Pahami Apa Itu Retensi Karyawan dan Cara Mengelolanya

Kehilangan karyawan teladan dapat menimbulkan kerugian lebih dari 250.000 dolar bagi perusahaan Anda. Hal ini harus menjadi salah satu perhatian utama perusahaan, untuk mempertahankan talenta berkualitas. Salah satu caranya adalah retensi karyawan. 

Namun, perusahaan terkadang cukup kesulitan mengelola retensi karyawan perusahaan dengan baik. Padahal, dengan memprioritaskan retensi karyawan, perusahaan dapat memotong biaya-biaya pergantian karyawan dan meningkatkan kinerja keseluruhan organisasi.

Karena itu, pelajari cara membangun strategi retensi karyawan yang sukses, sehingga perusahaan dapat menghemat banyak waktu dan uang. Simak penjelasannya berikut ini.

Pengertian retensi karyawan

Retensi karyawan merupakan sebuah kemampuan atau upaya sebuah perusahaan untuk mempertahankan karyawan di tempat kerja. Retensi bertujuan untuk mempertahankan karyawan dengan talenta terbaik dan loyal di tempat kerja untuk jangka waktu yang lama.

Kebalikan dari retensi perusahaan adalah perputaran atau turnover karyawan. Turnover dapat terjadi jika siklus karyawan yang sering meninggalkan perusahaan dengan berbagai alasan tertentu yang membuatnya tidak nyaman dalam jangka waktu lama.

Oleh karena itu, setiap perusahaan memiliki tingkat retensi yang berbeda-beda. Juga dapat menunjukkan indikator seberapa baik perusahaan dalam mengelola karyawannya dan tingkat kepuasan kerja karyawan.

Alasan retensi karyawan penting

Terdapat beberapa faktor yang menjadi alasan keberadaan retensi karyawan penting bagi perusahaan. Antara lain:

1. Produktivitas yang stabil

Karyawan yang bekerja dalam jangka waktu yang lama dapat menambah nilai signifikan perusahaan tersebut. 

Hal ini karena mereka cenderung dapat memahami visi perusahaan secara lebih dalam, mengetahui dengan baik bagaimana memenuhi ekspektasi peran mereka, dan telah memperoleh semua keterampilan yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas secara lebih efektif.

2. Menurunkan biaya perusahaan

Mempertahankan karyawan yang terampil dapat bermanfaat secara finansial bagi perusahaan. Mencari dan merekrut karyawan baru pada dasarnya sangat memakan waktu dan biaya. 

Dengan biaya turnover karyawan yang lebih rendah, keuangan perusahaan dapat diinvestasikan secara lebih efektif.

3. Mengurangi waktu pelatihan

Karyawan yang sudah memiliki pengalaman cukup panjang dalam suatu perusahaan mempunyai rasa percaya diri dan kapabilitas yang lebih tinggi untuk melaksanakan pekerjaan harian. 

Karyawan baru pada dasarnya memerlukan waktu dan pelatihan untuk beradaptasi dan membangun komunikasi yang dapat membebani produktivitas untuk sementara waktu.

Apa penyebab retensi karyawan rendah?

Urgensi pengelolaan retensi karyawan muncul berdasarkan dari hasil identifikasi beberapa masalah yang sering perusahaan hadapi. Menurut beberapa studi lapangan yang berkaitan dengan tingkat retensi karyawan perusahaan.

Masalah-masalah tersebut antara lain:

1. Toxic workplace

Berdasarkan Real Estate Witch Great Resignation Survey, lebih dari 30% karyawan menyebutkan bahwa toxic workplace sebagai alasan utama mereka mengundurkan diri dari tempat kerjanya.

2. Manajemen

Data dari 2021 People Management Report  menunjukkan bahwa 60% dari 2000 karyawan mengundurkan diri akibat pengelolaan manajemen perusahaan yang buruk dan tidak tepat.

3. Kurang dihargai

Sebanyak 66% karyawan perusahaan akan mengajukan pengunduran diri secara sepihak jika menurut mereka hasil kerja keras mereka tidak dihargai atau diakui oleh perusahaan.

4. Gaji tidak sesuai

Lebih dari 60% karyawan berhenti dari pekerjaan karena menurutnya upah yang diberi tidak sesuai dengan tanggung jawabnya dan mencari gaji dan tunjangan terbaik pada jabatan mereka pada perusahaan lain.

5. Burnout

Berdasarkan survey Deloitte kepada kalangan Gen Z dan Milenial di tempat kerja. Peluang untuk resign cukup besar dan dipengaruhi oleh ketidakseimbangan work-life balance dan kelelahan akibat beban kerja yang terlalu besar.

6. Opsi kerja fleksibel

Pandemi tahun 2020 mengubah tren pola kerja menjadi lebih fleksibel. Perusahaan yang tidak mengikuti tren kerja fleksibel seperti ini cenderung memiliki peluang tinggi karyawannya mengundurkan diri.

7. Career growth

Lebih dari 60% karyawan perusahaan mengatakan bahwa kecilnya peluang mereka untuk pertumbuhan karier berdampak pada pengunduran diri. Kemudian mencari perusahaan dengan peluang mobilitas karier ke atas yang tinggi.

Cara menghitung tingkat retensi karyawan

Melihat begitu pentingnya peran tingkat retensi karyawan dalam pengelolaan perusahaan. Sudah sewajarnya tim manajemen dan HRD perusahaan dapat mengkalkulasikan seberapa baik kemampuan mereka dalam mempertahankan karyawan.

Untuk itu, terdapat cara untuk menghitung tingkat retensi karyawan perusahaan, yaitu dengan membandingkan jumlah karyawan pada awal periode waktu tertentu dengan jumlah karyawan yang masih ada pada akhir periode. Adapun berikut contoh rumus yang bisa Anda gunakan:

Contoh kasus: Apabila pada awal tahun karyawan Anda berjumlah 500 orang, kemudian seiring berjalannya waktu hingga periode akhir tahun karyawan yang masih bertahan berjumlah 465 orang. Maka retention rate dari periode tersebut adalah 465/500 x 100 = 93%.

Menghitung tingkat turnover karyawan akan melengkapi tingkat retensi dengan menunjukkan persentase pemisahan pada periode yang sama. Rumus untuk menghitungnya dapat menggunakan rumus sebagai berikut:

Contoh kasus: Apabila jumlah rata-rata karyawan yang bekerja pada suatu perusahaan sebanyak 500 orang, kemudian dalam waktu periode waktu tersebut terdapat 35 karyawan yang mengundurkan diri. Maka turnover rate dari periode tersebut adalah 35/500 x 100 = 7%.

Dengan menghitung tingkat retensi dengan tingkat turnover karyawan secara bersamaan merupakan salah satu praktik terbaik yang dapat Anda lakukan. Sehingga Anda dapat mengukur secara akurat dan tepat untuk perencanaan strategi retensi karyawan perusahaan Anda.

7 strategi mengelola retensi karyawan

Ada banyak strategi yang dapat Anda terapkan dalam perusahaan agar dapat mengelola bahkan meningkatkan retensi karyawan secara signifikan.

Namun, di antara itu semua terdapat beberapa yang pengimplementasiannya dapat memberikan dampak yang lebih efektif dan dalam jangka waktu yang panjang. 

Berikut 5 strategi pengelolaan retensi karyawan, yaitu:

1. Berinvestasi dalam pengembangan karyawan

Pengusaha yang berinvestasi dalam karyawan mereka melalui penyediaan peluang untuk memperoleh keterampilan baru menandakan investasi penting dalam pertumbuhan karir karyawan saat ini dan di masa depan.

Banyak karyawan cenderung merasa bahwa kepuasan terhadap lingkungan kerjanya berdasarkan pada peluang kesempatan untuk mengembangkan karir mereka.

Peluang untuk pertumbuhan dapat mencakup workshop dan konferensi yang dibayar oleh perusahaan.

Perusahaan juga dapat menawarkan penggantian biaya atau beasiswa kepada karyawan yang mengambil cuti studi atau mereka yang menghadiri kelas paruh waktu.

Selain itu dapat juga dengan mengatur program pembelajaran dan pengembangan internal untuk membimbing karyawan sesuai target dan tujuan mereka.

2. Terapkan komunikasi terbuka

Saat ini sudah banyak perusahaan yang mulai mengutamakan dan menerapkan komunikasi terbuka antar karyawan maupun jenjang jabatan.

Hal ini dapat meningkatkan moral karyawan agar mereka mendapatkan kebebasan untuk berbicara dengan bebas namun dengan bijak dan bersifat membangun.

Dengan begitu, karyawan dapat berbagi pemikiran dan ide, menghadapi konflik, dan mengambil bagian dalam pengembangan perusahaan. Perusahaan juga perlu memastikan manajer mendorong komunikasi yang transparan, penuh hormat, dan terbuka.

Komunikasi terbuka bermanfaat bagi perusahaan karena mempromosikan kepercayaan. Begitu karyawan merasa mereka dapat berkomunikasi dengan bebas tentang masalah yang terkait dengan tempat kerja, tingkat kepuasan mereka akan meningkat.

3. Mempromosikan work life balance

Karyawan yang terlalu banyak bekerja melebihi batas waktu istirahatnya cenderung kehilangan fokus yang akhirnya berdampak pada penurunan kinerja. 

Adapun, karyawan lebih suka bekerja di lingkungan di mana mereka dapat menyeimbangkan antara dunia kerja dengan kehidupan personalnya.

Dengan demikian, perusahaan harus memastikan bahwa beban kerja yang diberikan sesuai dengan waktu istirahat dan kehidupan personal karyawan, atau pada dasarnya mempromosikan gaya hidup kerja yang work life balance.

Hal ini merupakan tugas manajemen perusahaan dan tim HRD untuk dapat mempromosikan kebiasaan sehat pada karyawan sehingga mereka merasa nyaman dalam menjalankan tugasnya.

Ketika karyawan dapat bekerja sesuai jumlah jam yang sewajarnya, mereka cenderung mengurangi stres, yang berarti produktivitas lebih baik dan efektif.

4. Tunjukkan pengakuan dan penghargaan

Karyawan memainkan peran yang cukup besar dalam mengangkat laba perusahaan. Oleh karena itu, sangat penting untuk membuat mereka merasa dihargai dan dihormati. 

Memperlakukan semua karyawan dengan cara yang wajar adalah salah satu cara untuk melakukannya. Selain itu, ketika karyawan melakukan tugasnya dengan baik, mereka harus diakui dan didorong untuk terus melakukan pekerjaan dengan baik.

Meskipun ucapan terima kasih sederhana merupakan sebuah langkah pertama, perusahaan yang baik dapat menyertakan bentuk penghargaan penting lainnya seperti kenaikan gaji, bonus, tunjangan jabatan, cuti berbayar, atau bahkan promosi.

5. Jenjang karir jelas

Jenjang karir yang jelas membantu membangun keterikatan emosional antara karyawan dan perusahaan. Karyawan yang merasa perusahaan memberikan perhatian terhadap perkembangan mereka cenderung lebih setia dan kurang cenderung mencari peluang di tempat lain.

Mereka memiliki motivasi untuk bekerja keras dan meningkatkan keterampilan mereka karena percaya bahwa usaha tersebut akan membawa mereka menuju posisi yang lebih tinggi atau tanggung jawab yang lebih besar.

6. Hubungan antar karyawan yang kuat

Hubungan antarkaryawan yang kuat memberikan kontribusi positif pada budaya perusahaan dan memberikan dukungan sosial yang penting di tempat kerja. 

Dengan saling mendukung dan bekerja sama, karyawan dapat menciptakan lingkungan di mana mereka merasa dihargai dan termotivasi untuk mencapai tujuan bersama.

7. Tawarkan beragam benefit yang kompetitif

Paket benefit dapat mencakup asuransi kesehatan yang berkualitas, asuransi jiwa, cuti sakit dan liburan yang cukup, program pensiun, serta cuti keluarga.

Selain itu, benefit lainnya yang dapat perusahaan berikan seperti saham bagi hasil, penjadwalan yang fleksibel, serta insentif lain seperti penitipan anak, tunjangan makan serta transportasi, dan keanggotaan gym adalah beberapa keuntungan signifikan yang dapat meningkatkan moral karyawan.

Jika manajemen perusahaan tidak mengetahui secara spesifik tentang apa yang harus diberikan, ada baiknya untuk meminta feedback atau melakukan survey untuk mengetahui kebutuhan atau keinginan karyawan.

Selain itu, perusahaan juga perlu mempertimbangkan pilihan yang dapat memenuhi kebutuhan demografi yang berbeda. Misalnya, milenial dan boomer tidak termotivasi dengan benefit atau cara yang sama.

Earned Wage Access, Benefit Perusahaan yang Karyawan Butuhkan

Seperti yang telah disebutkan diatas, bahwa banyak karyawan yang mengundurkan diri dan mempengaruhi tingkat retensi karyawan perusahaan akibat berbagai masalah yang mereka hadapi dalam lingkungan kerjanya.

Salah satu masalah yang sering karyawan rasakan dan berdampak pada pekerjaannya adalah stres akibat masalah finansial yang sedang mereka hadapi.

Untuk menghadapi masalah ini, perusahaan dapat menerapkan membantu dengan membentuk program finansial dengan memberikan akses ke gaji lebih awal, yang disebut dengan Earned Wage Access.

Agar dapat membantu dan mempermudah penerapan program ini, gunakan EWA dari Mekari Flex yang dapat memberikan kemudahan kepada karyawan Anda untuk mengakses dana daruratnya.

Sebab pada fitur ini memungkinkan karyawan memperoleh gaji yang mereka dapatkan sebelum tanggal gajian yang seharusnya.

Tertarik untuk menggunakan EWA dari Mekari Flex? Anda dapat menghubungi atau berkonsultasi dengan tim ahli kami.