Biasanya dalam memenuhi tugas yang diberikan perusahaan mengharuskan karyawan untuk mengeluarkan uang pribadi.
Selama uang tersebut digunakan untuk kepentingan perusahaan, itulah yang kerap disebut dengan reimburse dan karyawan dapat mengajukan reimbursement (pengembalian dana).
Tapi tahukah Anda apa yang sebenarnya dimaksud dengan reimburse? Apa saja yang harus Anda lakukan untuk untuk mengajukan reimbursement?
Langsung saja, simak artikel di bawah ini untuk penjelasan lebih lanjut!
Apa itu Reimburse?
Reimburse adalah uang kompensasi atau penggantian dana pribadi karyawan yang dikeluarkan untuk memenuhi kepentingan bisnis perusahaan.
Dan pihak yang memberikan penggantian dana tentu saja perusahaan.
Biasanya, pengembalian dana ini terkait dengan perjalanan bisnis, seperti check-in hotel, makanan, transportasi darat, dan biaya naik pesawat.
Dan umumnya, pegawai akan memiliki budget refund yang berbeda-beda sesuai dengan divisi dan level posisinya, tergantung manajemen sumber daya manusia yang diterapkan di perusahaan.
Dalam pengertian lain, reimburse adalah tindakan memberi kompensasi kepada seseorang atas biaya yang dikeluarkan sendiri dengan memberi sejumlah uang yang sepadan.
Perusahaan, pemerintah, dan organisasi nirlaba dapat memberikan kompensasi kepada karyawan atau pejabat mereka untuk biaya yang diperlukan dan dalam batas wajar.
Pengeluaran ini dapat dipotong dari pajak oleh perusahaan dan digolongkan sebagai pendapatan tidak kena pajak untuk penerima asalkan kondisi akuntabilitas terpenuhi.
Reimbursement juga berlaku untuk pengembalian biaya persediaan, penitipan anak, mobil, medis, atau pendidikan, sebagaimana ditentukan oleh pembayar.
Demikian pula, universitas, konferensi akademik, atau konferensi bisnis dapat mengganti biaya pembicara atau peserta yang diundang.
Selain itu, reimburse juga digunakan dalam dunia asuransi, yakni ketika penyedia membayar biaya setelah dibayar langsung oleh pemegang polis atau pihak lain.
Hal ini sangat relevan dalam asuransi kesehatan.
Itu karena urgensi, biaya tinggi, dan prosedur administratif yang dapat menyebabkan penyedia layanan kesehatan mengeluarkan biaya sendiri.
Segmen industri kesehatan, seperti produsen perangkat medis, juga mengandalkan reimbursement ini.
Dengan begitu, mereka dapat menghasilkan sumber daya yang membantu pelanggan mereka (seperti rumah sakit, dokter, dan lain-lain) dalam memperoleh pengembalian dana.
Berdasarkan uraian tersebut, maka dapat disimpulkan bahwa, reimburse adalah uang yang Anda dapatkan kembali dari transaksi yang Anda lakukan atas nama pihak ketiga.
Proses reimburse juga dapat dilakukan dengan mudah dengan chat dan integrasi dengan software integrasi HRIS.
Beberapa contoh umum dari reimbursement adalah penggantian biaya bisnis seperti biaya perjalanan atau makanan, atau penggantian oleh perusahaan asuransi kepada nasabahnya.
Atau bisa juga penggantian dana yang dilakukan kepada orang yang melakukan pembelian atas nama pihak ketiga.
Penggantian juga dilakukan dalam bentuk pengembalian pajak oleh pemerintah jika terjadi kelebihan pajak.
Tak hanya itu, reimbursement juga dapat mencakup beberapa biaya lain seperti biaya kuliah atau kuliah dari perusahaan untuk melanjutkan pendidikan karyawannya.
Semua organisasi yang menawarkan penggantian harus memastikan bahwa penggantian yang dilakukan adalah untuk alasan yang sah.
Umumnya, perusahaan lewat aplikasi hris yang digunakan akan mengganti dana yang dikeluarkan karyawan jika ada bukti pembayaran, berupa nota tagihan, invoice, dan lain sebagainya.
Jenis-Jenis Reimbursement
Secara umum, ada beberapa jenis reimbursement. Berikut ini penjelasan tentang masing-masing jenisnya:
1. Penggantian Biaya Transportasi
Suatu hal yang lumrah jika karyawan ditugaskan untuk melakukan perjalanan baik dalam maupun luar kota untuk keperluan bisnis.
Uang yang digunakan dalam perjalanan itulah yang akan diganti. Biasanya biaya tersebut berupa tiket pesawat, sewa hotel, dan akomodasi lainnya.
Perlu Anda ingat bahwa ketentuan mengenai kebijakan kompensasi pada setiap perusahaan itu berbeda-beda.
Ada yang menerapkan sistem earned wage access, yang memberikan karyawan akses kepada gaji mereka sebelum tanggal penggajian agar bisa digunakan lebih awal untuk berbagai kebutuhan termasuk biaya transportasi.
Penting
Rekap data pengeluaran dan reimbursement masih manual? Yuk, pindah ke Mekari Expense.
Rasakan kemudahan dalam mengelola pengeluaran perusahaan. Mekari Expense mengotomatisasi proses reimburse, memberikan visibilitas yang jelas tentang penggunaan dana, dan menghemat waktu dan tenaga Anda.
2. Biaya Kompensasi Kesehatan (Medis)
Perusahaan umumnya memberikan fasilitas kesehatan kepada karyawannya.
Biasanya dalam bentuk jaminan kesehatan, seperti reimbursement BPJS, dan tunjangan kesehatan.
Selain itu, jika seorang karyawan mengalami kecelakaan kerja, juga dimungkinkan untuk mengajukan pengembalian dana ke perusahaan.
3. Penggantian Biaya Operasi Bisnis
Tak jarang pula karyawan juga harus mengeluarkan dana operasional yang berasal dari sumber pribadi.
Tentu saja, karyawan tersebut dapat mengajukan permohonan penggantian untuk mengganti biaya yang telah dikeluarkan.
Contoh biasanya terjadi ketika membahas klien menggunakan ponsel yang menggunakan biaya pulsa, akses internet, dan lain-lain.
Sebenarnya menggunakan aplikasi flexible benefit karyawan adalah solusi untuk memberikan tunjangan biaya operasional kepada karyawan tanpa harus memikirkan reimbursement.
4. Penggantian Asuransi
Penggantian biaya yang jumlahnya jauh melampaui biaya bisnis biasanya digunakan di bidang asuransi.
Ketika pemegang polis membutuhkan perhatian medis segera dan tidak punya waktu untuk menghubungi perusahaan asuransi, maka ia harus membayar sendiri tagihan medisnya.
Nah, alasan inilah yang bisa membuat si pemegang polis kemudian dapat mengajukan reimbursement dari perusahaan asuransi.
Tergantung pada apa yang tercakup dalam polis asuransi, perusahaan asuransi akan memberikan penggantian kepada tertanggung.
Secara sederhana, jika Anda memiliki polis asuransi dan membayar sendiri tagihan medis darurat, maka Anda dapat mengajukan penggantian dari perusahaan asuransi.
Kemudian, perusahaan asuransi yang akan mengkompensasi biaya yang tercakup dalam polis asuransi.
5. Penggantian Pajak
Reimburse juga cukup umum dipakai dalam dunia perpajakan. Pemerintah memberikan penggantian pajak tersebut kepada wajib pajak atas kelebihan pembayaran pajak.
Jika seorang wajib pajak membayar jumlah pajak tambahan, maka mereka dapat meminta penggantian atas jumlah tambahan yang dibayarkan kepada mereka.
Reimbursement pajak dapat diajukan pada saat penyampaian SPT.
Penggantian ini kemudian akan diberikan kepada wajib pajak dalam bentuk pengembalian pajak sebagai kompensasi atas kelebihan pembayaran yang telah dilakukan sebelumnya.
6. Penggantian Hukum
Reimbursement juga biasa terjadi di bidang hukum dan dapat dilihat dalam bentuk reimbursement tunjangan.
Misalnya, seorang hakim dapat menawarkan pengajuan reimbursement kepada mantan pasangan setelah perceraian pasangan tersebut.
Penggantian tersebut dianggap sebagai kompensasi atas waktu dan uang yang telah diinvestasikan pasangan dalam pertumbuhan keuangan pasangan lainnya.
Dalam penyelesaian perceraian, seseorang yang bekerja full-time untuk mendukung kebutuhan finansial dan pendidikan pasangannya dapat meminta penggantian tunjangan.
Itu bisa dilakukan jika pasangannya sudah mandiri secara finansial.
Baca Juga: Perhitungan dan Aturan Pesangon Terbaru, Karyawan Harus Tahu Ini!Tips Mengajukan Reimbursement
Dalam pengajuan reimburse, ada beberapa tips bagi karyawan yang ingin melakukannya.
Berikut adalah beberapa ulasan tentang tips untuk mengajukan permohonan pengembalian dana:
1. Siapkan Dokumen yang Diperlukan
Syarat utamanya adalah kelengkapan dokumen sebelum melakukan reimburse. Dokumen tersebut bisa berupa invoice, bukti pembayaran, nota tagihan, dan lain-lain.
Jangan lupa untuk menyimpan salinannya sebelum mengajukan reimbursement.
Pastikan juga dokumen tersebut asli dan tersimpan rapi sehingga lebih mudah untuk ditemukan.
2. Ajukan Penggantian Sesegera Mungkin
Perusahaan biasanya membutuhkan waktu lama untuk memproses pengajuan reimburse dari karyawan lain.
Untuk itu, lakukan sesegera mungkin jika ingin mengembalikan dana pribadi yang digunakan.
Karena seperti yang telah dibahas sebelumnya, perusahaan memiliki kebijakan yang berbeda dalam proses reimbursement.
Bahkan, beberapa perusahaan menetapkan batas waktu untuk mengajukan pengembalian dana.
3. Pahami Syarat dan Tata Cara Pengajuan
Seperti poin pertama, ada beberapa syarat kondisi untuk melakukan reimbursement. Jika tidak terpenuhi, kemungkinan besar tidak akan dapat mengajukannya.
Oleh sebab itu, pahami kondisi apa yang Anda diperbolehkan untuk mengajukan reimbursement.
Pahami juga tata cara pengajuan reimbursement di perusahaan Anda karena setiap perusahaan memiliki tata cara yang berbeda.
4. Hitung Ulang Pengembalian Dana
Tips selanjutnya adalah Anda perlu menghitung ulang permohonan pengembalian dana yang telah disetujui perusahaan.
Jika perusahaan sudah membayarnya, coba hitung ulang dananya.
Anda bisa mengajukan kembali kepada perusahaan jika, setelah mengajukan penggantian, ada kekurangan dana yang belum dibayar.
5. Penipuan dalam Proses Reimburse
Baik sebagai karyawan maupun atasan, sebaiknya hindari penipuan seperti:
- Mengajukan klaim atas beberapa bentuk bukti pembayaran yang dimiliki di luar kebutuhan perusahaan.
- Memalsukan pengeluaran atau memalsukan pembelian untuk mengklaim pengembalian dana.
- Sengaja meningkatkan pengeluaran nominal dari nilai sebenarnya.
- Menyerahkan pengeluaran pribadi sebagai pengeluaran perusahaan.
Nah, itulah beberapa informasi terkait reimburse yang perlu Anda ketahui. Mulai dari pengertian, jenis, dan tips mengajukan reimbursement.
Mengingat pentingnya reimburse ini, maka setiap organisasi bisnis, perusahaan asuransi, atau bahkan pemerintah hendaknya kebijakan pengajuannya jelas dan lugas.
