Layanan pelanggan di suatu perusahaan sangat penting untuk dilakukan. Interaksi antara pelanggan dengan pihak perusahaan menjadi jembatan bagaimana calon konsumen dapat menentukan untuk membeli produk yang ditawarkan. Tim sales perusahaan diharuskan memiliki respon yang cepat dan relevan sesuai pertanyaan yang diajukan oleh calon konsumen.
Tim customer service perusahaan dapat memberikan jawaban secara cepat agar calon konsumen merasa dihargai dan diperhatikan. Rasa empati ini juga perlu untuk membangun kepercayaan konsumen.
Agar selalu siap dalam segala keadaan, Anda dapat menggunakan template pesan customer service untuk keluhan pelanggan. Template ini sangat bermanfaat agar respon terhadap pelanggan dilakukan secara cepat dan sesuai keluhan yang diajukan pelanggan.
Pentingnya Pesan Customer Service untuk Keluhan Pelanggan
Customer service sangat penting untuk ada pada setiap perusahaan. Tim ini membantu menjawab semua keluhan maupun pertanyaan pelanggan terhadap layanan perusahaan. Agar mempermudah dalam menjawab keluhan pelanggan, tim customer service dapat membuat template pesan sesuai jenis keluhan yang ditanyakan oleh pelanggan.
Template pesan keluhan pelanggan merupakan pesan yang dibuat khusus yang akan digunakan customer service saat berkomunikasi dengan pelanggan dari berbagai jenis keluhan pelanggan dengan berbagai media.
Dikatakan sebagai template siap pakai, agar tim customer service mampu menjawab keluhan pelanggan secara cepat dan efektif dalam setiap situasi. Template ini juga dapat digunakan untuk media berupa email, call center, whatsapp business API, dan media sosial.
Baca Juga: Penerapan Implementasi CRM sebagai Strategi Kelola Bisnis
11 Contoh Template untuk Customer Service
1. Template Sambutan Terhadap Keluhan Pelanggan
Selamat Pagi, [Nama Pelanggan]
Selamat datang di Customer Service [Toko/Bisnis]. Nama saya [Agent], apakah ada yang bisa saya bantu?
Jika Anda memiliki pertanyaan atau bantuan, silahkan hubungi kami pada jam operasional Senin-Jumat jam 09.00 – 18.00 di [nomor telepon agent] atau melalui e-mail [alamat e-mail].
Terima kasih telah meluangkan waktu untuk menghubungi kami.
Salam hangat,
[Agent]
2. Template Respon Keluhan Pelanggan
Selamat Pagi, [Nama Pelanggan]
Terima kasih sudah menghubungi [Toko/Bisnis]. Saya, [Agent] dengan senang hati akan membantu keluhan Anda.
Kami sangat menghargai upaya Anda dalam menyampaikan keluhan terhadap produk layanan perusahaan kami. Saya akan mencari solusi terbaik untuk Anda.
Terima kasih sudah mengerti dan memberi tahu kami. Saya akan membantu Anda dengan cepat.
Jika Anda memiliki pertanyaan atau bantuan, hubungi kami di [nomor telepon agent] atau melalui e-mail.
Salam hangat,
[Agent]
3. Template Informasi Tambahan dari Keluhan Pelanggan
Selamat Pagi, [Nama Pelanggan]
Terima kasih sudah menghubungi [Toko/Bisnis]. Saya, [Agent] dengan senang hati akan membantu masalah Anda.
Sebelumnya saya minta maaf Anda harus mengalami masalah ini. Bisakah Anda menjelaskan lebih detail agar saya bisa mengetahui masalah Anda dengan baik?
Bisakah Anda konfirmasi ID pesanan/alamat pengiriman/nomor keluhan Anda?
Jika Anda memiliki pertanyaan atau bantuan, hubungi kami di [nomor telepon agent] atau melalui e-mail.
Salam hangat,
[Nama Agent]
4. Template Pesan Meskipun Belum Ada Solusi
Selamat Pagi, [Nama Pelanggan]
Terima kasih sudah menghubungi [Toko/Bisnis]. Saya, [Agent], dengan senang hati akan membantu masalah Anda.
Kami belum dapat menawarkan [Solusi] untuk masalah Anda. Namun, kami sangat menghargai masukan Anda dan berharap diberi kesempatan untuk menyelesaikan masalah Anda.
Kami memahami perasaan Anda yang terganggu atas masalah ini. Kami juga mohon maaf atas ketidaknyamanan ini.
Jika Anda memiliki pertanyaan atau bantuan, hubungi kami di [nomor telepon agent] atau melalui e-mail.
Salam hangat,
[Agent]
5. Template Meminta Pelanggan Menunggu
Selamat Pagi, [Nama Pelanggan]
Terima kasih sudah menghubungi [Toko/Bisnis]. Saya, [Agent], dengan senang hati akan membantu masalah Anda.
Saya masih memerlukan waktu untuk mendapatkan informasi sesuai keluhan yang Anda ajukan. Bolehkah Anda menunggu sementara itu?
Jika Anda memiliki pertanyaan atau bantuan, hubungi kami di [nomor telepon ganti] atau melalui e-mail.
Salam hangat,
[Agent]
6. Template Meminta Maaf Kepada Pelanggan
Selamat Pagi, [Nama Pelanggan]
Terima kasih sudah menghubungi [Toko/Bisnis]. Saya, [Agent], dengan senang hati akan membantu masalah Anda.
Kami dengan tulus meminta maaf atas ketidaknyamanan yang Anda alami terkait kesalahan teknis perusahaan kami. Saya akan perbaiki masalah ini segera.
Jika Anda memiliki pertanyaan atau bantuan, hubungi kami di [nomor telepon agent] atau melalui e-mail.
Salam hangat,
[Agent]
7. Template Mengakui Kesalahan terhadap Pelanggan
Selamat Pagi, [Nama Pelanggan]
Terima kasih sudah menghubungi [Toko/Bisnis]. Saya, [Agent], dengan senang hati akan membantu masalah Anda.
Kami mengakui kesalahan teknis yang terjadi terhadap pembayaran produk yang Anda pilih. Untuk selanjutnya sudah kami sampaikan ke tim internal untuk proses lebih lanjut.
Jika Anda memiliki pertanyaan atau bantuan, hubungi kami di [nomor telepon agent] atau melalui e-mail.
Salam hangat,
[Agent]
8. Template Memberikan Solusi Keluhan Pelanggan
Selamat Pagi, [Nama Pelanggan]
Terima kasih sudah menghubungi [Toko/Bisnis]. Saya, [Agent], dengan senang hati akan membantu masalah Anda.
Kami telah mengirim ulang pesanan Anda dan mengirimkan saldo ke akun Anda. Selanjutnya, Anda dapat melakukan pemesanan kembali.
Jika Anda memiliki pertanyaan atau bantuan, hubungi kami di [nomor telepon agent] atau melalui e-mail.
Salam hangat,
[Agent]
9. Template untuk Follow Up Pelanggan
Selamat Pagi, [Nama Pelanggan]
Saya [Nama Agent] izin bertanya untuk produk A ingin dikirim kapan? Apakah ingin dikirim hari ini atau besok?
Jika Anda memiliki pertanyaan atau bantuan, hubungi kami di [nomor telepon agent] atau melalui e-mail.
Salam hangat,
[Agent]
10. Template Pengisian Formulir
Selamat Pagi, [Nama Pelanggan]
Terimakasih sudah menghubungi call center. Kami ingin memberikan Anda layanan terbaik untuk keluhan yang Anda hadapi. Apakah Anda dapat meluangkan waktu untuk mengisi formulir ini sebagai bentuk feedback terhadap layanan kami.
Jika Anda memiliki pertanyaan atau bantuan, hubungi kami di [nomor telepon agent] atau melalui e-mail.
Salam hangat,
[Agent]
11. Template Menutup Percakapan
Selamat Pagi, [Nama Pelanggan]
Apakah informasi yang saya sampaikan sudah cukup jelas atau ada lagi yang ingin ditanyakan?
Karena tidak ada tanggapan lagi, maka percakapan ini akan saya akhiri. Semoga informasi yang saya sampaikan cukup jelas dan membantu Anda.
Jika Anda memiliki pertanyaan atau bantuan, hubungi kami di [nomor telepon agent] atau melalui e-mail.
Salam hangat,
[Agent]
Manfaat Template Pesan Customer Service
Nah, sebenarnya apa saja manfaat dari menyediakan template pesan customer service? Ada berbagai manfaat yang dapat Anda terima dengan menyediakan template pesan ini. Selain memberikan respon cepat terhadap pelanggan, ternyata template ini juga bermanfaat bagi tim customer service. Berikut manfaat template pesan customer service:
1. Media Komunikasi Pelanggan dengan Perusahaan
Pesan customer service sebagai media komunikasi pelanggan dengan perusahaan. Dengan menggunakan template pesan ini dapat memberikan informasi kepada pelanggan sesuai dengan nilai – nilai dari perusahaan. Peran ini juga membuat pelanggan mendapatkan customer experience dengan layanan terbaik.
2. Respon Pelanggan secara Cepat dan Relevan
Memberikan respon secara cepat dan relevan menjadi hal penting yang selalu ditunggu pelanggan ketika mengajukan pertanyaan kepada customer service. Adanya template ini, dapat memberikan respon secara cepat sesuai jenis pertanyaan yang diajukan oleh pelanggan.
3. Panduan Tim Customer Service
Selain fokus utama terhadap konsumen, template pesan ini juga memberikan manfaat terhadap tim customer service perusahaan. Bagi yang bekerja di customer service dengan adanya template ini mampu memberikan panduan sesuai jenis pertanyaan yang sering mereka terima.
Tim customer service juga dapat mengelola pelanggan dari berbagai channel melalui aplikasi customer service yang fleksibel dalam satu platform. Tentu saja aplikasi tersebut sangat penting karena dapat membantu tim customer service membalas pesan dan merespon pelanggan secara cepat.
4. Membangun Kepercayaan Pelanggan
Template pesan juga dapat memberikan kontribusi untuk membangun kepercayaan pelanggan. Adanya template ini dapat membuat pelanggan percaya dengan format khusus yang dibuat oleh perusahaan yang tentu berbeda dengan perusahaan lain.
Nah, itulah beberapa template pesan yang dapat Anda gunakan sebagai tim customer service untuk membantu menghadapi keluhan pelanggan. Pengelolaan pelanggan harus menjadi terdepan untuk meningkatkan kepercayaan dan kepuasan terhadap produk atau jasa yang ditawarkan perusahaan.
