Procure to Pay (P2P): Proses dan Cara Efisiensi Pengadaan

Sebagai tim finance, Anda mungkin sudah tidak asing dengan proses procure to pay. Pertanyaannya, apakah proses P2P yang dilakukan sekarang sudah efisien? Karena software pengadaan yang lama justru mempersulit proses P2P itu sendiri.

Saatnya beralih ke solusi procure to pay modern yang lebih efisien – hemat waktu dan biaya, untuk buat proses pengadaan jadi lebih optimal. Simak selengkapnya dalam artikel ini.  

Apa itu procure to pay / P2P

Procure-to-pay (P2P) adalah proses lengkap yang menghubungkan pengadaan barang atau jasa dengan pembayaran kepada pemasok. Proses ini terdiri dari empat tahap utama: 

• Pemilihan barang atau jasa yang dibutuhkan
• Pemesanan barang dan memastikan barang sudah sesuai
• Menerima barang dan mencocokkan faktur
• Melakukan purchase payment kepada pemasok dan mencatat transaksi

Dengan menggunakan sistem P2P, perusahaan dapat memastikan bahwa penghematan yang telah dinegosiasikan dalam tahap pengadaan benar-benar tercapai saat purchase payment dilakukan, sekaligus meningkatkan pengelolaan keuangan yang lebih baik dan transparan.

Baca Juga: Panduan Lengkap Procurement Process & Cara Optimasinya

Proses procure to pay

Setiap langkah procure to pay dirancang untuk mengoptimalkan kontrol biaya, memastikan kualitas yang tepat, dan menjaga kelancaran operasional. 

Berikut ini adalah langkah-langkah procure to pay yang biasa dilakukan:

1. Menentukan kebutuhan perusahaan

Langkah pertama dalam proses P2P adalah memahami dengan jelas apa yang dibutuhkan perusahaan. Setiap departemen akan menilai kebutuhan mereka sendiri, dari segi jumlah dan kualitas barang, untuk memastikan apa yang dibeli benar-benar relevan dan berguna. 

2. Pengajuan permintaan dan persetujuan

Setelah tahu apa yang dibutuhkan, langkah berikutnya adalah membuat permintaan pembelian yang lebih formal. Ini adalah dokumen yang menjelaskan barang atau jasa yang akan dibeli dan mengajukannya untuk disetujui. 

Proses persetujuan ini penting supaya pembelian yang dilakukan sudah melalui evaluasi yang tepat, memastikan tidak melampaui anggaran dan sesuai dengan kebijakan yang ada.

3. Memilih pemasok yang tepat

Setelah permintaan disetujui, saatnya memilih pemasok yang dapat memenuhi kebutuhan tersebut. Di sini, perusahaan akan mengevaluasi beberapa faktor penting seperti harga, kualitas, dan keandalan pemasok. 

4. Penerbitan pesanan pembelian

Setelah memilih pemasok, langkah selanjutnya adalah mengeluarkan pesanan pembelian (PO). PO ini selayaknya kontrak yang mengikat antara perusahaan dan pemasok, dengan rincian lengkap mengenai harga, jumlah, dan tanggal pengiriman. 

Dengan PO, kedua pihak memiliki pemahaman yang jelas mengenai apa yang akan disediakan dan kapan.

5. Verifikasi penerimaan barang atau jasa

Setelah barang atau jasa dikirimkan, tim penerimaan di perusahaan akan memeriksa barang tersebut. Mereka akan memastikan bahwa barang yang diterima sesuai dengan yang tertera di PO—baik dari segi jumlah maupun kualitas. 

Kalau ada ketidaksesuaian, perusahaan bisa segera mengatasinya sebelum melanjutkan ke tahap berikutnya.

6. Pencocokan faktur

Setelah penerimaan barang, pemasok akan mengirimkan faktur. Nah, di sini tim keuangan akan memeriksa apakah faktur tersebut sesuai dengan pesanan pembelian dan barang yang diterima. 

Jika semuanya cocok, faktur ini akan diproses untuk pembayaran. Proses pencocokan faktur ini penting agar tidak ada kesalahan atau pembelian yang tidak tercatat dengan benar.

7. Pembayaran ke pemasok

Langkah terakhir adalah pembayaran. Begitu faktur disetujui, pembayaran dilakukan sesuai dengan kesepakatan yang ada. Pembayaran ini menandakan bahwa transaksi selesai dan proses pengadaan pun resmi ditutup. 

Baca Juga: Cara Memilih Vendor Invoice Management Software untuk Bisnis

Kesulitan dalam siklus P2P dan solusinya

Sebagai bagian dari tim procurement, Anda mungkin sudah familiar dengan masalah-masalah berikut ini.

1. Proses persetujuan faktur yang lambat

Proses persetujuan faktur secara manual sering kali memakan waktu karena harus melalui beberapa lapisan persetujuan dari berbagai pihak. 

Hal ini bisa menyebabkan keterlambatan dalam pembayaran, yang pada akhirnya dapat merusak hubungan dengan vendor dan mempengaruhi kelancaran operasional.

2. Komunikasi dengan vendor yang terhambat

Komunikasi yang buruk antara tim pengadaan dan vendor sering kali menyebabkan kesalahpahaman mengenai barang yang diinginkan atau jadwal pengiriman. 

Tanpa sistem yang jelas, informasi yang diperlukan bisa terhambat, mengakibatkan barang yang diterima tidak sesuai dengan harapan atau kesalahan pengiriman, yang merugikan kedua belah pihak.

Baca Juga: Vendor Management System: Cara Efektif Kelola Vendor dalam Satu Platform

3. Kesalahan dalam pengolahan data pengadaan

Ketika semua proses pengadaan dilakukan secara manual, rentang kesalahan pun meningkat. 

Baik itu kesalahan dalam memasukkan angka, atau ketidaksesuaian data antara faktur dan barang yang diterima, masalah ini bisa berdampak besar pada arus kas dan pengelolaan modal kerja perusahaan.

4. Kurangnya pemantauan pengeluaran secara real-time

Salah satu kendala besar dalam proses P2P manual adalah kurangnya kontrol terhadap anggaran. Tanpa sistem yang memadai, tiap departemen bisa saja melebihi anggaran yang telah disetujui tanpa ada yang menyadarinya. 

Ketidakjelasan ini menghalangi pengambilan keputusan yang efektif dan bisa menyebabkan ketidakseimbangan keuangan.

Solusi untuk memperbaiki proses P2P

Semua masalah tentu ada solusinya, memastikan bahwa proses pengadaan dan pembayaran berjalan lebih lancar dan terkontrol. 

• Otomatisasi persetujuan faktur: Sistem otomatis mempercepat verifikasi dan pembayaran faktur, memastikan pembayaran tepat waktu dan mengurangi ketergantungan pada proses manual.
• Platform komunikasi terpadu untuk vendor: Ini memudahkan komunikasi langsung dengan vendor, mengurangi kesalahpahaman dan memastikan kesepahaman tentang spesifikasi dan status pengiriman.
• Integrasi data dan pengelolaan keuangan: Sistem terintegrasi dengan software akuntansi mengurangi kesalahan pencatatan dan mempermudah pencocokan faktur dengan data pengadaan, memastikan akurasi yang lebih tinggi.
• Pelacakan pengeluaran secara real-time: Software manajemen pengeluaran memungkinkan pemantauan pengeluaran secara langsung, memberikan kontrol yang lebih baik terhadap anggaran dan menghindari pembelanjaan berlebihan.

Keuntungan menggunakan sistem procure to pay

Dengan pendekatan yang lebih terintegrasi, setiap langkah mulai dari permintaan hingga pembayaran dapat dikelola dengan lebih efisien, menghasilkan berbagai manfaat yang signifikan.

1. Prediksi masalah sebelum terjadi

Anda mungkin pernah berada dalam situasi di mana Anda terlambat menyadari ada kesalahan. Nah, analitik data dalam sistem P2P dapat memprediksi masalah yang bakal muncul, jadi Anda bisa antisipasi kondisi sebelum semuanya berantakan. 

2. Keuangan lebih tertata dan akurat

Integrasi pengadaan langsung dengan sistem keuangan itu sangat membantu.  Anda bisa melihat langsung keuangan perusahaan, sehingga lebih mudah untuk merencanakan anggaran atau budgeting. Dan yang paling penting, dengan semua data terhubung, pengambilan keputusan jadi lebih tepat dan transparan.

3. Hemat biaya

P2P membuat pengadaan jadi lebih efisien, yang artinya tidak ada lagi pembelian mendadak yang tidak terencana. Tentunya lebih banyak biaya yang bisa dihemat. Selain itu, hubungan yang lebih baik dengan pemasok memungkinan Anda untuk dapat harga yang lebih oke, jadi pengeluaran tetap terkendali.

4. Operasional lancar

Sebelumnya, tim Anda perlu cek faktur satu-satu secara manual. Kini, dengan otomatisasi, semuanya bisa langsung dicek dengan sistem. Artinya, proses pengadaan jadi lebih cepat, dan tentunya minim kesalahan.

5. Visibilitas yang jelas dan real-time

Semua transaksi tercatat dan bisa dilihat langsung—jadi Anda bisa cepat tahu jika ada pembelanjaan yang melebihi anggaran atau ada yang kurang efisien. Hal ini penting unuk mengambil keputusan dengan data yang tepat.

6. Proses pengadaan cepat

Dengan solusi procure to pay digital, semuanya jadi lebih cepat dan tidak ribet. Proses manual yang membuat prosesnya lama bisa dihindari, dan saat ada gangguan pasokan, Anda bisa langsung respons cepat tanpa kehilangan waktu.

7. Penipuan bisa dicegah dengan mudah

Sistem P2P memiliki kontrol yang lebih ketat terhadap faktur dan kontrak, mencegah potensi penipuan atau pembelian yang tidak sah. 

Dengan sistem ini, perusahaan bisa memastikan bahwa semua transaksi sesuai dengan aturan dan tidak ada yang diloloskan sembarangan.

8. Hubungan pemasok yang lebih kuat

Dengan membayar tepat waktu dan memberikan visibilitas yang jelas terhadap status faktur, perusahaan bisa membangun hubungan yang lebih solid dengan pemasok. 

Kepercayaan ini bisa membuat pemasok lebih siap untuk memberikan produk yang lebih baik dan lebih cepat.

9. Kontrol pengeluaran lebih ketat

P2P membantu perusahaan menjaga kontrol terhadap pengeluaran dengan memastikan setiap pembelian sudah disetujui dan sesuai anggaran. 

Selain itu, dengan data yang terpusat, perusahaan bisa lebih mudah menganalisis pola pengeluaran dan mencari peluang untuk menegosiasikan harga lebih baik dengan pemasok.

Rekomendasi sistem procure to pay terintegrasi

Sebagai solusi yang menyeluruh, Mekari Expense Purchase List adalah platform procure to pay terintegrasi yang dapat memberikan semua manfaat yang telah dijelaskan di atas. 

Dengan Mekari Expense, perusahaan dapat menyederhanakan proses pengadaan hingga pembayaran, meningkatkan efisiensi operasional, meminimalkan kesalahan, dan memastikan pengeluaran terkontrol dengan baik. 

Mekari Expense menawarkan kemudahan, transparansi, dan penghematan biaya yang dapat mendukung pengelolaan keuangan perusahaan secara lebih optimal. Untuk informasi lebih lanjut dan memulai penggunaan, kunjungi halaman Mekari Expense Purchase List.

Referensi

IBM. ”Apa itu procure to pay (P2P)?”
SAP. ”What is procure-to-pay (P2P)?”