Menghitung Biaya Rekrutmen Karyawan dengan Cost per Hire

Biaya rekrutmen karyawan dapat kian membengkak jika tidak terkelola dengan baik. Ini dapat memperburuk penilaian performa tim HR dan merugikan biaya operasional perusahaan.

Padahal, tujuan dari merekrut karyawan adalah sebagai cara untuk mempertahankan operasional perusahaan dan membantu untuk lebih berkembang.

Oleh karena itu, kepala divisi HR harus lebih memperhatikan penyusunan anggaran atau budget dari tim HR mulai dari penerimaan karyawan baru hingga mempertahankan karyawan.

Terdapat beberapa strategi yang dapat tim HR terapkan dalam menganalisis dan mempertimbangkan budget tim HR.

Dalam hal ini khususnya pada anggaran rekrutmen karyawan, yaitu dengan menghitung cost per hire karyawan.

Berikut Mekari akan mengulas apa itu cost per hire serta komponen cost hiring yang diperhitungkan dalam cost per hire.

Baca Juga: 8 Software Budgeting Perusahaan Terbaik untuk Kelola Anggaran

Apa itu cost per hire?

Cost per hire adalah sebuah komponen metrik yang menjadi acuan perhitungan untuk biaya rekrutmen karyawan. Cost per hire ini merupakan komponen yang paling umum digunakan oleh tim HRD untuk mengukur pengeluaran dan anggaran yang tim miliki.

Pengukuran cost per hire dihitung mulai dari tahap screening, tahap seleksi, hingga tahap on-boarding pada total karyawan yang diseleksi dalam satu periode. Rumus sederhana untuk perhitungan cost per hire sebagai berikut:

Dapat mengetahui dan mengukur seberapa besar cost per hire dirasa cukup penting karena secara umum dapat mengoptimalkan proses rekrutmen perusahaan Anda.

Selain itu, mengukur cost per hire juga dapat menjadi tolak ukur dalam menentukan anggaran rekrutmen karyawan, pengelolaan biaya pengeluaran, dan mengukur kinerja karyawan dalam tim recruiter atau HR.

Contoh cara menghitung cost per hire

Untuk menghitungnya sebenarnya cukup mudah dan sederhana. Anda tinggal menggunakan rumus perhitungannya seperti yang terlihat di atas dalam satu periode rekrutmen karyawan. Kemudian tahap selanjutnya untuk menghitung cost per hire sebagai berikut:

1. Anda mencatat pengeluaran biaya untuk merekrut karyawan baru, mulai dari proses seleksi hingga on-boarding dan training.
2. Jumlahkan biaya eksternal dan biaya internal Anda pada semua karyawan baru dalam periode tertentu.
3. Kemudian, bagi jumlah yang dihasilkan dengan jumlah total karyawan pada periode yang sama.

Berikut contohnya:

Perusahan A akan melakukan mass hiring guna mengisi kebutuhan tenaga kerja/karyawan yang saat ini sedang kosong di dalam internal perusahaan. Proses rekrutmen akan berjalan selama 3 bulan dan juga akan mengikuti sebuah job fair yang akan dilaksanakan di tengah kota. Adapun biaya pengeluaran atau hiring cost untuk melakukan proses mass hiring tersebut adalah:

• Gaji, tunjangan, dan gaji lembur tim HR selama 3 bulan sebesar Rp 175.000.000,00
• Fasilitas kantor (Wifi, ATK, dan sebagainya) sebesar Rp 40.000.000,00
• Tunjangan transportasi sebesar Rp 4.500.000,00
• Biaya iklan Rp 35.000.000,00
• Tes kesehatan Rp 15.000.000,00
• Agensi rekrutmen karyawan Rp 55.000.000,00
• Biaya on-boarding dan training sebesar Rp 5.500.000,00

Kemudian, setelah proses mass hiring selesai, perusahaan mendapatkan karyawan baru sebanyak 30 karyawan yang sudah melewati tahap on-boarding dan training. Lalu, berapa biaya rekrutmen karyawan dan cost per hire perusahaan A selama proses rekrutmen berlangsung?

Komponen biaya rekrutmen karyawan

Dalam biaya pengeluaran atau hiring cost dalam periode perekrutan karyawan terdapat berbagai komponen yang perlu diperhatikan.

Berdasarkan rumus perhitungan cost per hire diatas, dapat terlihat bahwa komponen biaya rekrutmen karyawan terbagi menjadi dua, yakni biaya internal dan biaya eksternal.

Komponen biaya ini harus Anda pahami apa saja karena dapat membantu merekonstruksi penganggaran biaya rekrutmen karyawan agar lebih optimal dan hemat.

1. Biaya internal

Biaya internal adalah biaya proses rekrutmen karyawan yang dipakai di dalam perusahaan atau organisasi tim HR. Secara keseluruhan komponen yang termasuk ke dalam hiring cost internal adalah:

a. Gaji atau bonus untuk tim rekrutmen

Ketika proses rekrutmen dimulai pastinya banyak struktur dalam tim HR yang bergabung dan bekerja secara bersama-sama. Mulai dari ketua divisi rekrutmen, pengawas, hingga staff recruiter.

Sistem penggajian yang diberikan tergantung dengan besarnya tanggung jawab yang diemban, kemudian terdapat juga biaya lainnya seperti tunjangan, bonus target, dan gaji lembur jika karyawan mendapat jam kerja tambahan di luar jam kerja.

b. Fasilitas kantor

Fasilitas kantor biasanya sering digunakan tim HR untuk melakukan proses rekrutmen karyawan baru. Mulai dari tahap psikotes, tes bahasa inggris, wawancara, hingga proses onboarding.

Selain itu, jika proses rekrutmen dilakukan secara online. Tim HR dapat menggunakan fasilitas kerja pada kantor yang menunjang prosesnya seperti laptop dan jaringan wifi.

c. Transportasi

Pengeluaran biaya transportasi termasuk ke dalam biaya internal perusahaan jika proses rekrutmen menggunakan strategi yang berbeda. Seperti jika perusahaan melakukan rekrutmen dalam sebuah job fair dan campus hiring.

Baca Juga: Biaya Perjalanan Dinas: Rincian Biaya dan Cara Mengelolanya

d. Software pendukung HR

Saat ini sudah banyak perusahaan yang menggunakan software HR online untuk mendukung pengelolaan proses rekrutmen karyawan baru. Hal ini akan mempermudah proses rekrutmen agar berjalan lebih efektif dan dapat dilakukan dimanapun dan kapanpun.

Salah satu rekomendasi aplikasi atau software HR yang dapat perusahaan Anda gunakan adalah Mekari Talenta.

2. Biaya eksternal

Berbanding terbalik dengan biaya internal, biaya eksternal adalah pengeluaran biaya rekrutmen karyawan atau hiring cost yang berasal dari luar perusahaan atau pemakaian jasa diluar internal perusahaan. Berikut komponen biaya eksternalnya:

a. Jasa agensi rekrutmen karyawan

Tim HR yang kekurangan sumber daya untuk mencari kandidat biasanya akan menggunakan jasa agensi rekrutmen karyawan sebagai pihak ketiga. Ini agar dapat mengurangi beban kerja tim, tidak mengalami burnout, dan terhindar dari human error.

Pilihan kebutuhan agensi rekrutmen karyawan juga beragam bentuknya. Ada yang memproses untuk bagian outsource, ada yang hanya berfokus kepada talent hunting/talent headhunter, ada pula agensi rekrutmen karyawan yang mengerjakan hampir seluruh proses seleksi

Kemudian data kandidat akan diteruskan dari pihak agensi rekrutmen karyawan ke tim HR untuk kemudian melanjutkan ke proses on-boarding.

b. Biaya iklan hiring

Dalam melakukan proses rekrutmen terkadang perusahaan juga membutuhkan wadah untuk mengiklankan posisi yang tersedia ke masyarakat umum. Media sosial dan platform job hiring merupakan salah satu media yang dapat Anda gunakan.

Ini diperlukan agar dapat meningkatkan online presence dan membantu menemukan kandidat yang sesuai dengan kualifikasi dengan cepat dan tepat.

c. Tes kesehatan

Beberapa perusahaan terkadang juga meminta kandidat untuk melakukan sesi pengecekan kesehatan terlebih dahulu, atau yang biasa disebut dengan medical check-up. Ini merupakan salah satu tahapan proses dalam rekrutmen yang umumnya juga sering ditemukan.

Biasanya perusahaan akan bekerja sama dengan klinik kesehatan atau rumah sakit karena jarang ada yang memiliki bidang ini secara khusus di dalam perusahaan. Oleh karena itu, biaya tes kesehatan termasuk ke dalam biaya eksternal rekrutmen karyawan.

Baca Juga: Asuransi Kesehatan Karyawan: Rekomendasi, Jenis, dan Manfaat

Cara meminimalisir biaya rekrutmen karyawan

Setelah Anda mengetahui bagaimana perhitungan cost per hire dan komponen-komponen biaya rekrutmen karyawan. Terdapat beberapa strategi yang dapat meminimalisir biaya rekrutmen karyawan yang efektif dan dapat Anda terapkan dalam perusahaan.

Hal ini cukup penting mengingat biaya pengeluaran atau hiring cost yang terbilang cukup besar untuk satu karyawan baru yang masuk. Beban biaya proses rekrutmen karyawan yang membengkak juga dapat mengganggu penilaian tim HR di mata manajemen perusahaan.

Berikut beberapa strategi efektif yang dapat Anda terapkan:

1. Memanfaatkan talent pool
2. Mengoptimalkan program employee referral
3. Mengoptimalkan media sosial perusahaan
4. Menggunakan software HRIS yang dapat membantu proses rekrutmen karyawan
5. Membuat iklan rekrutmen yang efektif
6. Menganalisis budget dan hiring cost secara maksimal
7. Mencatat atau melakukan pembukuan biaya pengeluaran

Itulah ulasan lengkap mengenai apa itu dan cara menghitung cost per hire serta komponen biaya rekrutmen karyawan. Agar dapat lebih memudahkan pengelolaan proses rekrutmen karyawan perusahaan, Anda mungkin perlu menggunakan software HRIS.

Kendalikan & Ukur Biaya Rekrutmen dengan HRIS Terintegrasi

Menghitung biaya rekrutmen secara konsisten memberi gambaran cost per hire yang nyata. Dari sana, Anda bisa menghemat anggaran dengan mengalihkan belanja ke kanal paling efisien, memangkas waktu proses, serta mengurangi kerja ulang yang tidak perlu.

Mekari Talenta merupakan sebuah software HRIS berbasis cloud yang komprehensif dimana tidak memerlukan aplikasi rekrutmen tambahan dan tanpa resiko data hilang atau rusak.

Dengan Mekari Talenta, Anda dapat:

• Melacak sumber pelamar & progres kandidat melalui integrasi dengan job portal dalam satu ATS sehingga performa kanal mudah dibandingkan.
• Memantau metrik rekrutmen inti seperti time to hire melalui laporan siap ekspor untuk analisis efisiensi dan dasar perhitungan cost per hire.
• Menjadwalkan & mengoordinasikan interview lintas tim di satu kalender terpusat agar hambatan proses cepat terlihat dan dikurangi.
• Menghubungkan data rekrutmen ke HRIS (onboarding, database karyawan, payroll, cost center) agar dampak perekrutan pada beban biaya organisasi mudah dilacak.
• Menerapkan seleksi berbantuan AI untuk penyaringan CV & rekomendasi kandidat sehingga waktu screening turun dan biaya proses ikut menurun.

Tunggu apa lagi? Pangkas biaya rekrutmen karyawan di perusahaan Anda bersama software HRIS Mekari Talenta sekarang!