Komunikasi dengan pelanggan merupakan satu kegiatan yang harus dilakukan oleh para pemilik usaha. Selain itu, berkomunikasi dengan pelanggan secara baik kini menjadi salah satu alat untuk menentukan orang tersebut mempunyai pengalaman positif.
Pada kesempatan kali ini akan dijelaskan secara lengkap mengenai perihal berkomunikasi dengan pelanggan. Sedangkan, untuk Anda yang ingin tahu lebih banyak mengenai perihal komunikasi bisa simak penjelasan lebih lengkapnya dibawah ini.
Pentingnya Komunikasi dengan Pelanggan
Komunikasi dengan pelanggan secara efektif bisa memberikan dampak positif dan bisa membantu memastikan bisnis yang berulang. Selain itu, komunikasi dengan pelanggan juga dibutuhkan pada seluruh bisnis.
Contoh mudahnya di dalam bidang perbankan, seorang teller bank sering melakukan interaksi atau berkomunikasi dengan nasabah.
Ada juga beberapa bisnis lain yang melakukan penawaran layanan kepada pelanggan yang langsung berhubungan dengan perusahaan. Satu hal penting lagi, melakukan berkomunikasi dengan pelanggan ini bisa membantu Anda untuk memahami demografi.
Baca Juga: 11 Cara Meningkatkan Omset Penjualan Online, Paling Lengkap!
Cara Meningkatkan Komunikasi dengan Pelanggan
Seperti yang sudah disebutkan diatas, bahwa untuk melakukan komunikasi dengan pelanggan bukan menjadi satu hal mudah. Ada beberapa cara yang bisa dilakukan untuk berada di titik tersebut, yaitu:
1. Tersedia Berbagai Pilihan
Sebuah bisnis harus menyediakan pelanggan dengan pilihan untuk menjangkau sekitarnya. Dengan adanya teknologi bisa memberikan peluang kepada organisasi secara signifikan supaya bisa menjangkau semua pelanggan.
Selain itu, dengan adanya teknologi ini juga memberikan penawaran untuk menyediakan cara mudah kepada pelanggan untuk terhubung dengan bisnis. Opsi komunikasi yang berbeda-beda ini bisa mudah dipergunakan oleh pelanggan. Contoh mudah dalam berkomunikasi dengan pelanggan adalah panggilan telepon, email, fitur obrolan instan situs web atau saluran media sosial.
Menggunakan email ini bisa memberikan kemungkinan kepada bisnis untuk melakukan promosi penjualan di waktu mendatang. Biasanya, bisnis tidak disarankan untuk memberikan tanggapan kepada pelanggan lebih dari 24 jam.
Satu alat berkomunikasi dengan pelanggan yang paling efektif adalah media sosial. Media sosial adalah metode yang saat ini sudah dipergunakan secara umum untuk melakukan interaksi kepada pelanggan. Anda dapat menggunakan WhatsApp API untuk mempermudah komunikasi dengan pelanggan dengan fitur chatbot AI.
Sudah banyak yang membuktikan, bahwa dengan menggunakan media sosial ini bisa langsung terhubung dengan orang-orang dan bisa menawarkan promosi. Untuk semua calon pelanggan juga bisa membaca ulasan yang dijadikan sebagai alat mereka ingin memberikan bisnis mereka kepada perusahaan.
2. Memantau Kesan Pertama
Kesan pertama merupakan salah satu hal penting dalam melakukan berkomunikasi dengan pelanggan secara baik. Seorang pelanggan mungkin bisa dijadikan sebagai alat identifikasi seluruh pengalamannya mereka dengan sebuah organisasi dan berdasarkan interaksi pertama mereka dengan perusahaan.
Cara yang bagus untuk menciptakan komunikasi dengan pelanggan secara baik adalah menciptakan sebuah rasa kepercayaan dari customer experience. Untuk kesan pertama yang baik inilah bisa membantu dan mengembangkan rasa loyalitas lebih kuat lagi.
Dengan mencapai titik berkomunikasi dengan pelanggan yang baik ini harus memberikan kesan yang baik. Untuk pelanggan yang senang kemudian akan menyebarkan berita, yaitu dengan menggunakan fitur iklan gratis dengan memberikan informasi mengenai kemampuan bisnis.
Cara terbaik untuk menciptakan kesan pertama berkomunikasi dengan baik adalah mempekerjakan para pekerja yang mempunyai tingkat kesabaran tinggi. Anda juga dapat menggunakan aplikasi customer service untuk mengatur pelanggan yang tidak sabaran dari berbagai channel agar respon menjadi lebih cepat dan efektif.
Selain itu, untuk cara berkomunikasi dengan baik lainnya yaitu menawarkan survei reguler kepada para pelanggan. Suatu bisnis bisa memutuskan apakah metode tersebut berhasil atau tidak dengan melihat umpan balik yang diterima.
3. Personalisasi Setiap Interaksi
Seperti yang diketahui, untuk setiap pelanggan sangat senang di saat bisa melakukan berkomunikasi dengan pelanggan secara baik. Melakukan berkomunikasi dengan pelanggan secara baik ini dibutuhkan supaya bisa memunculkan percakapan secara nyata dan tidak menawarkan tanggapan secara tertulis.
Selalu berempati terhadap situasi atau masalah ini bisa dipergunakan sebagai alat untuk meningkatkan berkomunikasi dengan pelanggan secara baik. Bahkan, dengan kesan positif ini bisa memperkuat bisnis yang sedang dijalani.
4. Memiliki Rasa Empati
Mempunyai rasa empati menjadi satu hal paling penting untuk meningkatkan berkomunikasi dengan pelanggan secara baik. Selain itu, untuk bisnis yang mempunyai hubungan baik dengan pelanggan ini bisa menemukan cara dalam menyelesaikan masalah dan memberikan pengalaman secara baik.
Semua pelanggan juga perlu paham dengan apa yang telah disampaikan oleh para pemilik bisnis. Untuk mencari solusi ini juga membutuhkan waktu yang tidak sebentar atau lama sekali.
5. Menyelesaikan Percakapan dengan baik
Untuk meningkatkan berkomunikasi dengan pelanggan yang paling akhir adalah menyelesaikan percakapan dengan cara follow up customer dengan tepat. Seperti yang diketahui, untuk kesan akhir ini sama pentingnya dengan kesan pertama.
Satu hal pentingnya lagi, untuk memastikan berkomunikasi dengan baik ini bisa dijadikan resolusi dan memastikan pelanggan merasa senang dan puas. Misalnya, di akhir pertanyaan untuk para pemilik bisnis bisa tanya apakah ada hal lain yang bisa mereka bantu.
Etika Komunikasi dengan Pelanggan
Kunci dalam memberikan layanan komunikasi dengan pelanggan adalah etika. Etika ini juga diperlukan untuk bisa menjawab pertanyaan yang telah dikeluarkan oleh lawan bicara.
Untuk beberapa etika yang harus diperhatikan pada saat melakukan komunikasi dengan pelanggan adalah:
1. Selalu Berpikir Positif
Untuk bisa berkomunikasi dengan baik, maka dibutuhkan pola pikir yang positif dan tidak mudah emosional. Seperti yang diketahui, untuk setiap konsumen mempunyai karakter dan pengetahuan yang berbeda-beda.
Sehingga, pelayanan yang diberikan kepada pelanggan ini harus disesuaikan lagi dengan kondisi tersebut. Dengan adanya pola pikir yang positif, maka Anda bisa mengetahui bagaimana cara menghadapi setiap konsumen yang akan datang.
Konsumen yang benar-benar tidak tahu banyak mengenai tentang produk, Anda bisa dibantu menjelaskan atau berkomunikasi dengan baik. Jangan sampai Anda justru memanfaatkan kelemahan dari konsumen untuk mencari keuntungan secara pribadi.
Apalagi, untuk berbohong kepada konsumen ini sangat tidak disarankan. Mungkin, untuk pelanggan tidak bisa mengetahuinya. Akan tetapi, untuk sikap atau tindakan tersebut bisa menimbulkan dampak negatif terhadap bisnis atau usaha di waktu mendatang.
2. Menjaga Kesopanan
Etika berkomunikasi dengan pelanggan kedua adalah menjaga kesopanan. Di dalam melakukan berkomunikasi dengan pelanggan, Anda harus bisa menjaga kesopanan supaya bisa memunculkan rasa nyaman.
Untuk etika kesopanan ini bisa ditunjukkan dengan cara berbicara secara halus, tidak membentak, tidak emosi, memandang mata konsumen, mengucapkan maaf dan terimakasih.
Pelanggan juga akan mengapresiasi sikap sopan yang telah ditunjukkan kepada pemilik usaha atau bisnis. Meski produk yang ditanyakan ini tidak sesuai dengan keinginan mereka, tapi juga bisa menimbulkan kesan buruk dan menyebabkan mereka enggan kembali lagi toko tersebut.
3. Mempunyai Sikap Saling Menghargai
Tidak hanya mempunyai sikap sopan saja, akan tetapi untuk etika berkomunikasi dengan pelanggan lainnya yaitu saling menghargai kepada setiap konsumen. Sikap saling menghargai antara pelanggan ini bisa dijadikan salah satu alat untuk mencari perhatian.
Hanya dengan menyapa pelanggan yang datang saja sudah termasuk etika saling menghargai. Paling pentingnya lagu, untuk etika komunikasi terhadap pelanggan tidak saling membeda-bedakan status sosial.
Tentunya, untuk pelanggan yang dihargai akan merasa senang dan nyaman. Untuk hal tersebut juga bisa memberikan dampak terhadap image pada bisnis atau usaha yang sedang dijalani.
4. Memberikan Tampilan Secara Layak
Sopan di dalam berbicara bukan menjadi satu hal yang cukup untuk melayani pelanggan. Anda juga harus mempunyai etika berkomunikasi dengan pelanggan dengan menjaga penampilan supaya lebih nyaman dipandang.
Tidak perlu juga memberikan penampilan secara mewah. Paling terpenting tampilan yang diberikan bersih, rapi dan serasi di dalam berbusana. Selain nyaman di pandang, untuk penampilan ini juga bisa dijadikan sebagai alat untuk mencerminkan kepribadian dari seseorang.
Ketika tampilan yang diberikan rapi dan menarik, maka orang tersebut cenderung mempunyai kepribadian secara baik. Sebaliknya, untuk orang yang tidak memperhatikan penampilan biasanya cenderung suka bertindak semaunya.
5. Memberikan Perhatian
Etika berkomunikasi dengan pelanggan selanjutnya, yaitu memberikan perhatian. Untuk masalah perhatian ini bisa berbentuk atau berupa mendengarkan, memahami kebutuhan dan mengamati semua sikap perilaku konsumen.
Dengan hal tersebut, nantinya Anda bisa mengerti harapan dan keinginan dari pelanggan. Setelah itu, Anda juga bisa berusaha sebaik mungkin untuk memenuhi semua yang dibutuhkan oleh pelanggan. Hanya dengan melakukan hal tersebut, nantinya bisa membuat bisnis atau usaha mempunyai lebih banyak pelanggan.
6. Bersikap Rendah Hati
Dalam menjaga etika berkomunikasi dengan pelanggan harus diiringi dengan sikap rendah hati. Untuk masalah sikap rendah hati ini bisa ditunjukkan dengan cara berbicara yang sopan, bertutur kata tidak menyinggung perasaan pelanggan dan senyum dengan tulis.
Hindari juga perlu sombong, karena bisa membuat pelanggan tidak suka dan enggan melakukan komunikasi kepada Anda. Rendah hati dan sopan adalah salah satu unsur penting di dalam pergaulan dan karir. Dengan melakukan hal tersebut, nantinya bisa membuat bisnis terus berkembang.
7. Berusaha Mendengarkan dan Memahami
Mendengarkan adalah salah satu syarat etika berkomunikasi dengan pelanggan. Dari proses mendengarkan, Anda bisa memahami semua kebutuhan yang dibutuhkan oleh pelanggan atau konsumen.
Artinya, untuk pemilik bisnis hanya cukup mendengarkan secara baik-baik setiap keluhan pelanggan yang berkaitan dengan kebutuhan. Tidak ada salahnya untuk mencatat dengan cermat pada setiap kebutuhan pelanggan supaya bisa dijadikan bahan evaluasi. Setelah itu, Anda juga bisa berusaha untuk memahami dan mewujudkan semua kebutuhan yang dibutuhkan oleh pelanggan.
8. Pelayanan yang Komunikatif
Untuk etika berkomunikasi dengan pelanggan yang paling akhir adalah memberikan layanan secara komunikatif. Cara yang bisa dilakukan yaitu, memberikan pengaruh, merayu dan meyakinkan konsumen bahwa produk yang akan ditawarkan kepada pelanggan.
Di dalam hal ini, Anda tetap perlu yang namanya bersikap secara jujur dan tidak berlebihan dalam menyampaikan informasi. Dengan hal tersebut nantinya bisa membuat konsumen tidak percaya dengan usaha atau bisnis yang Anda kelola.
Tetaplah berbicara secara rasional dan masuk akal. Sehingga, dengan hal tersebut nantinya bisa mempermudah bisnis atau usaha diterima oleh konsumen. Etika dalam melakukan berkomunikasi dengan pelanggan ini sangat penting untuk dijaga.
Tanpa disadari, dengan menggunakan etika ini memberikan pengaruh dan nama bisnis dipertaruhkan. Meski terkadang ada beberapa pelanggan yang mempunyai banyak permintaan dan menguras kesabaran, akan tetapi untuk pemilik usaha harus tetap bertahan terhadap suatu etika berkomunikasi dengan pelanggan.
Tips Komunikasi dengan Pelanggan
Komunikasi adalah salah satu pondasi utama di dalam menjalankan sebuah bisnis. Bisnis akan lebih mudah untuk berkembang lagi apabila terdapat proses komunikasi internal dan eksternal secara baik.
Bahkan, dengan melakukan komunikasi ini bisa memberikan dampak positif antara atasan dan juga bawahan. Namun, untuk para pebisnis juga harus paham dengan perihal tips berkomunikasi dengan baik.
Melakukan komunikasi terhadap beberapa pelanggan ini harus memperhatikan beberapa cara terlebih dahulu. Untuk beberapa tips yang bisa dipergunakan untuk mendapatkan berkomunikasi dengan pelanggan secara baik adalah:
1. Memberikan Kesan Baik Terhadap Pelanggan
Kesan pertama adalah satu hal pertama kali yang harus benar-benar diperhatikan kepada pelanggan. Untuk memberikan kesan pertama ini bisa dilakukan dengan cara memberikan senyuman tulus, pakaian yang sopan dan menepati janji.
Paling pentingnya lagi, Anda harus menggunakan bahasa tubuh yang terbuka, jujur dan terstruktur. Maka dari itu, dengan kesan pertama inilah bisa menjadi alat penentu apakah pelanggan akan kembali datang atau tidak.
2. Menebar Senyuman dan Menjalin Komunikasi dengan Ramah
Tips berkomunikasi dengan pelanggan selanjutnya, yaitu menebar senyuman dan menjalin komunikasi secara ramah. Tidak ada salahnya, untuk Anda memberikan sapaan terhadap pelanggan terlebih dahulu.
Dengan memberikan senyuman ini bisa memunculkan kesan yang ramah dan nyaman di saat melakukan komunikasi. Gunakan juga bahasa yang ramah, halus dan sopan di saat menjelaskan sebuah produk.
3. Membangun Komunikasi Personal dengan Pelanggan
Untuk tips berkomunikasi dengan pelanggan satu ini harus benar-benar diperhatikan. Selain menyebut mereka dengan sebatas panggilan pak atau buk, akan lebih baik menjalin komunikasi dengan memanggil nama panggilan bentuk penghormatan yang lebih personal.
Selain itu, Anda juga harus belajar lagi mengenai kebiasaan pelanggan dalam melakukan pembelian suatu produk. Paling tidak, Anda bisa mengerti kebiasaan pelanggan dalam membeli barang.
Kebiasaan dalam membeli barang ini bisa dijadikan sebagai alat untuk menghubung bagi para pebisnis. Bahkan, dengan adanya komunikasi ini bisa mempermudah Anda untuk mengawali pembicaraan.
4. Menggunakan Kalimat yang Mudah untuk Dipahami
Menggunakan kalimat yang mudah dipahami menjadi tips berkomunikasi dengan pelanggan secara baik. Selain itu, dengan menggunakan kalimat yang mudah dipahami ini bisa mempermudah para pemilik bisnis untuk proses pemasaran produk.
5. Memberikan Bonus dan Diskon
Memberikan bonus dan diskon adalah tips berkomunikasi dengan pelanggan yang paling menyenangkan. Selain itu, dengan menyediakan bonus dan diskon ini akan lebih baik dilakukan secara tiba-tiba atau random.
Sehingga, dengan hal tersebut bisa membuat konsumen atau pelanggan merasa senang. Bukan menjadi hal yang tidak mungkin, ketika pelanggan juga menambah nilai produk dan tidak segan untuk menjadi pelanggan setia.
Manfaat Komunikasi dengan Pelanggan
Pada saat melakukan komunikasi dengan pelanggan akan diberikan beberapa manfaat. Untuk beberapa manfaat yang bisa didapatkan, yaitu:
1. Membangun Kepercayaan Merek
Konsumen akan lebih mudah percaya terhadap merek dagang yang diberikan informasinya secara konsisten.
Artinya, untuk membangun kepercayaan di antara audiens ini sangat penting melakukan komunikasi terhadap pesan merek secara konsisten.
2. Menjangkau Audiens yang Tepat
Era yang serba mudah seperti sekarang ini ada banyak sekali alat yang bisa dipergunakan untuk menjangkau audiens secara tepat. Tidak ada salahnya untuk menggunakan media sosial supaya bisa mempermudah dalam menjangkau konsumen atau pelanggan secara luas.
Permasalahan jangkauan audiens ini menjadi salah satu tantangan bagi tim PR untuk melakukan identifikasi media yang paling masuk akal. Paham dengan audiens inilah menjadi salah satu bagian yang paling penting di dalam melakukan pengenalan produk atau segmentasi pasar.
3. Pemasaran Produk atau Jasa
Sebelum melakukan investasi, paling tidak memastikan media yang dipergunakan mempunyai banyak pengguna. Untuk mengumpulkan semua informasi, paling tidak Anda bisa melakukan riset pasar kecil-kecilan terlebih dahulu.
Tidak ada salahnya, juga Anda mendapatkan berkomunikasi dengan pelanggan secara baik melakukan survei pada suatu grup. Paling pentingnya lagi mengumpulkan wawasan pelanggan.
Memang tidak akan ada habisnya di saat membicarakan perihal berkomunikasi dengan pelanggan. Apalagi, di era yang serba canggih ini banyak sekali bermunculan usaha dan bisnis bermunculan.
Maka dari itu, Anda harus benar-benar memastikan untuk berkomunikasi dengan pelanggan secara baik. Jangan pernah sampai membuat pelanggan atau konsumen merasa kecewa dengan perihal layanan.
Nah, itulah dia penjelasan secara lengkap mengenai berkomunikasi dengan pelanggan. Semoga dengan adanya penjelasan diatas bisa membantu Anda yang ingin melakukan komunikasi dengan baik.
