Mekari Insight
- E-procurement software mengotomatiskan proses pengadaan, meningkatkan efisiensi, dan memastikan transparansi dalam transaksi bisnis.
- Berbagai software tersedia untuk kebutuhan berbeda, yang cocok bagi bisnis kecil, menengah, hingga besar.
- Bila solusi yang tersedia terasa kurang fleksibel, Mekari Officeless menawarkan custom e-procurement software yang disesuaikan dengan operasional bisnis Anda.
Pengadaan yang efisien bukan hanya soal penghematan, tetapi juga tentang meningkatkan produktivitas dan transparansi.
E-procurement software hadir sebagai solusi untuk mengelola pengadaan dengan lebih cepat dan akurat.
Artikel ini merangkum 16 pilihan terbaik yang dapat membantu bisnis Anda mengoptimalkan proses pengadaan dan membuat keputusan lebih strategis. Simak selengkapnya.
Apa itu e-procurement software?
E-procurement software adalah solusi berbasis cloud yang mengotomatisasi proses pengadaan barang dan jasa secara online, membuatnya lebih cepat, efisien, dan transparan.
Software ini mencakup dua aspek utama: transaksional (seperti pembuatan purchase order dan pemeliharaan katalog) serta strategis (seperti membangun hubungan dengan vendor dan manajemen risiko).
Berbeda dari procurement software tradisional yang hanya membantu administrasi, e-procurement software memberikan solusi pengadaan yang lebih efisien dan terintegrasi.
Manfaat dari penggunaan e-procurement software
Penerapan aplikasi e-procurement membantu bisnis mempercepat proses pengadaan, meningkatkan efisiensi, dan mengurangi pengeluaran. Berikut manfaat utamanya:
1. Efisiensi waktu dan produktivitas
Otomatisasi mempercepat pengadaan dan mengurangi pekerjaan manual.
Software ini juga membantu mendeteksi pemasok yang kurang berkinerja sejak awal, mencegah keterlambatan dan biaya yang tidak efisien.
2. Transparansi dan kontrol lebih baik
Perusahaan dapat memantau seluruh proses pembelian secara real-time, dari negosiasi hingga pengiriman.
Ini meningkatkan transparansi, mengurangi risiko penyelewengan, dan mempermudah audit.
3. Penghematan biaya
Dengan analisis data yang lebih akurat, perusahaan dapat membandingkan harga vendor, menghindari pembelian tidak perlu, dan mengurangi biaya operasional seperti administrasi dan pengiriman dokumen fisik.
4. Minimalkan kesalahan dalam pengadaan
Sistem otomatis mengurangi intervensi manual, memastikan data lebih akurat, dan mencegah duplikasi atau ketidaksesuaian dalam transaksi.
5. Fleksibilitas dan kemudahan akses
Perusahaan dapat mengakses data pemasok kapan saja dan dari mana saja. Fitur seleksi vendor membantu membandingkan penawaran dan memilih yang terbaik berdasarkan harga, kualitas, dan waktu pengiriman.
6. Hubungan lebih baik dengan pemasok
Fitur komunikasi bawaan memungkinkan negosiasi harga dan kontrak langsung dalam satu platform, mempercepat kesepakatan dan memperkuat hubungan jangka panjang dengan vendor.
15 rekomendasi e-procurement software
Untuk membantu perusahaan memilih solusi yang paling sesuai dengan kebutuhan mereka, berikut adalah 15 rekomendasi aplikasi e-procurement yang dapat meningkatkan efisiensi, transparansi, dan pengelolaan pengadaan.
1. Oracle Procurement Cloud
Oracle Procurement Cloud adalah solusi e-procurement berbasis cloud yang mengotomatisasi proses bisnis, memungkinkan pengadaan strategis, meningkatkan hubungan dengan pemasok, serta menyederhanakan pembelian.
Dengan sistem ini, perusahaan dapat mengurangi risiko, meningkatkan efisiensi, dan meningkatkan profitabilitas.
Fitur utama:
- Akses ke seluruh layanan cloud Oracle
- Visibilitas real-time terhadap pengeluaran di seluruh perusahaan
- Pemantauan kinerja dan kepatuhan pemasok
- Notifikasi instan untuk kejadian penting, seperti perubahan status atau pembuatan pesanan pembelian baru
- Dashboard dan laporan yang dapat disesuaikan untuk analisis bisnis
- Integrasi dengan sistem keuangan, manajemen inventaris, dan ERP
Cocok untuk industri: Manufaktur, keuangan, teknologi, kesehatan, dan ritel
Skala bisnis: Perusahaan besar dan enterprise yang membutuhkan sistem pengadaan yang terintegrasi
2. SAP Ariba Procurement
SAP Ariba Procurement adalah solusi cloud yang membantu perusahaan dalam mengelola pengadaan dari awal hingga akhir.
Dengan integrasi teknologi dan otomatisasi alur kerja, sistem ini mempermudah pencarian barang dan jasa, kolaborasi dengan pemasok, serta manajemen persetujuan dan faktur.
Fitur utama:
- Buying: Mendukung proses pengadaan dari permintaan hingga pemesanan dengan komunikasi dengan pemasok
- Guided sourcing: Menyederhanakan proses seleksi pemasok dengan antarmuka intuitif dan panduan dalam pembuatan tender
- Contract management: Mengelola seluruh siklus kontrak dari satu platform terpusat, termasuk pembuatan, negosiasi, persetujuan, tanda tangan, dan revisi kontrak
- Digital Supplier Network (DSN): Memfasilitasi komunikasi antara pembeli dan pemasok dalam jaringan SAP Ariba
- Discovery: Layanan pencocokan bisnis yang menghubungkan pembeli dengan lebih dari 4 juta pemasok global
- Commerce automation: Mengotomatiskan proses transaksi antara pembeli dan pemasok untuk meningkatkan efisiensi pengadaan
- Catalog: Menyediakan pengalaman belanja digital yang ramah pengguna dengan fitur keranjang belanja untuk pengadaan barang
- Supplier lifecycle and performance: Mengotomatiskan proses onboarding pemasok, pemantauan kinerja, dan manajemen risiko pemasok
Cocok untuk industri: Manufaktur, otomotif, farmasi, logistik, keuangan
Skala bisnis: Perusahaan menengah hingga besar
3. Microsoft Dynamics 365 Procurement
Microsoft Dynamics 365 Procurement adalah solusi e-procurement yang terintegrasi dalam ekosistem Dynamics 365, dirancang untuk mengoptimalkan proses pengadaan, meningkatkan efisiensi tim, serta memberikan wawasan tentang pola pengeluaran perusahaan.
Fitur utama:
- Vendor management: Platform terpusat untuk melacak informasi dan kinerja pemasok
- Automated purchase order generation: Otomatisasi pembuatan dan pelacakan pesanan pembelian
- Spend analysis reports: Laporan analisis pengeluaran untuk mengidentifikasi peluang penghematan biaya
- Seamless integrations: Integrasi dengan modul manajemen rantai pasokan Dynamics 365 dan aplikasi pihak ketiga
- Compliance & risk management: Alat untuk memastikan kepatuhan terhadap standar industri dan identifikasi risiko sejak dini
Cocok untuk industri: Manufaktur, keuangan, logistik, teknologi, perdagangan
Skala bisnis: Perusahaan menengah hingga besar
4. Coupa Procurement
Coupa Procurement adalah perangkat lunak e-procurement berbasis cloud yang membantu perusahaan dalam mengelola permintaan pembelian, pesanan pembelian, serta kontrol inventaris.
Solusi ini merupakan bagian dari platform Coupa Business Spend Management.
Fitur utama:
- Procurement module: Membantu dalam pembuatan pesanan pembelian, pelacakan pengeluaran, dan pengelolaan kontrak pemasok
- Expense management: Mengelola pengeluaran karyawan, termasuk biaya perjalanan dan hiburan, dengan fitur kepatuhan kebijakan otomatis
- E-invoicing and payments: Memfasilitasi penerimaan dan pemrosesan faktur secara elektronik, mengurangi ketergantungan pada proses berbasis kertas
- Analytics and reporting: Menyediakan dasbor cerdas dan laporan real-time untuk melacak pengeluaran berdasarkan pemasok, kategori, dan departemen
- Contract management: Meningkatkan manajemen pemasok dengan fitur onboarding, analisis kinerja, serta pemantauan kepatuhan kontrak
Cocok untuk industri: Keuangan, ritel, manufaktur, teknologi, farmasi
Skala bisnis: Perusahaan menengah hingga besar
5. Bridgenr E-Procurement
Bridgenr E-Procurement adalah platform e-procurement berbasis kecerdasan buatan (AI) yang dirancang untuk mengotomatiskan proses pengadaan barang dan jasa, meningkatkan efisiensi, serta memberikan transparansi dan penghematan biaya dalam manajemen rantai pasok.
Fitur utama:
- Rekomendasi pemasok terbaik: Menyediakan daftar pemasok berdasarkan performa dan riwayat transaksi
- Pembuatan pesanan pembelian otomatis: Mengurangi proses manual dengan otomatisasi pesanan pembelian
- Analisis harga dinamis: Memungkinkan negosiasi optimal berdasarkan tren harga pasar
- Otomatisasi pemrosesan faktur dan laporan: Mengurangi kesalahan manual dengan sistem pemrosesan digital
- Pemantauan kepatuhan kontrak berbasis AI: Memastikan setiap kontrak dipatuhi dan menghindari pelanggaran perjanjian
Cocok untuk industri: Manufaktur, konstruksi, ritel, keuangan, teknologi
Skala bisnis: Perusahaan kecil, menengah, hingga besar
6. JAGGAER e-Procurement
JAGGAER adalah solusi e-procurement yang dirancang untuk sektor pendidikan tinggi dan pemerintahan. Aplikasi ini memberikan akses ke jaringan pemasok yang luas dan dapat disesuaikan sesuai kebutuhan organisasi.
Dengan otomatisasi penuh dari proses source-to-settle, JAGGAER meningkatkan efisiensi dan transparansi dalam pengadaan.
Fitur utama::
- Otomatisasi proses: Mengurangi tugas manual dalam pengadaan untuk menghemat waktu
- Manajemen anggaran yang fleksibel: Pembuatan dan penyesuaian anggaran yang dapat dilakukan secara manual atau dengan impor Excel
- Pemindahan dana antar anggaran: Mengalokasikan kembali dana dengan sistem transfer otomatis
- Pengadaan berbasis kontrak: Memastikan kepatuhan dengan menerapkan ketentuan kontrak secara otomatis
- Laporan dan dashboard interaktif: Memberikan wawasan berbasis data untuk tindakan yang lebih efektif
- Pengalaman belanja digital: Saran produk berbasis AI, katalog terpadu, dan pemesanan otomatis
Cocok untuk industri: Pendidikan tinggi, pemerintahan, layanan publik
Skala bisnis: Organisasi menengah hingga besar dengan kebutuhan pengadaan skala luas
7. Procurify
Procurify adalah platform e-procurement berbasis AI yang menggabungkan pengadaan, account payable (AP), manajemen pengeluaran, dan pembayaran dalam satu sistem.
Fitur utama:
- Alur pengadaan yang terintegrasi: Dari permintaan hingga pembayaran dalam satu platform
- Sistem persetujuan yang fleksibel: Memastikan setiap pembelian mendapatkan persetujuan yang sesuai
- Visibilitas anggaran dan audit: Memastikan kepatuhan anggaran dengan laporan real-time
- Pengalaman pengguna modern: Aplikasi berbasis cloud dengan UI ramah pengguna, tersedia di mobile dan desktop
Cocok untuk industri: Teknologi, manufaktur, layanan keuangan, ritel
Skala bisnis: Perusahaan menengah hingga besar
8. Precoro
Precoro adalah e-procurement berbasis cloud yang membantu perusahaan mengelola pengadaan secara terpusat dan otomatis.
Aplikasi ini menghilangkan proses manual, mencegah pengeluaran yang tidak terkendali, serta meningkatkan efisiensi dalam pengelolaan anggaran dan pemasok.
Fitur utama:
- Manajemen pengadaan: Mengelola pemasok, menyimpan kontrak, dan menyederhanakan permintaan pembelian
- Otomatisasi account payable: Pemrosesan faktur berbasis AI, pencocokan 3-arah, dan kontrol anggaran
- Manajemen pengeluaran: Laporan analisis pengeluaran untuk optimasi anggaran
- Otomatisasi manajemen pemasok: Onboarding pemasok otomatis dan sistem pemantauan kinerja
Cocok untuk industri: Konstruksi, manufaktur, ritel, layanan kesehatan
Skala bisnis: Perusahaan kecil hingga besar
9. ProcurePort
ProcurePort adalah sistem e-procurement berbasis cloud yang memungkinkan bisnis mengontrol pengeluaran dengan solusi terintegrasi.
Dengan fitur manajemen faktur, sourcing, dan anggaran, ProcurePort dirancang untuk meningkatkan efisiensi dan transparansi dalam proses pengadaan.
Fitur utama:
- Otomatisasi pengadaan end-to-end: Dari permintaan, persetujuan, hingga pembayaran
- Manajemen vendor online: Penyimpanan data pemasok dan pemantauan kontrak dalam satu sistem
- Pelacakan anggaran secara real-time: Mencegah pengeluaran berlebih dan mendukung kepatuhan anggaran
- Analisis dan laporan keuangan: Memberikan wawasan berbasis data untuk strategi pengadaan
- Kepatuhan kontrak dan regulasi: Memastikan setiap transaksi sesuai dengan kebijakan perusahaan
Cocok untuk industri: Keuangan, manufaktur, energi, pemerintahan
Skala bisnis: Perusahaan menengah hingga besar
10. Ivalua e-Procurement
Ivalua adalah solusi e-procurement yang mencakup seluruh proses procure-to-pay.
Aplikasi ini memungkinkan digitalisasi penuh dalam pengelolaan pemasok dan transaksi, memberikan ROI yang tinggi bagi penggunanya.
Fitur utama:
- Pengalaman belanja terpadu: Smart search dengan konten yang lengkap
- Otomatisasi proses pembelian: Dari permintaan hingga penerimaan barang.
- Manajemen pembayaran otomatis: Sistem otomatis account payable yang patuh regulasi global
- Laporan dan analitik P2P lengkap: Wawasan berbasis data untuk pengambilan keputusan strategis
Cocok untuk industri: Manufaktur, layanan keuangan, farmasi, teknologi
Skala bisnis: Perusahaan besar dengan kebutuhan pengadaan global
11. Synertrade Accelerate
Synertrade Accelerate adalah solusi e-procurement berbasis cloud yang dirancang untuk profesional sourcing dan pengadaan di berbagai industri.
Aplikasi ini memungkinkan pengguna untuk mengelola sourcing, kontrak, pemasok, dan negosiasi online yang kompleks dengan lebih efisien.
Fitur utama:
- Spend analytics: Analisis dan pelacakan pengeluaran dengan laporan yang dapat disesuaikan
- Product management: Manajemen produk dan layanan dalam basis data yang dapat diintegrasikan dengan e-sourcing
- E-sourcing: Proses pengadaan berbasis template, termasuk RFI, RFP, RFQ, dan lelang terbalik
- Contract lifecycle management: Penyimpanan dan pengelolaan kontrak dengan tanda tangan digital
- P2P intelligence: Analisis pengeluaran dalam proses pengadaan ke pembayaran
- Supplier onboarding & risk management: Pemantauan pemasok dengan database risiko dan KPI
Cocok untuk industri: Manufaktur, layanan keuangan, pemerintahan, ritel
Skala bisnis: Perusahaan menengah hingga besar
12. Zycus e-Procurement
Zycus adalah solusi e-procurement generasi terbaru yang menggunakan teknologi Guided Procurement System (GPS) untuk memastikan keputusan pembelian yang lebih akurat dan efisien.
Fitur utama:
- End-to-end procure-to-pay: Solusi lengkap dari sourcing hingga pembayaran
- Supplier network: Jaringan pemasok terpusat untuk interaksi yang lebih mudah
- Otomasi dan AI: Peningkatan efisiensi melalui machine learning dan NLP
- Analitik canggih: Wawasan berbasis data dengan pemodelan prediktif
- Interface yang disesuaikan: Tampilan yang dipersonalisasi sesuai peran pengguna
Cocok untuk industri: Teknologi, farmasi, otomotif, manufaktur
Skala bisnis: Perusahaan menengah hingga besar
13. Bonfire e-Procurement
Bonfire adalah platform berbasis cloud yang menyederhanakan proses Request for Proposal (RFP), evaluasi kontrak, dan manajemen pemasok.
Fitur utama:
- Manajemen sourcing & tender elektronik: Digitalisasi penuh untuk pengadaan strategis
- Evaluasi penawaran otomatis: Skoring penawaran secara otomatis
- Manajemen vendor & kontrak: Penyimpanan dan pemantauan kontrak dalam satu sistem
- Pelacakan pengeluaran real-time: Transparansi penuh dalam setiap transaksi
- Persetujuan pengadaan multi-tahap: Sistem persetujuan yang fleksibel sesuai kebutuhan organisasi
Cocok untuk industri: Pemerintahan, kesehatan, layanan publik, infrastruktur
Skala bisnis: Organisasi menengah hingga besar
14. Infor CloudSuite Procurement
Infor CloudSuite Procurement adalah bagian dari sistem ERP Infor CloudSuite Industrial (SyteLine) yang mendukung seluruh proses pengadaan dalam organisasi.
Fitur utama:
- Purchase requisitions: Pembuatan dan persetujuan permintaan pembelian
- Purchase orders: Pembuatan dan pengelolaan pesanan pembelian secara otomatis
- Supplier management: Pemantauan kinerja pemasok berdasarkan kualitas dan harga
- Otomasi proses pengadaan: Alur kerja otomatis untuk meningkatkan efisiensi
- Integrasi dengan manajemen inventaris: Pemantauan stok dan pemesanan otomatis
- Spend analysis: Pelacakan dan pengelompokan pengeluaran untuk optimasi anggaran
- Contract management: Penyimpanan dan pemantauan kontrak serta peringatan masa berlakunya kontrak
Cocok untuk industri: Manufaktur, distribusi, layanan keuangan, logistik
Skala bisnis: Perusahaan menengah hingga besar
15. Total ERP Procurement
Total ERP Procurement adalah solusi terintegrasi yang mengelola seluruh proses pengadaan, mulai dari pemilihan vendor hingga pelacakan barang dan faktur.
Fitur utama:
- Pemilihan vendor otomatis: Sistem yang menilai vendor berdasarkan harga, layanan, dan rating
- Persetujuan lebih cepat: Sistem approval otomatis untuk request for quotation, purchase requisition, dan purchase order
- Pelacakan pengadaan secara real-time: Transparansi penuh dalam seluruh transaksi
- Manajemen anggaran akurat: Pengendalian anggaran dengan riwayat transaksi dan notifikasi otomatis
Cocok untuk industri: Manufaktur, konstruksi, ritel, layanan publik
Skala bisnis: Perusahaan kecil hingga besar
Kekurangan dari e-procurement software yang ada di pasaran
Meskipun e-procurement software memberikan banyak manfaat bagi bisnis, ada beberapa tantangan yang sering dihadapi oleh pengguna.
1. Kompleksitas implementasi
Banyak software e-procurement yang membutuhkan waktu implementasi yang lama dan sumber daya yang besar.
Perusahaan sering kali harus mengubah proses bisnis mereka agar sesuai dengan sistem, yang bisa menjadi tantangan bagi organisasi dengan alur kerja yang sudah mapan.
2. Learning curve yang curam
Sebagian besar platform e-procurement memiliki interface yang rumit dan membutuhkan pelatihan ekstensif agar pengguna dapat mengoperasikannya dengan lancar.
Karyawan yang tidak terbiasa mungkin mengalami kesulitan dalam memahami fitur-fitur yang ada. Hal ini dapat memperlambat adopsi teknologi dan menurunkan efisiensi di awal implementasi.
3. Biaya implementasi dan pemeliharaan yang tinggi
Software e-procurement sering kali memerlukan biaya lisensi, integrasi, dan pemeliharaan yang cukup besar.
Selain biaya awal untuk implementasi, banyak vendor yang menerapkan biaya tambahan untuk fitur tertentu, pembaruan sistem, atau dukungan teknis. Bagi perusahaan kecil hingga menengah, pengeluaran ini bisa menjadi beban yang signifikan.
4. Integrasi yang sulit dengan sistem lain
Banyak sistem e-procurement tidak dapat diintegrasikan dengan mudah ke dalam ekosistem teknologi perusahaan yang sudah ada.
Kurangnya fleksibilitas dalam integrasi juga dapat membatasi efektivitas sistem pengadaan.
5. Keterbatasan kustomisasi
Beberapa software memiliki fitur yang kuat tetapi tidak fleksibel dalam hal kustomisasi.
Setiap perusahaan memiliki proses pengadaan yang unik, dan jika sistem tidak dapat disesuaikan dengan kebutuhan spesifik mereka, maka fungsionalitasnya bisa menjadi terbatas.
Alternatif rekomendasi e-procurement software sesuai kebutuhan Anda
Untuk mengatasi kendala ini, solusi custom e-procurement software menjadi pilihan terbaik.
Mekari Officeless, sebagai penyedia custom software development, dapat mengembangkan sistem e-procurement yang lebih sesuai dengan kebutuhan operasional bisnis Anda.
Mekari Officeless menawarkan pengembangan aplikasi yang dikustomisasi, dengan manfaat sebagai berikut:
- Proses pengembangan yang disesuaikan – mempercepat peluncuran aplikasi.
- Mudah diubah dan dikembangkan sesuai kebutuhan bisnis.
- Dapat terhubung dengan sistem internal dan eksternal tanpa batasan.
- Keamanan dan fitur yang terjamin dapat disesuaikan.
Coba Mekari Officeless sekarang.
Referensi
Kissflow. ”Buyers Guide to Choosing the Right eProcurement Software”