Invoice Matching: Metode, Alur, Contoh Use Case Industri

Tim finance mungkin pernah menghadapi situasi di mana invoice tidak cocok dengan barang yang datang atau pesanan yang dibuat – jumlah barang kurang, harga berbeda, atau malah bayar dua kali ke vendor.  

Di sinilah pentingnya invoice matching, yaitu proses mencocokkan invoice dengan purchase order dan bukti penerimaan barang. Dengan metode dan proses otomatis oleh invoice matching software, prosesnya jadi lebih cepat dan akurat. 

Yuk, baca lebih lanjut untuk mengetahui metode, alur, dan contohnya. 

Apa itu invoice matching?

Invoice matching adalah proses mencocokkan invoice dengan dokumen lain seperti purchase order dan bukti penerimaan barang, untuk memastikan tagihan sudah sesuai sebelum dibayar. 

Proses ini penting agar perusahaan hanya membayar barang atau jasa yang benar-benar dipesan dan diterima, serta menghindari kesalahan seperti kelebihan bayar, duplikasi, atau tagihan tidak sah.

Invoice matching termasuk dalam proses accounts payable, dan biasanya dilakukan oleh tim keuangan, terutama di perusahaan yang rutin berurusan dengan vendor atau supplier. Ada tiga jenis metode yang umum digunakan:

• 2-way matching: invoice dicocokkan dengan PO
• 3-way matching: ditambah bukti penerimaan barang
• 4-way matching: ditambah verifikasi kualitas barang

Tingkat pengecekan bisa disesuaikan tergantung kompleksitas transaksi atau tingkat kepercayaan pada vendor. Proses ini juga bisa diotomatisasi lewat invoice matching software, sehingga lebih cepat, akurat, dan efisien.

Dokumen yang dibutuhkan dalam invoice matching

Agar proses invoice matching berjalan akurat, ada tiga dokumen utama yang perlu disiapkan dan saling dicocokkan:

1. Purchase Order (PO)

Purchase Order atau PO adalah dokumen pemesanan yang dibuat oleh pihak pembeli saat ingin membeli barang atau jasa dari vendor. PO mencantumkan informasi detail seperti:

• Nama dan deskripsi barang/jasa
• Kuantitas dan harga yang disepakati
• Tanggal pengiriman
• Nomor PO yang berfungsi sebagai referensi unik

PO menjadi acuan utama untuk memastikan bahwa pesanan dan tagihan memang sesuai dengan kesepakatan awal.

2. Goods Receipt Note (GRN) / Bukti Penerimaan Barang

GRN atau bukti penerimaan barang mencatat bahwa barang atau jasa sudah diterima oleh pembeli. Dokumen ini memuat:

• Kuantitas barang yang diterima
• Tanggal penerimaan
• Keterangan kondisi barang jika ada

GRN berfungsi untuk memastikan bahwa barang yang ditagih benar-benar sudah diterima, baik secara jumlah maupun kondisi.

3. Invoice

Invoice atau faktur dibuat oleh vendor sebagai dokumen penagihan. Isinya meliputi:

• Nomor invoice dan tanggal terbit
• Rincian barang/jasa yang ditagih
• Kuantitas, harga satuan, dan total tagihan
• Informasi vendor dan instruksi pembayaran
• Diskon atau syarat pembayaran jika ada

Invoice menjadi dokumen terakhir yang harus diverifikasi berdasarkan data dari PO dan GRN sebelum dilakukan pembayaran.

Baca Juga: Cara Membuat Invoice Usaha secara Manual dan Otomatis

Alur proses invoice matching

Menurut Mekari, proses invoice matching meliputi beberapa tahap mulai dari penerimaan invoice hingga persetujuan pembayaran. 

Proses ini penting untuk mencegah risiko seperti kelebihan bayar, duplikasi tagihan, atau pembayaran atas barang/jasa yang belum diterima. 

Berikut adalah tahapan umumnya:

1. Penerimaan invoice

Vendor mengirimkan invoice kepada perusahaan sebagai tagihan atas barang atau jasa yang telah dikirimkan.

2. Verifikasi dokumen

Tim account payable mencocokkan informasi dalam invoice dengan dokumen pendukung seperti purchase order (PO), goods receipt note (GRN), atau laporan inspeksi jika ada. 

Di sinilah proses matching dilakukan, untuk memastikan bahwa jumlah, harga, dan barang sesuai dengan yang dipesan dan diterima.

3. Penyelesaian selisih (discrepancy resolution)

Jika ditemukan ketidaksesuaian, misalnya jumlah barang kurang atau harga tidak cocok, tim keuangan akan melakukan pengecekan lebih lanjut. Bisa jadi perlu konfirmasi ke bagian pembelian, gudang, atau langsung ke vendor.

4. Persetujuan dan pembayaran

Setelah semua data sudah diverifikasi dan tidak ada masalah, invoice akan disetujui dan dilanjutkan ke proses pembayaran sesuai jadwal yang berlaku.

Baca Juga: 10 Aplikasi Buat Invoice Online, Paling Mudah dan Cepat!

Pentingnya invoice matching dalam proses bisnis

Proses invoice matching berfungsi menjaga akurasi pembayaran, mencegah kesalahan, dan mengurangi risiko kerugian – terutama bagi perusahaan yang rutin bertransaksi dengan banyak vendor atau supplier.

1. Memastikan akurasi pembayaran

Invoice matching memastikan bahwa isi invoice sesuai dengan pesanan (PO) dan barang yang sudah diterima (GRN). Ini menghindari situasi seperti pembayaran barang yang belum dikirim, jumlah yang tidak sesuai, atau harga yang meleset dari kesepakatan. 

Misalnya, jika sebuah tim pembelian memesan 100 unit barang, tapi yang datang hanya 80, invoice matching akan mendeteksi selisih ini sebelum pembayaran dilakukan.

2. Mencegah penipuan dan tagihan tidak sah

Verifikasi dokumen yang ketat membantu menghindari potensi penipuan, seperti invoice fiktif atau tagihan ganda. Tanpa proses ini, tim keuangan bisa saja menyetujui pembayaran untuk transaksi yang sebenarnya tidak pernah terjadi. 

3. Meningkatkan efisiensi operasional

Jika dilakukan secara manual, invoice matching bisa makan waktu dan rawan kesalahan. Tapi dengan bantuan invoice matching software, proses ini bisa diotomatisasi—lebih cepat, minim human error, dan mudah dilacak. 

Selain itu, sistem otomatis memungkinkan integrasi antara pembelian, penerimaan barang, dan akuntansi, sehingga memperlancar arus kerja lintas tim.

Baca Juga: 10 Invoice Management Software Terbaik untuk Bisnis di Indonesia

3 metode invoice matching: 2-way, 3-way, dan 4-way

Dalam praktiknya, perusahaan bisa menerapkan metode invoice matching yang berbeda tergantung tingkat risiko transaksi dan kebutuhan verifikasi. 

Semakin tinggi nilainya atau semakin sensitif jenis barangnya, semakin lengkap dokumen yang perlu dicocokkan sebelum invoice disetujui untuk dibayar.

Berikut tiga metode yang umum digunakan.

1. 2-way matching (verifikasi dasar)

Metode paling sederhana, di mana invoice hanya dicocokkan dengan purchase order (PO). Fokus utamanya adalah memastikan harga, jumlah, dan detail pesanan sesuai. Cocok untuk transaksi rutin, bernilai rendah, atau dengan vendor yang sudah terpercaya.

2. 3-way matching (verifikasi standar)

Menambahkan satu lapisan verifikasi: goods receipt note (GRN) atau bukti penerimaan barang. Dengan mencocokkan PO, invoice, dan GRN, perusahaan memastikan bahwa barang/jasa memang telah diterima sebelum membayar.

3. 4-way matching (verifikasi komprehensif)

Merupakan metode paling lengkap. Selain PO, invoice, dan GRN, ditambahkan inspection report untuk memastikan kualitas barang sesuai standar. 

Umumnya digunakan di industri yang sangat memperhatikan kualitas, seperti farmasi, otomotif, atau manufaktur berisiko tinggi.

Baca Juga: Apa Itu Invoice Recognition dan Cara Kerjanya

Contoh invoice matching berdasarkan industri

Setiap industri punya kebutuhan verifikasi yang berbeda dalam proses invoice matching, tergantung tingkat risiko, jenis transaksi, dan hubungan dengan vendor. 

Berikut ini beberapa contoh penerapannya:

1. Manufaktur: 2-way matching untuk bahan baku rutin

Sebuah perusahaan manufaktur elektronik di Jakarta secara rutin memesan 5.000 unit resistor dari vendor yang sudah lama bekerja sama. Barang datang sesuai jadwal, dan hanya dicek secara fisik tanpa laporan penerimaan resmi.

• Proses matching: Invoice dicocokkan langsung dengan purchase order (PO).
• Hasil: Jika kuantitas dan harga sesuai PO, pembayaran disetujui tanpa proses tambahan.
• Alasan: Risiko rendah, transaksi rutin, dan efisiensi tinggi membuat 2-way matching jadi pilihan tepat.

2. Konstruksi: 3-way matching untuk material bangunan

Perusahaan konstruksi di Surabaya memesan 2.000 sak semen dari supplier baru menggunakan kartu kredit perusahaan. Saat pengiriman, tim lapangan memeriksa dan mencatat jumlah semen yang diterima. Supplier mengirimkan invoice ke bagian keuangan.

• Proses matching: Bagian keuangan mencocokkan PO, laporan penerimaan barang, dan invoice.
• Hasil: Jika semua sesuai, pembayaran diproses. Bila ada selisih, invoice ditahan untuk pemeriksaan lebih lanjut.
• Alasan 3-way match: Memberikan verifikasi tambahan untuk barang fisik dari vendor baru guna mencegah kesalahan pembayaran.

3. Retail: 3-way matching untuk stok barang

Toko retail di Bandung memesan 500 unit pakaian dari supplier lokal. Setelah barang diterima dan diperiksa oleh gudang, laporan penerimaan dibuat. Supplier mengirimkan invoice yang harus dicocokkan.

• Proses matching: Invoice dibandingkan dengan PO dan laporan penerimaan.
• Hasil: Pembayaran diproses jika tidak ada selisih jumlah atau harga. Jika ada perbedaan, invoice ditunda sambil diverifikasi ulang.
• Alasan: Retail membutuhkan kontrol stok yang ketat, sehingga 3-way matching membantu menghindari pembayaran barang yang tidak diterima.

4. Minyak dan gas: 4-way matching untuk peralatan dan jasa teknis

Perusahaan minyak di Balikpapan memesan peralatan khusus dan jasa inspeksi dari vendor luar negeri. Setelah barang diterima dan diperiksa oleh tim QC, serta dilakukan inspeksi teknis, invoice diterima oleh bagian keuangan.

• Proses matching: PO, GRN, laporan inspeksi kualitas, dan invoice dicocokkan satu per satu.
• Hasil: Pembayaran hanya dilakukan jika seluruh dokumen valid dan kualitas memenuhi standar.
• Alasan: Industri minyak dan gas sangat ketat dalam hal keselamatan dan kualitas, sehingga verifikasi menyeluruh lewat 4-way matching wajib dilakukan.

Rekomendasi invoice matching software terbaik: Mekari Expense Purchase

Jika perusahaan Anda ingin mengelola proses invoice matching dengan lebih cepat, akurat, dan minim risiko, Mekari Expense adalah solusi invoice matching software yang tepat. 

Melalui fitur Purchase, Mekari Expense menyediakan sistem 3-way matching otomatis—di mana invoice akan dicocokkan langsung dengan purchase order dan goods receipt dalam satu platform terintegrasi.

Dengan proses yang lebih efisien dan kontrol yang lebih kuat, Anda bisa:

• Menghindari kesalahan pembayaran dan duplikasi invoice
• Mempercepat proses persetujuan pembayaran
• Menjaga transparansi dan akuntabilitas keuangan perusahaan

Digitalisasi proses keuangan Anda mulai sekarang—lebih hemat waktu, lebih minim risiko.

Referensi

Ramp. ”What is invoice matching? Types, comparison, and examples”