Mengenal Konsep Dasar dan Unsur Komunikasi Bisnis

Dalam bisnis, komunikasi tentu merupakan aspek yang fundamental dan esensial. Seorang pemilik usaha harus memahami cara berkomunikasi yang tepat dengan semua orang terkait bisnisnya.

Oleh karena itu, memahami unsur komunikasi bisnis adalah hal yang wajib karena dapat memengaruhi efektivitas operasional, pengambilan keputusan, dan jalannya bisnis secara keseluruhan.

Setiap unsur dalam komunikasi bisnis saling berkaitan. Masing-masing berperan dalam menentukan apakah pesan dapat disampaikan, diterima, dan dipahami dengan benar.

Lalu, apa saja yang termasuk dalam unsur komunikasi bisnis? Berikut penjelasannya. 

Konsep Dasar Komunikasi Bisnis

Memahami konsep dasar komunikasi bisnis adalah fondasi penting sebelum mempelajari masing-masing unsurnya. Dalam bisnis, komunikasi adalah sebuah proses strategis untuk mencapai tujuan perusahaan, bukan sekadar proses pertukaran informasi saja.

Pada dasarnya, komunikasi bisnis adalah proses berbagi ide, fakta, pandangan, atau perasaan antara dua pihak atau lebih, baik di dalam maupun di luar perusahaan, untuk mencapai pemahaman bersama untuk melakukan tindakan tertentu. Ini bisa berupa percakapan langsung, rapat tim, email, laporan, presentasi kepada klien, atau bahkan kampanye pemasaran. 

Perbedaan komunikasi dalam konteks umum dengan komunikasi bisnis adalah tujuan yang spesifik dan terikat pada capaian bisnis. Setiap pesan yang disampaikan harus relevan, jelas, ringkas, dan tepat sasaran agar efektif. 

Proses ini melibatkan pengirim yang menyusun sebuah pesan, memilih media yang tepat, mengirimkannya kepada penerima, yang kemudian memahami pesan tersebut dan memberikan umpan balik. Faktor-faktor seperti konteks dan potensi gangguan juga selalu memengaruhi keseluruhan proses.

Berdasarkan rincian proses tersebut, dapat dilihat bahwa unsur komunikasi bisnis ada 5, meliputi pengirim, pesan, media, penerima, dan umpan balik (feedback).

Memahami konsep dasar komunikasi bisnis adalah langkah yang berguna untuk mempermudah Anda dalam mengenali peran krusial dari setiap unsur komunikasi. Kemudian, Anda dapat merancang strategi komunikasi yang efektif dan mengaplikasikannya demi keberhasilan perusahaan.

Baca Juga: Contoh KPI Digital Marketing untuk Pemula [Versi Lengkap]

Unsur Komunikasi Bisnis dari Pengirim

Pengirim adalah inisiator utama dalam unsur komunikasi bisnis. Perannya krusial karena ia bertanggung jawab atas pembuatan dan penyampaian pesan. Dalam bisnis, keberhasilan komunikasi seringkali berawal dari bagaimana pengirim mempersiapkan diri dan pesannya.

Berikut adalah beberapa aspek penting dari seorang pengirim pesan dalam konteks bisnis yang perlu diperhatikan:

1. Kecakapan dalam Berkomunikasi

Kecakapan seorang pengirim pesan tentu sangat penting dalam komunikasi bisnis. Hal ini mencakup keahlian dalam membaca, mendengar, dan menangkap informasi. Ini merupakan hal yang esensial dari unsur komunikasi pengirim.

Perusahaan juga dapat memberikan staff customer untuk menggunakan aplikasi customer service sebagai layanan pelanggan secara otomatis dan mudah digunakan.

2. Sikap Dari Pengirim

Sikap pengirim terhadap penerima dan pesan sangat memengaruhi penerimaan. Pengirim dengan sikap positif dan profesional dapat membangun kepercayaan, sementara sikap negatif menciptakan hambatan komunikasi.

3. Kemampuan Menyesuaikan Pesan kepada Penerima

Penting bagi pengirim untuk mempertimbangkan tingkat pengetahuan penerima saat ingin mengomunikasikan sebuah pesan. Pengirim harus mampu menyesuaikan pesan agar penerima mudah memahami, tidak bingung, dan dapat memastikan relevansi dengan tepat.

Ini juga mencakup pemahaman pengirim terhadap kondisi dari penerima maupun pengirim. Kesadaran akan kondisi ini dapat meminimalkan risiko penurunan kualitas pesan.

Unsur Komunikasi Bisnis dari Penerima

Dalam setiap proses komunikasi bisnis, peran penerima sangatlah fundamental. Penerima adalah pihak yang bertugas menerima, menerjemahkan, dan memahami pesan dari pengirim dan kemudian memberikan umpan balik. Dalam bisnis, kemampuan penerima untuk menginterpretasikan dan mengartikan pesan dengan baik merupakan kunci keberhasilan komunikasi secara menyeluruh.

Unsur Komunikasi Bisnis dari Sisi Pesan

Dalam komunikasi bisnis, pesan adalah unsur yang paling utama. Pesan adalah informasi, ide, atau berita yang ingin disampaikan oleh pengirim kepada penerima. Bentuknya bisa beragam, mulai dari kata-kata, gambar, data tertulis, hingga simbol non-verbal, yang semuanya bertujuan untuk memengaruhi atau mengubah pemahaman serta perilaku penerima.

Memahami jenis unsur komunikasi bisnis yang satu ini sangat penting untuk memastikan tujuan komunikasi tercapai dengan efektif. Berikut adalah jenis-jenis pesan dalam komunikasi bisnis:

1. Unsur Komunikasi Pesan Informatif

Pesan informatif adalah pesan yang bertujuan untuk menyampaikan fakta, data, keterangan, atau informasi lainnya secara lugas. Pesan ini seringkali menjadi dasar bagi penerima untuk mengambil keputusan atau memahami suatu situasi. 

Contoh pesan informatif adalah informasi dari tim HR kepada seluruh karyawan melalui aplikasi HR.

2. Unsur komunikasi Pesan Persuasif

Pesan persuasif adalah pesan yang dikirim untuk memengaruhi atau mengubah sikap serta pandangan penerima secara sukarela. Tujuan pesan persuasif adalah meyakinkan penerima tanpa paksaan, sehingga perubahan perilaku atau keputusan datang dari kesadaran penerima sendiri.Contoh pesan persuasif dalam komunikasi bisnis adalah iklan atau marketing produk maupun jasa.

3. Unsur Komunikasi Pesan Koersif

Pesan koersif adalah pesan yang berbanding terbalik dengan pesan persuasif. Unsur komunikasi berupa pesan koersif adalah jenis pesan yang memiliki sifat memaksa atau mengikat.

Pesan ini mengandung unsur sanksi, hukuman, atau konsekuensi lain untuk mendorong perubahan perilaku tertentu. Contoh pesan koersif yang paling umum dalam bisnis adalah peraturan perusahaan beserta konsekuensinya.

Unsur Komunikasi Bisnis dari Sisi Media

Unsur komunikasi bisnis selanjutnya adalah media. Media komunikasi adalah saluran atau sarana yang digunakan pengirim untuk menyampaikan pesannya kepada penerima. 

Pemilihan media sangatlah krusial, karena ia bergantung pada jenis, sifat, dan bentuk pesan yang akan disampaikan, serta siapa target audiensnya. Media yang tepat memastikan pesan sampai secara efektif dan efisien.

Secara umum, media komunikasi bisnis terbagi menjadi dua:

1. Media Personal

Media personal adalah saluran komunikasi yang digunakan untuk interaksi dua arah atau antar individu secara pribadi. Ini ideal untuk pesan yang memerlukan diskusi mendalam, umpan balik langsung, atau sentuhan personal. 

Dalam bisnis, contoh media personal adalah panggilan telepon, aplikasi obrolan (seperti WhatsApp API atau Telegram), serta komunikasi tatap muka langsung.

2. Media Massa

Unsur komunikasi bisnis berupa media massa adalah saluran komunikasi yang dirancang untuk menyampaikan pesan kepada audiens yang luas secara bersamaan. Target penerimanya tidak spesifik seperti media personal. 

Penggunaannya efektif untuk menyebarkan informasi secara cepat dan mencapai banyak orang. Umumnya, bisnis menggunakan media ini untuk menyebarkan pesan yang dapat berdampak besar dan efisien bagi perusahaan.

Contoh media massa dalam bisnis meliputi siaran televisi, radio, publikasi surat kabar atau majalah, serta platform media sosial dengan jangkauan publik.

Umpan Balik (Feedback)

Unsur komunikasi bisnis yang terakhir adalah feedback atau timbal balik. Unsur ini adalah respon dari penerima pesan untuk menanggapi pesan dari pengirim.

Feedback adalah indikator vital untuk mengetahui apakah pesan telah tersampaikan dengan baik, dipahami, dan mencapai tujuannya.

Umpan balik bisa datang dalam berbagai bentuk, baik verbal (misalnya, ucapan, pertanyaan) maupun non-verbal (seperti anggukan kepala, ekspresi wajah, atau gestur). Memahami umpan balik dari penerima pesan membantu pengirim mengevaluasi proses komunikasi dan melakukan penyesuaian jika diperlukan.Secara umum, unsur komunikasi bisnis berupa feedback terbagi menjadi dua, antara lain:

1. Feedback Negatif

Feedback negatif adalah respons yang menunjukkan ketidaksetujuan, penolakan, atau kurangnya pemahaman terhadap pesan. Ini bisa berupa sikap acuh tak acuh, gelengan kepala, atau pertanyaan yang mengindikasikan kebingungan. 

Dalam bisnis, umpan balik negatif menjadi sinyal bahwa pesan memerlukan klarifikasi atau bahkan pengiriman ulang dengan pendekatan berbeda.

2. Feedback Positif

Sebaliknya, feedback positif adalah respons yang menunjukkan persetujuan, pemahaman, atau penerimaan terhadap pesan yang disampaikan. Contohnya termasuk anggukan setuju, senyum, atau konfirmasi verbal bahwa pesan telah dipahami. Umpan balik positif mengonfirmasi keberhasilan komunikasi dan mendorong pengirim untuk melanjutkan dengan strategi yang sama.

Dalam sebuah bisnis, komunikasi memang menjadi hal yang penting dilakukan agar bisnis sukses. Anda dapat menggunakan aplikasi sap untuk membantu melakukan operasional perusahaan secara otomatis, efisien, dan efektif.

Permudah Komunikasi Bisnis dengan Software Terintegrasi

Memahami setiap unsur komunikasi bisnis memang penting, tetapi menerapkannya secara konsisten dalam operasional sehari-hari bisa menjadi tantangan. Komunikasi yang tidak terstruktur seringkali mengakibatkan kesalahpahaman, penurunan produktivitas, dan potensi kerugian. Di sinilah teknologi dapat berperan untuk membantu.

Mekari menawarkan solusi berupa ekosistem software untuk menyederhanakan proses komunikasi bisnis yang kompleks.

Dengan solusi seperti pengelolaan SDM, CRM, hingga keuangan yang terintegrasi, Mekari membantu menyatukan informasi dan memfasilitasi interaksi antar tim, departemen, dan bahkan dengan pihak eksternal.

Bersama Mekari, sederhanakan proses komunikasi, tingkatkan efisiensi, dan kembangkan bisnis Anda ke level yang lebih tinggi!