Nota Toko: Pengertian, Jenis, Manfaat dan Cara Membuatnya

Nota toko merupakan bukti transaksi sah yang telah dilakukan secara tunai yang biasanya dibuat oleh pihak penjual dan diberikan kepada pembeli. 

Dokumen ini berfungsi sebagai bukti tertulis yang berisi informasi mengenai penjual dan pembeli dalam sebuah transaksi. Selain itu, nota toko juga dapat menjadi bukti jika ada sebuah kesalahan dalam suatu transaksi.

Dalam operasional sebuah bisnis, penting untuk mencatat setiap transaksi agar proses siklus akuntansi dapat berjalan dengan lancar dan akurat.

Baik usaha kecil, menengah, maupun yang sudah menjadi large enterprise, pencatatan nota tetap penting demi menjaga keuangan agar tetap terkontrol.

Oleh karena itu, penting bagi pelaku usaha untuk mengerti apa itu nota toko, jenis, manfaat, komponen-komponen di dalamnya, hingga cara pembuatan dan pengelolaannya.

Artikel ini akan membahas seluruh hal terkait nota toko dengan lengkap dan terperinci.

Pengertian dan Jenis Nota Toko

Seperti penjelasan sebelumnya, nota toko adalah bukti tertulis atas transaksi yang telah terjadi antara dua pihak, penjual dan pembeli.

Berdasarkan pihak yang mengeluarkan nota, ada dua jenis nota yakni nota penjualan dan nota pembelian. Seperti namanya, nota penjualan adalah bukti transaksi tertulis dari penjual kepada pembeli. Sementara nota pembelian merupakan bukti transaksi tertulis yang dibuat oleh pembeli ketika mendapatkan pasokan barang dari supplier.

Baca Juga: Cara Mencari Supplier Tangan Pertama yang Terpercaya dan Termurah

Adapun fungsi nota penjualan adalah sebagai berikut.

• Untuk mengetahui produk yang dikirim kepada konsumen
• Untuk mengetahui jumlah nominal pembayaran produk yang telah terjual
• Untuk mengetahui kapan tenggat waktu pembayaran bagi pembeli
• Sebagai bukti transaksi jual beli yang sah
• Untuk memudahkan pelaporan keuangan di suatu perusahaan

Sementara itu, berdasarkan pencatatan transaksi, nota terbagi menjadi dua jenis yakni nota debet dan nota kredit.

Nota debet adalah nota dari pembeli atas transaksi pengembalian barang yang telah terbeli secara kredit atau terjadinya pengurangan harga faktur karena barang tersebut mengalami penurunan kualitas atau kerusakan. Fungsi dari nota debet ini adalah untuk mengurangi utang pembeli kepada penjual, atau mengurangi piutang penjual atas pembeli.

Sementara itu, nota kredit merupakan nota atas transaksi penerimaan barang yang telah terjual secara kredit pada pembeli. Barang yang terjual tersebut adalah barang yang tidak sesuai pesanan sehingga perlu pengembalian.

Dengan nota, pemilik toko dapat menyesuaikan kembali barang tersebut sesuai perjanjian atau ketentuan penjual atau pemilik toko.

Perhatikan ilustrasi berikut untuk lebih memahami perbedaan nota debet dan kredit: 

Nota debet adalah bukti transaksi atas pengembalian barang. Misalnya, Anda memesan 10 meubel, tetapi 3 dari 10 meubel tersebut mengalami kerusakan. Saat hendak mengembalikan/meretur barang tersebut, Anda perlu membuat nota debet untuk memudahkan laporan penerimaan maupun pengeluaran barang dari kedua pihak yang melakukan transaksi. 

Setelah itu, pihak penjual akan mengirimkan ulang 3 meubel sebagai pengganti. Nah, saat pengiriman 3 meubel tersebut, pihak penjual akan menyertakan nota kredit sebagai bukti transaksi bahwa penjual telah melakukan penggantian atas produk yang diretur sebelumnya.

Biasanya, perusahaan atau toko akan menyimpan nota tersebut sebagai arsip dokumen yang memuat informasi semua transaksi yang telah dilakukan. Arsip tersebut nantinya akan direkap untuk mengetahui informasi yang memuat total harga, diskon pembelian, informasi barang, syarat retur, dan lainnya.

Manfaat Nota Toko

Nota toko memiliki banyak manfaat bagi suatu perusahaan, baik dalam skala kecil maupun besar. Berikut beberapa fungsi atau manfaat nota toko dalam skala kecil:

1. Dapat mengetahui jumlah total pembelian suatu barang
2. Dapat mengetahui jumlah barang yang terjual
3. Untuk menunjukkan rincian harga

Ada kalanya, suatu toko mengetahui adanya salah perhitungan dalam sebuah transaksi. Dengan adanya nota toko, kedua pihak dapat menjadikan nota sebagai barang buktinya.

Dari beberapa manfaat nota toko dalam skala kecil tersebut, dapat muncul berbagai manfaat nota toko yang lain, yang skalanya jauh lebih besar. 

Berikut beberapa manfaat nota toko dalam skala besar:

1. Dapat menambah kepercayaan konsumen

Secara tidak langsung, pemberian nota toko dapat meningkatkan kepercayaan konsumen kepada bisnis yang sedang Anda jalankan. Hal ini tentu bermanfaat sehingga bisnis yang dikelola akan memiliki lebih banyak pelanggan ketimbang saat tidak menyediakan bukti pembayaran tersebut.

Kepercayaan konsumen juga harus diikuti dengan kepuasan konsumen yang dapat dilakukan oleh pemilik usaha. Anda dapat menggunakan aplikasi chat omnichannel untuk berkomunikasi dengan pelanggan dari berbagai media sosial dan komunikasi.

2. Sebagai media informasi data penjualan

Saat adanya perselisihan data dari penjualan, Anda bisa melihat informasi yang terdapat pada nota sebagai media pembanding harga. Itulah kenapa beberapa orang sering mengumpulkan nota setiap kali melakukan transaksi jual beli agar bisa memantau daftar harga dan beberapa informasi penting yang lain saat melakukan kegiatan transaksi tersebut.

3. Sebagai tanda terima yang sah

Dalam transaksi jual beli tentu dibutuhkan tanda terima sebagai salah satu bentuk diterimanya barang tersebut, yaitu dengan nota.

4. Sebagai bukti transaksi dalam laporan

Selain sebagai bukti transaksi, nota juga dapat digunakan sebagai laporan transaksi sebagai arsip dokumen yang sewaktu-waktu dapat berguna. Dengan kata lain, nota berfungsi untuk menyediakan bukti pembayaran saat menjalankan sebuah usaha.

Baca Juga: Kwitansi Pembayaran: Pengertian, Jenis, Fungsi dan Contoh

5. Nota Toko Berperan dalam Pelaporan Pajak

Selain berfungsi sebagai bukti transaksi antara penjual dan pembeli, nota toko juga berperan penting dalam proses pelaporan pajak.

Melalui adanya nota, pelaku usaha dapat mengarsipkan setiap transaksi menjadi dasar perhitungan PPN maupun pajak penghasilan.

Dalam proses audit pajak, nota dapat menjadi dokumen pendukung yang sah atas kegiatan usaha sehari-hari, yang meliputi proses pembelian dan penjualan.

Dengan bukti-bukti transaksi yang tersusun rapi, pemilik usaha dapat mencatat pemasukan dan pengeluaran dengan lebih akurat.

Dengan demikian, pelaporan pajak dapat berjalan lebih transparan dan sesuai dengan regulasi yang berlaku.

Baca Juga: Cara Membuat Faktur Pajak Paling Mudah

Informasi Penting yang Harus Ada dalam Nota Toko

Sebagai bukti transaksi yang sah dan dapat dipertanggungjawabkan isinya, nota harus memiliki beberapa informasi penting. Minimal, nota tersebut harus memuat informasi berikut.

1. Waktu transaksi

Waktu transaksi menjadi sesuatu yang pokok dalam nota. Tujuannya adalah agar penjual dan pembeli dapat mengetahui kapan transaksi tersebut berlangsung. Selain itu, penulisan waktu ini juga bertujuan untuk menghindari risiko tindak kejahatan penipuan juga dapat dicegah dengan menuliskan informasi tersebut.

2. Identitas Toko

Selain waktu, nota yang sah juga wajib memiliki identitas toko atau perusahaan yang bersangkutan. Kalau bisa, identitas toko tidak hanya sekedar nama saja akan tetapi lambang atau logo yang dapat menjadikan nota tersebut otentik. Hal ini bertujuan agar nota yang dibuat tidak mudah untuk ditiru atau digandakan oleh pihak yang tidak bertanggung jawab. 

3. Jenis Produk atau Jasa dalam transaksi

Nota toko pada dasarnya berfungsi untuk mengetahui harga dan jenis produk dalam suatu transaksi. Oleh karena itu, penulisan jenis produk dan harga harus jelas dalam nota tersebut. Tujuannya adalah agar nominal uang pembayaran dari pembeli menjadi lebih akurat dan mengurangi kemungkinan terjadinya salah paham dalam kegiatan transaksi tersebut.

4. Tanda Tangan atau Stempel

Nota toko yang sah sebaiknya memuat tanda tangan atau stempel yang menunjukkan bahwa nota tersebut asli dan pembuatannya tidak asal

Cara Membuat Nota Toko

Ada beberapa cara membuat nota toko, bisa dengan manual ataupun dengan bantuan aplikasi. Berikut ulasan mengenai tiga cara membuat nota toko.

1. Nota Toko Manual

Seperti namanya, pembuatan nota manual tertulis pada secarik kertas dengan tulis tangan. Namun saat ini, para pemilik bisnis lebih banyak yang membeli nota jadi ketimbang mencetaknya sendiri secara manual. Hal ini karena harganya relatif murah dan lebih praktis karena tidak perlu mendesain nota dan bekerja sama dengan pihak percetakan atau semacamnya.

Namun, jika Anda berminat untuk membuat nota toko Anda sendiri, Anda bisa menggunakan format ideal berikut ini.

Nota toko dibuat dua rangkap dengan menggunakan kertas NCR untuk disimpan dan diberikan ke pembeli. Adapun ukurannya, ada beberapa variasi seperti:

1. Full folio : Penggunaan nota dengan ukuran besar ini biasanya hanya berlaku pada kedinasan atau yang memiliki isi yang padat
2. Setengah folio : 16.5 x 21.6
3. Sepertiga folio : 11 x 21.6
4. Seperempat folio : 16.5 x 10
5. Seperempat folio : 11 x 10.8
6. Seperdelapan folio : 8.25 x 10.8

Kolom-kolom yang harus diisi :

1. Nama perusahaan/penjual, lengkap dengan nomor telepon dan alamat yang jelas.
2. Nomor nota sesuai dengan ketentuan toko
3. Tanggal transaksi
4. Jumlah barang dalam transaksi.
5. Jenis barang sesuai ketentuan perusahaan/penjual.
6. Harga satuan dari barang tersebut.
7. Jumlah harga, yaitu merupakan perhitungan penjumlahan hasil harga antara harga satuan dengan jumlah barang.
8. Total harga, yaitu harga penjumlahan keseluruhan harga sesuai kesepakatan.
9. Nama penerima/pembeli, memuat nama penerima atau pembeli dari barang atau jasa, lengkap dengan dengan tanda tangan oleh kedua belah pihak.

2. Nota Toko dengan Bantuan Ms. Excel

Bagi yang malas menulis tangan, Anda juga bisa menggunakan bantuan aplikasi Ms. Excel. Dengan bantuan aplikasi ini, Anda dapat membuat nota sendiri sesuai kebutuhan.

Sejatinya, pembuatan nota melalui aplikasi Microsoft Excel pun tidak terlalu sulit terlebih lagi jika familiar dengan rumus-rumus aplikasi tersebut. 

3. Nota Toko dengan Bantuan Aplikasi

Selain dua metode di atas, ada satu lagi langkah yang lebih mudah digunakan, yakni dengan menggunakan bantuan jasa penyedia layanan software akuntansi yang sudah terintegrasi dengan aplikasi invoice online, sehingga Anda bisa melakukan pembuatan dan pencatatan struk secara otomatis. 

Umumnya, aplikasi seperti ini memudahkan Anda bisa melihat semua transaksi penjualan seperti keuntungan dan kerugian tanpa perlu menggunakan banyak aplikasi. Pastinya Anda bisa mencetak nota dengan mudah sebagai bukti transaksi kepada konsumen atau untuk kebutuhan usaha Anda.

Anda hanya perlu menginput nama toko, tanggal nota diterbitkan, nama barang belanjaan, jumlah barang, dan harga barang belanjaan yang dibeli konsumen.

Mengenal Aplikasi Nota Toko

Aplikasi invoice online merupakan alat bantu untuk melakukan pencatatan struk secara otomatis. Umumnya, aplikasi seperti ini memudahkan Anda bisa melihat semua transaksi penjualan seperti keuntungan dan kerugian tanpa perlu menggunakan banyak aplikasi. Pastinya Anda bisa mencetak nota dengan mudah sebagai bukti transaksi kepada konsumen atau untuk kebutuhan usaha Anda.

Anda hanya perlu menginput nama toko, tanggal nota diterbitkan, nama barang belanjaan, jumlah barang, dan harga barang belanjaan yang dibeli konsumen.

Ada beberapa fungsi dari aplikasi nota online, antara lain :

1. Mencetak struk transaksi

Seperti namanya, aplikasi nota online berfungsi untuk mencetak struk penjualan atau nota sebagai bukti transaksi dan biasanya berguna juga sebagai kartu garansi barang. Dengan aplikasi ini, ketika terjadi masalah terhadap barang dalam transaksi, maka pihak konsumen bisa lebih mudah melakukan klaim garansi sesuai kesepakatan.

2. Pembuatan laporan kegiatan

Biasanya, para pembeli membutuhkan struk belanjaan untuk referensi dan pelaporan barang. Seringkali referensi tersebut berguna dalam pembuatan laporan kegiatan atau laporan pertanggungjawaban.

3. Membantu pencatatan penjualan

Bagi pemilik usaha, aplikasi nota online berguna dalam melakukan pencatatan dan pemantauan penjualan menurut kategori barang. Tak hanya sebagai bukti transaksi saja, aplikasi ini juga akan memberikan informasi tentang penjualan barang atau jasa yang sudah terjual.

Dengan demikian, Anda juga terbantu untuk melihat jumlah stok barang secara up to date. 

4. Pemusatan data lebih mudah

Aplikasi nota toko online membantu pemusatan data dalam rangka pembukuan bisnis pada periode waktu tertentu. 

5. Penguat Kepercayaan Konsumen

Dengan adanya pencatatan yang lebih jelas, kepercayaan konsumen kepada toko Anda akan meningkat sebab bisnis Anda menyediakan data yang jelas dan akurat. Dengan demikian, Anda bisa mendapatkan banyak konsumen lagi karena mereka semakin yakin berbelanja di tempat Anda.

Saat ini ada banyak jenis aplikasi nota toko yang bisa Anda gunakan. Namun, pastikan Anda memilih aplikasi yang tepat. Pilihlah aplikasi yang memuat fitur-fitur lengkap dan mempermudah operasional bisnis. Di antaranya adalah memiliki fitur untuk membuat nota, faktur (invoice), bahkan purchase order secara online.

Aplikasi nota toko yang baik memiliki beberapa fitur antara lain :

• Invoice & PO, yaitu fitur untuk membuat faktur penjualan, pesanan pembelian, dan surat jalan profesional secara otomatis.
• Laporan cepat & tepat, yaitu fitur untuk menyusun laporan finansial dan aktivitas bisnis secara real-time dengan 1-klik.
• Kontrol stok persediaan, berguna untuk memonitor stok serta lakukan stok opname untuk laporan tepat.
• Kolaborasi real-time, berfungsi untuk menambah pengguna lainnya untuk performa kerja multi-tasking.
• Online live chat tiap saat, yaitu fitur yang memudahkan Anda untuk menghubungi penyedia layanan kapan saja.

Membuat dan Mengelola Nota Toko secara Otomatis dengan Software Akuntansi Terintegrasi

Selain membuat nota, aplikasi invoice online juga dapat terintegrasi dengan software akuntansi agar pengelolaan nota atau invoice menjadi lebih mudah dan terstruktur.

Mekari Jurnal merupakan software akuntansi online yang dapat membantu pembuatan dan pengelolaan nota, invoice, serta transaksi dalam satu sistem yang terintegrasi.

Mekari Jurnal menawarkan berbagai fitur unggulan meliputi: 

• Dasbor yang memungkinkan pengelolaan invoice secara praktis dan instan.
• Status invoice yang real time sehingga tidak perlu lagi update laporan keuangan saat menerima pembayaran transaksi.
• FItur tagging yang mempermudah pelacakan dan pencarian invoice.

Selain berbagai fitur unggulan di atas, Mekari Jurnal juga terintegrasi dengan software perpajakan, yakni Mekari Klikpajak.

Integrasi Mekari Jurnal dan Mekari Klikpajak dapat memberikan berbagai kemudahan, meliputi:

• Pembuatan faktur pajak masukan dengan mudah, dapat melakukan scan faktur melalui smartphone. 
• Penarikan data faktur dapat secara otomatis menyertakan PPN untuk membuat faktur pajak keluaran.
• Pembayaran dan pelaporan pajak lebih efisien melalui satu platform.

Gunakan Mekari Jurnal dan Mekari Klikpajak untuk membuat pengelolaan invoice, penyusunan laporan keuangan, hingga pembayaran dan pelaporan pajak menjadi lebih mudah dan efisien.