Menurut PwC’s Global Economic Crime and Fraud, 51% organisasi yang disurvei mengatakan mereka mengalami penipuan dalam dua tahun terakhir, tingkat tertinggi dalam 20 tahun penelitian mereka.
Menurut ACFE, kerugian median untuk bisnis akibat penipuan adalah $125.000. Sementara itu, biaya non-finansial meliputi kerusakan reputasi perusahaan, hilangnya kepercayaan pelanggan, dan potensi denda hukum. Bagi bisnis, tentunya ini bukan hal yang bisa disepelekan.
Karena itu, Anda perlu mengenali cara mengatasi penipuan dalam bisnis. Pencegahan penipuan lebih dari sekedar menghemat uang, namun menjadikan integritas sebagai bagian inti dari perusahaan Anda.
Jenis-jenis penipuan bisnis yang umum
Berikut ini adalah beberapa jenis penipuan yang umum dialami oleh bisnis.
1. Penipuan faktur
Penipuan faktur terjadi ketika seseorang memanipulasi atau membuat invoice palsu untuk menipu perusahaan agar membayar barang atau jasa yang tidak pernah dikirim atau diberikan.
Ada beberapa modus yang biasa dilakukan pelaku. Mulai dari mengubah detail bank pada faktur yang sah, menagih lebih untuk layanan, atau membuat faktur fiktif sepenuhnya.
2. Penipuan karyawan
Penipuan ini dilakukan oleh karyawan yang tidak jujur dalam organisasi. Biasanya mereka melakukan penggelapan dana atau aset perusahaan untuk keuntungan pribadi, membuat dokumen palsu, hingga menerima suap dari pemasok atau klien.
3. Penipuan kartu kredit
Transaksi tidak sah dilakukan menggunakan informasi kartu kredit yang dicuri atau disalahgunakan. Pelaku umumnya bisa mencuri kartu fisik, menggandakan kartu, atau menggunakan detail kartu yang dicuri untuk pembelian online.
4. Penipuan siber
Penipuan jenis ini mencakup berbagai aktivitas penipuan yang dilakukan secara online. Pencurian identitas pribadi untuk melakukan penipuan adalah yang paling umum.
Ada juga phishing, di mana penipu menggunakan email atau situs web palsu untuk menipu pengguna agar mengungkapkan informasi sensitif. Selain itu, ada ransomware, menahan data sebagai sandera hingga tebusan dibayar.
5. Penipuan asuransi
Penipu membuat klaim palsu untuk mendapatkan pembayaran asuransi. Asuransi yang diklaim bisa berasal dari kesehatan, kendaraan, hingga properti.
Akibatnya, penipuan ini berpotensi menaikkan premi untuk semua orang dan membebani perusahaan asuransi.a
Beberapa perkiraan menunjukkan bahwa penipuan dalam perusahaan besar di AS memakan biaya antara $181 hingga $364 miliar setiap tahunnya. (American Deposits)
Dampak penipuan terhadap bisnis
Penipuan dalam bisnis pastinya memberikan banyak dampak negatif yang signifikan, di antaranya:
1. Kerugian finansial
Penipuan secara langsung mempengaruhi kesehatan finansial perusahaan. Dana atau aset yang dicuri mengurangi laba, mempengaruhi peluang pertumbuhan dan investasi. Selain itu, pemegang saham mungkin kehilangan kepercayaan, yang dapat menyebabkan penurunan harga saham.
2. Kerusakan reputasi
Reputasi perusahaan juga terancam rusak, karena penipuan mempengaruhi bagaimana perusahaan dipandang oleh pelanggan, mitra, dan publik.
Perusahaan bisa mendapatkan publisitas negatif, karena liputan media tentang insiden penipuan dapat merusak citra merek. Pelanggan yang tidak puas juga mungkin beralih ke pesaing.
3. Gangguan operasional
Operasi bisnis sehari-hari menjadi terganggu ketika terjadi kasus penipuan, sehingga mempengaruhi efisiensi dan produktivitas.
Contohnya, penipuan yang melibatkan pemasok dapat mengganggu proses rantai pasokan. Atau, penipuan siber dapat mengganggu kestabilan sistem IT.
4. Penurunan moral karyawan
Moral karyawan dan keterlibatan mereka terhadap pekerjaan juga terancam berkurang, karena mereka mungkin menjadi curiga terhadap rekan kerja atau manajemen.
Di sisi lain, bekerja di lingkungan dengan stres terkait penipuan dapat mempengaruhi kepuasan kerja. Pada akhirnya, karyawan yang tidak puas berpotensi meninggalkan perusahaan.
5. Gugatan hukum
Penipuan dapat menyebabkan gugatan hukum terhadap perusahaan. Dampaknya, perusahaan perlu mengeluarkan biaya lebih untuk membela diri dalam gugatan.
Badan pengawas juga dapat memberikan denda karena ketidakpatuhan. Selain itu, bila kasusnya dipublikasikan, ini dapat merusak citra perusahaan.
Strategi pencegahan penipuan bisnis
Salah satu cara mengatasi penipuan dalam bisnis adalah membuat strategi efektif untuk mencegahnya.
1. Menerapkan kontrol internal yang kuat
Kontrol internal adalah kebijakan dan prosedur yang dirancang untuk melindungi aset perusahaan, mencegah penipuan, dan memastikan pelaporan keuangan yang akurat. Ini bisa dilakukan dengan membagi peran khusus antara beberapa karyawan.
Terapkan alur persetujuan yang jelas untuk transaksi keuangan, memastikan beberapa lapisan peninjauan. Batasi akses ke sistem, data, dan aset fisik sensitif berdasarkan tanggung jawab pekerjaan. Yang terpenting, lakukan rekonsiliasi catatan keuangan, laporan bank, dan inventaris secara rutin untuk mendeteksi ketidaksesuaian.
2. Melakukan pelatihan kesadaran penipuan bagi karyawan
Bangun kesadaran karyawan terkait penipuan. Mulai dari risiko, tanda-tanda, hingga peran mereka dalam mencegah penipuan. Hal ini bisa dilakukan melalui workshop atau training.
Selain itu, dorong karyawan untuk melaporkan aktivitas mencurigakan secara rahasia. Supaya mereka merasa aman, perlu ditetapkan kebijakan yang jelas untuk melindungi pelapor dari ancaman pelaku.
3. Memanfaatkan teknologi anti-penipuan
Teknologi juga bisa dimanfaatkan untuk mendeteksi dan mencegah penipuan. Misalnya, pada sistem Anda, gunakan AI dan analisis data untuk mengidentifikasi anomali, pola, dan transaksi yang tidak biasa.
Anda juga dapat berinvestasi pada software khusus yang menandai aktivitas mencurigakan.
4. Melakukan audit internal secara berkala
Setelah melakukan kontrol internal, lakukan audit internal untuk menilai efektivitas kontrol tersebut. Anda akan mengidentifikasi kerentanan sistem terhadap penipuan dan mencari cara mencegahnya.
Lakukan audit rutin atas catatan keuangan, proses, dan kepatuhan. Sesekali, audit bisa dilakukan secara mendadak untuk menangkap ketidaksesuaian. Bila ada temuan yang janggal, segera tangani untuk memperkuat kontrol.
Baca Juga: Audit Laporan Keuangan: Pengertian, Manfaat, dan Tahapan5. Membangun budaya kejujuran dan etika dalam perusahaan
Menciptakan lingkungan yang etis dapat mengurangi perilaku curang. Dimulai dari eksekutif dan manajer yang harus menunjukkan perilaku etis.
Penting juga untuk mengembangkan dan mengkomunikasikan kode etik yang jelas yang menekankan kejujuran, integritas, dan akuntabilitas. Sebagai penghargaan, beri pengakuan kepada karyawan yang mematuhi standar etika.
Cara mendeteksi penipuan bisnis
Deteksi dini penipuan sangat penting untuk meminimalkan dampaknya pada bisnis Anda. Dengan mengenali tanda-tanda ini, Anda dapat menciptakan strategi proaktif untuk mendeteksi dan mengurangi penipuan sebelum berdampak signifikan.
1. Ketidaksesuaian data keuangan
Ketidaksesuaian ini dapat dilihat dari beberapa kejadian. Biasanya dimulai dari catatan yang tidak konsisten — perbedaan antara laporan keuangan, catatan bank, dan catatan internal.
Sering ada penyesuaian data keuangan tanpa dokumentasi yang jelas dan pola transaksi juga cenderung aneh. Hal ini kemudian mulai lebih terlihat ketika margin keuntungan tampak terlalu tinggi atau terlalu rendah dari yang diharapkan.
2. Perilaku karyawan yang mencurigakan
Ada beberapa tanda-tanda mencurigakan dari karyawan yang terlibat penipuan. Misalnya, gaya hidupnya mendadak lebih mewah daripada biasanya. Karyawan juga sering lembur tanpa penjelasan, serta mengontrol banyak aspek dari finansial perusahaan.
Bila sudah terbiasa menutupi, karyawan mulai melakukan transaksi tanpa izin yang benar. Pada beberapa kesempatan, mereka juga cenderung memilih vendor tertentu.
3. Klaim asuransi yang tidak biasa
Biasanya terjadi ketika karyawan bekerja sama dengan pihak luar untuk mengajukan klaim palsu. Mereka cenderung melebih-lebihkan kerugian, sehingga ada peningkatan klaim asuransi tanpa peningkatan aktivitas bisnis yang sesuai.
Klaim besar yang tampak tidak proporsional dengan situasinya, dan klaim serupa diajukan berulang kali.
4. Penurunan penjualan yang tidak terduga
Hal ini terlihat ketika ada penurunan tajam dalam penjualan tanpa alasan yang jelas, tidak sesuai dengan pola historis. Selain itu, klien utama juga bisa hilang secara mendadak.
Penipuan ini dilakukan dengan mencatat penjualan fiktif untuk meningkatkan pendapatan dan mengalihkan penjualan melalui saluran yang tidak sah. Misalnya, pembayaran diarahkan ke QRIS pribadi milik karyawan.
5. Keluhan pelanggan tentang penipuan
Banyak pelanggan melaporkan kesalahan yang sama — salah penagihan, biaya tidak sah, atau produk yang hilang. Selain itu, muncul ulasan online yang menyebutkan praktik penipuan.
Langkah-langkah yang harus diambil saat menemukan penipuan
Ketika penipuan terdeteksi dalam bisnis, Anda harus mengambil tindakan cepat dan tegas. Berikut adalah langkah-langkah yang harus diikuti sebagai cara mengatasi penipuan dalam bisnis:
1. Melakukan investigasi internal
Mulai investigasi internal untuk memahami skala, sifat, dan dampak dari penipuan tersebut. Pertama-tama, bentuk tim ahli, termasuk auditor, penasihat hukum, dan kepala departemen terkait.
Kemudian, kumpulkan dokumen relevan, catatan transaksi, dan log komunikasi. Wawancarai karyawan yang terlibat atau dicurigai terlibat. Buat catatan detail dari proses investigasi.
2. Melaporkan penipuan kepada pihak berwenang
Pastikan bahwa pelaku mendapatkan hukuman yang setimpal. Hubungi penegak hukum setempat atau unit penipuan khusus. Sampaikan semua informasi relevan, termasuk bukti dan detail penipuan.
Agar prosesnya lebih cepat, bantu pihak berwenang selama penyelidikan mereka dan bersikap kooperatif.
3. Mengambil tindakan korektif untuk mencegah penipuan terulang kembali
Terapkan langkah-langkah korektif untuk mencegah kejadian penipuan di masa mendatang. Tinjau dan perbaiki kontrol internal, pemisahan tanggung jawab, dan proses persetujuan.
Kesimpulan
Di era digital yang penuh peluang, penipuan bisnis menjadi ancaman nyata bagi perusahaan. Solusi SaaS terintegrasi hadir sebagai benteng pertahanan yang kokoh untuk memerangi berbagai modus penipuan dan melindungi aset berharga Anda.
Sebagai salah satu cara mengatasi penipuan dalam bisnis, Anda dapat menggunakan solusi SaaS terintegrasi dari Mekari dalam proses bisnis sehari-hari. Tidak hanya dapat mengoptimalkan operasional bisnis, tetapi juga bisa memerangi penipuan.
Dengan visibilitas data yang lengkap, kontrol proses yang kuat, dan kemampuan analisis data yang canggih, solusi SaaS terintegrasi membantu perusahaan melindungi aset berharga, meningkatkan akuntabilitas, dan membangun kepercayaan dalam ekosistem bisnis.
Tunggu apalagi? Hubungi tim kami sekarang.
Referensi
American Deposits. ‘’Corporate Fraud: How to Identify, Address and Prevent’’
