Rekomendasi Software Business Trip Report dan Cara Memilihnya

Membuat laporan perjalanan bisnis sering kali jadi tugas yang melelahkan. Mulai dari mengumpulkan bukti pembayaran, mencatat pengeluaran, dan menyiapkan laporan untuk reimbursement. 

Proses manual yang memakan waktu ini bisa dihindari dengan bantuan software yang tepat. 

Artikel ini akan membahas rekomendasi business trip report software serta cara memilihnya agar pengelolaan laporan perjalanan bisnis lebih efisien dan akurat.

Fitur-fitur yang wajib ada dalam business trip report software

Menggunakan software yang memiliki fitur-fitur ini dapat menghemat waktu, mengurangi kesalahan administratif, dan meningkatkan efisiensi dalam manajemen perjalanan bisnis.

1. Dashboard real-time

Fitur ini memungkinkan pemantauan langsung terhadap perjalanan bisnis, memberikan visibilitas penuh terhadap pengeluaran dan status perjalanan. 

Dengan tampilan visual yang intuitif, tim keuangan dan manajemen dapat mengambil keputusan cepat berdasarkan data aktual tanpa harus menunggu laporan manual.

2. Workflow pengajuan & persetujuan otomatis

Alur kerja otomatis mempercepat proses pengajuan dan persetujuan biaya perjalanan, mengurangi ketergantungan pada proses manual yang lambat. 

Dengan validasi otomatis terhadap kebijakan perusahaan, risiko kesalahan atau ketidaksesuaian dapat diminimalkan.

3. Penginputan pengeluaran real-time

Karyawan dapat mencatat pengeluaran langsung saat terjadi, sehingga tidak perlu menunggu hingga perjalanan selesai untuk menyusun laporan. 

Hal ini mengurangi risiko kehilangan bukti pembayaran serta meningkatkan akurasi pencatatan keuangan.

4. Template laporan otomatis

Kemampuan menyesuaikan format laporan memudahkan perusahaan dalam menyusun dokumentasi sesuai kebutuhan spesifik, baik berdasarkan proyek, departemen, atau periode tertentu. 

Template otomatis juga mempercepat proses pelaporan tanpa harus mengulang pembuatan format dari awal.

5. OCR (Optical Character Recognition)

OCR (Optical Character Recognition) memungkinkan sistem mengenali dan mengonversi teks dari foto atau dokumen fisik seperti kuitansi dan faktur menjadi data digital. 

Dengan akurasi tinggi, fitur ini mempercepat proses input data dan mengurangi kemungkinan kesalahan manusia.

Baca Juga: Apa Itu OCR (Pengenalan Karakter Optik) dan Cara Kerjanya

6. Integrasi dengan sistem keuangan

Sinkronisasi dengan software akuntansi atau ERP memastikan semua data pengeluaran perjalanan tercatat dengan rapi dalam sistem keuangan perusahaan, menghindari ketidaksesuaian antara laporan perjalanan dan pencatatan keuangan.

7. Dukungan multi-currency & multi-language

Untuk perusahaan yang beroperasi di berbagai negara, fitur ini sangat penting. 

Konversi mata uang otomatis memudahkan pelaporan pengeluaran tanpa perlu menghitung ulang secara manual, sementara dukungan berbagai bahasa memastikan aksesibilitas bagi tim global.

Rekomendasi software business trip report

Berikut adalah beberapa software yang dapat membantu mengelola laporan perjalanan dinas dengan lebih praktis dan efisien.

1. Mekari Expense

Mekari Expense mempermudah penyusunan laporan perjalanan dinas secara otomatis, mengurangi input manual, dan memastikan pencatatan lebih akurat. Dengan dashboard terintegrasi, perusahaan dapat mengelola:

• Pengajuan perjalanan online, tanpa proses manual yang rumit.
• Kontrol anggaran otomatis, memastikan pengeluaran sesuai kebijakan.
• Pencairan dana cepat, menghindari keterlambatan reimbursement.

Dilengkapi dengan teknologi OCR, Mekari Expense memungkinkan penginputan invoice instan hanya dengan memindai bukti pembayaran. Selain itu, Business Corporate Card dari Mekari Expense mempermudah transaksi tanpa perlu reimbursement uang pribadi.

Mekari Expense juga terintegrasi dengan software akuntansi, sehingga laporan keuangan dapat diperbarui secara otomatis dan lebih transparan. Dengan fitur ini, pengelolaan perjalanan bisnis jadi lebih efisien dan terkontrol.

Baca Juga: Corporate Card: Jenis, Cara Kerja, dan Syarat Mendapatkannya

2. Spendesk

Mengelola biaya perjalanan bisnis bisa jadi rumit jika masih dilakukan manual. Spendesk menawarkan solusi yang mempermudah pencatatan dan kontrol pengeluaran dengan fitur-fitur berikut:

• Pelacakan biaya secara real-time, sehingga perusahaan bisa memantau pengeluaran dengan lebih transparan.
• Laporan pengeluaran otomatis, membantu tim keuangan dalam analisis dan evaluasi anggaran.
• Otomatisasi akuntansi untuk mengurangi proses manual dan menghindari kesalahan pencatatan.
• Kartu perusahaan yang mempermudah pembayaran sekaligus mengontrol batas pengeluaran.

3. Happay

Happay menyederhanakan proses reimbursement dan pengelolaan biaya perjalanan dengan fitur-fitur berikut:

• Interface sederhana dan intuitif, memudahkan karyawan mengunggah bukti pengeluaran.
• Kartu perusahaan prabayar yang membantu melacak pembayaran dan menerapkan batas pengeluaran.
• Dashboard analitik untuk memberikan gambaran lengkap mengenai pola pengeluaran perusahaan.
• Integrasi dengan sistem akuntansi, memastikan pencatatan yang rapi dan terorganisir.
• Fitur kepatuhan otomatis, memastikan setiap transaksi sesuai dengan kebijakan perusahaan.

4. Yokoy

Jika mencari sistem berbasis AI untuk manajemen pengeluaran yang lebih cerdas, Yokoy menawarkan:

• Otomatisasi pencatatan pengeluaran menggunakan AI untuk memproses faktur dan laporan perjalanan.
• Deteksi pelanggaran kebijakan otomatis, mencegah transaksi yang tidak sesuai aturan perusahaan.
• Alur persetujuan yang lebih cepat, mempermudah proses reimbursement dan persetujuan biaya.
• Analisis pengeluaran mendalam, membantu perusahaan mengoptimalkan anggaran perjalanan bisnis.
• Kartu perusahaan pintar, yang bisa disesuaikan dengan kebijakan pengeluaran masing-masing perusahaan.

Keuntungan menggunakan aplikasi perjalanan dinas

Fitur laporan dalam aplikasi perjalanan dinas bukan sekadar mencatat pengeluaran, tetapi juga membantu perusahaan mengontrol biaya, meningkatkan efisiensi, dan memastikan kepatuhan kebijakan perjalanan bisnis. 

1. Kontrol anggaran yang lebih efektif

Perusahaan bisa melihat pola pengeluaran, menganalisis tren, dan menemukan cara menghemat biaya perjalanan bisnis.

• Data pengeluaran tersusun rapi dan bisa dikategorikan berdasarkan transportasi, akomodasi, atau kebutuhan lainnya.
• Perusahaan bisa mengidentifikasi pemborosan.
• Laporan berbasis data membantu dalam perencanaan anggaran perjalanan berikutnya.

2. Kepatuhan kebijakan lebih mudah dipantau

Software secara otomatis menandai pengeluaran yang tidak sesuai kebijakan, sehingga perusahaan bisa lebih mudah mengontrol biaya perjalanan.

• Sistem akan menandai transaksi yang tidak sesuai aturan, seperti pemesanan di luar vendor resmi.
• Memudahkan manajer untuk meninjau pengeluaran sebelum reimbursement diproses.
• Memastikan semua perjalanan sesuai dengan kontrak kerja sama dengan vendor tertentu.

3. Pencocokan dan validasi pengeluaran lebih cepat

Software secara otomatis mencocokkan setiap pengeluaran dengan bukti pembayaran dan kebijakan perusahaan, sehingga proses validasi dan reimbursement jadi lebih efisien.

• Sistem mencocokkan struk dengan klaim pengeluaran, menghindari duplikasi atau kesalahan pencatatan.
• Proses reimbursement menjadi lebih cepat dan transparan.
• Mengurangi beban administrasi, sehingga tim keuangan bisa lebih fokus pada tugas strategis.

4. Mendukung pengambilan keputusan strategis

Laporan perjalanan bisnis tidak hanya membantu mengelola pengeluaran tetapi juga memberikan wawasan strategis bagi perusahaan.

• Membantu perusahaan menilai efektivitas perjalanan bisnis dan dampaknya terhadap pendapatan.
• Menunjukkan area di mana negosiasi kontrak dengan vendor bisa dilakukan untuk menghemat biaya.
• Memastikan strategi perjalanan sesuai dengan tujuan bisnis jangka panjang.

Cara memilih software business trip report

Memilih software business trip report yang sesuai adalah langkah penting untuk memastikan proses perjalanan bisnis berjalan lancar tanpa hambatan administratif. Berikut beberapa kriteria yang perlu dipertimbangkan:

1. Kemudahan penggunaan

Software harus mudah digunakan oleh semua karyawan, baik yang sudah terbiasa dengan sistem digital maupun yang baru pertama kali menggunakannya. Tampilan yang user-friendly akan mempercepat adopsi dan mengurangi kesalahan input data. 

Pastikan juga software memiliki versi mobile, sehingga karyawan bisa mencatat pengeluaran atau mengajukan laporan kapan saja tanpa harus membuka laptop.

2. Fitur pelaporan yang lengkap

Laporan perjalanan bisnis seharusnya tidak memakan waktu lama untuk disusun. Software yang baik harus memiliki template otomatis dan fitur auto-fill data, sehingga karyawan tidak perlu mengisi data secara manual berulang kali. 

Dukungan untuk pencatatan pengeluaran real-time juga penting agar semua transaksi langsung tercatat begitu terjadi, meminimalkan risiko kehilangan bukti pengeluaran.

3. OCR untuk pemindaian struk dan invoice

Teknologi OCR (Optical Character Recognition) sangat membantu dalam mempercepat input data. 

Dengan fitur ini, karyawan cukup memotret struk atau invoice, dan sistem akan otomatis membaca serta mencatat informasi yang diperlukan. Ini tidak hanya menghemat waktu tetapi juga mengurangi kesalahan akibat entri manual.

4. Sistem approval & reimbursement yang efisien

Proses persetujuan yang panjang dan reimbursement yang lama bisa menghambat produktivitas karyawan. Software dengan workflow persetujuan otomatis akan mempercepat proses ini tanpa perlu campur tangan manual yang berlebihan. 

Notifikasi real-time juga penting agar pengguna bisa langsung mengetahui status pengajuan mereka tanpa perlu menanyakan berkali-kali ke tim keuangan.

5. Integrasi dengan tools lain

Agar lebih efektif, software harus bisa terhubung dengan sistem akuntansi atau sistem lain yang sudah digunakan perusahaan. 

Integrasi ini memastikan bahwa setiap transaksi yang dicatat dalam sistem perjalanan bisnis langsung masuk ke laporan keuangan tanpa perlu input ulang, mengurangi risiko kesalahan dan duplikasi data.

6. Keamanan & kepatuhan regulasi

Karena berkaitan dengan data keuangan perusahaan, software harus memiliki sistem keamanan yang kuat, seperti enkripsi data untuk mencegah kebocoran informasi. 

Audit trail juga diperlukan untuk mencatat semua aktivitas dalam sistem, sehingga perusahaan bisa menelusuri jika terjadi kesalahan atau pelanggaran. 

Selain itu, fitur compliance check akan memastikan bahwa semua pengeluaran sesuai dengan kebijakan perusahaan dan menghindari biaya yang tidak perlu.

Software business trip management terbaik

Manajemen perjalanan bisnis yang efisien memerlukan sistem yang dapat menyederhanakan pencatatan pengeluaran, mempercepat proses persetujuan, serta memastikan transparansi dan kepatuhan. 

Software yang tepat harus mampu mengotomatiskan laporan perjalanan, mengurangi beban administratif, serta terintegrasi dengan sistem keuangan perusahaan.

Salah satu solusi terbaik untuk kebutuhan ini adalah Mekari Expense, yang menawarkan berbagai fitur unggulan, seperti:

• Otomatisasi laporan perjalanan dinas: Memudahkan pencatatan dan penyusunan laporan tanpa input manual.
• Pengajuan online, kontrol budget, dan pencairan dana dalam satu dashboard: Memastikan pengelolaan anggaran perjalanan lebih praktis dan transparan.
• Teknologi OCR: Menginput invoice dan struk pembayaran secara instan tanpa risiko kesalahan manual.
• Corporate Card: Memfasilitasi transaksi bisnis selama perjalanan tanpa harus menunggu proses reimbursement.
• Integrasi dengan Mekari Jurnal: Memastikan semua data pengeluaran langsung tersinkronisasi dengan laporan keuangan perusahaan.

Dengan fitur-fitur ini, Mekari Expense menjadi pilihan terbaik untuk manajemen perjalanan bisnis yang lebih cepat, efisien, dan terstruktur.

Referensi

Booking.com. ”The best business travel management apps 2024”