Mekari Insight
- Manajemen pembayaran adalah proses mengatur, memproses, dan memantau transaksi keuangan perusahaan untuk memastikan kelancaran operasional.
- Ini membantu perusahaan menghemat waktu, meningkatkan keakuratan pembayaran, dan menjaga hubungan baik dengan vendor melalui transaksi yang tepat waktu.
- Wujudkan manajemen pembayaran yang efektif dengan expense management software terintegrasi, tetapkan prosedur pembayaran yang jelas, dan pantau indikator seperti kecepatan proses dan akurasi data secara rutin.
Mengelola pembayaran dengan baik menjadi kunci untuk menjaga arus kas dan hubungan baik dengan vendor.
Namun, riset Ardent Partners menunjukkan hampir setengah, yaitu 49,7% faktur, masih masuk secara manual dalam bentuk kertas, sehingga memperpanjang siklus pemrosesan dan menambah risiko dokumen hilang.
Selain itu, penggunaan sistem pembayaran yang berbeda-beda dapat mempersulit dan memperlambat proses, sehingga meningkatkan risiko keterlambatan serta denda.
Untuk bisa bertahan di tengah tantangan ini, Anda perlu mengetahui cara mengelola manajemen pembayaran yang lebih efektif.
Bagaimana cara dan strateginya? Simak selengkapnya.
Apa itu manajemen pembayaran?
Manajemen pembayaran adalah sistem kerja menyeluruh yang mengatur proses aliran dana keluar dan masuk pada sebuah bisnis.
Sistem ini memiliki beberapa aspek utama, meliputi:
- Verifikasi dan validasi tagihan: Memastikan setiap invoice sesuai dengan purchase order dan bukti penerimaan barang atau jasa.
- Penetapan alur persetujuan: Membuat approval flow secara custom berdasarkan kebijakan perusahaan Anda, seperti nilai transaksi maupun jenis pembayaran.
- Eksekusi pembayaran: Memilih metode pembayaran yang paling efisien dan menjadwalkan tanggal untuk membayarnya. Ini berfungsi untuk memanfaatkan diskon pembayaran awal serta menghindari keterlambatan dan denda.
- Rekonsiliasi: Melakukan pencocokkan antara catatan dan laporan keuangan perusahaan dengan bank untuk memastikan arus kas tercatat dengan akurat.
Dengan sistem manajemen pembayaran yang efektif, bisnis dapat mempertahankan arus kas yang sehat dan mendukung stabilitas keuangan.
Mengapa perusahaan perlu manajemen pembayaran?
Manajemen pembayaran yang efektif membawa banyak keuntungan yang berkontribusi pada kelancaran operasional dan manajemen keuangan bisnis.
1. Pembayaran tepat waktu
Manajemen pembayaran memastikan bahwa bisnis dapat melakukan dan menerima pembayaran sesuai jadwal. Ini mengurangi risiko denda keterlambatan, penalti, dan potensi gangguan dalam hubungan bisnis.
Baca Juga: Kelola Tagihan Bisnismu dengan Fitur Bills Mekari Expense2. Arus kas lebih optimal
Dengan mengelola pembayaran secara efisien, bisnis dapat lebih baik mengendalikan arus kas mereka. Ini membantu menjaga likuiditas dan mendukung perencanaan keuangan secara keseluruhan.
3. Akurasi lebih terjamin
Sistem pembayaran otomatis membantu meminimalkan kesalahan manusia, yang mengarah pada lebih sedikit waktu yang dihabiskan untuk memperbaiki masalah. Ini meningkatkan efisiensi operasional dan kepercayaan dalam proses pembayaran.
4. Hubungan baik antara pelanggan dan pemasok
Praktik pembayaran yang konsisten dapat membangun kepercayaan dengan pelanggan dan pemasok. Pembayaran yang tepat waktu dan akurat menciptakan trust untuk meningkatkan kemitraan jangka panjang.
5. Kepatuhan regulasi
Manajemen pembayaran yang baik membantu bisnis mematuhi peraturan keuangan dan standar industri. Dengan demikian, risiko penalti karena ketidakpatuhan dapat diminimalkan dan reputasi perusahaan terlindungi.
Indikator kinerja dalam manajemen pembayaran
Key Performance Indicator (KPI) dalam manajemen pembayaran membantu bisnis untuk memantau seberapa efektif proses pembayaran dan menemukan area yang perlu diperbaiki.
1. Payment accuracy rate
KPI ini mengukur persentase pembayaran yang diproses tanpa kesalahan. Semakin tinggi tingkat akurasi, semakin dapat diandalkan sistem pembayaran suatu bisnis, dan ini mengurangi kebutuhan untuk melakukan koreksi atau menyelesaikan perselisihan.
Rumus
Payment accuracy rate = (Jumlah pembayaran akurat / total jumlah pembayaran) × 100
2. Days sales outstanding (DSO)
DSO menghitung rata-rata jumlah hari yang dibutuhkan untuk mengumpulkan pembayaran dari pelanggan setelah penjualan.
Angka DSO yang lebih rendah menunjukkan bahwa bisnis mampu mengumpulkan pembayaran dengan efisien, yang mendukung arus kas yang lebih baik.
Rumus
DSO = (Piutang / total penjualan kredit) × jumlah hari dalam periode
3. On-time payment rate
Metrik ini menunjukkan persentase pembayaran yang dilakukan atau diterima tepat waktu atau sebelum jatuh tempo.
Angka pembayaran tepat waktu yang tinggi mencerminkan praktik manajemen pembayaran yang baik dan membantu menjaga hubungan baik dengan pelanggan dan pemasok.
Rumus
On-time payment rate = (Jumlah pembayaran tepat waktu / total jumlah pembayaran) × 100
4. Payment rejection rate
Tingkat penolakan pembayaran menunjukkan persentase pembayaran yang ditolak karena kesalahan atau saldo yang tidak mencukupi.
Menjaga tingkat ini tetap rendah membantu mencegah keterlambatan dalam pemrosesan dan mengurangi beban administrasi.
Rumus
Payment rejection rate = (Jumlah pembayaran yang ditolak / total jumlah pembayaran) × 100
5. Account Payable Turnover
Indikator ini menilai seberapa cepat perusahaan membayar kewajiban usaha selama periode tertentu.
AP Turnover berfungsi untuk membantu menilai likuiditas dan efisiensi penggunaan modal kerja.
Tingkat perputaran yang tinggi mencerminkan pembayaran yang cepat, sedangkan tingkat rendah dapat menunjukkan penundaan.
Rumus
AP turnover ratio = Pembelian kredit bersih ÷ Rata-rata utang usaha
Rata-rata utang usaha = (Utang usaha awal periode + utang usaha akhir periode) ÷ 2
6. Days Payable Outstanding (DPO)
Nilai DPO mengukur rata-rata jumlah hari perusahaan menunda pembayaran kepada vendor untuk memaksimalkan arus kas.
KPI ini berkaitan dengan yang sebelumnya, yakni AP Turnover.
DPO tinggi (penundaan pembayaran lebih lama) biasanya menghasilkan perputaran utang usaha (APT) yang lebih rendah, dan sebaliknya.
Rumus
Days Payable Outstanding (DPO) = (Rata-rata utang usaha ÷ Pembelian kredit bersih) x Jumlah hari
Cara efektif mengelola pembayaran
Dengan menerapkan strategi yang tepat, proses pengelolaan pembayaran yang sebelumnya terasa rumit bisa berubah menjadi sistem yang lebih efisien.
1. Otomatisasi alur kerja pembayaran
Gunakan software untuk menangani tugas-tugas berulang, seperti memproses faktur, menyetujui pembayaran, dan rekonsiliasi. Dengan otomatisasi, pekerjaan ini dapat diselesaikan secara konsisten dan lebih minim kesalahan.
Hal ini tidak hanya menghemat waktu tetapi juga memungkinkan staf fokus pada aktivitas keuangan yang lebih strategis. Selain itu, otomatisasi mengurangi risiko pembayaran terlambat yang bisa memicu denda atau merusak hubungan dengan pemasok dan pelanggan.
2. Integrasi sistem pembayaran
Integrasi sistem pembayaran dengan software akuntansi menciptakan aliran data otomatis yang mengurangi kesalahan input manual dan menjaga konsistensi data. Status pembayaran dapat diperbarui secara real-time, mempermudah pelacakan pembayaran tertunda dan memastikan catatan keuangan akurat.
Dengan integrasi ini, arus kas terlihat langsung tanpa menunggu rekonsiliasi manual, sehingga laporan keuangan lebih cepat tersedia dan mendukung pengambilan keputusan strategis. Selain meningkatkan efisiensi, integrasi juga mempermudah proses audit dan memastikan kepatuhan terhadap standar akuntansi.
Penting
Fitur Bills dari Mekari Expense menawarkan kemudahan dalam manajemen pembayaran dengan integrasi mulus ke software akuntansi Mekari Jurnal.
Integrasi ini memastikan alur kerja keuangan perusahaan menjadi lebih efisien, dengan sinkronisasi data tagihan secara otomatis ke sistem akuntansi. Hasilnya, pekerjaan manual berkurang, dan pencatatan keuangan menjadi lebih akurat serta bebas dari kesalahan.
3. Pantau ketentuan pembayaran
Memantau ketentuan pembayaran membantu bisnis Anda mengelola tanggal jatuh tempo, menghindari biaya keterlambatan, dan mempertahankan hubungan baik dengan vendor.
Anda juga bisa menemukan peluang untuk negosiasi untuk deal yang lebih menguntungkan, seperti memperpanjang tenggat waktu atau mendapatkan diskon pembayaran awal.
4. Validasi data pembayaran
Pastikan detail pembayaran diperiksa keakuratannya sebelum transaksi diproses. Validasi data ini membantu mengurangi risiko pembayaran ditolak atau muncul sengketa yang dapat menunda proses.
Sistem otomatis dengan fitur validasi dapat mendeteksi potensi masalah lebih awal, memastikan transaksi berjalan lancar.
Kelola pembayaran lebih efektif dengan Mekari Expense
Manajemen pembayaran yang efektif adalah kunci untuk menjaga kelancaran operasional bisnis sekaligus memperkuat hubungan dengan mitra dan vendor. Teknologi yang tepat tidak hanya membantu mengelola pembayaran secara lebih baik tetapi juga memberikan visibilitas penuh terhadap aliran keuangan perusahaan.
Jika Anda ingin mengoptimalkan manajemen pembayaran bisnis, gunakan software manajemen pembayaran yang menghadirkan solusi lengkap. Mekari Expense adalah software yang tepat.
Mekari Expense memberikan solusi manajemen pengeluaran yang terintegrasi dengan software akuntansi Mekari Jurnal. Hal ini memberikan efisiensi, akurasi, dan visibilitas real-time terhadap aliran keuangan.
Tidak hanya integrasi dengan software akuntansi Mekari Jurnal, Bills dari Mekari Expense bantu kelola pembayaran bisnis Anda secara lebih efektif, dengan fitur-fitur ini:
- Fitur OCR berbasis teknologi AI, ngunggah dokumen invoice atau mendeteksi invoice otomatis dari email, sehingga data langsung terekam dengan akurat.
- Transfer pembayaran dalam negeri ke 50+ bank Indonesia seperti BCA, Mandiri, dan BNI, serta pembayaran ke luar negeri dengan kurs valas yang kompetitif.
Selain itu, Mekari Expense juga mengoptimalkan pencatatan dan persetujuan:
- Setujui atau tolak beberapa pengajuan sekaligus, sesuai kebijakan perusahaan Anda.
- Manajemen vendor lebih praktis dengan database yang terintegrasi untuk vendor domestik maupun internasional.
Dengan semua fitur ini, Anda dapat fokus pada strategi bisnis tanpa terbebani oleh proses administratif yang rumit. Coba Mekari Expense sekarang.
Referensi
Oboloo. ”What is Payment Management?”
