Sistem ERP pada perusahaan adalah istilah yang sampai dengan saat ini masih sering didengar oleh beberapa perusahaan. Akan tetapi, masih banyak juga dari beberapa kalangan masyarakat yang belum banyak paham dengan perihal tersebut.
Maka dari itu, pada kesempatan kali ini akan dijelaskan secara lengkap dan jelas mengenai penerapan software ERP pada perusahaan. Sedangkan, untuk Anda yang penasaran dengan perihal ERP bisa langsung saja simak penjelasan lebih lengkap dan jelasnya dibawah ini.
Pengertian ERP Pada Perusahaan
ERP pada perusahaan merupakan proses pengumpulan dan pengorganisasian data bisnis dengan rangkaian software yang saling terintegrasi. Pada dasarnya, untuk masalah ERP pada perusahaan menjadi salah satu aplikasi yang bisa melakukan otomatisasi pada proses bisnis dan mengumpulkan masukan pada berbagai data.
Data tersebut meliputi dari data akuntansi, manufaktur, rantai pasokan, laporan penjualan, pemasaran dan sumber daya manusia (SDM). Setelah informasi komplikasi di dalam database pusat, maka untuk para atasan perusahaan bisa mengetahui bagaimana caranya supaya bisa memberdayakan mereka.
Pada saat menggunakan ERP, maka Anda bisa melakukan analisis pada beberapa strategi, menemukan metode untuk peningkatan proses dan menghasilkan peningkatan efisiensi demi tercapainya tujuan perusahaan. Hal tersebut juga bisa membantu pihak perusahaan dalam menghemat biaya dan produktivitas, karena perlu lebih sedikit waktu untuk menggali data yang sedang dibutuhkan.
Di dalam istilah awam, untuk ERP pada perusahaan merupakan sebuah sistem yang memberikan fasilitas operasi pada perusahaan di setiap departemen. Dengan menggunakan ERP, perusahaan bisa meningkatkan pemberdayaan sumber daya bisnis untuk keperluan produksi maupun kepegawaian.
Awalnya, untuk ERP pada perusahaan diterapkan pada manufaktur dengan model Economic Order Quantity (EOQ). Pada sistem penjadwalan yang dipergunakan ini masih berbasis kertas. Akan tetapi, lambat laun untuk sistem tersebut sudah tergantikan dengan sistem Material Resource Planning (MRP). MRP ini sudah mulai dikembangkan di tahun 1960an dan akhirnya telah menjadi MRP II.
ERP Modern ini sudah mulai dipergunakan oleh beberapa perusahaan di tahun 1990-an. Bahkan, untuk ERP ini telah dijadikan sebagai software yang saling terintegrasi dengan operasi bisnis di dalam sehari-hari.
Jenis ERP Pada Perusahaan
Setelah paham mengenai segi pengertian, maka untuk selanjutnya Anda harus mengerti mengenai beberapa jenis ERP pada perusahaan. Pada masing-masing jenis tersebut, mempunyai kelebihan dan kekurangannya masing-masing. Sebagai berikut beberapa jenis ERP yang harus Anda ketahui:
1. ERP On Premise
Untuk jenis ERP pada perusahaan yang pertama adalah ERP On Premise. Pada jenis ERP yang satu ini sering dipergunakan langsung oleh perangkat perusahaan. Selain itu, di dalam sistem tersebut juga sudah dirancang untuk semua ukuran perusahaan. Bahkan, untuk perusahaan kecil maupun menengah pun juga boleh saja menggunakan jenis sistem yang satu ini.
2. Open Source ERP
Seperti halnya dengan software open source lainnya, untuk jenis ERP pada perusahaan ini memberikan kemungkinan kepada perusahaan untuk melakukan pemeriksaan, memodifikasi dan meningkatkan kode sumber ERP. Selain itu, dengan adanya ERP open source ini bisa membantu perusahaan mampu untuk menyesuaikan aplikasi agar lebih sesuai dengan tempat kerja.
3. ERP Berbasis Cloud
Pada jenis ERP pada perusahaan sudah menggunakan layanan hosting cloud. Jenis yang satu ini memberikan kemungkinan kepada perusahaan untuk memberikan akses data secara real time.
Salah satu syarat untuk menggunakan jenis ERP yang satu ini adalah harus terhubung dengan jaringan internet. Selain itu, untuk aplikasi ERP ini berbasis cloud dan pada umumnya sangat cocok dipergunakan dalam skala perusahaan besar.
4. Hybrid ERP
Untuk jenis ERP pada perusahaan yang paling akhir adalah Hybrid ERP. ERP adalah sistem perencanaan sumberdaya perusahaan yang telah memadukan penyebaran on premise dan mempunyai basis cloud.
Manfaat ERP Pada Perusahaan
Ada beberapa manfaat dari penggunaan ERP pada perusahaan. Untuk beberapa diantaranya adalah:
1. Visibilitas dan Efektifitas Alur Kerja
Manfaat pertama ERP pada perusahaan adalah visibilitas dan efektifitas alur kerja. Sebelum menggunakan sistem ERP, koordinasi di antara beberapa tempat kerja membutuhkan lebih banyak waktu dan juga tenaga.
Ketika ingin melakukan pembaruan pada bagian tertentu dari perusahaan, Anda harus menelpon atau berkunjung ke pihak terkait. Untuk saat ini, dengan adanya sistem ERP mampu memberikan revolusi visibilitas pada alur kerja perusahaan.
Selain itu, untuk perusahaan juga tetap bisa membuka database secara umum dari sistem ERP. Artinya, untuk data yang diberikan oleh sistem ERP ini bisa lebih detail dan secara real time.
2. Analisis Data
Manfaat ERP pada perusahaan adalah membantu dalam proses analisis data. Dalam menjalankan perusahaan, untuk proses pengambilan keputusan harus dipandu oleh data yang lebih akurat lagi.
Nah, untuk ERP pada perusahaan menjadi solusi untuk menyediakan metode pengumpulan data analitik dan pelaporan. Bahkan, ada juga cara untuk melakukan analisis data secara real time yang berfungsi untuk membuat perubahan secara instan pada proses produksi sebuah perusahaan.
Baca Juga: Cara Menghitung Analisis Return on Investment Beserta Contoh3. Solusi Penjadwalan
Untuk manfaat ERP pada perusahaan selanjutnya adalah dapat mempermudah perusahaan di dalam proses pembuatan jadwal. Selain itu, perusahaan juga bisa mengatur shift kerja karyawan dan dimana investasi tersebut dikirim.
Paling pentingnya lagi, dengan adanya penjadwalan ini bisa mengerti kapan barang tersebut membutuhkan pemeliharaan atau perawatan.
4. Kolaborasi Lintas Departemen
Manfaat ERP pada perusahaan adalah kolaborasi lintas departemen yang telah dimiliki oleh perusahaan. Artinya, perusahaan harus sering mengelola komunikasi secara internal supaya terhindar dari terjadinya miskomunikasi.
Maka dari itu, untuk ERP pada perusahaan kini hadir dan dijadikan sebagai alat komunikasi dan berfungsi mengatur di segala jenis dokumen yang dipindai melalui file, email, teks dan rekaman panggilan telepon. Bahkan, ada juga saluran internal pribadi untuk melakukan komunikasi secara instan.
5. Manajemen Resiko dan Keamanan Data
Pada sistem ERP pada perusahaan juga memberikan manfaat untuk manajemen resiko dan keamanan data perusahaan. Ketika bisnis di suatu perusahaan bisa berjalan secara online, maka Anda harus meningkatkan keamanan secara tambahan.
Paling tidak, untuk Anda bisa melakukan audit secara otomatis dan pemantauan hal penipuan. Apalagi, ketika perusahaan sudah menangani banyak data yang bersifat secara sensitif.
Menggunakan ERP pada perusahaan dapat memberikan tingkat keamanan dengan menyimpan semua dokumentasi dan komunikasi penting. Perusahaan juga bisa mengurangi kegiatan duplikasi data dengan menyimpan semua informasi di dalam satu sistem secara kohesif.
6. Dapat Disesuaikan dengan Kebutuhan Perusahaan
Setiap perusahaan harus melakukan pertimbangan pada beberapa variabel unik di dalam menjalankan bisnis. Selain itu, Anda juga harus memastikan apakah perusahaan tersebut bisa bekerja dengan perusahaan berskala internasional atau tidak.
Lalu, apakah perusahaan tersebut bisa secara teratur menyerahkan dokumen resmi kepada entitas pemerintah atau tidak. Untuk memudahkan perusahaan, dengan adanya software ERP pada perusahaan bisa menyesuaikan dengan apa yang telah dibutuhkan oleh perusahaan.
Mengapa ERP Pada Perusahaan Itu Penting?
Sistem ERP pada perusahaan telah menjadi salah satu solusi bagi perusahaan yang ingin memanfaatkan sumber daya dengan bijak. Selain itu, ERP pada perusahaan juga bisa membantu pihak perusahaan di dalam mengalokasikan kembali sumber daya manusia dan keuangan.
Tidak hanya itu saja, untuk masalah ERP pada perusahaan juga menjadi salah satu aset di dalam perencanaan dan koordinasi. Karyawan pada perusahaan bisa melihat daftar inventaris yang tersedia dan sedetail mungkin.
Dengan adanya ERP pada perusahaan juga bisa dipergunakan untuk alat perbandingan pesanan pembelian dari supplier tangan pertama dan perkiraan permintaan di masa mendatang. Ketika perlu, mereka juga bisa membuat penyesuaian untuk menghindari masalah yang tidak diinginkan.
Menggunakan ERP pada perusahaan bisa meningkatkan komunikasi dan kolaborasi, karena karyawan dan dapat memeriksa status dari departemen lain. Sebagai sumber data yang komprehensif, sistem ERP pada perusahaan juga menyediakan sejumlah laporan yang bersifat analitis serta dapat menjadi berbeda dengan perusahaan lain.
Fungsi ERP Pada Perusahaan
Ada banyak sekali fungsi dari ERP pada perusahaan yang harus harus Anda ketahui. Pada saat menerapkan dengan tepat, maka untuk proses bisnis bisa berjalan lebih efisien lagi. Sebagai berikut ERP pada perusahaan:
1. Integrasi Antar Departemen
Pada saat menggunakan sistem dari ERP pada perusahaan bisa langsung integrasikan pada berbagai proses bisnis yang ada. Sehingga, dengan hal tersebut bisa membuat semua proses bisnis bisa berjalan secara efektif dan efisien.
2. Meningkatkan Akurasi Proses Bisnis
Dengan menggunakan sistem perusahaan yang terpusat, maka memberikan kemungkinan untuk informasi yang diberikan oleh antar departemen bisa berlangsung secara realtime. Selain itu, untuk proses pertukaran informasi ini juga bisa memberikan kemungkinan kepada perusahaan untuk meningkatkan akurasi pada proses menjalankan bisnis.
3. Dapat Mempermudah Dalam Melakukan Kegiatan Monitoring
Dengan adanya ERP pada perusahaan bisa mempermudah dalam melakukan kegiatan monitoring. ERP adalah sistem yang terpusat. Di saat perusahaan akan melakukan kegiatan monitoring, maka perusahaan hanya membutuhkan satu sistem saja.
Macam-Macam komponen ERP Pada Perusahaan
Ketika membicarakan perihal ERP pada perusahaan, ada lima komponen yang paling penting. Untuk kelima dari komponen tersebut adalah:
1. People
Orang yang terlibat di dalam pembuatan sistem ERP adalah Staff IT dan pengguna dari aplikasi tersebut. Selain itu, untuk pengguna aplikasi juga harus terlibat di dalam proses pembuatan sistem ERP. Kenapa hal tersebut harus dilakukan, karena dia juga ikut bertanggung jawab untuk menginput dan memproses semua data. ‘
2. Proces
Pada komponen proces ini mempunyai hubungan dengan bisnis, prosedur, aturan dan beberapa proses lainnya.
3. Hardware
Komponen hardware pada ERP pada perusahaan mempunyai hubungan dengan teknologi yang bisa mengimplementasikan ERP. Contoh mudahnya, yaitu server.
4. Software
ERP bergantung pada software yang dijadikan sebagai media implementasi. Untuk bentuknya bisa menjadi sebuah program aplikasi.
5. Database
Database mempunyai hubungan dengan informasi yang berasal dari pihak internal dan eksternal pada perusahaan.
Modul ERP Pada Perusahaan
Sebagai informasi, setiap sistem ERP pada perusahaan tentu mempunyai modul yang berbeda-beda. Akan tetapi, untuk modul dasar dari ERP pada perusahaan yang harus Anda ketahui adalah:
1. Manajemen Akuntansi
Modul ERP pada perusahaan menjadi satu hal yang sangat penting, karena bisa membantu pihak perusahaan untuk mengelola keuangan mereka. Faktanya, tidak ada perusahaan yang lepas begitu saja dari urusan kas, utang piutang, pembayaran dan transaksi keuangan.
Untuk ERP modul ini biasanya mempunyai macam-macam fitur yang sangat membantu di dalam proses manajemen tagihan, manajemen aset dan masih banyak lainnya lagi.
2. Manajemen Inventaris
Inventaris atau yang sering disebut dengan stok barang, semua perusahaan pernah melakukan dan mempunyai hal tersebut. Bahkan, untuk manajemen inventaris ini dianggap sebagai aset dagang.
Modul ERP pada perusahaan dalam hal manajemen inventaris ini dianggap mempunyai peran dan fungsi yang penting. Pasalnya, dengan manajemen inventaris ini bisa menangani pelacakan terhadap stok barang, pengendalian barang dan masih banyak lainnya lagi.
Pada fitur ERP modul adalah manajemen stok, manajemen gudang, prakiraan inventaris dan manajemen pemasok. Sehingga, untuk perusahaan dengan skala besar sangat dibantu dengan adanya manajemen inventaris.
3. Manufacturing Management
Pada modul ERP ini juga menyediakan banyak sekali fitur perencanaan produksi, rute produksi dan masih banyak lainnya lagi. Sehingga, dengan hal tersebut bisa membantu pihak perusahaan untuk melakukan pelacakan.
4. Departemen Sumber Daya Manusia
Ada juga modul khusus pada ERP pada perusahaan yang berfungsi secara khusus untuk mengelola informasi karyawan. Selain itu, untuk fitur yang satu ini juga bisa mencakup absensi online karyawan, pajak karyawan, dan rekrutmen pegawai.
5. Sales Management
Pada modul yang satu ini juga mencakup beberapa fitur yang terkait dengan prospek dari beberapa pelanggan. Selain itu, untuk fitur yang satu ini juga bisa dijadikan alat untuk penawaran laporan penjualan secara lengkap.
6. Customer Relationship Management
Biaya, untuk modul ERP kali ini hanya fokus terhadap pengelolaan pelanggan saja. Contohnya, melakukan kampanye, marketing pada pelanggan, melakukan interaksi terhadap pelanggan dan masih banyak lainnya lagi.
7. Supply Chain Management
Modul ERP yang satu ini sangat amat penting, karena bisa merekam semua rantai pasokan barang dari awal sampai dengan keluar. Selain itu, untuk fitur yang satu ini juga telah ditawarkan pada manajemen inventaris, manajemen pemesanan, manajemen pengadaan dan masih banyak lainnya. Pada intinya, untuk masalah modul yang satu ini mempunyai keterkaitan dengan persedian stok.
8. Manajemen Gudang
Modul ERP yang paling akhir adalah manajemen gudang. Pada modul aplikasi gudang bisa membantu pihak perusahaan untuk mengelola operasional gudang. Selain itu, fitur yang satu ini juga mencakup perpindahan stok, inventaris, manajemen pengiriman dan masih banyak lainnya lagi.
Tujuan ERP Pada Perusahaan
Tujuan utama dari diciptakannya ERP, tentu bisa dipergunakan untuk meningkatkan efektivitas sumber daya di dalam sebuah perusahaan. Setidaknya, ada enam tujuan menggunakan sistem ERP sebagai berikut:
- Menggunakan ERP bisa menghasilkan sumber daya produksi yang lebih berkualitas lagi.
- Dapat membantu menciptakan sumber daya manusia yang bertanggung jawab atas tugas yang telah diberikan sebelumnya.
- Membantu dalam proses pemasaran yang telah diberikan oleh perusahaan.
- Bisa membantu dalam proses pemasaran produk yang lebih efektif lagi.
- Dapat mengikuti tren pada kompetisi pasar.
- Mencegah terjadinya kompleksitas pada persoalan dalam sumber daya perusahaan di masa depan.
- Dapat membantu menjadikan setiap laporan keuangan dan akuntansi pada perusahaan supaya lebih efektif lagi.
Fitur Pada ERP Pada Perusahaan
Setiap sistem yang berhubungan dengan perusahaan mempunyai fitur masing-masing. Untuk masalah fitur ini juga dijadikan sebagai penentu kepada seseorang ingin menggunakan sistem tersebut atau tidak. Beberapa fitur yang ada di ERP adalah:
1. Dapat Memperlihatkan Stok Secara Real Time
Dengan adanya fitur ini, Anda bisa mengerti secara mudah mengenai semua jumlah stok yang ada di dalam perusahaan. Sekaligus pada fitur ini juga bisa dipergunakan untuk memantau jumlah persedian barang antar cabang dengan tepat dan mudah.
2. Dapat Mencetak Faktur
Setiap hari perusahaan membutuhkan invoice transaksi supaya dapat mempermudah dalam proses pembuatan laporan. Sama hal nya, di saat Anda menggunakan ERP pada aplikasi invoice juga bisa langsung mencetak faktur invoice secara real time.
3. Mempermudah Dalam Proses Pembuatan Laporan Keuangan
Membuat laporan keuangan pada perusahaan ini membutuhkan proses yang tidak sebentar. Bahkan, bisa saja untuk membuat laporan keuangan membutuhkan waktu sampai dengan 1 hari penuh.
Akan tetapi, untuk masalah waktu ini bisa dipangkas di sata menggunakan sistem ERP. Sudah banyak juga yang membuktikan, bahwa dengan menggunakan sistem ERP ini paling tidak proses pembuatan laporan keuangan hanya membutuhkan waktu 20 menit saja.
Sesuai dengan namanya, untuk sistem ERP pada perusahaan membutuhkan jaringan internet yang stabil. Artinya, jaringan internet yang tidak stabil ini bisa menghambat dalam penggunaan sistem ERP.
Nah, itulah dia penjelasan secara lengkap mengenai ERP pada perusahaan. Semoga, dengan adanya penjelasan diatas bisa membantu Anda yang ingin tahu lebih banyak lagi mengenai perihal ERP perusahaan.
