Kelebihan Virtual Debit Card dari Kartu Bank Konvensional

Virtual debit card hadir sebagai solusi praktis untuk mengelola keuangan bisnis dengan lebih mudah dan fleksibel. 

Dengan akses yang simpel, kontrol keuangan secara real-time, dan keamanan transaksi yang andal, kartu ini menjadi pilihan menarik bagi banyak pelaku usaha. 

Artikel ini akan mengupas berbagai keunggulan virtual debit card serta membahas bagaimana kartu ini dapat menjadi jawaban atas kekurangan kartu debit bank dalam mendukung kebutuhan finansial bisnis secara optimal.

Kemudahan pengajuan debit card dalam hitungan menit

Virtual debit card menawarkan proses pengajuan yang jauh lebih praktis dibandingkan kartu debit bank konvensional. Ini adalah salah satu kekurangan kartu debit bank yang membuat banyak pebisnis mencari alternatif yang lebih praktis.

Pengajuan kartu debit bisnis di bank umumnya memerlukan berbagai dokumen dan persyaratan, seperti:

• Laporan laba rugi
• Rekening koran selama 3 bulan terakhir
• Persyaratan minimum pendapatan bisnis per bulan

Proses ini sering kali memakan waktu lama dan menjadi tantangan bagi bisnis baru atau usaha kecil yang belum memiliki catatan keuangan lengkap.

Namun, proses pengajuan virtual debit card lebih sederhana dan cepat. Melalui platform expense management software, Anda hanya perlu menyiapkan:

• Dokumen legal perusahaan
• Dokumen identitas CEO
• Surat perjanjian kerjasama

Tanpa perlu dokumen keuangan yang rumit, virtual debit card bisa diajukan dan diaktifkan dalam hitungan menit. Kemudahan ini membuat virtual debit card menjadi pilihan ideal bagi bisnis yang menginginkan solusi cepat dan efisien untuk pengelolaan keuangan.

Baca Juga: Perbedaan Kartu Debit & Kartu Kredit Bisnis, Mana yang Lebih Baik?

Unlimited card quota, ajukan kartu virtual tanpa batas, tanpa biaya tambahan

Pengajuan kartu debit bisnis di bank biasanya dibatasi oleh kuota tertentu, dan pengajuan kartu tambahan sering kali dikenakan biaya ekstra. 

Kekurangan kartu debit bank ini dapat menjadi kendala bagi perusahaan yang ingin memisahkan anggaran untuk berbagai kebutuhan tanpa menambah biaya operasional.

Dengan virtual debit card, perusahaan dapat mengajukan berapa pun jumlah kartu yang dibutuhkan tanpa biaya tambahan. 

Keunggulan ini memudahkan pengelolaan anggaran di berbagai departemen, tim, atau proyek. Setiap kartu virtual dapat diatur dengan batas anggaran yang spesifik, memberikan fleksibilitas dan kontrol penuh atas pengeluaran perusahaan.

Tanpa adanya batasan jumlah kartu, perusahaan dapat mengoptimalkan pengelolaan keuangan dengan membagi anggaran secara efisien sesuai kebutuhan, membuat proses budgeting lebih rapi dan transparan.

Baca Juga: Cara Buat Kartu Debit Virtual Tanpa Antri di Bank

Tiap pengeluaran terekonsiliasi otomatis dengan software akuntansi

Kekurangan kartu debit bank dalam aspek ini adalah sering kali transaksi bisnis masih harus direkonsiliasi secara manual, sehingga memperlambat proses pelaporan keuangan dan meningkatkan risiko kesalahan pencatatan.

Virtual debit card memungkinkan setiap transaksi terekonsiliasi secara otomatis dengan software akuntansi, dengan manfaat berikut. 

1. Rekonsiliasi otomatis untuk efisiensi maksimal

Proses pencatatan transaksi menjadi lebih cepat dan akurat tanpa perlu entri manual.

• Transaksi tersinkronisasi secara otomatis dengan Chart of Account (CoA) yang telah ditentukan.
• Menghilangkan kebutuhan entri manual, mempercepat pembukuan dan mengurangi potensi human error.
• Proses pembukuan menjadi 2x lebih cepat, memastikan data keuangan selalu akurat dan terkini.

2. Transparansi dan kemudahan pelacakan cash flow

Setiap pengeluaran dan pemasukan tercatat secara real-time, memberikan visibilitas penuh terhadap kondisi keuangan perusahaan.

• Mempermudah pemantauan cash flow, sehingga perusahaan dapat mengambil keputusan finansial dengan lebih cepat.
• Analisis laba rugi menjadi lebih mudah karena semua data tersusun rapi dalam sistem akuntansi.
• Laporan keuangan bulanan/tahunan lebih cepat disusun tanpa harus melakukan rekonsiliasi manual.
• Setiap transaksi memiliki jejak pencatatan yang jelas, sehingga mempermudah pelacakan untuk tujuan audit atau pertanggungjawaban.

Terintegrasi dengan seluruh fitur expense management

Kartu debit bank konvensional memang dapat digunakan untuk transaksi bisnis, tetapi sering kali tidak terintegrasi dengan sistem expense management, sehingga pencatatan dan pelaporan masih dilakukan secara manual. 

Virtual debit card menawarkan solusi terintegrasi dengan otomatisasi penuh, memastikan setiap transaksi tercatat secara real-time dan mudah dikelola.

1. Lacak pembayaran vendor domestik & internasional dengan transparansi kurs

Mengelola pembayaran vendor, terutama lintas negara, bisa menjadi tantangan jika kurs tidak transparan atau membutuhkan rekening mata uang asing.

• Pembayaran vendor domestik dan internasional lebih mudah tanpa perlu membuka rekening mata uang asing.
• Nilai tukar lebih transparan, menghindari biaya tersembunyi akibat fluktuasi kurs.
• Semua transaksi terekam otomatis, memudahkan pencatatan dan pelacakan pembayaran.

2. Sederhanakan pengajuan & pelaporan biaya perjalanan dinas

Proses pengajuan dan pelaporan perjalanan dinas sering kali memakan waktu karena harus melalui banyak tahapan administratif. Dengan virtual debit card, semuanya menjadi lebih cepat dan praktis.

• Pengajuan dan pelaporan biaya perjalanan bisa dilakukan tanpa dokumen manual.
• Bukti transaksi otomatis tersimpan dalam sistem, mengurangi risiko kehilangan data.
• Laporan perjalanan langsung terintegrasi dengan sistem akuntansi, mempermudah proses audit dan evaluasi.

Baca Juga: Biaya Perjalanan Dinas: Rincian Biaya dan Cara Mengelolanya

3. Automasi alur approval multilevel

Proses persetujuan pengeluaran di perusahaan sering kali memakan waktu karena masih dilakukan secara manual. Dengan virtual debit card, perusahaan dapat menerapkan sistem persetujuan otomatis yang lebih efisien.

• Persetujuan dapat disesuaikan berdasarkan jabatan atau anggaran.
• Proses lebih cepat tanpa harus melewati e-mail atau dokumen fisik.
• Mengurangi risiko penyalahgunaan dana dengan kontrol yang lebih ketat.

4. Buat laporan pengeluaran instan

Membuat laporan pengeluaran bisnis bisa menjadi tugas yang kompleks jika dilakukan secara manual. Virtual debit card menyederhanakan proses ini dengan pelaporan otomatis.

• Semua transaksi langsung masuk ke laporan keuangan tanpa input manual.
• Mempermudah analisis anggaran dengan data real-time.
• Dokumentasi tersusun otomatis, mempermudah audit dan pelaporan pajak.

Baca Juga: Rekomendasi Software Business Trip Report dan Cara Memilihnya

Rekomendasi virtual debit card untuk bisnis

Mengelola keuangan bisnis kini lebih mudah dan efisien dengan virtual debit card. Jika Anda mencari solusi yang praktis, fleksibel, dan terintegrasi dengan expense management, Mekari Expense bisa menjadi pilihan tepat. 

Dengan fitur seperti real-time tracking, otomatisasi laporan, dan sistem persetujuan multilevel, Anda bisa mengontrol pengeluaran tanpa ribet.Gunakan kartu debit virtual untuk transaksi digital yang cepat dan aman, atau pilih kartu debit fisik jika bisnis Anda masih membutuhkan pembayaran offline.

Kelola anggaran dengan lebih cerdas dan fokus pada pertumbuhan bisnis tanpa hambatan administrasi!

Referensi

Stripe. ”Virtual credit cards for businesses explained”