Bagi pemula dalam hal perpajakan, mungkin masih bingung mengenai langkah-langkah membuat Faktur Pajak secara online menggunakan aplikasi e-Faktur. Jangan khawatir, karena caranya cukup mudah.
Anda hanya perlu memahami ketentuan penerbitan dan format yang benar untuk faktur pajak. Simak penjelasan berikut ini, mengenali lebih lanjut langkah-langkahnya.
Pengertian faktur pajak
Faktur pajak adalah bukti pungutan pajak oleh Pengusaha Kena Pajak (PKP) saat melakukan penyerahan Barang Kena Pajak (BKP) atau Jasa Kena Pajak (JKP). Setiap PKP harus membuat faktur pajak setahun sebagai bukti pembayaran pajak pada transaksi penjualan. Faktur ini berbentuk laporan SPT sebagai tanda pembayaran pajak sesuai UU PPN 1984.
Cara membuat faktur pajak harus sesuai peraturan, jika tidak, berisiko terkena sanksi pajak. Risiko termasuk sanksi administrasi berdasarkan tarif bunga dari Dasar Pengenaan Pajak (DPP). Kesalahan dalam format, pengisian, kelengkapan faktur, Surat Setoran Pajak, atau keterlambatan pelaporan ekspor pada SPT PPN dapat menjadi penyebab masalah pada faktur pajak.
Baca Juga: Error ETAX 40005 dan Cara Mengatasinya
Fungsi faktur pajak
PKP tidak wajib membuat faktur pajak, asal sudah memiliki faktur penjualan atau pembelian yang sah. Faktur tersebut diakui sebagai Faktur Pajak, berperan sebagai bukti pembayaran pajak, menandakan penerimaan Pajak Penghasilan, dan mengkreditkan Utang Pajak PPN di muka.
Bagi penerima, faktur pajak adalah bukti pembayaran PPN atas transaksi barang/jasa. Faktur pajak penting saat PKP menyusun laporan tahunan untuk menyalurkan hasil pungutan pajak. Selain itu, faktur pajak berfungsi untuk mengkreditkan pajak masukan.
Jenis – jenis faktur pajak
Pada dasarnya, ada berbagai jenis faktur yang digunakan di Indonesia. Setiap jenisnya mempunyai fungsi dan cara membuat faktur pajak yang berbeda-beda. Sebagai pengusaha, Anda perlu memahami manfaat dari masing-masing jenis faktur tersebut. Adapun jenis-jenis faktur pajak yaitu sebagai berikut:
1. Faktur pajak keluaran
Faktur pajak keluaran adalah suatu dokumen yang dibuat oleh PKP saat menyelenggarakan penjualan JKP atau BKP. Penerbitan faktur ini dilakukan pada jenis JKP atau BKP yang tergolong superior.
Cara membuat faktur pajak keluaran dilakukan oleh PKP ketika melakukan penjualan atau penyerahan JKP/BKP, ekspor JKP/BKP tidak berwujud, dan ekspor JKP/BKP berwujud. Adanya faktur pajak keluaran menjadi bukti bahwa transaksi yang dilaksanakan telah mengikutsertakan perhitungan PPN.
Jadi, pihak PKP beserta pembeli telah terbukti menunaikan kewajibannya dalam penyelenggaraan pajak masing-masing. Kewajiban yang dimaksud yaitu pembeli yang membayar PPN, tetapi pelaporannya dilaksanakan oleh dua PKP.
2. Faktur pajak masukan
Faktur pajak masukan merupakan dokumen yang diterima oleh PKP yang telah melakukan pembelian pada suatu JKP atau BKP, memanfaatkan JKP/BKP tidak berwujud dari luar kawasan pabean, serta impor BKP yang telah diminta oleh PKP saat pembelian JKP/BKP pada masa pajak tertentu.
Cara membuat faktur pajak ini dijadikan oleh PKP sebagai kredit pajak atau pengurang pajak dari sisa pajak yang terutang. Contohya, suatu perusahaan memperoleh faktur pajak masukan atas jenis barang dari produsen sebelum diolah menjadi produk akhir yang bisa dijual kepada konsumen.
3. Faktur pajak pengganti
Faktur pajak pengganti merupakan jenis faktur yang dibuat sebagai pengganti faktur yang telah terbit sebelumnya karena kesalahan dalam pengisian. Cara membuat faktur pajak pengganti sedikit berbeda dengan pembuatan jenis faktur pajak lainnya.
Contohnya, perusahaan A salah menginput jumlah barang yang dijual, sehingga berimbas pada jumlah pajak yang wajib dibayar. Jadi, faktur pengganti ini diterbitkan untuk koreksi atas kesalahan input yang sebelumnya.
Cara melaporkan faktur pajak pengganti yaitu sebagai berikut:
- Dilaporkan dalam SPT Masa PPN Pembetulan pada Masa Pajak dilaporkannya faktur pajak yang diganti
- Dilaporkan dalam SPT Masa PPN pada Masa Pajak dibuatnya faktur pajak pengganti dengan melengkapi kolom DPP dan PPN dengan angka nol.
4. Faktur pajak gabungan
Jenis faktur pajak yang berikutnya adalah faktur pajak gabungan. Faktur ini termasuk faktur pajak standar yang dibuat karena adanya kemungkinan bahwa PKP membuat faktur yang berisi penyerahan oleh pembeli barang selama satu bulan seperti yang dimaksud dalam Peraturan Jenderal Pajak 65/PJ/ 2010/
Perlu diketahui bahwa tidak semua PKP yang menjual PKP atau BKP menerbitkan faktur jenis ini. Terkadang, laporan ini sengaja digabung hingga periode tertentu untuk diterbitkan fakturnya ke dalam satu kesatuan yang utuh.
Oleh karena itu, cara membuat faktur pajak gabungan yaitu dengan memasukkan jumlah pembelanjaan yang sudah dilakukan dalam kurun waktu tertentu.
Dengan adanya faktur pajak gabungan, maka pencatatan transaksi bisa lebih efektif dan efisien karena PKP tidak perlu membuat faktur acap kali terjadi transaksi pada bulan yang sama.
5. Faktur pajak cacat
Faktur pajak cacat ialah dokumen yang tidak dilengkapi isinya dengan benar dan jelas. Terkadang, cara membuat faktur pajak ini salah karena tidak ditandatangani, sehingga disebut sebagai faktur pajak cacat.
Biasanya, terdapat kesalahan dalam mengisi kode atau nomor seri sehingga membuat faktur menjadi cacat. Agar bisa merevisinya, PKP menerbitkan faktur pajak pengganti seperti di bawah ini:
PKP mengisi faktur pajak pengganti dengan keterangan yang sebenarnya memakai nomor seri pada saat pembuatannya.
Tanggal penerbitan faktur pajak pengganti memakai tanggal penerbitan yang asli dan dibubuhi dengan cap nomor seri dan tanggal faktur pajak tersebut diganti.
Faktur pajak yang diganti dilampirkan pada faktur pajak pengganti.
6. Faktur pajak digunggung
Faktur pajak digunggung merupakan jenis faktur yang tidak tercantum identitas pembeli, nama, serta tanda tangan dari penjual. Jenis faktur ini hanya diperbolehkan terbit dari PKP pedagang eceran.
Format faktur pajak
Meski saat ini telah ditetapkan penggunaan Faktur Pajak elektronik, namun tidak ada salahnya untuk mengetahui format pajak manual. Beberapa format yang umumnya digunakan adalah sebagai berikut:
1. Format faktur pajak standar
Pengertian Faktur Pajak Standar yaitu sebuah dokumen yang memuat keterangan paling singkat. Adapun informasi yang dimuat dalam faktur ini adalah sebagai berikut:
- Nama, alamat Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP) yang menyerahkan BKP/JKP
- Nama, alamat, NPWP penerima BKP/JKP atau pembeli
- Jenis barang atau jasa, jumlah Harga Jual dan potongan harga
- PPN yang dipungut
- Ppnbm yang dipungut
- Kode, nomor seri dan tanggal pembuatan Faktur Pajak
- Nama, jabatan, tanda tangan yang berhak menandatangani Faktur Pajak
2. Format faktur pajak sederhana
Faktur pajak sederhana merupakan faktur pajak atas penyerahan JKP atau BKP langsung kepada konsumen akhir atau kepada konsumen yang tidak diketahui identitasnya secara lengkap. Faktur pajak sederhana setidaknya harus dibuat paling sedikit rangkap dua saat penyerahan JKP atau BKP.
PPN Masukan yang terdapat pada faktur pajak sederhana tidak bisa dikreditkan. Nota kwitansi, nota bon, faktur penjualan, karcis, atau tanda bukti pembayaran lainnya bisa diberlakukan sebagai faktur pajak sederhana asalkan berisi data-data yang dibutuhkan.
Apabila data yang tercantum dalam faktur pajak sederhana tidak lengkap, maka faktur tersebut tergolong sebagai faktur pajak tidak lengkap. Imbasnya, maka akan dikenakan sanksi sebesar 2% dari dasar pengenaan pajak.
Adapun format yang perlu diperhatikan yaitu sebagai berikut:
- Diterbitkan untuk penyerahan BKP/JKP yang dilakukan oleh konsumen akhir, pembeli BKP/penerima JKP yang nama atau alamat dan NPWP tidak diketahui
- Penerbitannya tidak membutuhkan izin dari pihak mana pun
- Berbentuk bon kontan, kuitansi, karcis, faktur penjualan, kas register, atau sejenisnya
- Mencantumkan nama, alamat., NPWP pembuat, jenis dan kuantum BKP/JKP, harga penyerahan termasuk PPN, dan tanggal pembuatan faktur pajak
- Dibuat dengan rangkap dua dengan per tanggal berupa potongan/bagian dari Faktur Pajak sederhana yang ditujukan kepada pembeli potongan atau penerima jasa, misalnya seperti karcis pada umumnya
- Kekurangan dari faktur pajak sederhana yaitu pajak masukannya tidak bisa dikreditkan
- Cara membuat faktur pajak faktur ini diterbitkan paling lambat saat penyerahan BKP/JKP atau pada saat pembayaran sebelum dilakukannya penyerahan.
3. Format faktur pajak khusus
Faktur Pajak khusus merupakan faktur pajak yang dilampirkan dengan struk pembayaran, invoice, atau cash register sebagai satu set faktur yang tidak terpisahkan. Jenis faktur ini dikeluarkan oleh toko retail setelah terjadinya pembelian barang bawaan, yang mana PPN-nya diminta kembali oleh orang pribadi.
Toko retail itu sendiri merupakan toko yang menjual aneka BKP dalam Daerah Pabean yang sudah dikukuhkan sebagai PKP dan ikut andil dalam skema pengembalian PPN kepada orang pribadi dan ditunjuk langsung oleh Direktur Jenderal Pajak.
Adapun cara membuat faktur pajak khusus yaitu dengan memperhatikan format di bawah ini:
- Lembar pertama untuk orang pribadi
- Lembar kedua untuk Unit Pelaksana Restitusi Pajak Pertambahan Nilai Bandar Udara
- Lembar ketiga untuk arsip PKP toko retail melalui toko retail
4. Format faktur pajak gabungan
Faktur pajak gabungan merupakan salah satu faktur pajak standar yang dimanfaatkan oleh PKP jika dalam satu bulan jika terdapat lebih dari satu kali transaksi BKP/JKP yang dilakukan bersama dengan satu PKP.
Contohnya, PT Rajawali bertransaksi dengan PT Kencana dalam satu bulan di tanggal 2, 5, 13, 14, 21, dan 27. Dari seluruh transaksi tersebut, maka bisa diterbitkan hanya dalam bentuk satu lembar faktur pajak saja. Inilah yang dinamakan dengan faktur pajak gabungan.
Cara membuat faktur pajak
Cara membuat faktur pajak dijelaskan dalam UU Ketentuan Umum Perpajakan (KUP) dan Undang-Undang PPN yang diatur oleh Peraturan Direktur Jenderal Pajak Nomor PER-17/PJ/2014 yang isinya:
Perubahan Kedua atas PER-24/PJ/2012 tentang ukuran, bentuk, tata cara mengisi keterangan, prosedur pemberitahuan pembuatan, tata cara penggantian atau pembetulan, dan tata cara pembatalan faktur pajak. adapun cara pembuatan faktur pajak yaitu sebagai berikut:
1. Lakukan permohonan Nomor Seri Faktur Pajak (NSFP)
Cara membuat faktur pajak pertama yakni dengan mengajukan permohonan Nomor Seri Faktur Pajak atau NSFP. Permohonan ini bisa dilakukan secara langsung ke Kantor Pelayanan Pajak (KPP), tepatnya pada bagian Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP) perusahaan terdaftar atau online.
2. Buatlah kolom
Jika sudah memiliki NSFP, langkah berikutnya yaitu buatlah rangkaian kolom yang akan digunakan untuk mengisi data pembeli, data PKP, data barang/jasa, dan tandatangan.
Pembuatan kolom ini bisa dikerjakan di Excel atau memakai template yang pas dengan kebutuhan perusahaan. Adapun data pembeli dan PKP yang wajib dimasukkan mencakup nama, alamat, serta NPWP.
3. Isi data barang atau jasa
Cara membuat faktur pajak yang berikutnya adalah dengan mengisi data barang atau jasa yang diperjualbelikan. Data JKP atau BKP yang perlu diisi yaitu nama barang, jenis barang, harga barang, potongan harga (opsional), cara pembayaran (tunai atau termin), serta PPN.
4. Tambahkan nomor urut
Langkah berikutnya adalah cantumkan nomor urut yang mulai dihitung dari nomor 1 awal kena pajak (mulai bulan Januari setiap tahunnya). Jika PKP baru ditetapkan, maka penomorannya dimulai dari 1 sejak dikukuhkan.
5. Lakukan perincian data
Cara membuat faktur pajak yang berikutnya adalah dengan merinci data barang/jasa: hal ini mencakup nama, harga barang, jenis pembayaran (jika kredit, tambahkan jumlah uang muka dan sisa pembayaran), serta PPN sesuai persyaratan. Kemudian, tambahkan tanda tangan dari petinggi perusahaan.
Syarat membuat faktur pajak manual dan e-Faktur pajak
Inilah beberapa syarat yang perlu diperhatikan dalam membuat faktur pajak. Beberapa syarat yang perlu dipatuhi meliputi:
1. Terdaftar sebagai PKP
Syarat cara membuat faktur pajak yang pertama yaitu terdaftar sebagai PKP terlebih dahulu. Cara mendaftarnya yaitu dengan melaporkan usaha ke KPP wilayah kerjanya yang mencakup tempat tinggal, tempat kedudukan, atau tempat kegiatan usahanya.
Selain itu, PKP juga wajib melakukan pungutan, setoran, dan laporan PPN yang terutang. Syarat pengajuan status PKP ini sesuai dengan Pasal 3A UU PPN, di antaranya yaitu telah mempunyai omset yang mencapai Rp. 4,8 miliar dalam setahun untuk kelompok usaha kecil.
Selain itu, juga perlu lulus survei yang dilaksanakan oleh KPP atau KP2KP, serta melengkapi dokumen-dokumen yang disyaratkan dalam pengajuan PKP.
2. Memiliki sertifikat elektronik pajak
Jika sudah terdaftar sebagai PKP, cara membuat faktur pajak yang berikutnya yaitu harus mempunyai sertifikat elektronik pajak atau e-pajak. Sertifikat ini nantinya akan digunakan untuk mengantongi NSFP.
Agar bisa memperoleh NSFP, maka PKP akan menerima kode aktivasi lengkap dengan kata sandinya untuk menerapkan aktivasi akun PKP. Tujuannya yakni untuk memperoleh sertifikat elektronik pajak.
Adapun sertifikat ini harus dibubuhkan tanda tangan digital beserta identitas PKP resmi yang berasal dari DJP.
3. Mendapatkan NSFP lewat e-Nofa
Syarat cara membuat faktur pajak yang berikutnya adalah dengan memperoleh NSFP melalui e-Nofa. E-Nofa itu sendiri merupakan kepanjangan dari elektronik penomoran faktur pajak. Agar bisa memperoleh NSFP untuk e-Faktur, maka diperlukan akses ke e-Nofa.
Baca Juga: Apa Itu e-Nofa Pajak Beserta Cara MendapatkannyaAgar bisa memperoleh NSFP, maka Anda bisa datang secara langsung ke KPP setempat. Namun, cara ini pastinya membutuhkan lebih banyak waktu karena harus mengurus keperluannya secara konvensional.
Dari penjelasan di atas, dapat diketahui bahwa cara membuat faktur pajak harus memperhatikan prosedur serta aturan-aturan yang mengikat lainnya. hal ini telah tercantum dalam Undang-undang dan sumber rujukan hukum lainnya yang bisa digunakan oleh Wajib Pajak dalam membuat faktur pajak.
Jika perusahaan Anda memiliki ratusan atau ribuan faktur pajak dalam sebulan, maka solusi yang paling mudah adalah dengan menggunakan e-faktur berbasis API karena sistem ini otomatis dan terintegrasi langsung dengan aplikasi ERP yang digunakan.
