Nota Toko: Pengertian, Jenis, Manfaat dan Cara Membuatnya

Nota toko merupakan bukti transaksi sah yang telah dilakukan secara tunai yang biasanya dibuat oleh pihak penjual dan diberikan kepada pembeli. Biasanya nota ini dibuat dua rangkap, yakni satu untuk pihak penjual dan satu lagi untuk pihak pembeli. Kertas kecil ini menjadi salah satu bukti sahnya sebuah transaksi, termasuk pula menjadi bukti saat adanya kesalahan dalam sebuah transaksi. 

Tak hanya bagi pembeli saja, nota juga memegang peranan yang sangat penting bagi si pemilik usaha. Pasalnya nota dapat menjadi bukti bahwa bisnis yang dijalankan telah mendapatkan suatu kegiatan transaksi. Saking pentingnya, saat ini banyak usaha yang berani memberikan kompensasi kepada konsumen jika karyawannya tidak memberikan nota. Itulah mengapa hampir semua usaha yang melakukan transaksi jual beli menyediakan nota sebagai bukti pembayaran yang sah antara penjual dan pembeli.

Berikut ini akan diulas mengenai pengertian, manfaat, macam-macam, dan contoh-contoh nota toko.

Pengertian dan Jenis Nota Toko

Bagi sebagian orang, rasanya tidak afdol jika saat membeli produk atau jasa tetapi tidak diberi nota atau struk sebagai bukti pembayaran. Secarik kertas yang diterima konsumen dapat menjadi bukti ketika barang yang dibeli tidak sesuai dengan pesanan.

Dilihat dari pihak yang mengeluarkan nota serta jenis transaksinya, ada dua jenis nota yakni nota penjualan dan nota pembelian. Seperti namanya, nota penjualan adalah bukti transaksi tertulis yang dibuat oleh penjual dan diberikan kepada pembeli. Sementara nota pembelian merupakan bukti transaksi tertulis yang dibuat oleh pembeli ketika mendapatkan pasokan barang dari supplier.

Baca Juga: Cara Mencari Supplier Tangan Pertama yang Terpercaya dan Termurah

Adapun fungsi nota penjualan adalah sebagai berikut.

• Untuk mengetahui produk yang dikirim kepada konsumen
• Untuk mengetahui jumlah nominal pembayaran produk yang telah terjual
• Untuk mengetahui kapan tenggat waktu pembayaran harus dibayarkan oleh pembeli
• Sebagai bukti transaksi jual beli yang sah
• Untuk memudahkan pelaporan keuangan di suatu perusahaan

Sementara itu, jika ditinjau dari sisi pencatatan transaksi, nota dibedakan menjadi dua jenis yakni nota debet dan nota kredit.

Nota debet adalah nota yang dibuat oleh pembeli atas transaksi pengembalian barang yang telah dibeli secara kredit atau terjadinya pengurangan harga faktur karena barang tersebut mengalami penurunan kualitas atau kerusakan. Fungsi dari nota debet ini adalah untuk mengurangi utang pembeli kepada penjual, atau mengurangi piutang penjual atas pembeli. Nantinya, penjual akan mencatat pengurangan nilai faktur karena barang tersebut mengalami penurunan kualitas atau kerusakan.

Sementara nota kredit merupakan nota yang dibuat atas transaksi penerimaan barang yang telah  dijual secara kredit pada pembeli. Barang yang dimaksud adalah barang yang tidak sesuai pesanan sehingga dikembalikan. Dengan adanya data tersebut, pemilik toko tentunya akan menyesuaikan kembali barang tersebut namun hal tersebut sesuai juga dengan perjanjian atau ketentuan penjual atau pemilik toko. Perhatikan ilustrasi berikut untuk lebih memahami perbedaan nota debet dan kredit. 

Nota debet adalah bukti transaksi atas pengembalian barang, misalnya Anda memesan 10 meubel, namun 3 mengalami kerusakan. Saat hendak mengembalikan/meretur barang tersebut, Anda perlu membuat nota debet yang bertujuan untuk memudahkan laporan penerimaan maupun pengeluaran barang dari kedua pihak yang melakukan transaksi. 

Setelah itu, pihak penjual akan mengirimkan ulang 3 meubel sebagai pengganti. Nah, saat pengiriman 3 meubel tersebut, pihak penjual akan menyertakan nota kredit sebagai bukti transaksi bahwa penjual telah melakukan penggantian atas produk yang diretur sebelumnya.

Biasanya, perusahaan atau toko akan menyimpan nota tersebut sebagai arsip dokumen yang memuat informasi semua transaksi yang telah dilakukan. Arsip tersebut nantinya akan direkap untuk mengetahui informasi yang memuat total harga, diskon pembelian, informasi barang, syarat retur, dan lainnya.

Manfaat Nota Toko

Nota toko memiliki banyak manfaat bagi suatu perusahaan, di antaranya adalah sebagai berikut.

1. Dapat mengetahui jumlah total pembelian suatu barang
2. Dapat mengetahui jumlah barang yang terjual
3. Untuk menunjukkan rincian harga

Ada kalanya, suatu toko diketahui terdapat salah perhitungan yang disengaja atau tidak dalam transaksi tersebut. Dengan adanya nota toko, kedua pihak dapat menjadikan nota sebagai barang buktinya.

1. Dapat menambah kepercayaan konsumen

Secara tidak langsung, pemberian nota toko dapat meningkatkan kepercayaan konsumen kepada bisnis yang sedang Anda jalankan. Hal ini tentu bermanfaat sehingga bisnis yang dikelola akan memiliki lebih banyak pelanggan ketimbang saat tidak menyediakan bukti pembayaran tersebut.

Kepercayaan konsumen juga harus diikuti dengan kepuasan konsumen yang dapat dilakukan oleh pemilik usaha. Anda dapat menggunakan aplikasi chat omnichannel untuk berkomunikasi dengan pelanggan dari berbagai media sosial dan komunikasi.

2. Sebagai media informasi data penjualan

Saat adanya perselisihan data dari penjualan, Anda bisa melihat informasi yang terdapat pada nota sebagai media pembanding harga. Itulah kenapa beberapa orang sering mengumpulkan nota setiap kali melakukan transaksi jual beli agar bisa memantau daftar harga dan beberapa informasi penting yang lain saat melakukan kegiatan transaksi tersebut.

3. Sebagai tanda terima yang sah

Dalam transaksi jual beli tentu dibutuhkan tanda terima sebagai salah satu bentuk diterimanya barang tersebut, yaitu dengan nota.

4. Sebagai bukti transaksi dalam laporan

Selain sebagai bukti transaksi, nota juga dapat digunakan sebagai laporan transaksi sebagai arsip dokumen yang sewaktu-waktu dapat berguna. Dengan kata lain, nota berfungsi untuk menyediakan bukti pembayaran saat menjalankan sebuah usaha.

Baca Juga: Kwitansi Pembayaran: Pengertian, Jenis, Fungsi dan Contoh

Informasi Penting yang Harus Ada dalam Nota Toko

Sebagai bukti transaksi yang sah dan dapat dipertanggungjawabkan isinya, nota harus memiliki beberapa informasi penting. Minimal, nota tersebut harus memuat informasi berikut.

1. Waktu transaksi

Waktu transaksi menjadi sesuatu yang pokok dalam nota. Tujuannya adalah agar penjual dan pembeli dapat mengetahui kapan transaksi tersebut berlangsung. Selain itu, penulisan waktu ini juga bertujuan untuk menghindari risiko tindak kejahatan penipuan juga dapat dicegah dengan menuliskan informasi tersebut.

2. Identitas Toko

Selain waktu, nota yang dibuat juga wajib memiliki identitas toko atau perusahaan yang bersangkutan. Kalau bisa, identitas toko tidak hanya sekedar nama saja akan tetapi lambang atau logo yang dapat menjadikan nota tersebut otentik. Hal ini bertujuan agar nota yang dibuat tidak mudah untuk ditiru atau digandakan oleh pihak yang tidak bertanggung jawab. 

3. Jenis Produk atau Jasa yang Dibeli

Nota toko pada dasarnya dibuat untuk mengetahui harga dan jenis produk yang dibeli. Oleh karena itu, penulisan jenis produk dan harga yang dibeli harus tercantum dalam nota tersebut. Tujuannya adalah agar nominal uang yang dibayarkan oleh pembeli menjadi lebih akurat dan mengurangi kemungkinan terjadinya salah paham dalam kegiatan transaksi tersebut.

4. Tanda Tangan atau Stempel

Nota toko yang sah sebaiknya memuat tanda tangan atau stempel yang menunjukkan bahwa nota tersebut asli dan tidak asal dibuat.

Cara Membuat Nota Toko

Ada beberapa cara membuat nota toko, bisa dengan manual ataupun dengan bantuan aplikasi. Berikut akan diulas mengenai tiga cara membuat nota toko.

1. Nota Toko Manual

Seperti namanya, nota toko manual dibuat secara manual pada secarik kertas dengan tulis tangan. Namun saat ini, para pemilik bisnis lebih banyak yang membeli nota jadi ketimbang mencetaknya sendiri secara manual. Hal ini dikarenakan harganya relatif murah dan lebih praktis karena tidak perlu mendesain nota dan bekerja sama dengan pihak percetakan atau semacamnya.

Namun, jika Anda berminat untuk membuat nota toko Anda sendiri, Anda bisa menggunakan format ideal berikut ini.

Nota toko dibuat dua rangkap dengan menggunakan kertas NCR untuk disimpan dan diberikan ke pembeli. Adapun ukurannya, ada beberapa variasi yang bisa digunakan.

1. Full folio : nota dengan ukuran besar ini biasanya hanya digunakan pada instansi kedinasan atau yang memiliki isi yang padat
2. Setengah folio : 16.5 x 21.6
3. Sepertiga folio : 11 x 21.6
4. Seperempat folio : 16.5 x 10
5. Seperempat folio : 11 x 10.8
6. Seperdelapan folio : 8.25 x 10.8

Kolom-kolom yang harus diisi :

1. Nama perusahaan/penjual, disertai dengan nomor telepon dan alamat yang jelas.
2. Nomor nota sesuai dengan ketentuan yang dibuat oleh toko
3. Tanggal transaksi
4. Jumlah barang yang dibeli atau dijual.
5. Jenis barang sesuai ketentuan perusahaan/penjual.
6. Harga satuan dari barang tersebut.
7. Jumlah harga, yaitu merupakan perhitungan penjumlahan hasil harga antara harga satuan dengan jumlah barang.
8. Total harga, yaitu harga penjumlahan keseluruhan harga yang telah disepakati.
9. Nama penerima/pembeli, memuat nama penerima atau pembeli dari barang atau jasa yang dibeli, disertai dengan tanda tangan oleh kedua belah pihak.

2. Nota Toko dengan Bantuan Ms. Excel

Bagi yang malas menulis tangan, Anda juga bisa menggunakan bantuan aplikasi Ms. Excel. Dengan bantuan aplikasi ini, Anda dapat membuat nota sendiri dan disesuaikan dengan kebutuhan.

Sejatinya, pembuatan nota melalui aplikasi Microsoft Excel pun tidak terlalu sulit terlebih lagi jika familiar dengan rumus-rumus aplikasi tersebut. 

3. Nota Toko dengan Bantuan Aplikasi

Selain dua metode di atas, ada satu lagi langkah yang lebih mudah digunakan, yakni dengan menggunakan bantuan jasa penyedia layanan software akuntansi yang sudah terintegrasi dengan aplikasi invoice online, sehingga Anda bisa melakukan pembuatan dan pencatatan struk secara otomatis. 

Umumnya, aplikasi seperti ini memudahkan Anda bisa melihat semua transaksi penjualan seperti keuntungan dan kerugian tanpa perlu menggunakan banyak aplikasi. Pastinya Anda bisa mencetak nota dengan mudah sebagai bukti transaksi kepada konsumen atau untuk kebutuhan usaha Anda.

Anda hanya perlu menginput nama toko, tanggal nota diterbitkan, nama barang belanjaan, jumlah barang, dan harga barang belanjaan yang dibeli konsumen.

Mengenal Aplikasi Nota Toko

Aplikasi invoice online merupakan alat bantu untuk melakukan pencatatan struk secara otomatis. Umumnya, aplikasi seperti ini memudahkan Anda bisa melihat semua transaksi penjualan seperti keuntungan dan kerugian tanpa perlu menggunakan banyak aplikasi. Pastinya Anda bisa mencetak nota dengan mudah sebagai bukti transaksi kepada konsumen atau untuk kebutuhan usaha Anda.

Anda hanya perlu menginput nama toko, tanggal nota diterbitkan, nama barang belanjaan, jumlah barang, dan harga barang belanjaan yang dibeli konsumen.

Ada beberapa fungsi dari aplikasi nota online, antara lain :

1. Mencetak struk transaksi

Seperti namanya, aplikasi nota online berfungsi untuk mencetak struk penjualan atau nota sebagai bukti transaksi dan biasanya digunakan juga sebagai kartu garansi barang. Dengan aplikasi ini, ketika terjadi masalah terhadap barang yang dijual, maka pihak konsumen bisa lebih mudah melakukan klaim garansi sesuai yang ditentukan.

2. Pembuatan laporan kegiatan

Biasanya, para pembeli membutuhkan struk belanjaan untuk referensi barang yang telah dibeli. Seringkali referensi tersebut digunakan dalam pembuatan laporan kegiatan atau laporan pertanggungjawaban.

3. Membantu pencatatan penjualan

Bagi pemilik usaha, aplikasi nota online berguna dalam melakukan pencatatan dan pemantauan penjualan menurut kategori barang yang dijual. Tak hanya sebagai bukti transaksi saja, aplikasi ini juga akan memberikan informasi tentang penjualan barang atau jasa yang sudah terjual.

Dengan demikian, Anda juga terbantu untuk melihat jumlah stok barang secara up to date. 

4. Pemusatan data lebih mudah

Aplikasi nota toko online membantu pemusatan data dalam rangka pembukuan bisnis pada periode waktu tertentu. 

5. Penguat Kepercayaan Konsumen

Dengan adanya pencatatan yang lebih jelas, kepercayaan konsumen kepada toko Anda akan meningkat sebab bisnis Anda menyediakan data yang jelas dan akurat. Dengan demikian, Anda bisa mendapatkan banyak konsumen lagi karena mereka semakin yakin berbelanja di tempat Anda.

Saat ini ada banyak jenis aplikasi nota toko yang bisa Anda gunakan. Namun, pastikan Anda memilih aplikasi yang tepat. Pilihlah aplikasi yang memuat fitur-fitur lengkap dan mudah digunakan. Di antaranya adalah memiliki fitur untuk membuat nota, faktur (invoice), bahkan purchase order secara online.

Aplikasi nota toko yang baik memiliki beberapa fitur antara lain :

• Invoice & PO, yaitu fitur yang digunakan untuk membuat faktur penjualan, pesanan pembelian, dan surat jalan profesional secara otomatis.
• Laporan cepat & tepat, yaitu fitur untuk menyusun laporan finansial dan aktivitas bisnis secara real-time dengan 1-klik.
• Kontrol stok persediaan, yaitu digunakan untuk memonitor stok serta lakukan stok opname untuk laporan tepat.
• Kolaborasi real-time, yaitu digunakan untuk menambah pengguna lainnya untuk performa kerja multi-tasking.
• Online live chat tiap saat, yaitu fitur yang memudahkan Anda untuk menghubungi penyedia layanan kapan saja.