan dalam proses procurement dan bagaimana cara-cara cerdas untuk mengoptimalkannya.

Apa itu procurement process

Proses procurement adalah langkah-langkah terstruktur untuk mendapatkan barang dan jasa yang dibutuhkan perusahaan. Proses ini meliputi permintaan, pemesanan, dan pembayaran barang/jasa. 

Sering dianggap serupa, namun procurement berbeda dari purchasing. Purchasing lebih ke proses umum dalam memperoleh barang atau jasa, sedangkan procurement mencakup semua aktivitas yang terlibat, seperti evaluasi, pemesanan, dan pembayaran.

Ada tiga elemen utama dalam proses procurement, yaitu:

• Proses: Berisi langkah-langkah yang harus diikuti dalam meninjau, memesan, memperoleh, dan membayar barang/jasa.
• Orang: Pemangku kepentingan yang memiliki tanggung jawab dalam setiap tahap proses pengadaan. Jumlah pemangku kepentingan yang terlibat berkaitan langsung dengan tingkat risiko dan nilai pembelian.
• Dokumen: Dokumentasi yang terkait dengan setiap tahap proses pengadaan, yang dikumpulkan dan disimpan untuk referensi dan keperluan audit.

Alur proses procurement

Berikut 8 langkah kunci yang umumnya terjadi dalam proses procurement:

0. Mengenali kebutuhan

Segalanya dimulai dari sini. Tim atau departemen menyadari ada barang/jasa yang dibutuhkan. Ini jadi dasar untuk menyusun rencana procurement yang efisien dan hemat biaya.

1. Buat permintaan pembelian (purchase requisition)

Tim internal mengajukan permintaan resmi (bisa tertulis atau digital) ke tim procurement, lengkap dengan info barang/jasa yang dibutuhkan.

2. Tinjauan permintaan

Permintaan tadi dicek ulang: apakah benar-benar dibutuhkan? Apakah anggarannya tersedia? Jika ya, lanjut ke langkah berikutnya. 

Kalau tidak, dikembalikan dengan alasan yang jelas.

3. Proses permintaan penawaran (solicitation)

Tim procurement mulai cari pemasok yang tepat. Mereka kirimkan permintaan penawaran (RFQ) ke beberapa vendor, lalu bandingkan harga, kualitas, dan waktu pengiriman.

4. Evaluasi dan kontrak

Setelah menerima penawaran, tim mengevaluasi dan memilih vendor terbaik. 

Lalu dilakukan negosiasi kontrak, dan setelah disepakati, PO (purchase order) dikirim ke vendor. Saat vendor menyetujui, kontrak resmi berjalan.

5. Manajemen pemesanan

Vendor mengirim barang/jasa sesuai PO. Setelah diterima, tim pembeli memeriksa apakah barang/jasa sesuai pesanan. Kalau ada masalah, langsung dikomunikasikan ke vendor.

6. Persetujuan invoice & penyelesaian pembayaran

Dilakukan pengecekan 3 arah: barang diterima (GRN), invoice dari vendor, dan PO. Jika semuanya cocok, invoice disetujui dan pembayaran diproses. 

Kalau tidak, diselesaikan dulu masalahnya.

Baca Juga: Cara Memilih Vendor Invoice Management Software untuk Bisnis

7. Penyimpanan dokumen

Semua dokumen—dari permintaan pembelian sampai bukti pembayaran disimpan rapi sebagai arsip dan bahan audit.

Jenis-jenis proses pengadaan

Ada tiga jenis proses procurement yang sering ditemui: direct, indirect, dan services procurement. Meskipun sama-sama soal membeli, ketiganya punya tujuan dan peran yang berbeda dalam operasional bisnis.

1. Direct procurement – untuk produksi dan penjualan

Ini adalah pembelian barang atau bahan yang langsung dipakai dalam proses produksi atau dijual kembali. Artinya, tanpa ini, bisnis tidak bisa berjalan. Contohnya, bahan baku, mesin produksi, atau produk jadi yang akan dijual ke pelanggan. 

Karena menyangkut keberlangsungan bisnis dan pendapatan langsung, jenis pengadaan ini biasanya dijalankan dengan sangat hati-hati. 

Hubungan dengan pemasok pun cenderung jangka panjang dan kolaboratif karena kualitas dan kesinambungan pasokan sangat krusial.

2. Indirect procurement – untuk operasional harian

Jenis ini berfokus pada kebutuhan internal perusahaan—barang dan jasa yang tidak berhubungan langsung dengan produk jadi, tapi tetap penting untuk menjalankan aktivitas sehari-hari. 

Contohnya seperti listrik, alat tulis kantor, layanan kebersihan, atau biaya perjalanan dinas. 

Meskipun tidak berdampak langsung pada pendapatan, pengadaan jenis ini penting agar operasional perusahaan tetap berjalan lancar. Hubungan dengan vendor biasanya lebih bersifat transaksional dan jangka pendek.

3. Services procurement – untuk tenaga ahli dan layanan khusus

Ini berkaitan dengan pengadaan tenaga kerja eksternal atau layanan profesional, seperti konsultan, freelancer, atau langganan software. 

Jenis pengadaan ini biasanya digunakan untuk mengisi kekosongan kompetensi di internal atau mempercepat proses kerja yang memerlukan keahlian khusus. 

Hubungannya sering bersifat kontraktual dan fleksibel, tergantung proyek atau kebutuhan spesifik.

Cara mengoptimasi alur proses pengadaan

Proses procurement yang rapi dan optimal bukan hanya soal “beli barang lebih cepat,” tapi soal bagaimana perusahaan bisa lebih hemat, efisien, dan siap bersaing dalam jangka panjang. 

Simak strategi-strategi berikut yang bisa Anda terapkan.

1. Sederhanakan proses dengan teknologi

Masih banyak perusahaan yang mengandalkan proses manual: formulir cetak, tanda tangan fisik, atau spreadsheet berantakan. Padahal, semuanya bisa lebih mudah dengan otomatisasi. 

Gunakan software e-procurement untuk menyederhanakan alur kerja procurement, mulai dari permintaan hingga manajemen faktur. Dengan fitur seperti manajemen vendor, e-sourcing, dan analisis real-time, proses pengadaan jadi lebih efisien.

Baca Juga: 16 E-Procurement Software untuk Optimalkan Pengadaan

2. Pusatkan semua aktivitas procurement

Daripada tercecer di berbagai divisi, pusatkan semua kegiatan procurement di satu platform. 

Tim jadi lebih mudah memantau pengeluaran, status pesanan, dan riwayat vendor. Ini juga mendorong transparansi, tanggung jawab yang jelas, dan pengambilan keputusan yang lebih akurat.

3. Analisis pengeluaran (spend analysis)

Lakukan analisis pengeluaran untuk melihat pola belanja, kategori mana yang boros, dan peluang mana yang bisa dipangkas. 

Dari sini, Anda bisa negosiasi kontrak lebih baik, konsolidasi vendor, dan manfaatkan diskon untuk kuantitas tertentu.

4. Terapkan strategic sourcing

Cari dan pilih vendor tidak hanya asal murah—tapi yang bisa jadi mitra strategis jangka panjang. Lakukan bidding, bandingkan penawaran, dan lihat rekam jejak mereka. 

Dengan pendekatan ini, Anda bisa mendapatkan kualitas terbaik dengan harga yang masuk akal.

5. Buat kebijakan yang jelas

Susun panduan internal yang mudah dipahami semua pihak: batas pengeluaran, alur persetujuan, dan standar pemilihan vendor. 

Ini juga memudahkan saat audit karena semua proses terdokumentasi dengan baik.

6. Libatkan stakeholder dari awal

Jangan kerja sendiri. Ajak tim pengguna akhir (end-user), keuangan, hingga operasional untuk terlibat. 

Tanyakan apa yang mereka butuhkan, siapa vendor yang paling cocok, dan bagaimana proses bisa dibuat lebih sederhana untuk mereka. Dengan begitu, hasilnya akan lebih tepat sasaran dan didukung banyak pihak.

Baca Juga: Stakeholder Management: Definisi, Proses, dan Contohnya

7. Integrasikan sistem

Pastikan sistem procurement Anda bisa terhubung dengan sistem lain seperti akuntansi atau gudang. 

Data bisa mengalir otomatis, tanpa input ganda. Ini mengurangi kesalahan, mempercepat pelaporan, dan membuat proses lebih efisien secara keseluruhan.

8. Pantau kinerja vendor secara rutin

Buat indikator kinerja (KPI) untuk menilai ketepatan waktu, kualitas, dan harga. 

Evaluasi berkala membantu menentukan apakah vendor masih layak dipertahankan atau perlu diganti.

9. Budayakan perbaikan terus-menerus

Procurement bukan proses sekali jadi. 

Dorong budaya continuous improvement: buka ruang untuk feedback, ikuti tren industri, dan evaluasi proses secara berkala. Inovasi kecil hari ini bisa jadi penghematan besar di masa depan.

Rekomendasi software e-procurement untuk efisiensi proses procurement

Untuk meningkatkan efisiensi dan akurasi dalam proses procurement, penerapan software e-procurement dapat menjadi solusi yang tepat. 

Dengan mengotomatiskan berbagai tahapan seperti permintaan, persetujuan, hingga manajemen faktur, software ini dapat menyederhanakan alur kerja, mengurangi kesalahan manual, dan meningkatkan visibilitas terhadap pengeluaran. 

Mekari Officeless menawarkan software manajemen pengadaan dengan fitur e-sourcing, manajemen vendor, manajemen quotation, hingga pelaporan dan analisis yang lengkap. Anda juga dapat menyesuaikan fiturnya sesuai dengan kebutuhan bisnis Anda. 

Coba Mekari Officeless sekarang untuk optimalkan pengadaan dan kurangi biaya secara signifikan.

Referensi

Kissflow. ‘’Procurement Process Flow & How to Optimize (The 2025 Guide)’’
Tipalti. ‘’Procurement Process Steps & Stages’’