Panduan Lengkap Persiapan Perjalanan Bisnis Tanpa Repot

Perjalanan bisnis yang produktif dan pengalaman bepergian yang lancar tentunya bergantung pada perencanaan perjalanan bisnis yang matang. 

Tidak hanya akan menghemat waktu dan pengeluaran, Anda juga bisa meminimalkan stres dan memanfaatkan lebih banyak kesempatan. 

Artikel ini merangkum dengan rinci, 8 persiapan perjalanan dinas yang harus dicermati. Baca hingga akhir untuk temukan rekomendasi yang dapat memudahkan persiapan perjalanan bisnis Anda.

Tips perencanaan perjalanan bisnis

Dengan mengikuti langkah-langkah ini, Anda dapat membuat perjalanan dinas Anda menjadi pengalaman yang terorganisir dan produktif.

1. Buat rencana perjalanan

Buat Agenda Berisi Jadwal Rinci

Buat jadwal rinci selama durasi perjalanan dinas dengan detail waktu dan lokasi yang jelas setiap harinya. Mulai dari jam keberangkatan hingga estimasi kedatangan, jadwal meeting, konferensi, visit client, dan kegiatan bisnis lainnya. 

Atur Jadwal Waktu Luang

Jangan lupakan detail seperti jadwal check in dan check out, jadwal makan, jadwal istirahat, serta leisure time di sela kegiatan. Hal ini akan menjaga Anda tetap tepat waktu dan terhindar dari kelelahan, dari setiap estimasi durasi kegiatan yang dijadwalkan.

Siapkan Transportasi dan Akomodasi Perjalanan Dinas

Selanjutnya, pilih transportasi sesuai budget dan waktu tempuh paling efisien. Tentukan transportasi yang mudah dijangkau ketika berangkat dan sampai di lokasi tujuan. 

Persiapkan juga transportasi lokal yang akan digunakan selama perjalanan dinas di lokasi. Pertimbangkan kendaraan yang harus dipesan jauh hari seperti kapal penyebrangan, sewa mobil, dan lainnya. Hindari pesan mendekati hari-H.

Pilih akomodasi penginapan yang strategis secara jarak tempuh dan durasi, ke berbagai tujuan kegiatan bisnis Anda. Utamakan hal ini, untuk mengurangi durasi perpindahan tempat yang memakan waktu.

Sesuaikan akomodasi penginapan dengan kebutuhan tim yang mengikuti perjalanan bisnis. 

2. Siapkan dokumen perjalanan

Jangan lupa untuk mengecek persyaratan dokumen yang diperlukan apabila bepergian ke luar negeri. Pastikan paspor Anda masih berlaku selama perjalanan, dan persyaratan visa yang diperlukan terpenuhi. 

Siapkan checklist dokumen perjalanan berikut sebelum keberangkatan:

• Surat Tugas atau Surat Perintah / SPPD
• Paspor
• Visa
• Yellow card (bila melakukan perjalanan dinas ke luar negeri)
• Undangan dari event tertentu
• Identitas pribadi: KTP, kartu nama, lanyard, SIM (bila akan mengemudi di lokasi)
• Tiket pulang pergi
• Akses check in akomodasi penginapan

Agar tidak tercecer, sebaiknya simpan salinan tiket transportasi dan konfirmasi hotel — baik elektronik maupun fisik, dalam satu tempat. Penting juga untuk membawa surat tugas dari perusahaan yang menjelaskan tujuan perjalanan Anda, terutama ketika bepergian ke luar negeri. 

3. Pilih pakaian dan perlengkapan

Riset dahulu cuaca destinasi yang akan Anda kunjungi, jangan sampai membawa pakaian yang terlalu tebal untuk cuaca panas, maupun sebaliknya. Ada baiknya juga untuk membawa pakaian yang netral, alias mudah dipadu padankan. 

Kebutuhan lain seperti perlengkapan mandi dan obat-obatan tidak boleh tertinggal, namun bawalah dalam ukuran travel size agar tidak memberatkan. 

Karena tidak semua lokasi memiliki stop kontak, atau bentuknya kadang berbeda-beda, Anda dapat membawa adaptor universal serta powerbank — memastikan perangkat kerja Anda berfungsi dengan baik di mana pun Anda berada. 

4. Atur keuangan

Hitung perkiraan biaya perjalanan dinas untuk penerbangan, akomodasi, makanan, transportasi, dan pengeluaran tambahan. Dengan menghitung biaya per kategori, Anda bisa mengidentifikasi area mana saja yang dapat dihemat. 

Bawa alat pembayaran yang Anda sukai (kartu kredit, kartu debit, uang tunai) berdasarkan pertimbangan keamanan, biaya transaksi, dan potensi nilai tukar asing. Teliti kurs mata uang dan pertimbangkan menukar sebagian mata uang untuk digunakan secara lokal sebelum keberangkatan, terutama jika bepergian ke negara dengan penerimaan kartu kredit terbatas.

Baca Juga: Virtual Credit Card Adalah: Pengertian, Manfaat, Tips Penggunaan

5. Pelajari budaya dan karakteristik klien

Anda dapat mempelajari budaya, etika bisnis, dan norma sosial di lokasi klien Anda. Hal ini menunjukkan rasa hormat dan membantu menghindari berbagai kesalahpahaman saat berkomunikasi. Pertemuan bisnis jadi lebih lancar karena proses komunikasinya sudah disesuaikan. 

Baca Juga: 3 Alasan Pentingnya Komunikasi Bisnis Lintas Budaya, Wajib Tahu!

6. Menjaga kesehatan

Tidur cukup sebelum dan selama perjalanan. Lelah di perjalanan dapat mengganggu kinerja Anda. Jangan lupa untuk selalu minum banyak air, agar terhindar dari dehidrasi dan penyakit lainnya. 

Supaya tetap fokus dan berenergi, sebaiknya tetap biasakan gaya hidup sehat — makan makanan bergizi serta olahraga ringan seperti jalan santai atau peregangan. 

7. Menginstal aplikasi perjalanan

Instal beberapa aplikasi travel untuk membandingkan harga termurah untuk transportasi dan akomodasi. Dengan aplikasi online, Anda juga semakin mudah untuk melakukan reservasi. Selain itu, Anda juga bisa mengunduh aplikasi terjemahan, berjaga-jaga apabila akan ada kesulitan berkomunikasi dengan penduduk setempat. 

Aplikasi peta atau navigasi online juga tidak kalah penting — walaupun belum familiar dengan destinasinya, Anda tetap bisa sampai di tempat tujuan tepat waktu. Terakhir, Anda juga bisa pertimbangkan aplikasi pengiriman makanan, untuk memesan makanan ketika tidak punya banyak waktu untuk menjelajahi area sekitar. 

8. Menyiapkan mental

Perjalanan bisnis bisa saja berubah-ubah di luar dugaan. Tetap fleksibel untuk menyesuaikan jadwal Anda sesuai kebutuhan, namun pastikan bahwa tujuan utama perjalanan bisnis Anda jelas dan selalu diikuti. 

Tidak ada salahnya untuk sesekali menghubungi keluarga di rumah dan rekan kerja, untuk menjaga agar mood kerja tetap baik. 

Kesimpulannya, perencanaan perjalanan bisnis yang baik adalah dasar dari perjalanan bisnis yang sukses. Dengan merencanakan itinerari, mengelola keuangan, dan memahami budaya destinasi, Anda dapat meminimalkan stres dan memaksimalkan efisiensi perjalanan Anda. 

Namun, perlu diingat bahwa rencana terbaik pun bisa menghadapi hambatan. Selalu siapkan mental untuk setiap situasi yang tidak terduga. 

Tujuan Perjalanan Bisnis

Ada banyak tujuan perjalanan bisnis yang tidak hanya melulu tentang meeting client ataupun mengikuti konferensi.

Berikut adalah beberapa contoh tujuan perjalanan bisnis yang bisa Anda pertimbangkan untuk karyawan.

1. Menghadiri Pertemuan Bisnis

Ada banyak klien, vendor / suplier, dan mitra bisnis yang beroperasi jauh dari headquarter. Pertemuan ini umumnya bertujuan untuk membahas kerja sama, negosiasi kontrak, atau evaluasi kinerja proyek. 

Kehadiran langsung sering kali dibutuhkan untuk membangun kepercayaan dan mempercepat pengambilan keputusan. 

2. Mengikuti Pelatihan atau Workshop

Memberikan kesempatan bagi karyawan untuk meningkatkan keterampilan dan wawasan profesionalnya. Pelatihan ini bisa diselenggarakan oleh lembaga eksternal, partner bisnis, atau bagian dari program pengembangan SDM perusahaan.

3. Menghadiri Konferensi atau Seminar

Bertujuan untuk mendapatkan insight terbaru mengenai tren industri, regulasi, atau teknologi yang relevan. Juga bermanfaat untuk networking dengan sesama profesional di bidang yang sama.

Konferensi atau seminar yang dibalut dalam event juga dapat dihadiri oleh tim sales dan tim event, yang bertujuan untuk menjalankan promosi guna menarik calon klien.

4. Audit dan Pengawasan Operasional

Kunjungan ke cabang, pabrik, atau lokasi proyek untuk memastikan operasional berjalan sesuai SOP, melakukan evaluasi, atau inspeksi fisik terhadap aset dan kegiatan usaha.

5. Pembukaan atau Penutupan Proyek

Perjalanan dinas dilakukan untuk meresmikan proyek baru, melakukan kick-off meeting, atau menyelesaikan proyek yang sudah berlangsung — termasuk serah terima atau evaluasi akhir.

6. Penandatanganan Dokumen atau Perjanjian Penting

Meskipun digital signature semakin umum, beberapa dokumen strategis seperti MoU, kontrak besar, atau perjanjian kerja sama masih memerlukan kehadiran fisik dan penandatanganan langsung.

7. Riset Pasar atau Studi Kelayakan

Dilakukan oleh tim bisnis atau marketing untuk mengumpulkan data langsung di lapangan, memahami kondisi lokal, serta menganalisis potensi pasar sebelum ekspansi usaha.

8. Pengembangan Jaringan dan Kemitraan Strategis

Tujuan ini bersifat jangka panjang, seperti menjalin relasi baru, menjajaki peluang kerja sama, atau memperkuat branding perusahaan melalui pertemuan tatap muka dengan stakeholders eksternal

Mekari Expense, bantu kelola perjalanan bisnis jadi lebih efektif

Optimalkan perjalanan bisnis Anda dengan fitur Business Trip dari Mekari Expense. Karyawan bisa mengajukan reimbursement biaya perjalanan bisnis dengan rincian lengkap, dan proses persetujuan serta pengembalian dana bisa disesuaikan dengan aturan perusahaan. 

Untuk pembelian tiket, pemesanan kamar hotel, hingga memesan transportasi selama perjalanan akan lebih mudah dilakukan secara online. Anda dapat menggunakan kartu kredit virtual dari Mekari Expense. 

Kartu virtual ini didukung oleh VISA, sehingga dapat digunakan secara global. Selain itu, Anda juga bisa menerbitkan sebanyak apa pun kartu, untuk transaksi yang berbeda-beda. 

Mekari Expense membuat perjalanan bisnis Anda menjadi lebih efisien dan bebas hambatan. Hubungi kami sekarang.