Mekari Insight
- Integrated Procurement System (IPS) adalah sistem digital yang mengelola seluruh proses pengadaan secara otomatis, dari permintaan hingga pembayaran.
- IPS meningkatkan efisiensi, transparansi, dan akurasi dalam pengadaan, sekaligus menghemat waktu dan biaya.
- IPS sebaiknya dikembangkan sesuai kebutuhan bisnis melalui custom software development untuk fleksibilitas dan hasil maksimal.
Di tengah ketatnya persaingan bisnis, perusahaan tak lagi bisa mengandalkan metode procurement manual yang rentan kesalahan dan memakan waktu.
Integrated procurement system (IPS) hadir sebagai solusi untuk mengelola seluruh proses pengadaan barang dan jasa secara lebih efektif, transparan, dan terkendali.
Dengan sistem yang terintegrasi, setiap tahapan — dari permintaan hingga pembayaran — dapat berjalan lebih cepat dan efisien. Artikel ini akan membahas bagaimana IPS bekerja dan manfaatnya bagi perusahaan. Simak selengkapnya!
Apa itu integrated procurement system?
Integrated procurement system (IPS) adalah sistem yang mengotomatiskan seluruh proses pengadaan barang dan jasa dalam satu platform.
Dengan IPS, perusahaan bisa mengelola permintaan, vendor, pesanan, faktur, hingga pembayaran secara lebih cepat, efisien, dan transparan.
Keunggulan utama IPS adalah integrasinya dengan sistem bisnis lain seperti ERP, CRM, dan SCM. Hal ini memungkinkan pertukaran data secara otomatis, sehingga proses pengadaan menjadi lebih efisien, transparan, dan terkendali.
Fitur utama IPS meliputi:
- Manajemen permintaan: Membantu pembuatan dan persetujuan daftar kebutuhan perusahaan.
- Manajemen vendor: Mengelola hubungan dengan pemasok agar tetap profesional dan optimal.
- Manajemen pesanan: Mengatur dan mengawasi pemesanan barang atau jasa.
- Manajemen faktur: Memproses tagihan dan mencocokkannya dengan pesanan pembelian.
- Manajemen pembayaran: Memastikan pembayaran dilakukan tepat waktu sesuai kesepakatan.
Manfaat penggunaan eProcurement integration
Dengan sistem yang saling terintegrasi, perusahaan dapat meningkatkan efisiensi, mengurangi kesalahan, dan mengoptimalkan manajemen pengadaan secara keseluruhan.
Berikut adalah beberapa manfaat utama dari penggunaan eProcurement integration.
1. Proses pengadaan lebih cepat
IPS mengotomatisasi alur kerja pengadaan, sehingga perusahaan tidak perlu lagi memasukkan data secara manual.
Proses ini mempercepat setiap tahap pengadaan, mulai dari permintaan hingga pembayaran. Selain itu, otomatisasi juga mengurangi kesalahan manusia yang sering terjadi dalam pengelolaan data.
2. Data lebih akurat dan konsisten
Dengan IPS, semua informasi pengadaan tersimpan dalam satu sistem yang terintegrasi. Setiap perubahan data akan diperbarui secara otomatis di seluruh platform terkait.
Hal ini membantu perusahaan menghindari duplikasi atau kesalahan pencatatan yang dapat mempengaruhi proses pengambilan keputusan.
3. Pengelolaan keuangan lebih terkontrol
Integrasi IPS dengan sistem keuangan memungkinkan pemantauan anggaran secara real-time.
Hal ini membantu perusahaan untuk mengalokasikan dana dengan lebih efektif, menghindari pengeluaran berlebih, dan memastikan setiap transaksi sesuai dengan anggaran yang telah ditetapkan.
4. Manajemen supplier lebih efektif
IPS mempermudah perusahaan dalam mengelola pemasok dengan mengintegrasikan sistem pengadaan ke CRM atau software manajemen vendor.
Perusahaan dapat melacak performa pemasok, memantau kontrak, serta menjaga komunikasi yang lebih baik. Dengan hubungan yang lebih terstruktur, perusahaan bisa memastikan pasokan tetap stabil dan berkualitas.
5. Pengambilan keputusan lebih akurat
Data yang terkonsolidasi dari berbagai sistem memberikan wawasan yang lebih luas, membantu perusahaan membuat keputusan strategis dalam pengadaan dan analisis pasar.
Pentingnya integrated procurement system untuk bisnis
Berikut adalah alasan mengapa IPS menjadi penting untuk bisnis.
1. Efisiensi operasional lebih maksimal
IPS mengotomatiskan seluruh proses pengadaan, mulai dari permintaan hingga pembayaran. Dengan sistem yang terintegrasi, perusahaan dapat mengurangi pekerjaan manual, mempercepat siklus pengadaan, dan menghemat biaya administrasi.
2. Transparansi pengeluaran yang lebih baik
IPS memberikan gambaran menyeluruh tentang pengeluaran perusahaan. Dengan akses data yang lebih jelas, perusahaan bisa mengidentifikasi tren pengeluaran, menemukan peluang penghematan, dan mengelola anggaran dengan lebih efektif.
3. Manajemen risiko yang lebih terkontrol
Sistem terintegrasi membantu perusahaan dalam mengawasi kinerja pemasok, memastikan kepatuhan terhadap kontrak, dan mendeteksi potensi masalah dalam rantai pasok lebih awal.
Dengan informasi yang selalu diperbarui, perusahaan bisa mengurangi risiko keterlambatan atau ketidaksesuaian dalam pengadaan.
4. Fleksibel dan mudah berkembang
Seiring pertumbuhan bisnis, kebutuhan pengadaan juga semakin kompleks.
IPS dirancang untuk menyesuaikan sistem dengan perkembangan perusahaan, memungkinkan integrasi dengan teknologi baru dan adaptasi terhadap perubahan kebijakan pengadaan.
5. Pengalaman pengguna yang lebih efisien
IPS menyederhanakan alur kerja dengan tampilan interface yang lebih intuitif. Proses yang lebih ringkas membuat tim lebih mudah beradaptasi, meningkatkan produktivitas, serta mempercepat penerapan sistem di seluruh organisasi.
Cara kerja integrated procurement system
Berikut adalah cara kerja integrated procurement system dalam mengoptimalkan proses pengadaan perusahaan.
1. Perencanaan kebutuhan dan anggaran
Departemen mengajukan permintaan barang atau jasa melalui sistem, yang kemudian secara otomatis memverifikasi ketersediaan anggaran untuk memastikan dana mencukupi sebelum melanjutkan proses.
2. Pengajuan dan persetujuan permintaan
Setelah permintaan diajukan, sistem meneruskannya ke pihak berwenang untuk mendapatkan persetujuan sesuai alur kerja yang telah ditentukan.
3. Pelelangan dan pemilihan vendor
Jika diperlukan, IPS memfasilitasi proses lelang dengan mengundang vendor terdaftar untuk mengajukan penawaran. Sistem kemudian mengevaluasi penawaran berdasarkan harga, kualitas, dan kriteria lainnya, sehingga perusahaan bisa memilih pemasok terbaik.
4. Pemesanan dan pengadaan barang
Setelah vendor dipilih, sistem akan secara otomatis membuat pesanan pembelian (purchase order) yang mencantumkan detail produk, jumlah, harga, dan jadwal pengiriman. Semua data tersimpan dalam sistem untuk memudahkan pemantauan.
5. Penerimaan dan pemeriksaan kualitas
Ketika barang atau jasa diterima, sistem mencatat penerimaan tersebut dan, jika diperlukan, melakukan pemeriksaan kualitas. Hasil evaluasi ini dapat digunakan untuk menilai performa vendor dalam jangka panjang.
6. Pembayaran dan pelacakan transaksi
IPS mengintegrasikan data dari pemesanan, penerimaan, dan faktur untuk memastikan pembayaran dilakukan secara akurat. Semua transaksi terdokumentasi dengan jelas, memungkinkan perusahaan untuk melakukan pelacakan dan audit dengan mudah.
7. Pelaporan dan analisis pengadaan
Sistem menghasilkan laporan otomatis tentang pengeluaran, efisiensi pengadaan, dan performa vendor. Dengan wawasan ini, perusahaan dapat mengidentifikasi peluang penghematan dan meningkatkan strategi pengadaan mereka.
8. Kepatuhan dan audit
IPS memastikan setiap langkah pengadaan mengikuti prosedur yang telah ditetapkan. Semua data tersimpan dengan baik, sehingga memudahkan proses audit dan memastikan perusahaan selalu patuh terhadap regulasi yang berlaku.
Rekomendasi integrated procurement system sesuai kebutuhan bisnis
Integrated procurement system (IPS) membantu perusahaan mengelola pengadaan dengan lebih efisien, transparan, dan terkontrol.
Agar IPS bekerja secara optimal, sistem ini perlu dikembangkan sesuai dengan kebutuhan operasional bisnis. Custom software development menjadi solusi terbaik untuk memastikan fitur-fitur IPS selaras dengan alur kerja, kebijakan, dan tujuan perusahaan.
Mekari Officeless dapat membantu perusahaan membangun eProcurement yang terintegrasi dan disesuaikan dengan kebutuhan spesifik bisnis Anda.
Dengan pengalaman dalam pengembangan zplikasi custom, Mekari Officeless menawarkan solusi aplikasi custom IPS yang fleksibel, aman, dan skalabel, sehingga perusahaan dapat mengoptimalkan pengadaan dengan lebih efektif.
Hubungi tim kami sekarang untuk mendapatkan solusi terbaik bagi sistem pengadaan bisnis Anda!
Referensi
Oboloo. ”What is an Integrated Procurement System?”