Tahukah Anda bahwa rata-rata perusahaan menghabiskan 12-15 menit untuk mendigitalisasikan satu invoice secara manual? Waktu berharga ini sebenarnya dapat dialokasikan untuk tugas-tugas yang lebih strategis. Untuk mengatasi masalah ini, teknologi invoice recognition hadir sebagai solusi yang efektif.
Invoice recognition dapat membantu perusahaan mengurangi waktu pemrosesan faktur atau invoice hingga 80%, meningkatkan akurasi, dan menghemat biaya operasional. Penasaran bagaimana teknologi ini bekerja dan apa manfaatnya bagi bisnis Anda? Mari simak penjelasannya di bawah ini.
Apa itu invoice recognition?
Invoice recognition, atau pengenalan faktur, adalah teknologi yang memanfaatkan kecerdasan buatan (AI) dan Optical Character Recognition (OCR) untuk mengekstrak informasi penting dari faktur secara otomatis.
Teknologi ini “membaca” faktur, baik dalam format fisik (kertas) maupun digital (PDF, gambar), untuk mengambil informasi penting. Informasi ini kemudian diubah menjadi data terstruktur yang mudah diolah oleh sistem komputer.
Sederhananya, invoice recognition adalah teknologi yang dapat secara otomatis membaca dan memproses informasi dalam faktur, baik cetak maupun digital, untuk mempercepat dan meningkatkan akurasi pencatatan data.
Baca Juga: Apa Itu OCR (Pengenalan Karakter Optik) dan Cara KerjanyaMengapa invoice recognition penting untuk bisnis?
Invoice recognition memiliki peran penting dalam meningkatkan efisiensi dan akurasi pemrosesan faktur, sehingga bisnis Anda dapat:
- Bekerja lebih cepat: Otomatisasi proses faktur yang sebelumnya memakan waktu berjam-jam menjadi hitungan menit.
- Meminimalisir kesalahan: Mengurangi risiko kesalahan manusia dalam entri data, menjaga keakuratan data keuangan.
- Menghemat biaya: Mengurangi ketergantungan pada tenaga kerja manual untuk input data faktur, menghasilkan penghematan biaya yang signifikan.
- Membuat keputusan yang lebih baik: Data faktur yang terorganisir dengan baik memberikan wawasan berharga untuk pengambilan keputusan bisnis yang lebih strategis.
Cara kerja invoice recognition
Cara kerja invoice recognition melibatkan beberapa tahapan utama, yaitu:
1. Pengumpulan faktur
Faktur dapat dikumpulkan dari berbagai sumber, seperti email, pemindaian dokumen fisik, atau unggahan langsung ke sistem.
Sistem invoice recognition biasanya dapat menangani berbagai format faktur, seperti PDF, gambar, atau bahkan foto faktur yang diambil menggunakan smartphone.
2. Pra-pemrosesan
Pada tahap ini, faktur yang sudah dikumpulkan akan melalui proses pembersihan dan optimalisasi. Tujuannya adalah untuk menghilangkan noise (misalnya, tanda air, coretan, atau latar belakang yang tidak seragam) agar informasi di dalamnya lebih mudah dikenali oleh sistem.
3. Ekstraksi data
Dalam proses ekstraksi data, teknologi OCR berperan penting untuk mengubah teks dalam gambar faktur menjadi teks digital yang dapat diedit dan dicari.
Pada saat yang sama, algoritma AI menganalisis teks digital tersebut untuk mengidentifikasi dan mengekstrak informasi penting, seperti nomor faktur, tanggal, nama vendor, alamat, jumlah total, rincian item, dan informasi lainnya yang relevan.
Proses ini dilakukan secara bersamaan untuk mempercepat keseluruhan proses invoice recognition.
4. Validasi data
Setelah data diekstrak, sistem akan melakukan validasi untuk memastikan akurasi data. Validasi dapat melibatkan pengecekan format, konsistensi, dan logika data. Jika ada ketidaksesuaian, sistem mungkin akan memberikan peringatan atau meminta konfirmasi dari pengguna.
5. Integrasi data
Data yang sudah tervalidasi kemudian diintegrasikan ke dalam sistem akuntansi atau manajemen keuangan perusahaan. Integrasi ini dapat dilakukan secara otomatis melalui API atau dengan mengimpor data secara manual.
Contoh penggunaan invoice recognition
Sebuah perusahaan manufaktur menerima ratusan faktur dari berbagai pemasok setiap bulannya. Sebelumnya, tim akuntansi harus memproses faktur secara manual. Proses ini tentu memakan waktu yang lama dan rentan terhadap kesalahan.
Setelah mengadopsi solusi invoice recognition, perusahaan tersebut dapat mengunggah semua faktur dalam format PDF atau gambar ke dalam sistem. Teknologi OCR secara otomatis mengekstrak data penting dari faktur dan mengintegrasikannya ke dalam sistem akuntansi.
Hal ini mengurangi waktu pemrosesan hingga 80% dan meningkatkan akurasi data. Dengan demikian, tim akuntansi pun dapat mengalokasikan waktu mereka untuk tugas-tugas yang lebih strategis, seperti analisis keuangan dan perencanaan anggaran.
Kesimpulan
Invoice recognition adalah solusi inovatif yang dapat merevolusi cara perusahaan memproses faktur. Dengan mengotomatiskan dan mempercepat proses ini, perusahaan dapat menghemat waktu dan biaya, mengurangi kesalahan, dan meningkatkan efisiensi operasional secara keseluruhan.
Jika Anda mencari solusi invoice recognition yang handal dan mudah digunakan, aplikasi OCR dari Mekari Stream adalah pilihan tepat. Dengan teknologi OCR yang canggih dan fitur yang lengkap, Mekari Stream OCR membantu Anda mengotomatiskan pemrosesan faktur secara menyeluruh.
Tunggu apa lagi? Hubungi kami sekarang untuk mendapatkan demo gratis dan konsultasi lebih lanjut tentang solusi invoice OCR cerdas untuk bisnis Anda.
