Memahami Stock Opname: Manfaat & Tahapan Prosesnya

Kesalahan pencatatan transaksi sering menyebabkan ketidakakuratan stok pada bisnis retail. Stock opname hadir sebagai solusi untuk memastikan data di sistem sesuai dengan fisik barang, sekaligus meminimalkan risiko pencurian dan kerugian operasional.

Simak ulasan lengkap mengenai pengertian hingga tahapan proses stock opname berikut ini!

Pengertian Stock Opname

Stock opname artinya proses penghitungan stok persediaan barang secara fisik di gudang dan menyesuaikan dengan catatan akuntansi bisnis.

Stock opname tidak hanya berhubungan dengan barang dagangan, tetapi juga bisa dilihat sebagai ketersediaan stok dan inventaris yang berhubungan dengan operasional perusahaan.

penghitungan stok barang harus dilakukan dengan teliti dan juga cermat. Agar tidak terjadi kesalahan pencatatan dan kesalahan penghitungan akibat adanya barang yang terlewat.

Stock opname memang cukup menguras waktu juga tenaga jika dilakukan secara manual. Terlebih jika persediaan produk dalam gudang banyak dan beragam. Namun seiring dengan perkembangan teknologi, para pengusaha retail mulai memberlakukan barcode pada setiap produknya dan menggunakan aplikasi stok barang untuk mengelolanya.

Dengan begitu kesalahan penghitungan maupun pencatatan bisa diminimalkan. Proses stock opname juga bisa berjalan lebih cepat dan efektif.

Baca Juga: Mengenal Pengertian dan Contoh Biaya Produksi: Bahan Baku, Tenaga Kerja, dan Overhead

Berbagai Manfaat Stock Opname

Jangan malas melakukan stock opname pada usaha Anda. Ada banyak manfaat yang bisa Anda dapat dari kegiatan ini, beberapa diantaranya seperti:

1. Menghindari adanya penyimpangan ataupun penyalahgunaan barang yang mengakibatkan stok lebih maupun kurang.
2. Dapat dengan cepat mengidentifikasi hilang atau kurangnya stok barang, sehingga dapat segera dicarikan solusi agar tidak terjadi kekosongan persediaan.
3. Dapat dijadikan bahan evaluasi serta tolak ukur perkembangan usaha dari tahun-tahun sebelumnya hingga saat ini, berikut rencana kedepannya.
4. Memudahkan proses monitoring dan pengelolaan arus barang yang masuk dan keluar dengan data yang bisa dipertanggungjawabkan.
5. Mempermudah mengawasi kondisi barang persediaan dalam gudang agar senantiasa dalam keadaan layak jual dan tidak sampai terjadi kekosongan.

Tujuan dan Pentingnya Stock Opname

Stock opname sangat penting untuk memastikan sinkronisasi antara jumlah barang di sistem pembukuan dengan stok fisik di gudang. Kegiatan ini berfungsi sebagai Sistem Pengendalian Internal (SPI) untuk meminimalkan selisih data dan memvalidasi keakuratan jumlah aktiva, utang, serta kas perusahaan.

Pentingnya melakukan stock opname adalah untuk memastikan sinkronisasi antara jumlah stok fisik dengan jumlah stok yang tercatat pada software gudang atau sistem pembukuan. Adapun 3 fungsi atau tujuan utama dari stock opname adalah:

1. Memastikan bahwa pencatatan dalam pembukuan perusahaan sudah benar. Dengan begitu dapat difungsikan sebagai SPI (Sistem Pengendalian Internal).
2. Meminimalkan adanya selisih antara data pada pembukuan dalam buku stok barang sesungguhnya di gudang.
3. Mengetahui jumlah aktiva, utang, piutang dan juga kas perusahaan.

Jika ditemukan ketidaksesuaian, perusahaan dapat segera mengambil tindakan:

• Kelebihan stok: Melakukan audit ulang untuk mendeteksi transaksi yang terlewat atau kesalahan metode pencatatan.
• Kekurangan stok: Membuat jurnal penyesuaian atau menjalankan kebijakan tanggung jawab bagi pihak terkait.

Pada perusahaan manufaktur, proses ini mencakup pengecekan bahan baku hingga barang jadi. Agar hasil data bersifat objektif dan akurat, stock opname idealnya dilakukan oleh petugas audit di luar tim pencatat persediaan rutin.

Baca Juga: Contoh Pembukuan Stok Barang Masuk dan Keluar untuk Pelaku Usaha

[ays_quiz id=’7′]

Kapan Sebaiknya Stock Opname Dilakukan?

Periode pelaksanaan stock opname bersifat fleksibel, mulai dari harian, bulanan, hingga tahunan, tergantung pada kebijakan dan kebutuhan perusahaan. Beberapa bisnis melakukannya secara rutin di awal bulan untuk meminimalkan selisih, sementara sektor ritel makanan biasanya melakukan pengecekan harian karena siklus barang yang cepat.

Pengecekan juga dapat dilakukan dalam situasi khusus, seperti saat terjadi lonjakan penjualan atau kondisi force majeure. Meski prosesnya rumit, frekuensi yang tepat sangat krusial untuk menjaga akurasi laporan keuangan dan mendukung pengembangan usaha jangka panjang.

Langkah-langkah Pelaksanaan Stock Opname

Dalam prosesnya, ada beberapa tahapan yang harus Anda lakukan agar proses inventory checking atau rekam stok ini berjalan dengan sebagaimana mestinya.

Apa saja langkah-langkah atau tahapannya? Berikut ini penjelasan lengkapnya.

1. Langkah Awal Seminggu Sebelum Penghitungan

Anda harus melakukan tahap ini setidaknya satu minggu sebelum pelaksanaan. Komunikasi dengan tim persediaan gudang juga harus ditingkatkan.

Beberapa hal penting yang perlu dipersiapkan pada tahap ini, antara lain:

• Memberikan label atau tanda pada barang yang sudah dihitung dan dilakukan oleh tim gudang
  Penataan stok barang sesuai kode atau barcode yang tertera.
• Memastikan seluruh stok sudah dilengkapi kode, tanda ataupun barcode untuk memudahkan penghitungannya.
• Memberikan label tidak dihitung pada barang yang tidak perlu dihitung dan dilakukan oleh pihak gudang.

2. Persiapan Sehari Sebelum Penghitungan Stok Opname

Tahap ini umumnya dilakukan ketika proses stock opname kurang satu hari saja. Adapun persiapan yang harus dilakukan diantaranya:

• Mengadakan briefing yang diikuti oleh semua pihak yang terlibat dalam proses rekam stok ini. Pastikan mereka memahami apa tugas dan tanggung jawabnya.
• Melengkapi input data mutasi barang hingga jam tutup operasional oleh tim gudang.
• Memastikan tidak ada lagi proses input mutasi barang di atas jam tutup H-1 jelang inventory checking.

3. Penghitungan Stok Opname

Dalam pelaksanaannya, berikut ini hal-hal penting yang harus Anda lakukan.

• Memastikan bahwa keseluruhan transaksi sudah diinput ke dalam masing-masing program
• Buat print out dari hasil input tersebut, lalu berikan pada pihak accounting juga audit sebagai acuan rekam stok. Pihak atau tim gudang tidak boleh mendapat print out dari program ini
• Proses rekam stok bisa dilakukan, jangan lupa tandai barang yang sudah melalui proses pengecekan dan penghitungan.
• Semua lembar print out yang sudah terisi penuh hasil rekam stok segera di input ke dalam untuk diketahui perbedaannya dengan versi program.
• Melakukan pengecekan ulang untuk mengidentifikasi adanya kesalahan hitung maupun selisih
• Usai semua proses dijalankan, hasil rekam stok diberikan kepada pihak accounting untuk kemudian dilakukan penyesuaian persediaan ke dalam program.

Itulah rincian penjelasan mengenai stock opname yang perlu Anda pahami terlebih jika seorang pelaku usaha.

Pastikan untuk tidak melewatkan proses ini dalam usaha Anda, agar arus keuangan juga barang persediaan dapat dikelola dengan baik dan tertata.

Update Penghitungan Stok Barang Otomatis dengan Mekari Jurnal

Dengan begitu, akan lebih mudah dalam memajukan serta mengembangkan usaha Anda. Pastikan juga untuk menggunakan aplikasi inventory online dari Mekari Jurnal untuk segala keperluan inventory barang usaha anda, mulai dari pencatatan barang hingga membuat laporan stok barang.