8 Jenis SaaS Hospitality Management, Rekomendasi, dan Manfaat

Dalam industri perhotelan, pengerjaan proses administratif secara manual dapat memperberat beban operasional dan berisiko mengurangi pendapatan.

Perusahaan hospitality mengalami kebocoran pendapatan rata-rata 14,9% akibat inefisiensi proses kerja manual.

-Hotelogix

SaaS hospitality management hadir untuk menjawab tantangan tersebut.

Dengan software hotel berbasis cloud, Anda dapat mengotomatiskan proses pemesanan, CRM, housekeeping, hingga pelaporan keuangan dalam satu sistem yang terintegrasi.

Tak hanya meningkatkan efisiensi operasional, aplikasi perhotelan online juga membantu Anda memberikan pengalaman tamu yang lebih baik.

Artikel ini akan membahas apa itu hospitality management SaaS, jenis-jenisnya, manfaat, hingga rekomendasi software hotel yang dapat menjadi solusi untuk bisnis Anda. 

Apa itu hospitality management SaaS

Hospitality SaaS software adalah sistem berbasis cloud yang dirancang untuk memudahkan pengelolaan operasional di industri perhotelan.

Dengan teknologi ini, hotel, resort, dan penginapan lainnya dapat menggunakan perangkat lunak manajemen tanpa perlu instalasi atau perawatan perangkat keras. 

Sistem ini menawarkan akses fleksibel dari mana saja dan kapan saja, serta fitur otomatisasi yang mengurangi beban kerja administratif, meningkatkan akurasi, dan mempercepat pelayanan tamu. 

Hasilnya, pengalaman tamu menjadi lebih baik, efisiensi operasional meningkat, dan biaya operasional dapat ditekan.

Contoh jenis SaaS dalam industri hospitality

Hospitality management SaaS menawarkan fleksibilitas, efisiensi, dan skalabilitas yang tak tertandingi bagi bisnis perhotelan. Berikut adalah beberapa contohnya. 

1. Manajemen pemesanan dan hunian terpusat

Sistem manajemen pemesanan berbasis cloud, seperti Mekari Qontak, Mekari Officeless, Cloudbeds, atau Hotelogix, memungkinkan hotel untuk mengelola seluruh proses pemesanan secara terpusat dan real-time. 

Misalnya, ketika seorang tamu memesan kamar melalui situs web hotel atau agen perjalanan online (OTA), informasi tersebut langsung diperbarui di sistem. 

Dengan begitu, hotel dapat menghindari masalah pemesanan ganda, yang sering terjadi jika sistem pemesanan tidak terintegrasi. Semua informasi seperti ketersediaan kamar, tarif, dan status pemesanan dapat diakses oleh manajer hotel, staf resepsionis, dan pelanggan secara langsung.

Keuntungan utama:

• Real-time updates: Pemesanan diperbarui langsung di semua saluran (situs web hotel, OTA, aplikasi mobile), mengurangi kesalahan pemesanan dan meningkatkan pengalaman tamu.
• Pengelolaan hunian: Manajemen hunian yang efisien, memastikan tingkat hunian yang optimal tanpa overbooking.

2. CRM untuk pengalaman tamu yang dipersonalisasi

Sistem CRM berbasis cloud, seperti Mekari Qontak, Salesforce Hospitality, atau Guestline, menyimpan informasi tentang preferensi tamu, seperti jenis kamar, kebiasaan makan, atau permintaan khusus.

Ketika tamu mengunjungi hotel atau agen perjalanan lagi, sistem CRM dapat memberitahu hotel tentang preferensi mereka, memungkinkan hotel memberikan layanan yang dipersonalisasi. 

Sebagai contoh, jika tamu sebelumnya meminta bantal tertentu, hotel dapat menyiapkan bantal tersebut tanpa perlu diberitahu lagi.

Keuntungan utama:

• Personalisasi layanan: Pengalaman tamu yang lebih baik karena layanan disesuaikan dengan preferensi mereka.
• Loyalitas pelanggan: Meningkatkan loyalitas tamu melalui layanan yang lebih baik dan perhatian terhadap detail.

Baca Juga: Mekari Qontak: Solusi Tingkatkan Sales dan Layanan Pelanggan

3. Penetapan harga dinamis

Harga dinamis dalam hotel diatur oleh sistem berbasis cloud seperti RoomRaccoon atau RevPar Guru. 

Sistem ini memungkinkan penyesuaian harga kamar secara otomatis berdasarkan berbagai faktor, seperti permintaan musiman, tingkat okupansi, dan harga kompetitor.

Misalnya, selama musim liburan atau acara khusus, harga kamar bisa dinaikkan untuk memaksimalkan pendapatan, dan harga bisa disesuaikan kembali saat permintaan rendah.

Keuntungan utama:

• Pendapatan maksimal: Tarif kamar yang dapat disesuaikan dengan kondisi pasar yang berubah.
• Analisis data: Menggunakan data historis, tren pasar, dan permintaan untuk menentukan harga terbaik.

4. Manajemen kamar dan kebersihan

Sistem manajemen kamar berbasis cloud, seperti RoomRaccoon atau eZee Absolute, membantu mengotomatiskan penjadwalan pembersihan kamar dan pemeliharaan.

Misalnya, ketika tamu check-out, sistem otomatis memberi tahu petugas kebersihan tentang status kamar dan tugas yang harus dilakukan, seperti pembersihan atau pemeliharaan. 

Jika tamu meminta layanan khusus, seperti bantal ekstra, sistem ini juga akan memberi notifikasi kepada petugas kebersihan untuk memenuhi permintaan tersebut.

Keuntungan utama:

• Efisiensi operasional: Menjamin pembersihan kamar yang tepat waktu dan terorganisir.
• Pengurangan waktu tertunda: Mengurangi waktu tunggu tamu untuk mendapatkan kamar yang bersih dan siap digunakan.

5. Perencanaan itinerary perjalanan terintegrasi

Sistem berbasis cloud, seperti Tripleseat atau Tourwriter, membantu agen perjalanan merencanakan itinerary perjalanan secara lengkap dan terintegrasi. 

Sistem ini mengumpulkan data tentang penerbangan, akomodasi, penyewaan mobil, dan objek wisata dari berbagai sumber.

Setelah informasi ini digabungkan, sistem dapat membuat itinerary yang dipersonalisasi untuk pelanggan dan menyediakan rekomendasi kegiatan di destinasi.

Keuntungan utama:

• Pengalaman perjalanan terpadu: Semua detail perjalanan dapat diakses melalui satu platform, mempermudah perencanaan perjalanan untuk pelanggan.
• Kemudahan akses: Pelanggan dapat mengakses itinerary mereka kapan saja melalui aplikasi atau situs web.

6. Manajemen Keuangan dan Inventaris

Sistem manajemen keuangan berbasis cloud, seperti Mekari Jurnal atau QuickBooks, membantu hotel mengelola cash flow, account payable/receivable, dan laporan keuangan instan yang terintegrasi dengan sistem PMS.

Sementara itu, modul inventaris membantu bisnis hospitality mengelola stok barang operasional seperti linen, amenities kamar mandi, makanan, dan minuman dengan tracking otomatis. 

Keuntungan utama:

• Kontrol cash flow real-time: Monitoring pendapatan dan pengeluaran harian dengan dashboard yang mudah dipahami
• Otomasi pencatatan keuangan: Integrasi langsung dengan PMS mengurangi kesalahan input manual pada transaksi
• Pengendalian stok yang lebih baik: Menjaga ketersediaan barang dan menghindari kelebihan stok yang tidak diperlukan.

7. Manajemen Pengadaan

Software procurement berbasis cloud seperti Mekari Officeless dan Mekari Expense memungkinkan hotel mengotomatisasi seluruh siklus pengadaan hotel.

SaaS hotel jenis ini memungkinkan Anda membuat purchase order dan mengirimkannya kepada supplier secara otomatis.

Selain itu, Anda juga dapat memantau proses pengadaan dan performa vendor secara real-time untuk memastikan kebutuhan operasional terpenuhi tepat waktu.

Keuntungan utama:

• Otomatisasi pengadaan: Mengurangi pemborosan dan memastikan kelancaran operasional hotel.
• Mengurangi risiko kehabisan stok: Pembuatan dan pengiriman purchase order otomatis memastikan pemesanan barang tepat waktu dan mengurangi risiko keterlambatan pasokan.

8. Feedback dan manajemen reputasi

Untuk memastikan hotel dapat menjaga reputasinya di dunia digital, mereka menggunakan sistem berbasis cloud seperti Revinate atau TrustYou untuk mengumpulkan dan menganalisis ulasan tamu dari berbagai platform online.

Sistem ini secara otomatis mendeteksi ulasan baru dan memberi pemberitahuan kepada manajemen hotel agar dapat memberikan respons cepat terhadap keluhan atau masalah yang muncul.

Keuntungan utama:

• Tanggapan cepat: Hotel dapat merespons masalah tamu secara tepat waktu dan efisien.
• Meningkatkan reputasi: Memungkinkan hotel untuk meningkatkan kualitas layanan berdasarkan umpan balik tamu, yang dapat menarik lebih banyak tamu di masa depan.

Manfaat penggunaan hospitality management SaaS

SaaS telah menjadi solusi yang sangat efektif untuk meningkatkan efisiensi dan produktivitas dalam industri hospitality. Berikut adalah beberapa manfaat utama penggunaan SaaS di sektor ini.

1. Efisiensi operasional

Dalam industri perhotelan dan perjalanan, banyak tugas yang bersifat repetitif dan memakan waktu, seperti pengelolaan reservasi, pembuatan laporan, dan pemrosesan pembayaran, dapat diotomatisasi dengan menggunakan teknologi berbasis cloud (SaaS).

Misalnya, sistem pemesanan berbasis cloud secara otomatis mengelola semua proses reservasi, mulai dari menerima pemesanan tamu, memperbarui ketersediaan kamar, hingga mengkonfirmasi pembayaran, tanpa perlu campur tangan manual dari staf.

2. Pengalaman pelanggan yang lebih baik

Dengan data pelanggan yang terpusat, hotel dapat memberikan layanan yang lebih personal, seperti rekomendasi kamar, penawaran khusus, dan pengalaman check-in yang lebih cepat.

SaaS memungkinkan dapat merespon permintaan dan keluhan tamu lebih cepat dan efektif sehingga meningkatkan kepuasan pelanggan. Selain itu, integrasi dengan channel manager memungkinkan tamu untuk melakukan pemesanan dan manajemen reservasi secara online dengan mudah.

3. Analisis data yang lebih baik

SaaS menyediakan berbagai laporan dan analisis yang dapat membantu manajemen dalam membuat keputusan bisnis yang lebih baik. Dengan menganalisis data historis, hotel dapat mengidentifikasi tren pasar dan menyesuaikan strategi bisnis mereka.

Rekomendasi SaaS di Indonesia untuk industri hospitality

Industri hospitality di Indonesia terus berkembang pesat dan semakin kompetitif, sehingga memerlukan solusi teknologi yang dapat meningkatkan efisiensi operasional, mengelola pengalaman tamu, serta mengoptimalkan pendapatan.

Salah satu rekomendasi SaaS untuk industri hospitality adalah Mekari. Mekari merupakan salah satu penyedia solusi SaaS terintegrasi yang telah terbukti efektif digunakan oleh berbagai perusahaan di industri hospitality di Indonesia.

Mekari menawarkan platform berbasis cloud yang menggabungkan berbagai produk untuk mengelola aspek-aspek penting dalam operasi hotel dan bisnis perhotelan, seperti HRIS, akuntansi, CRM, perpajakan, hingga manajemen pengeluaran. 

Ingin tahu lebih lanjut bagaimana Mekari dapat membuat pengelolaan bisnis perhotelan Anda jadi lebih efisien? Hubungi tim kami sekarang. 

Referensi

Acropium. ‘’How Businesses Benefit from Custom SaaS Hospitality Solutions’’