Cara Memilih Vendor Invoice Management Software untuk Bisnis

Mekari Insight

Mengotomatiskan proses invoice bukan hanya soal efisiensi, tapi juga memastikan keuangan bisnis tetap sehat dan stabil.
Salah input angka atau kehilangan satu invoice bisa menyebabkan pembayaran ganda atau penalti keterlambatan. Dengan teknologi seperti OCR dalam invoice management software, bisnis bisa mencegah kesalahan kecil yang berpotensi merugikan dalam jangka panjang.
Invoice yang diproses cepat berarti vendor dibayar tepat waktu, produksi tidak tertunda, dan operasional berjalan lancar. Digitalisasi invoice bukan sekadar urusan tim keuangan—dampaknya terasa di seluruh rantai bisnis.

Mengelola invoice seharusnya tidak menjadi beban, tetapi kenyataannya, 82% tim keuangan kewalahan dengan banyaknya invoice yang harus diproses setiap hari dalam berbagai format.

Jika koordinasi dengan vendor terasa semakin sulit dan risiko kesalahan semakin besar, inilah saatnya beralih ke vendor invoice management software.

Software ini dapat membantu bisnis bekerja lebih efisien, mengurangi kesalahan, dan mempercepat proses pembayaran. Artikel ini akan membahas definisi, manfaat, dan cara memilih vendor invoice management software yang tepat.

Apa itu invoice management?

Invoice management adalah proses menerima, memverifikasi, membayar, dan mencatat invoice dari vendor. Dalam praktiknya, invoice sering melewati banyak tangan sebelum sampai ke tim keuangan, menyebabkan keterlambatan dan potensi kesalahan.

Proses ini biasanya menjadi bagian dari accounts payable (AP), yang memastikan pembayaran vendor tepat waktu dan menjaga arus kas tetap lancar.

Di perusahaan kecil tanpa tim AP khusus, tugas ini sering dibebankan pada staf lain, menambah beban kerja. Dengan sistem yang lebih efisien, bisnis dapat mempercepat pembayaran, mengurangi kesalahan, dan menjaga operasional tetap lancar.

Bagaimana cara kerja invoice management yang modern

Dulu, invoice dikelola secara manual, berpindah dari satu tangan ke tangan lain dalam bentuk kertas.

Invoice management modern menghilangkan langkah-langkah yang tidak efisien dengan otomatisasi, sehingga prosesnya menjadi lebih cepat dan akurat. Begini cara kerjanya:

Penerimaan invoice: Invoice dari vendor diterima melalui email atau platform digital. Beberapa software bahkan memungkinkan vendor menginput invoice mereka langsung ke sistem.
Ekstraksi data otomatis: Sistem bisa membaca dan mengekstrak data dari invoice tanpa perlu input manual. Jika ada format yang tidak sesuai, sistem dapat memberi notifikasi.
Persetujuan otomatis: Manajer yang bertanggung jawab menerima notifikasi dan bisa langsung menyetujui atau menolak invoice dalam satu platform, tanpa perlu email bolak-balik.
Pembayaran & integrasi: Setelah disetujui, invoice diteruskan ke tim keuangan untuk pembayaran. Data transaksi ini otomatis tersimpan dalam software akuntansi perusahaan.

Dengan sistem ini, tidak ada lagi input data berulang, email yang menumpuk, atau dokumen fisik yang harus disimpan.

Peran invoice management software

Mengelola invoice secara manual sering kali memakan waktu, rawan kesalahan, dan memperlambat proses pembayaran.

Invoice management software membantu bisnis mengotomatiskan seluruh siklus pengelolaan invoice, memastikan transaksi lebih cepat, akurat, dan efisien.

1. Mengurangi pekerjaan manual & kesalahan input

Dengan pengelolaan invoice otomatis, invoice dapat langsung diproses tanpa perlu input manual. Beberapa sistem bahkan bisa membaca dan mengekstrak data dari invoice secara otomatis, mengurangi risiko kesalahan pencatatan.

2. Mempercepat proses persetujuan

Tanpa perlu email bolak-balik atau tanda tangan manual, invoice bisa langsung disetujui atau ditolak dalam satu platform. Alur persetujuan menjadi lebih cepat dan efisien, menghindari keterlambatan pembayaran.

3. Integrasi dengan sistem akuntansi

Invoice management software dapat terhubung dengan software akuntansi, memastikan semua transaksi tercatat secara otomatis dan akurat tanpa input ulang.

4. Manajemen vendor yang lebih terorganisir

Sistem ini memungkinkan bisnis menyimpan dan mengelola data vendor dalam satu platform. Riwayat transaksi, jadwal pembayaran, dan informasi penting lainnya dapat diakses dengan mudah, mempermudah hubungan dengan pemasok.

5. Pembayaran lebih cepat & transparan

Dengan fitur penjadwalan otomatis dan pelacakan status pembayaran, bisnis dapat memastikan pembayaran tepat waktu, menghindari denda keterlambatan, dan menjaga arus kas tetap stabil.

6. Pelacakan & laporan keuangan yang real-time

Semua transaksi bisa dipantau secara langsung, memberikan laporan keuangan yang akurat dan transparan untuk membantu bisnis mengambil keputusan lebih cepat dan tepat.

Benefit penggunaan vendor invoice management software yang otomatis

Menggunakan vendor invoice management software membawa banyak manfaat bagi bisnis, terutama dalam meningkatkan efisiensi, mengurangi kesalahan, dan mempercepat pembayaran.

Berikut adalah beberapa manfaat utama yang bisa didapatkan:

1. Meningkatkan efisiensi dan mengurangi beban manual

Dengan otomatisasi, proses pengelolaan invoice menjadi lebih lancar tanpa perlu input data secara manual.

Sistem dapat memproses invoice dari penerimaan hingga pembayaran dalam satu platform, mengurangi pekerjaan administratif yang membebani tim keuangan.

2. Mengurangi risiko kesalahan dan mendeteksi ketidaksesuaian

Teknologi seperti OCR dan AI dalam vendor invoice management software memungkinkan sistem membaca, mengenali, dan mencocokkan data invoice secara otomatis.

Ini mengurangi risiko kesalahan input serta mendeteksi ketidaksesuaian antara invoice dan pesanan pembelian, sehingga masalah dapat diatasi lebih cepat.

Baca Juga: Apa Itu Invoice Recognition dan Cara Kerjanya

3. Mempercepat proses persetujuan dan pembayaran

Tanpa perlu email bolak-balik atau tanda tangan manual, invoice bisa langsung disetujui atau ditolak dalam satu platform vendor invoice management software.

Persetujuan multi-level dapat diatur sesuai kebijakan perusahaan, mempercepat pembayaran dan menghindari keterlambatan.

4. Meningkatkan hubungan dengan vendor

Dengan pembayaran yang lebih cepat dan transparan, kepercayaan vendor terhadap bisnis meningkat.

Beberapa sistem menyediakan portal vendor yang memungkinkan pemasok memantau status pembayaran mereka secara real-time, sehingga mengurangi komunikasi yang tidak perlu.

Baca Juga: Vendor Management System: Cara Efektif Kelola Vendor dalam Satu Platform

5. Integrasi dengan sistem akuntansi

Semua transaksi dapat tersinkronisasi otomatis dengan sistem akuntansi, memastikan keuangan lebih terorganisir tanpa perlu input ulang. Hal ini juga mempermudah pelacakan arus kas dan audit keuangan perusahaan.

6. Menghemat biaya operasional

Dengan mengurangi proses manual yang mahal dan menghilangkan kebutuhan akan dokumen fisik, bisnis dapat menekan biaya operasional secara signifikan.

Selain itu, otomatisasi memungkinkan perusahaan memanfaatkan diskon pembayaran lebih awal, membantu mengoptimalkan arus kas.

Baca Juga: 8 Cara Efisiensi Biaya Operasional Perusahaan yang Aplikatif

Cara memilih vendor invoice management software

Memilih vendor invoice management software yang tepat adalah langkah penting bagi bisnis untuk mempercepat proses accounts payable, meningkatkan efisiensi, dan mengurangi kesalahan.

Agar tidak salah pilih, berikut adalah panduan lengkapnya.

1. Evaluasi kebutuhan bisnis

Setiap bisnis memiliki volume dan kompleksitas invoice yang berbeda. Sebelum memilih software, pertimbangkan:

Jumlah dan jenis invoice: Berapa banyak invoice yang diproses setiap bulan? Apakah melibatkan banyak persetujuan atau pembayaran internasional?
Skalabilitas: Pastikan software dapat tumbuh seiring dengan perkembangan bisnis, baik dalam jumlah transaksi maupun fitur tambahan
Kepatuhan regulasi: Beberapa industri memiliki aturan pajak dan kepatuhan khusus. Pilih software yang mendukung kebutuhan ini

2. Perhatikan fitur utama yang ditawarkan

Software yang baik harus memiliki fitur yang mempermudah operasional bisnis, seperti:

Otomatisasi pencatatan invoice: Teknologi OCR & AI membantu membaca dan mengekstrak data dari berbagai format tanpa input manual
Pencocokan tiga arah (three-way matching): Memastikan invoice sesuai dengan pesanan pembelian dan penerimaan barang untuk menghindari kesalahan pembayaran
Alur persetujuan yang fleksibel: Bisa disesuaikan berdasarkan jumlah transaksi, jenis vendor, atau kebijakan perusahaan
Integrasi sistem: Harus dapat terhubung dengan ERP, software akuntansi, atau CRM agar data tetap sinkron
Analitik dan laporan keuangan real-time: Memberikan wawasan tentang arus kas, mempercepat pengambilan keputusan, dan mengidentifikasi kendala operasional
Manajemen vendor: Mempermudah pengelolaan vendor agar proses procurement semakin efisien.

3. Pilih jenis implementasi yang sesuai

Setiap bisnis memiliki kebutuhan yang berbeda dalam hal penyimpanan data dan aksesibilitas. Tiga opsi utama yang bisa dipertimbangkan adalah:

Berbasis cloud: Fleksibel, bisa diakses dari mana saja, dan selalu diperbarui otomatis
On-premise: Memberikan kontrol penuh atas data tetapi membutuhkan sumber daya IT yang lebih besar
Hybrid: Kombinasi cloud dan on-premise untuk fleksibilitas sekaligus keamanan data yang lebih ketat

4. Utamakan pengalaman pengguna

Software yang canggih sekalipun tidak akan efektif jika sulit digunakan. Pastikan:

Antarmuka pengguna intuitif agar karyawan bisa beradaptasi dengan cepat
Tersedia demo atau uji coba untuk menilai kemudahan dalam menyetujui invoice atau membuat laporan keuangan

5. Bandingkan biaya dengan manfaatnya

Harga software bisa berbasis berlangganan atau lisensi satu kali. Perhitungkan tidak hanya harga awal, tetapi juga:

Efisiensi yang diperoleh dari pengurangan pekerjaan manual
Potensi penghematan dari minimnya kesalahan dan keterlambatan pembayaran
Return on investment (ROI) dari peningkatan produktivitas

6. Pastikan keamanan dan kepatuhan regulasi

Software harus memenuhi standar keamanan data dan kepatuhan pajak di negara Anda. Fitur yang perlu diperhatikan meliputi:

Enkripsi data & akses berbasis peran untuk mencegah akses tidak sah
Audit log detail untuk melacak siapa yang mengubah atau menyetujui invoice
Kepatuhan terhadap standar keuangan seperti GDPR, PPN, atau regulasi pajak lokal

7. Tinjau dukungan vendor

Pastikan vendor memiliki dukungan pelanggan yang responsif, terutama untuk implementasi awal atau saat ada masalah mendesak. Pertimbangkan:

Apakah ada akun manajer khusus untuk membantu onboarding?
Ketersediaan pelatihan dan dokumentasi untuk mempermudah penggunaan

Rekomendasi vendor invoice management software

Mengelola vendor invoice secara manual bisa memakan waktu, meningkatkan risiko kesalahan, dan memperlambat proses pembayaran.

Dengan Mekari Expense melalui fitur Bills, bisnis dapat mengotomatisasi pencatatan invoice vendor, mempercepat alur persetujuan, serta memastikan pembayaran lebih akurat dan tepat waktu.

Mekari Expense juga memungkinkan sinkronisasi dengan software akuntansi, sehingga tidak ada lagi input data berulang yang membebani tim keuangan.

Dengan satu platform yang terintegrasi, Anda bisa memantau setiap transaksi, mengelola vendor dengan lebih efisien, dan menjaga arus kas tetap lancar. Saatnya beralih ke solusi yang lebih cerdas dan membebaskan bisnis Anda dari proses vendor invoice yang berbelit!